項目文件編碼及文檔管理手冊.doc

中糧置業(yè)投資有限公司項目文件編碼及文檔管理手冊（試行版）（第二版/2010-3-04）文件認可行為簽署日期編制審核批準授權中糧置業(yè)投資有限公司目 錄1.引言2.文件歸檔2.1電子文件歸檔2.2書面文件歸檔3.文件編碼系統(tǒng)3.1 文件編號（編碼）系統(tǒng)3.2 項目參與單位編號（編碼）表4.文件收發(fā)程序4.1 地址和郵件4.2 來件受理過程4.3 發(fā)函過程4.4 承包商文件提交5.圖紙管理5.1 圖紙分類5.2 圖紙接收5.3 圖紙發(fā)放5.4 舊圖存檔6.借閱管理7.標準格式和表格附錄1預算合約部文件歸檔系統(tǒng)結構圖附錄2招標階段文件存檔目錄附錄3經濟文件存檔內容附錄4項目文件編號（編碼）表附錄5項目參與單位編號（編碼）表附錄6 文件收進流程附錄7 文件發(fā)放流程1.引言1.1健全的項目文件編碼和文件檔案管理對于提高項目管理效率至關重要。建立完善的文件檔案調閱與收發(fā)程序能保證項目各項資訊通過正確渠道傳輸，且暢通無阻。1.2本手冊主要描述在高效的項目管理實際運作中常用的文件及其相關程序。1.3在項目實際運作中，可能需要補充標準化的文件格式，屆時將由預算合約部門負責人設計相關范本及其使用程序。1.4本手冊在中糧置業(yè)投資有限公司預算合約部范圍內使用。2.文件歸檔程序2.1電子文件歸檔2.1.1預算合約部應將全部文件集中存儲于一個在區(qū)域網絡（LAN）上建立的預算合約部門專用文件夾中，使預算合約部所有成員均可調閱。這樣，即使文件作者不在，仍可保證快速及準確地找到該文件。這也有利于預算合約部將所有相關數據單獨備份。在預算合約部主文件夾下可根據不同功能建立若干子文件夾，例如：項目預算合約部文件夾溝通管理文件夾合同控制文件夾文件模版文件夾參與單位通訊錄發(fā)文記錄收文記錄投資估算文件夾合同文件夾合同變更管理文件夾記事管理文件夾設計變更文件夾工程洽商文件夾現(xiàn)場簽證文件夾內部文件傳閱單工作聯(lián)系單格式付款臺帳工程類文件夾采購供應類文件夾咨詢類文件夾經濟文件招標計劃合約規(guī)劃每一子文件夾可作為一根目錄，并可以按需要擴建出更多子目錄。一個文件需要按時間段保存的，需在標題中記錄修改日期。備案的正式招標文件、合同等重要文件的最終版應轉為PDF格式保存或以掃描件保存。2.2書面文件歸檔書面文件的歸檔原則：2.2.1文檔管理員必須堅持文件隨時立卷的歸檔制度，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，并做到排列系統(tǒng)、存放有序、美觀整潔、管理科學、方便查找。2.2.2根據對應合同進行歸檔，原則上與對應合同有關文件，包括合同文件、收發(fā)文件、經濟文件、變更文件、結算文件、付款文件按照對應的合同集中歸檔。2.2.3內外存檔資料 ：對于工作中由部門內部自行存檔的資料由經辦人根據本辦法的文件編碼編制，并注明“內”，由資料員編制流水代碼，內部資料由資料員參照上述原則單獨存檔。2.2.4收文：外單位來函要求有題目、編號、日期、蓋公章或負責人簽發(fā)。收文統(tǒng)一按照發(fā)文單位進行歸檔，區(qū)分內部存檔和外部存檔文件分別存檔，由專業(yè)工程師或合約工程師在文件上注明；咨詢公司內部存檔文件要求咨詢公司單獨出具文件形式和編號。2.2.5發(fā)文：發(fā)文統(tǒng)一按照收文單位進行歸檔，區(qū)分內部存檔和外部存檔文件分別存檔，由專業(yè)工程師或合約工程師在文件上注明存檔形式；2.2.6 收/發(fā)文編號由資料員按照類別順序編號。2.2.7 其他資料，如部門內部所用規(guī)范、書籍等另行立卷歸檔。下面是預算合約部文件歸檔系統(tǒng)目錄。1.合同1.1設計類1.1.1建安總承包設計1.1.2精裝修設計1.1.5市政及附屬工程設計1.1.6其他設計合同1.2咨詢類1.2.1監(jiān)理合同1.2.2造價咨詢合同1.2.3招標代理合同1.2.4其他工程咨詢合同1.3工程類1.3.1建安工程總承包合同1.3.1.1招標文件和中標單位投標文件1.3.1.2合同文件1.3.1.2.1合同1.3.1.2.2變更文件1.3.1.2.2.1設計變更1.3.1.2.2.2工程洽商1.3.1.2.2.3現(xiàn)場簽證1.3.1.2.2.4業(yè)主指令1.3.1.2.2.5圖紙會審1.3.1.2.3日常往來函件1.3.1.2.3.1工作聯(lián)系單1.3.1.2.3.2其他往來文件1.3.1.3經濟文件1.3.1.3.1經濟審批文件1.3.1.3.1.1設計變更1.3.1.3.1.2工程洽商1.3.1.3.1.3現(xiàn)場簽證1.3.1.3.1.4工程款支付1.3.1.3.1.5主材調價文件1.3.1.3.1.6材料設備認價文件1.3.1.3.1.7零星工程報價文件1.3.1.3.2材料、設備審批單1.3.1.3.3材料設備品牌變更審批單1.3.2消防工程分包合同1.3.3精裝修工程分包合同1.3.4市政及附屬工程合同1.3.5園林景觀工程合同1.3.6其他工程類合同1.4采購類1.4.1空調設備1.4.2電梯設備1.4.3櫥柜供應及安裝1.4.4其他采購合同1.5前期類2.會議紀要2.1咨詢例會2.2監(jiān)理會議紀要2.3其他例會3.其他3.1詢價文件3.2內部傳閱文件3.3招標代理機構提供文件（除需過程移交的文件外，其他由招標代理機構在項目竣工驗收后統(tǒng)一移交。）2.2.2所有書面文件歸檔方法詳見附錄1預算合約部文件歸檔系統(tǒng)結構圖。2.2.3招標階段文件需存檔文件詳見附錄2招標階段文件存檔目錄。2.2.4經濟文件需存檔附件詳見附錄3經濟文件存檔目錄。2.3書面文件檢索2.3.1文檔控制員應打印一份與項目文件夾存檔一致的目錄，并進行電子文件動態(tài)更新，放入對應的共享文件夾，以便各成員查閱文件索引。3.文件編碼系統(tǒng)3.1縮寫編碼方式可靈活掌握，一旦確定，即為唯一編碼，不得隨意更改，必須嚴格遵守。3.2文件編號（編碼）系統(tǒng)3.2.1文件應遵照批準的格式書寫，并依據批準的編碼系統(tǒng)建立文件查閱編號。部門目前主要需編號的文件為工作聯(lián)系單，編號方式：YS-QS-09-001“YS”為文件發(fā)出單位縮寫， “QS”為文件接收單位名稱縮寫，“09”為年的縮寫，“001”為流水代碼、由0999的數字按順序編排。詢價文件需要單獨編碼，編碼方式為：X-QS-09-001 “X”為詢價文件等內部單獨歸檔文件的縮寫， “QS”為文件接收單位名稱縮寫，“09”為年的縮寫，“001”為流水代碼、由0999的數字按順序編排。其他文件編碼詳見附錄43.3項目參與單位編號（編碼）詳見附錄54.文件收發(fā)程序任何監(jiān)理、設計、咨詢顧問方或承包商若未按規(guī)定之程序，格式來提交文件，則預算合約部有權要求其修改后重新提交。4.1地址和郵件4.1.1郵件和書面文件需寄往預算合約項目辦公室地址4.1.2傳真需發(fā)至預算合約項目辦公室傳真號4.1.3郵件上需明確注明相關收件人4.2來件受理過程4.2.1預算合約部的所有來件均由文檔控制員收取，并蓋上日期和傳閱印戳。蓋戳后的文件交給部門領導供其審閱。預算部經理于日期印戳處及處理該文件的合適人選旁注明“執(zhí)行”、“傳閱”或“抄送”。通常，來件由一人負責跟進，需要時其余人員負責協(xié)辦。負責跟進的人進行以下操作：(a)將該文件復印并立即發(fā)給指定執(zhí)行人簽收；(b)將原件按照發(fā)件單位或部門、文件主題進行分類歸檔。4.2.2如果條件許可，文檔控制員需使用登記本來記錄每天收到的文件，以供查詢。4.3發(fā)函過程4.3.1發(fā)函：對外單位或其它部門的發(fā)函，由預算合約部成員填寫工作聯(lián)系單，打印后在經辦人處簽字，經部門領導簽字后，文件交由文檔控制員統(tǒng)一編號簽發(fā)，并同時將電子版文件存入項目電子版文件夾中。