22會議管理制度.doc

22會議管理制度 一、目的1.1為了規(guī)范公司和部門周/月例會管理，提高例會效率和質(zhì)量，更好地指導(dǎo)全公司各項工作，經(jīng)研究，特制訂本管理制度。 1.2及時解決工作中出現(xiàn)的問題，提高解決問題的效率，便于各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)。 1.3本制度規(guī)定了公司和部門周/月例會的組成人員、時間、地點、議事范圍及相關(guān)要求，適用于公司各部門。 二、會議類型（分為定期和不定期）總經(jīng)辦會議、每周質(zhì)量例會為定期會議，專項會議、工作協(xié)調(diào)會和臨時會議為不定期會議，如下2.1總經(jīng)辦會議針對工作總結(jié)、工作布暑；評審需求計劃、預(yù)算計劃等工作；每月、周定期召開工作例會；2.2專項會議針對專項工作進(jìn)行的工作安排以及工作進(jìn)度匯報，如安全生產(chǎn)、財務(wù)分析等；2.3每周質(zhì)量例會質(zhì)量部、市場部、采購部、制造部、技術(shù)部、企管部由部門負(fù)責(zé)人出席會議；2.4工作協(xié)調(diào)會為解決工作中出現(xiàn)的問題、難點問題，需要各部門部門支持、配合、協(xié)調(diào)的會議；2.5臨時會議談判、慶典、會展等為處理突發(fā)事件、臨時召開的工作會議。 三、會議時間和地點3.1會議地點根據(jù)會議主題及參會對象選擇不同會議室。 3.2會議時間總經(jīng)辦會議定于每月25號下午2點，若遇節(jié)假日可提前通知；質(zhì)量例會定于每周一下午2點。 不定期會議由會議通知人定時間。 四、例會主持4.1公司例會（如評審會議）由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在時暫時由副總或指定人員主持。 4.2各部門會議由各部門負(fù)責(zé)人主持，如部門負(fù)責(zé)人出差或其他不在崗情況，由指定人員代行主持。 五、會前準(zhǔn)備5.1會議準(zhǔn)備5.1.1會前應(yīng)明確會議主題、臨時出席或列席人員，以便與會人員做好準(zhǔn)備，提高會議時效。 5.1.2會議召集人負(fù)責(zé)確定會議場所，準(zhǔn)備會議文件或資料，必要時進(jìn)行會場布置、設(shè)備（投影儀）調(diào)試。 5.2會議通知5.2.1由總經(jīng)理根據(jù)實際需要并指定專人通知；5.2.2因特殊情況需提前或延期召開的另行通知；5.2.3總經(jīng)理認(rèn)為有必要召開的會議，可臨時召集開會。 5.2.4會議召集人需提前至少半天（特殊時應(yīng)提前1個小時，已固定開會時間的會議除外）通過OA系統(tǒng)、電話、郵件（提前一天）或張貼公告形式通知與會人員。 5.2.5出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過郵件或電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。 5.3會前會議要求5.3.1與會人員必須準(zhǔn)時參加，不得遲到、早退、缺席、中途不能離會，有特殊原因不能參會者應(yīng)提前半個小時向會議召集人請假。 5.3.2固定參會人員不得無故缺席，若不能參加會議須提前說明原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)（部門例會由部門負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)，如有需要須指定相關(guān)人員代理準(zhǔn)時參加會議，并在會議中作出說明。 六、會議進(jìn)行時要求6.1會議記錄6.1.1會議實行簽到制所有與會人員必須簽到，由總經(jīng)理召開的會議由總經(jīng)辦助理負(fù)責(zé)會議簽到工作并作會議紀(jì)要；由企管部經(jīng)理召開的部門例會由企管部文員負(fù)責(zé)會議簽到工作并作會議紀(jì)要；其它部門召開的部門例會由各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)會議簽到工作并作會議紀(jì)要。 6.1.2其它專項會議、工作協(xié)調(diào)會議和臨時會議與會人員須填寫會議簽到表并由召集會議人負(fù)責(zé)會議簽到工作并作會議記錄；記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄記。 6.1.2會議紀(jì)要必須在會后兩天內(nèi)發(fā)送與會相關(guān)人員或者打印紙式版的要求與會人員簽字確認(rèn)。 6.1.3公司及各部門在會議中確定需協(xié)調(diào)解決的問題分別由企管部、各部門指定專人或者負(fù)責(zé)會議簽到工作人員跟蹤處理。 七、會議內(nèi)容7.1語言簡單扼要，提出重點。 7.2會議相關(guān)敏感內(nèi)容應(yīng)予保密，不得泄漏。 7.3各與會人員各自總結(jié)、匯報工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等，總經(jīng)理做工作安排。 可將書面材料（紙質(zhì)文檔與電子文檔）于會后提交與總經(jīng)理討論決策。 7.4檢查各業(yè)務(wù)指標(biāo)的完成情況，安排新的工作計劃和重點工作。 7.5聽取各部門負(fù)責(zé)人的工作匯報，對困難和問題集體討論研究，并尋找解決辦法。 對工作中問題的解決及時跟蹤改進(jìn)，工作中的失誤找出原因，及時總結(jié)糾正。 八、會議紀(jì)律8. 1、參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律,不得缺席、遲到、早退（因特殊情況缺席，需直接向各部門負(fù)責(zé)人請假批準(zhǔn)方可缺席）。 8. 2、參會人員須遵守會場紀(jì)律，參加公司例會全體人員一律把手機(jī)鈴聲調(diào)為靜音入場。 九、附件9.1會議簽到表9.2.會議紀(jì)要（模板）9.3會議分配工作任務(wù)跟蹤表本制度自頒布之日起施行。 制定審核批準(zhǔn)日期日期日期江西江控電氣有限公司會議簽到表CODE:HR/QG-ZL-xx-0會議主題年月日序號姓名到會時間離會時間所在部門備注12345678910111213141516江西江控電氣有限公司會議記錄CODE:JK/QG-JL-xx-00會議日期: