酒店行業(yè)-資金管理實施細則.doc

資金管理實施細則總 則第一條 為規(guī)范酒店集團的資金營運管理，及時了解和反饋酒店集團資金營運計劃和實際營運情況，明確各類付款的審批權(quán)限、程序和各級審批職責，及時滿足各類資金需求，加速資金流轉(zhuǎn)，特制定本管理實施細則。第二條 本細則適用于酒店集團及下屬各酒店項目從資金計劃到資金支付及反饋的全部過程的管理規(guī)定。第一節(jié) 資金計劃管理第三條 集團根據(jù)經(jīng)營管理的實際需要，對資金需求實行計劃管理。資金計劃包括年度資金計劃和月度資金計劃。年度資金計劃第四條 年度資金計劃是根據(jù)各酒店項目全年費用預(yù)算和經(jīng)營計劃編制的資金需求概算，是資金營運管理的目標計劃；由酒店集團對酒店的全年度資金計劃完成情況進行考核。第五條 年度資金計劃編制的主體是各酒店財務(wù)部。根據(jù)下一年的經(jīng)營任務(wù)及市場預(yù)測，結(jié)合營銷部、工程部及行政人事部的資金需求計劃和費用預(yù)算作出。酒店集團根據(jù)酒店的全年度資金計劃匯總上報集團總部。集團總部審批后在酒店集團管理目標中下發(fā)，作為酒店集團資金營運目標和規(guī)模。月度資金計劃第六條 月度資金計劃是酒店根據(jù)每月實際完成經(jīng)營任務(wù)和工作內(nèi)容編制的資金需求。是指導(dǎo)每月資金調(diào)撥和支付的操作性計劃，由酒店集團對酒店實行監(jiān)控。第七條 月度資金計劃編制的主體為酒店財務(wù)部，由財務(wù)部每月25日向酒店集團財務(wù)管理部上報酒店負責人審批的下月資金需求計劃申請表。酒店集團財務(wù)管理部將各酒店和本部的資金計劃進行分類匯總后制定月資金計劃，并對上月資金計劃的實際執(zhí)行情況進行對比檢查并說明原因，經(jīng)酒店集團總經(jīng)理審核后于每月29日前上報集團。第八條 月度資金計劃的執(zhí)行規(guī)定。月度資金計劃由集團財務(wù)副總裁簽發(fā)。在計劃內(nèi)20萬元以下的合同付款，其最后審批權(quán)限為酒店集團第一負責人；計劃內(nèi)20萬元以上或計劃外的付款須經(jīng)集團財務(wù)副總裁審批后方可支付。第二節(jié) 付款審批管理合同付款審批合同請款及規(guī)則第九條 合同的跟蹤、請款、登記、移交由合同跟蹤單位負責，具體按合同管理辦法規(guī)定執(zhí)行。第十條 由非合同跟蹤單位提交的，或未蓋有請款專用章合同復(fù)印件作附件的請款申請，各審批單位必須退回，不予審批。第十一條 付款審批表及相關(guān)資料請款人進行合同請款（包括未能及時簽訂合同的預(yù)付款請款），必須在付款審批表上寫明合同名稱、編號、內(nèi)容、合同總額（或預(yù)計總額）、已付款數(shù)額、現(xiàn)請款金額、請款依據(jù)和理由、結(jié)算款的結(jié)算金額，并附上蓋有請款專用章的合同復(fù)印件、合同會簽表，附上反映合同執(zhí)行情況的附件。第十二條 各審批部門有權(quán)要求請款人補充欠缺的付款依據(jù)和資料。第十三條 所有以酒店名義簽訂的合同請款，請款跟蹤單位審批后，需先經(jīng)簽訂合同的酒店財務(wù)部合同管理員進行合同登記和審核，酒店財務(wù)負責人和總經(jīng)理審批后才可送酒店集團行政人力資源部，由酒店集團行政人力資源部跟蹤會簽情況；請款跟蹤單位為酒店集團各部門的合同請款，經(jīng)部門負責人審批后，原則上須經(jīng)合同簽訂單位的酒店財務(wù)部合同管理員、財務(wù)負責人及總經(jīng)理審批，如遇特殊緊急合同付款，應(yīng)以傳真方式經(jīng)酒店財務(wù)部合同管理員、財務(wù)負責人及總經(jīng)理審核后，報酒店集團財務(wù)管理部審核。第十四條 各酒店和酒店集團各部門應(yīng)做好合同的付款計劃，按時編制付款申請表。第十五條 為保證合同的正常審批和資料的安全傳遞，付款審批表及附件送酒店集團財務(wù)管理部，須辦理文件的簽收手續(xù)。請款人不得擅自到各審批人處查問審批情況或擅自取走審批資料遞向下一審批人。若有需要，可到酒店集團財務(wù)管理部查詢。