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第八章會計(jì)檔案一、會計(jì)檔案的概念和內(nèi)容(一)會計(jì)檔案的概念會計(jì)檔案是會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算的專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。(二)會計(jì)檔案的內(nèi)容1.會計(jì)憑證類:包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計(jì)憑證。2.會計(jì)賬簿類:包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類:包括中期財(cái)務(wù)報(bào)告、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告,財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告包括會計(jì)報(bào)表、附表、報(bào)表附注及相關(guān)文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類:包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。實(shí)行會計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)核算資料均應(yīng)視同會計(jì)檔案一并管理?!纠}單選題】下列各項(xiàng)中不屬于會計(jì)檔案的是()。A.會計(jì)移交清冊B.原始憑證 C.月度財(cái)務(wù)計(jì)劃D.記賬憑證答疑編號1625080101正確答案C【例題多選題】我國的會計(jì)檔案分為()。A.會計(jì)憑證類 B.會計(jì)賬簿類 C.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類D.其他類答疑編號1625080102正確答案ABCD【例題多選題】下列各項(xiàng)中,屬于會計(jì)檔案的有()。A.銀行對賬單 B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表C.會計(jì)檔案保管清冊D.會計(jì)檔案銷毀清冊答疑編號1625080103正確答案ABCD二、會計(jì)檔案的歸檔各單位每年形成的會計(jì)檔案,應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求,整理立卷、裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊。根據(jù)會計(jì)檔案管理辦法,各單位當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,會計(jì)年度終了,可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿之后,原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門編造清冊,移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的,應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。單位會計(jì)機(jī)構(gòu)向單位檔案部門移交會計(jì)檔案的程序是:(一)編制移交清冊,填寫交接清單;(二)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;(三)交接人員按移交清冊和交接清單所列項(xiàng)目核對無誤后簽章?!纠}判斷題】各單位每年形成的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊,并編制會計(jì)檔案保管清冊。()答疑編號1625080104正確答案【例題判斷題】為了加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理,企業(yè)當(dāng)年形成的會計(jì)檔案也必須有專門的檔案管理機(jī)構(gòu),而不能由會計(jì)機(jī)構(gòu)暫行管理。()答疑編號1625080105正確答案【例題單選題】當(dāng)年形成的會計(jì)檔案在會計(jì)年度結(jié)束以后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管()。A.半年B.1年C.2年D.5年答疑編號1625080106正確答案B答案解析當(dāng)年形成的會計(jì)檔案在會計(jì)年度結(jié)束以后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,一年期滿后移交給單位的檔案管理部門。三、會計(jì)檔案的保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。保管期限具體內(nèi)容永久保存會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)(決算)。25年的稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬,現(xiàn)金和銀行存款日記賬。15年的會計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會計(jì)移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。10年的國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)、撥貸款年報(bào);稅收會計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。5年的固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年;銀行余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;財(cái)政總預(yù)算會計(jì)月、季度報(bào)表;行政單位和事業(yè)單位會計(jì)月、季度報(bào)表。3年的月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;財(cái)政總預(yù)算會計(jì)旬報(bào)?!纠}多選題】下列屬于永久保管的會計(jì)檔案有()。A.會計(jì)檔案保管清冊B.年度財(cái)務(wù)報(bào)告及其文字分析C.行政事業(yè)單位決算D.會計(jì)移交清冊答疑編號1625080107正確答案ABC答案解析會計(jì)移交清冊的保管期限是15年。【例題單選題】根據(jù)會計(jì)檔案管理辦法規(guī)定,保管期限為25年的賬簿是()。A.現(xiàn)金日記賬B.現(xiàn)金總賬C.應(yīng)收賬款總賬D.固定資產(chǎn)總賬答疑編號1625080108正確答案A【例題單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為()。A.10年B.15年C.20年D.5年答疑編號1625080109正確答案B【例題單選題】下列保管期限為25年的會計(jì)檔案是()。A.銀行存款余額調(diào)節(jié)表B.銀行對賬單C.銀行存款日記賬D.銀行存款總賬答疑編號1625080110正確答案C答案解析選項(xiàng)A和B保管5年,選項(xiàng)D保管15年。四、會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制和交接(一)會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制各單位應(yīng)建立健全會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度,嚴(yán)格遵循查閱、復(fù)制和收回制度,保證會計(jì)檔案的安全完整。各單位保存的會計(jì)檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計(jì)檔案,會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。(二)會計(jì)檔案的交接1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。2.單位分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。3.單位分立后原單位解散的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。4.單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案,對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 7.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 8.單位之間交接會計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 9.交接會計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。五、會計(jì)檔案的銷毀(一)會計(jì)檔案的銷毀程序和辦法會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí),應(yīng)按照以下程序銷毀:1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,共同鑒定和審查,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,并列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告(一式兩份),一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人,另一份歸入檔案備查。(二)保管期滿但不得銷毀的會計(jì)檔案1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。對于單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。會計(jì)檔案的銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作,各單位必須嚴(yán)格按照會計(jì)法和會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行?!纠}單選題】一般企事業(yè)單位會
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