實驗室偏差處理管理規(guī)程.doc

實驗室偏差處理管理規(guī)程 GL-ZL-2044-00江西保利制藥有限公司管理類文件文件題目實驗室偏差處理管理規(guī)程版本號00保密級別二級文件狀態(tài)起草：QC審核：QC主管審核：質(zhì)量管理部經(jīng)理批準：質(zhì)量管理負責人簽名：簽名：簽名：簽名：起草日期：審核日期：審核日期：批準日期：頒發(fā)部門：質(zhì)量管理部生效日期：分發(fā)部門總經(jīng)理室 生產(chǎn)管理負責人辦公室 質(zhì)量管理部 生產(chǎn)管理部 物流部 綜合事務(wù)部 營銷部 生產(chǎn)車間 QA室 QC室 倉庫變更歷史：文件編號變更描述生效日期GL-ZL-2044-00新建文件/1.目的：1.1制訂詳盡的管理規(guī)程，保證在檢驗工作中出現(xiàn)的超標結(jié)果得到全面分析和正確處理，以符合法規(guī)現(xiàn)在及將來的要求。1.2確保檢驗數(shù)據(jù)可靠，避免誤判及檢驗糾紛。1.3調(diào)查超標檢驗結(jié)果出現(xiàn)的原因，采取預(yù)防措施，防止再次出現(xiàn)。2.適用范圍：適用于公司原輔料、直接接觸藥品的包裝材料、成品、中間產(chǎn)品、穩(wěn)定性實驗數(shù)據(jù)。3.職責：3.1 QC負責本規(guī)程的起草、修訂、培訓和監(jiān)督實施。3.2 QC主管和質(zhì)量管理部經(jīng)理負責本規(guī)程的審核。3.3 質(zhì)量管理負責人負責本規(guī)程的批準。4.內(nèi)容：4.1定義4.1.1超出規(guī)定的結(jié)果（Out-of-Specification，簡寫為OOS）：也叫檢驗結(jié)果超標，指所有超出質(zhì)量標準或藥品注冊批準、藥典以及由企業(yè)制定的可接受標準的檢驗結(jié)果，同時適用于實驗室檢驗超出預(yù)訂標準的檢驗結(jié)果。4.1.2超趨勢結(jié)果（Out Of Trends，簡寫為OOT）指隨時間的變化，在質(zhì)量標準限度內(nèi)，但是超出歷史的預(yù)期的或先前的一系列結(jié)果（比如穩(wěn)定性降解產(chǎn)物的增加），形成一定的趨勢。例如：某成分含量規(guī)定大于90.0%，歷史上典型值為95.0-98.0%，但此次測定結(jié)果為90.5%，即構(gòu)成一次超趨勢檢驗結(jié)果。4.1.3原樣復(fù)驗（Re-test）：采用初始的樣品再進行檢驗。4.1.4重取樣復(fù)驗（Re-sample）：重新取樣進行檢驗。4.2直接判斷為不合格或偏差4.2.1 QC人員在取樣或檢驗過程中如果發(fā)現(xiàn)明顯的物料外觀或性狀不合格，在排除取樣原因后按偏差處理規(guī)程上報處理，對無法繼續(xù)使用的物料通知QA室和物流部按不合格品管理規(guī)程操作，不執(zhí)行OOS/OOT流程。通常這包括不限于以下情況：4.2.1.1樣品性狀、外觀等有明顯不符合質(zhì)量標準規(guī)定的，如黑點、霉變、變色等。4.2.2經(jīng)校正的儀器/設(shè)備，直接檢測讀取到的數(shù)據(jù)如果超標，直接按偏差處理規(guī)程處理，如溫度計檢測結(jié)果不合格。4.3啟動OOS/OOT4.3.1 QC人員按照質(zhì)量檢驗工作流程和各檢驗規(guī)程，完成檢驗和復(fù)核等操作。4.3.2當QC人員確認最后得到的檢驗結(jié)果超出規(guī)定或異常時，按質(zhì)量檢驗工作流程的要求通知質(zhì)量管理部，啟動OOS/OOT調(diào)查。4.3.2.1在發(fā)現(xiàn)OOS/OOT的同時，QC人員應(yīng)停止該批樣品的其他檢驗，在規(guī)定的儲存條件下保留剩余的樣品和試劑等物料，并立刻記錄設(shè)備編號和儀器參數(shù)等信息，以便調(diào)查；4.3.2.2不能由于檢驗所有結(jié)果的平均值（如兩份平行測試樣品）符合要求，就認為樣品符合規(guī)定。4.3.3 QC室在接到通知的24小時內(nèi)填寫實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表（以下簡稱OOS調(diào)查表）的基本信息部分，開始調(diào)查工作。QC相關(guān)人員及負責人配合相關(guān)調(diào)查，并提供真實、準確的信息。4.3.3.1 QC室應(yīng)對每一份OOS調(diào)查表按“OOS YYYY+MM+XXX”的格式進行編號，其代號表示年號+兩位月號+三位流水號。4.3.3.2 QC室將發(fā)生的OOS/OOT登記在OOS/OOT臺帳中。4.4實驗室調(diào)查階段本階段調(diào)查的目的是確認OOS/OOT是否由取樣或檢驗過程中的差錯所導致。調(diào)查采用回顧的方法，由QC提供證明材料，QC室填寫OOS調(diào)查表。4.4.1按如下順序展開調(diào)查：4.4.1.1規(guī)程：確認現(xiàn)場的SOP和檢驗標準文件是否正確，確認檢驗方法和標準經(jīng)證明有效；4.4.1.2記錄：核對檢驗記錄，譯數(shù)據(jù)處理過程，如計算、折算、平均、取舍等無人為錯誤；4.4.1.3供試品：核對供試品，確認供試品的來源及處理過程按檢驗規(guī)程要求進行；4.4.1.4試劑、試液、標準品：核對所用試劑、試液和標準品的來源、有效期、稱量和配制處理過程都按檢驗規(guī)程要求進行；4.4.1.5儀器設(shè)備：對所使用的儀器、設(shè)備、用具等進行檢驗，都在可用狀態(tài)或校正日期內(nèi)；4.4.1.6檢驗過程：檢驗人員復(fù)述該檢驗過程，QC室人員持檢驗規(guī)程和記錄本核對檢驗是否按規(guī)程進行并及時完成了檢驗記錄。檢查樣品進樣、儀器檢驗過程的操作、對環(huán)境有特殊要求的檢驗設(shè)備的環(huán)境狀況等；檢驗記錄中所敘述的實驗方法、參數(shù)等與檢驗操作規(guī)程中的規(guī)定是否一致；使用的試劑種類、配制方法和使用量；4.4.1.7資質(zhì)：對出現(xiàn)OOS/OOT的QC人員的資質(zhì)進行審查，是否進行過樣品取樣和檢驗規(guī)程的培訓并能夠上崗；4.4.1.8取樣：調(diào)查取樣臺帳、倉庫或車間對取樣過程的記錄是否按規(guī)程進行；所取樣品的包裝標簽和取樣標簽是否都有記錄，為正確樣品；取樣時是否采用了正確的器具；取樣時的地點及其環(huán)境條件是否滿足該樣品要求等。4.4.2 OOS實驗室調(diào)查階段報告若以上調(diào)查能夠清楚地證明OOS/OOT是由于實驗室的差錯所致，則按照下列步驟進行處理，如必要，應(yīng)采用風險評估的方法（如原因分析等）進行調(diào)查評估，并出具風險評估報告：4.4.2.1質(zhì)量保證部確認產(chǎn)生差錯的原因，并判斷重新檢驗操作；4.4.2.2如果是由上面的原因，因為檢驗方法和標準造成，則追溯最初的質(zhì)量標準及檢驗方法研究和驗證相關(guān)報告，關(guān)對其制定負責人進行詢問，以找到原因并在必要時做規(guī)程更新，更新后按新規(guī)程檢驗再發(fā)布結(jié)果；4.4.2.3如果因為數(shù)據(jù)處理造成，則直接修改后重新發(fā)布檢驗結(jié)果；4.4.2.4如果因為檢驗操作造成，則進行原樣品重新檢驗，檢驗樣品數(shù)和原檢驗方法一致，重新發(fā)布檢驗結(jié)果；4.4.2.5如果因為檢驗員某項操作資質(zhì)不夠，則由另一位足夠資質(zhì)的檢驗員重新對原樣品進行該步操作并發(fā)布檢驗結(jié)果，檢驗樣品數(shù)和原檢驗方法一致；4.4.2.6如果因為取樣操作錯誤造成，則進行重新取樣檢驗，檢驗樣品數(shù)和原檢驗方法一致，重新發(fā)布檢驗結(jié)果。4.4.2.7以上需要重要檢驗的由QC室負責人指定另一位至少同等資質(zhì)的檢驗員進行。4.4.2.8新檢驗結(jié)果合格的，做出此樣品的檢驗結(jié)論；不合格的，對結(jié)果重新依此規(guī)程進行新的OOS/OOT判斷是否由于另外原因造成。4.4.2.9OOS/OOT流程結(jié)束，完成OOS調(diào)查表的最后一欄并存檔。4.4.3若以上調(diào)查不能發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生OOS/OOT的原因，應(yīng)進行下一步流程。4.5全面調(diào)查階段由質(zhì)量管理部主導，生產(chǎn)等相關(guān)部門人員參與，通過展開針對生產(chǎn)的全面調(diào)查，復(fù)查生產(chǎn)記錄，生產(chǎn)設(shè)備及相關(guān)數(shù)據(jù)，調(diào)查OOS/OOT是否由生產(chǎn)過程產(chǎn)生。并在表單中完整記錄。如必要，應(yīng)采用風險評估的辦法（如原因分析等）進行調(diào)查評估，并出具風險評估報告。4.5.1如果生產(chǎn)過程全面調(diào)查階段找到了原因可以判斷檢驗結(jié)果不是OOS/OOT，則由負責調(diào)查的質(zhì)量保證部人員給出處理意見（如對某步工序進行處理、重新檢驗并發(fā)布檢驗結(jié)果、返工、報廢等）。得出結(jié)果后，結(jié)束OOS/OOT流程。4.5.2如果生產(chǎn)過程全面調(diào)查階段未找到生產(chǎn)原因，可明確判斷檢驗結(jié)果是OOS/OOT：4.5.2.1對OOS，將不合格原料、輔料、包裝材料、中間產(chǎn)品及成品按不合格品管理規(guī)程進行處理；對其他檢測項目（包括環(huán)境檢測等）按偏差管理規(guī)程制定糾正和預(yù)防措施；4.5.2.2對OOT，對滿足規(guī)定的物料和檢測項目放行，結(jié)束OOT流程，制定糾正和預(yù)防措施。4.6糾正和預(yù)防措施：4.6.1 根據(jù)調(diào)查過程的信息，由相關(guān)部門負責人制定：4.6.2 OOS本身的處理措施（受OOS影響的物料、設(shè)備、人員等）；糾正和預(yù)防措施。調(diào)查QA記錄在實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表中，同時確定措施實施的責任人和完成期限。4.6.3 對于需要進一步調(diào)查、進一步確定實施方案和需要長時間完成的大型糾正和預(yù)防措施，在實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表列出各項后，按照糾正和預(yù)防措施管理規(guī)程開展進一步工作。實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表中索引糾正和預(yù)防措施編號后存檔。4.6.4 對于不需要進一步調(diào)查或確定實施方案、短時間可完成的糾正和預(yù)防措施，在實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表中跟蹤至完成。4.6.5 以上措施分別經(jīng)各部門負責人和質(zhì)量管理部負責人簽字確認。4.6.5.1 在出現(xiàn)了OOS/OOT后，調(diào)查出來的所有原因，當不能確定其僅造成了本次OOS/OOT的，應(yīng)對以前的批次進行回顧性追溯；4.6.5.2 對于檢驗方法調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的造成OOS/OOT的原因，應(yīng)對所有采用此標準、方法或記錄進行檢驗的樣品或批號進行追溯；4.6.5.3 由此次調(diào)查的結(jié)果，若質(zhì)量管理部認為有必要采取其他任何措施以防止造成嚴重后果的，都將被采用。4.7存檔4.7.1OOS調(diào)查表原件在質(zhì)量管理部存檔，相關(guān)部門將按OOS調(diào)查表的執(zhí)行CAPA。4.8超趨勢結(jié)果（OOT）4.8.1內(nèi)容4.8.1.1設(shè)置警戒限度：根據(jù)公司質(zhì)量管理部制訂的每個品種的中間產(chǎn)品和成品內(nèi)控質(zhì)量標準上的數(shù)據(jù)值作為各個品種的警戒限度值。4.8.1.2使用警戒限度：OOT警戒限度的內(nèi)容參照公司質(zhì)量管理部制訂的每個品種的中間產(chǎn)品和成品內(nèi)控質(zhì)量標準上的數(shù)據(jù)值，根據(jù)以往檢測的數(shù)據(jù)，然后由QA人員負責將新的穩(wěn)定性數(shù)據(jù)和OOT警戒限度進行對比和審核。4.8.1.3調(diào)查研究：依照上述執(zhí)行。4.8.1.4有效數(shù)字的約分：按照有效數(shù)字修約規(guī)程執(zhí)行。4.8.2警戒限度的周期審核：4.8.2.1 OOT警戒限度的分類4.8.2.2分析警戒：當某一結(jié)果異常，但還在質(zhì)量規(guī)格內(nèi)時，屬于分析警戒。4.8.2.3流程控制警戒：當一連串的數(shù)據(jù)點顯示可能由實驗室或生產(chǎn)工藝變化引起了非典型變化，表示出現(xiàn)了流程控制警戒。4.8.2.4符合性警戒：同