第十六條 酒店集團各部門對收到的付款申請和附件資料需在24小時內(nèi)審核，對不符合要求或需補充資料的須馬上向跟蹤人反饋，或退回跟蹤人。需要更多的管理制度，請到合同付款審批職責第十七條 各單位具體審批職責1. 跟蹤部門和跟蹤人1.1由合同跟蹤人根據(jù)合同條款和實際到貨情況填寫付款審批表，并根據(jù)付款內(nèi)容附齊資料：1.1.1營銷推廣合同市場營銷部合同會簽表和合同(加蓋請款專用章)復(fù)印件（或計劃）廣告實際發(fā)布統(tǒng)計表、樣報監(jiān)播證明和質(zhì)量驗收簽證表營銷費用預(yù)算1.1.2工程維修合同工程部合同會簽表和合同（加蓋請款專用章）復(fù)印件、驗收證明等。1.1.3 購銷合同相關(guān)經(jīng)辦部門合同會簽表和合同（加蓋請款專用章）復(fù)印件、驗收證明等。1.1.4其他合同-合同會簽表和合同（加蓋請款專用章）復(fù)印件、驗收證明等1.2由跟蹤單位負責人審批；2. 酒店2.1由酒店財務(wù)部合同管理員根據(jù)合同和公司有關(guān)規(guī)定審核此項請款的合理性及正確性，確認付款記錄及已付款金額，凡有已請款金額與已付款金額不相符的要在付款審批表上說明已請款數(shù)和已付款數(shù)，檢查付款依據(jù)及附件是否齊全，檢查結(jié)算方式與合同規(guī)定的付款方式是否一致，有無違反合同條款之處，及時提出處罰意見，并簽名確認、登記備案；2.2由酒店財務(wù)部負責人對各項付款按規(guī)定權(quán)限進行審核，檢查已付款數(shù)和應(yīng)付款數(shù)的正確性，除復(fù)審合同登記員已審核的事項外，還檢查是否按規(guī)定程序辦妥付款審批，對合同規(guī)定結(jié)算為承兌匯票的是否支付現(xiàn)金，是否按規(guī)定扣除貼現(xiàn)息，最后根據(jù)批準后的月資金計劃安排出納付款。2.3由酒店負責人確認合同執(zhí)行情況；3. 酒店集團對口職能部門酒店集團各對口職能部門審核管轄內(nèi)的合同付款是否符合合同執(zhí)行情況。4. 審核部對已經(jīng)審核部會簽立項的合同，付進度款時，不再經(jīng)審核部審核，但付結(jié)算款時必須經(jīng)審核部審核并簽名。若合同在執(zhí)行過程中，合同金額有較大的變更，審核部對此應(yīng)有明確的確認意見。5. 酒店集團財務(wù)管理部5.1酒店集團財務(wù)管理部合同管理員對簽收到的付款審批表分酒店、部門登記；5.2檢查付款審批表的審批程序是否完整，酒店負責人、部門負責人是否同意付款，有無酒店財務(wù)部確認；5.3檢查付款依據(jù)是否齊全，是否要提出處理意見；5.4復(fù)核付款金額是否正確無誤；5.5對不合格的付款審批表，退回或通知跟蹤人更正或補齊付款依據(jù)；5.6建立合同付款檔案，核對已付款記錄，核算應(yīng)付款金額，并提出審核意見；5.7酒店集團財務(wù)負責人對合同付款進行審核。6. 酒店集團總經(jīng)理酒店集團總經(jīng)理對月資金計劃內(nèi)20萬元以下的合同付款進行審批。7. 集團財務(wù)副總裁集團財務(wù)副總裁對酒店集團月資金計劃內(nèi)20萬元以上和月資金計劃外的合同付款進行審批（超過500萬元由總裁/董事局加簽）。合同付款審批權(quán)限和程序第十八條 各級審批權(quán)限和程序1. 金額在10萬元以下的非結(jié)算款或10萬元以下的一次性付款的合同付款審批程序：合同跟蹤人合同跟蹤部門負責人酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務(wù)負責人 酒店所屬地地區(qū)公司審核部2. 金額在10萬元以上20萬元以下或20萬元以下的結(jié)算款的合同付款審批程序：合同跟蹤人合同跟蹤部門負責人 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理酒店集團涉及部門 酒店集團財務(wù)負責人酒店集團總經(jīng)理酒店所在地地區(qū)公司審核部3. 月資金計劃內(nèi)金額在20萬元以上和月資金計劃外的合同付款審批程序合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務(wù)負責人酒店集團總經(jīng)理 地區(qū)公司審核部 集團財務(wù)副總裁（超過500萬元由董事局加簽） 非合同付款審批開業(yè)前行政管理費付款審批第十九條 開業(yè)前行政管理費付款審批酒店經(jīng)辦部門 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理酒店集團財務(wù)負責人酒店集團總經(jīng)理 行政管理費付款審批第二十條 行政管理費包括工資、福利費、場地租金及管理費、水電費、郵政費、業(yè)務(wù)費、工作餐、勞保費、交通費、車輛費、差旅費、培訓(xùn)費、辦公場地費等。第二十一條 行政費用實行預(yù)算管理。第二十二條 行政費用預(yù)算內(nèi)付款審批程序原則：1. 年度預(yù)算不得超支。2. 年內(nèi)各月累計=各月累計預(yù)算的110%。3. 工資福利、業(yè)務(wù)費、交通費、全年度內(nèi)不能單項超支。審批程序：1. 酒店行政費用開支經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理2. 酒店集團總部各部門行政費用開支經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店集團財務(wù)負責人 酒店集團總經(jīng)理3. 酒店集團總經(jīng)理費用的開支由集團財務(wù)副總裁或其指定負責人審批，并由指定人員審核。第二十三條 行政費用預(yù)算外付款審批程序1. 預(yù)算外累計費用總額在年度預(yù)算額3%（含3%）以內(nèi)的開支，酒店集團或酒店的，須報酒店集團財務(wù)管理部和酒店集團第一負責人審批。2. 預(yù)算外累計費用總額超過年度預(yù)算額3%-5%（含5%）的開支，須報集團財務(wù)副總裁審批。3. 預(yù)算外累計費用總額超過年度預(yù)算額5%以上的開支，須報董事局審批。行政管理費外付款審批（預(yù)算內(nèi)）第二十四條 各酒店和部門對于非合同的付款，在辦理請款手續(xù)時除費用借支外，必須填寫“付款審批表”，費用借支填寫“借支單”，寫明請款的原因、用途、金額及計算依據(jù)，并附上經(jīng)審批的附件。第二十五條 各類非合同項目請款及借支所附附件：1. 促銷活動活動預(yù)算計劃及會簽表2. 裝飾品、電器等物品預(yù)算計劃和購置請示和驗收結(jié)算書3. 食品、酒水等其他經(jīng)營物品的購買 采購申請單和三家以上報價比較和驗收結(jié)算書第二十六條 行政管理費外緊急借支的審批程序1. 金額在5千元以下借支的審批程序：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責人 酒店財務(wù)負責人酒店總經(jīng)理2. 金額在5千元以上2萬元以下借支的審批程序：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責人 酒店財務(wù)負責人酒店總經(jīng)理 酒店集團財務(wù)負責人3. 金額在2萬元以上4萬元以下借支的審批程序：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責人 酒店財務(wù)負責人酒店總經(jīng)理酒店集團財務(wù)負責人酒店集團總經(jīng)理4. 金額在4萬元以上借支的審批程序：經(jīng)辦人經(jīng)辦部門負責人 酒店財務(wù)負責人酒店總經(jīng)理 酒店集團財務(wù)負責人酒店集團總經(jīng)理集團財務(wù)副總裁緊急借支的報銷在事后按性質(zhì)以正常手續(xù)審批。第二十七條 行政管理費外非合同付款請款的審批程序1. 金額在2萬元以下的非合同付款的審批程序：經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理 2. 金額在2萬元以上，10萬元以下（含10萬元）的非合同付款的審批程序：經(jīng)辦人 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務(wù)負責人酒店集團總經(jīng)理 酒店所在地地區(qū)公司審核部3. 