資料員在對方簽收后將文件副件歸檔，并進行發(fā)文電子目錄登記。4.3.2預算合約部成員在傳閱文件時應及時處理，小心保管，避免傳閱滯后或文件遺失。4.3.3如文件為對外發(fā)給承包商的文件，原則上將原件由承包商專人于每天上午10：00前來將原件取走，并在文件發(fā)放登記單（見附錄）上登記簽字。4.3.4如文件為內部信件，則由文檔控制員統(tǒng)一復印、分發(fā)，原件存檔。4.4 承包商文件提交4.4.1承包商應按照規(guī)定的程序和格式提交文件。5.圖紙管理5.1 圖紙接收5.1.1正式發(fā)行的圖紙需有簽字、圖簽及發(fā)行版次和日期5.1.2移交預算合約部的圖紙需有工程部確認的工作聯(lián)系單和圖紙目錄5.1.3文檔控制員或經辦人需確認圖紙份數、圖紙版次、張數是否與圖紙目錄標注一致后，方可簽字接收。5.1.4工程部轉送我部圖紙原則上不少于3套，報部門領導批示，批示后給相關工程師閱，工程師閱后由資料員存檔1份、轉咨詢公司2份。5.2圖紙發(fā)放5.2.1文檔控制員需按要求準確發(fā)放圖紙給指定單位，需要份數以部門規(guī)定或部門負責人授權為準。5.2.2圖紙發(fā)放需配有工作聯(lián)系單和圖紙目錄，指定單位簽字接收后方可取走。5.3舊圖存檔5.3.1一旦有新圖紙發(fā)行，文檔控制員需按照圖紙目錄將已升版的圖紙放入整套圖紙中，做好圖紙變更管理記錄。6.借閱管理外單位或其它部門人員借用預算合約部存檔資料或查閱電子版文件，需填寫文件借閱單，經部門領導簽字同意，借閱人簽字借出。借閱人應妥善保管借閱文件，不得涂改、撕毀，并應按時歸還。7.標準格式和表格7.1工作聯(lián)系單7.2內部傳閱單7.3公司文件傳閱表7.4借閱登記簿7.5發(fā)文登記簿7.6收文登記簿7.7資料銷毀記錄7.8檔案標簽第 12 頁 共 16 頁附錄1 預算合約部文件歸檔系統(tǒng)結構圖文件歸檔系統(tǒng)設計類合同咨詢類合同其他類合同前期類合同采購類合同工程類合同1.總承包合同精裝修工程市政工程空調設備電梯監(jiān)理合同造價咨詢合同其他工程合同建安設計精裝修設計園林景觀設計幕墻設計其他設計合同招標代理合同其他咨詢合同園林景觀市政及附屬工程設計1.1招標文件1.2合同文件1.3經濟文件其他詢價文件內部傳閱文件1.3.1經濟審批文件1.3.2材料、設備審批單1.3.3材料、設備品牌變更審批單1.3.1.1設計變更1.3.1.2工程洽商1.3.1.3現(xiàn)場簽證1.3.1.4工程款支付1.3.1.5主材調價文件1.3.1.6材料設備認價文件1.3.1.7零星工程報價文件會議紀要咨詢例會監(jiān)理例會其他例會1.2.1合同1.2.2變更文件1.2.3日常往來函件1.2.3.1工作聯(lián)系單1.2.3.2其他來往文件設計變更工程洽商現(xiàn)場簽證圖紙會審業(yè)主指令預算合約部文件歸檔系統(tǒng)結構圖說明：收文：按來文編號順序存檔，無編號按對方發(fā)文日期的先后順序存檔。發(fā)文：按發(fā)文編號順序存檔。業(yè)主指令：業(yè)主工程部發(fā)給承包單位的工作指令（以工作聯(lián)系單形式下發(fā)的）。順序：存檔時按同一類文件的時間順序倒排存放。