月資金計劃金額在10萬元以上和月資金計劃外的非合同付款的審批程序：經(jīng)辦人 酒店財務(wù)負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務(wù)負責人 酒店集團總經(jīng)理 地區(qū)公司審核部 集團財務(wù)副總裁（超過500萬元由總裁/董事局加簽）第二十八條 以上審批程序，包括行政費用預(yù)算內(nèi)固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公文具的采購及印刷品的印刷業(yè)務(wù)，若立項時已經(jīng)審核部會簽同意或單價為招標單價，付款時可不須地區(qū)審核部審批，若立項時未經(jīng)審核部會簽同意，付款時必須經(jīng)審核部審批。資金管理規(guī)定第二十九條 資金管理1. 資金的管理原則是既要保證酒店營業(yè)所需的資金，又要加快資金周轉(zhuǎn)。2. 資金管理的依據(jù)是按酒店報酒店集團，并經(jīng)集團財務(wù)副總裁審批的現(xiàn)金流量計劃表執(zhí)行。要加強資金管理，嚴格審查各項庫存占用的資金，應(yīng)收結(jié)算款占用的資金。信貸部定期進行核對，及時催收應(yīng)收款項；合理安排應(yīng)付款的支付。第三十條 現(xiàn)金管理1. 現(xiàn)金管理采用備用金制度。11根據(jù)酒店經(jīng)營情況，向出納等有關(guān)部門配備一定數(shù)量的備用金。12備用金金額的核定是根據(jù)每天現(xiàn)金的平均支出量，按三天的用量進行核定。核定出的備用金由使用部門填制備用金申請表，報財務(wù)部批準后，從銀行提款。13財務(wù)部審計人員定期或不定期檢查備用金的使用情況，核對備用金的金額，并填制備用金核查情況表，說明檢查結(jié)果，對于核查出的長短款，要說明原因提出處理意見，報酒店財務(wù)負責人批準。14酒店支付500元以下（含500元）的款項都要使用出納備用金來支付，因此，出納備用金要根據(jù)支出情況隨時補充。酒店支付500元以上的款項都要通過支票或銀行轉(zhuǎn)帳支付，具體見第三十六條.2.出納申請補充備用金，要填制備用金補充申請表，并將有關(guān)零星支出憑證及原始發(fā)票附在申請表后，送財務(wù)部逐一審核后，填寫支票申請，報財務(wù)負責人審批后，從銀行提款補足備用金。2. 對于使用轉(zhuǎn)賬支票付款的管理2.1 財務(wù)部根據(jù)所附單據(jù)或其它有關(guān)明細單證審批，由財務(wù)部填寫支票后，再送財務(wù)總監(jiān)審核，報總經(jīng)理簽字批準。2.2 支票領(lǐng)取者，需在財務(wù)部的支票登記簿和支票根上簽字后，方可領(lǐng)用。2.3 凡領(lǐng)用后的支票要在7天內(nèi)將發(fā)票送回財務(wù)部，并注銷登記。超過一個月未回的支票，由財務(wù)總監(jiān)督促回收，并按制度提出處理意見。3. 每月定期編制現(xiàn)金流量表。第三節(jié) 資金調(diào)撥第三十一條 資金調(diào)撥的權(quán)限在集團總部，酒店集團每月報資金計劃，由集團總部根據(jù)其資金計劃進行綜合平衡與調(diào)配。第三十二條 酒店銀行帳戶的開立、取消統(tǒng)一按合生集團銀行帳戶管理規(guī)定執(zhí)行。第三十三條 為保證資金計劃的可行性及準確性，可明確預(yù)計支付時間及金額的付款事項，原則上禁止計劃外的付款及無計劃的資金調(diào)撥。第三十四條 對于計劃內(nèi)已調(diào)撥轉(zhuǎn)入酒店帳戶的資金，若因故取消付款計劃，酒店及時通知酒店集團財務(wù)管理部。第三十五條 對于已安排轉(zhuǎn)入酒店支出專戶的資金，如酒店集團急需時，可直接知會酒店財務(wù)部，應(yīng)立即直接劃入指定帳戶。需要更多的管理制度，請到第四節(jié) 資金的支付現(xiàn)金付款規(guī)定第三十六條 現(xiàn)金付款范圍1. 日常工資、獎金、福利、補貼的發(fā)放；2. 行政預(yù)算內(nèi)的各項費用的報銷；3. 經(jīng)審批的臨時借支項目。第三十七條 原則上可以不付現(xiàn)金的付款都不支付現(xiàn)金。