附錄2 招標階段文件存檔內容招標階段文件存檔目錄階段序號文件名稱資格預審1工程招標圖紙及技術說明（工程部發(fā)函）2資格預審文件初步定版(內部文件傳閱表)3資格預審文件初步定版(外部文件傳閱表)4資格預審文件招標工作小組決議(附:文件傳閱表（資格預審文件); 資格預審文件編制說明)招投標階段5招標文件初步定版(內部文件傳閱表）6招標文件初步定版(外部文件傳閱表）7招標文件及資審結果招標工作小組決議(附:招標報名情況;資格預審評審報告；文件傳閱表（招標文件);招標文件編制說明由測量師提供8招標文件及資審結果招標領導小組決議9備案招標文件1正1副（求實提供,有備案號）10答疑文件和招標文件補充文件1正1副（有備案號）定標階段11中標人招標工作小組決議(附:招標投標情況報告)12中標人招標領導小組決議合同簽署階段13項目公司內部請示、報告14合同文件內部流轉會簽單15項目公司合同會簽表保函16預付款保函17支付保函18履約保函19保修保函20調試保函其他21承諾函（對外存檔）、補充協(xié)議22授權委托書招標代理機構提供資料一招標公告階段1招標公告表2招標公告發(fā)布單3招標人委托登記表4招標方式登記表5招標公示網頁打印頁二資格預審階段6資格預審文件7資格預審文件備案表8資格預審評審專家登記表9資格預審評審報告10資格預審情況書面報告11招標資格預審結果登記表三招標階段12招標文件13標底（如果有）14招標文件備案表15北京市建設工程評標專家抽取申請表16評標專家抽取通知單17工程專家名單18評標報告19中標公示網頁打印頁20中標通知書21招標答疑（如果有）四其他文件22投標資料（除中標人的資料外，其他投標人所有的資審文件和投標文件在項目竣工驗收后統(tǒng)一移交）23業(yè)主發(fā)放的所有圖紙歸還業(yè)主對內存檔承諾函附錄3 經濟文件存檔內容經濟文件存檔內容1.合同變更報價文件2.材料設備認價文件序號內容序號內容1經濟文件審批表1經濟文件審批表2變更工程報價匯總表及變更工程報價清單2材料/設備價格審批單3組價明細3業(yè)主工程部/設計單位及工程監(jiān)理簽署的有效確認文件4變更指令5業(yè)主工程部/設計單位及工程監(jiān)理簽署的有效文件6用于計量的有效圖紙7獲批準的材料價格審批單（如果有）8其他相關文件3.工程款申請支付文件4.工程款付款審批文件序號內容序號內容1經濟文件審批表1合同付款審批表2工程款支付申請表2資金請款單3工程形象進度表3經濟文件審批表（已簽批的）4工程款支付評估報告（造價咨詢公司出具）4合同中關于付款條款復印件5工程進度款報審表（采購貨物的供應商不適用）5其它資料（如有，預付款保函、置業(yè)內部請示等）6工程部確認函（如有）7監(jiān)理審核意見5.材料品牌變更審批文件6.材料價格調差審批文件序號內容序號內容1經濟文件審批表1經濟文件審批表2材料、設備品牌變更審批單2分部分項工程量清單鋼筋混凝土等合同約定調整價格的材料價格調整明細表3經監(jiān)理、設計單位或業(yè)主工程部簽署的有效確認文件3工程形象進度表4其他合法有效的證明文件7.材料/設備審批文件序號內容序號內容1材料、設備審批單2經監(jiān)理、設計單位或業(yè)主工程部簽署的有效確認文件附錄4項目文件編號（編碼）表合同類別代號合同編號付款編號發(fā)文編號設計類SJH-S-001S-001-01YS-MCC-09-001咨詢類ZJH-Z-001Z-001-01YS-QS-09-001工程類GJH-G-001G-001-01YS-TR-09-001采購類CJH-C-001C-001-01YS- -09-001其他類QTJH-QT-001QT-001-01YS- -09-001招標準備階段文件代號收發(fā)文件單位工作聯(lián)系單編號詢價等內部存檔文件X求實X-QS-09-01工程部X-GC-09-01詢價單位附錄5 項目參與單位編號（編碼）表單位縮寫參與單位項目角色JH北京弘泰基業(yè)房地產有限公司業(yè)主QS北京求實工程管理有限公司工料測量師JY中國京冶工程技術有限公司 設計院YGQY北京俞龔琪元機電設計事務所機電顧問XHY北京新恒元工程監(jiān)理咨詢有限公司 監(jiān)理公司TR北京天潤建設工程有限公司總包單位ZJS中建三局建設工程股份有限公司總包單位MDF北京米多芬建筑設計咨詢有限公司室內設計單位其他待定附錄6 文件收進流程流程流程說明開始文檔資料控制員收到外部單位提交文件所有送交預算合約部的書信文件，包括：手