資金支付的反饋第三十八條 酒店出納員每天下午4：30分之前向酒店集團財務(wù)管理部報送（或傳真）每日資金收付情況一覽表；酒店集團財務(wù)管理部根據(jù)酒店出納報送的收付情況表進行匯總，在次日上午10點鐘之前報送至集團財務(wù)管理中心。第三十九條 酒店財務(wù)部在每月的27日前向酒店集團財務(wù)管理部報送月現(xiàn)金流量表，酒店集團財務(wù)管理部根據(jù)酒店出納報送的報表進行匯總后于每月29日前報送集團財務(wù)管理中心。第四十條 酒店出納在每年會計年度結(jié)束后，將當年的年度資金營運情況表報送酒店集團財務(wù)管理部，由酒店集團財務(wù)管理部匯總后報集團財務(wù)管理中心。 第五節(jié) 監(jiān)控體系第四十一條 監(jiān)控主體：資金管理辦法監(jiān)控主體為酒店集團、集團總部、集團監(jiān)事會；第四十二條 為加強資金管理降低支付風險，防止挪用資金和計劃外使用資金，酒店集團有權(quán)對各酒店資金管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，檢查周期為每季或每月一次，并出具內(nèi)部稽查書面報告。集團財務(wù)管理中心可定時和不定時進行檢查。第四十三條 集團監(jiān)事會有權(quán)對各酒店資金管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，檢查周期為每季一次，并出具書面審計報告。第六節(jié) 獎懲規(guī)定 第四十四條 基本規(guī)定1. 本規(guī)定分為獎勵和處罰兩部份，獎勵分為通報表揚和物質(zhì)獎勵，處罰分為警告、記過、降級、辭退。2. 一年內(nèi)受到兩次警告者作記小過一次處理，一年內(nèi)受到兩次記小過者作記大過一次處理。依此類推。3. 主管級以下員工的降級處罰按降低一級工資處理。4. 對出現(xiàn)工作失職但拒不接受本處罰規(guī)定的，經(jīng)酒店查實后予以辭退處理。5. 對未辦正常離職手續(xù)擅離崗位的員工，取消其當月及年度獎金。6. 凡員工當月獎金不足以扣罰時以扣除當月全部獎金處理，不再累計到下月執(zhí)行。7. 造成酒店經(jīng)濟、信譽嚴重損失或其他嚴重損害公司利益的行為，除按制度辭退外，酒店保留追究其經(jīng)濟或法律責任。第四十五條 獎勵規(guī)定1. 通報表揚：11嚴格執(zhí)行資金管理規(guī)定，并積極反饋執(zhí)行情況，提出合理化建議的。12發(fā)現(xiàn)資金管理執(zhí)行過程中存在不足，避免可能給酒店造成損失五千元以下的；2. 物質(zhì)獎勵：對以下單位或個人，除給予通報表揚外并給予物質(zhì)獎勵。3. 發(fā)現(xiàn)資金計劃管理中存在漏報，或付款審批管理中存在多頭請付款、請錯款，審批手續(xù)不齊，或?qū)Y金管理中的違章行為（如暗箱操作等）及時向監(jiān)事會反映，舉報屬實，避免對酒店造成損失五千至三萬元的，增發(fā)當月獎金50%；避免對酒店造成損失三萬元至五萬元的，增發(fā)當月獎金100%；避免對酒店造成損失五萬至十萬元的，增發(fā)當月獎金100%及年度獎金50%；避免對酒店造成損失十萬元以上的，增發(fā)當月及年度獎金100%，同時晉升工資一級。第四十六條 處罰規(guī)定：凡因工作失職發(fā)生如下情形之一者，根據(jù)情節(jié)輕重給予處分：1. 警告 ：凡因失職發(fā)生以下情形之一，對第一責任人給予警告處分： 1.1.各酒店財務(wù)部不按規(guī)定按時報送資金計劃等有關(guān)報表，逾期在一個工作日內(nèi)，且無正當理由。1.2.各酒店財務(wù)部報送資金計劃、付款審批管理，資金調(diào)撥和支付中存在個別過錯但情節(jié)較輕微者。2. 記過和降級 ：凡因失職發(fā)生以下情形之一，且造成或可能造成酒店損失五千至三萬元者，對第一責任人處以記小過處分，扣發(fā)當月獎金50%；造成或可能造成公司損失三萬至五萬元者，對第一責任人處以記大過處分，扣發(fā)當月獎金100%；造成或可能造成酒店損失五萬至十萬元者，對第一責任人給予降低行政級別一級處理，扣發(fā)當月獎金100%及年度獎金50%。2.1各酒店財務(wù)部不按規(guī)定按時報送資金計劃等有關(guān)報表且逾期在一個工作日