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文檔簡介
公司招標管理制度目 錄第一部分 總則2第二部分 招標范圍2第三部分 招標管理機構(gòu)及職能3第四部分 招標申請4第五部分 招標文件5第六部分 招標程序7第七部分 招標紀律13第八部分 其它15 起草人審核人批準人部門職務姓 名簽 名日 期頒 發(fā) 部 門/報 告 部 門執(zhí) 行 日 期/報 告 日 期第一部分 總則第一條 為規(guī)范公司的招標管理工作,維護公司的合法權益,控制經(jīng)營管理成本,保證質(zhì)量,根據(jù)國家的有關法規(guī),本著公平、公正、誠信的原則,制定本制度。 第二條 本制度適用對象為總公司及各分公司。第三條 本制度所稱的招標包括公開招標和邀請招標 。公開招標是指以招標公告的方式邀請不特定的法人或其他組織投標。邀請招標是指以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚱渌M織投標。 第二部分 招標范圍第四條 以下事項必須按照本制度進行招標: 一、 公司采購管理制度規(guī)定必須以招標方式采購的貨物、工程、服務。二、 其他經(jīng)領導批準需要集中統(tǒng)一采購的物質(zhì)或服務。公司任何部門和個人不得將必須進行招標的事項化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標。 第三部分 招標管理機構(gòu)及職能 第五條 公司成立招標工作小組,招標工作小組是公司招標工作的管理機構(gòu),小組成員包括:公司總經(jīng)理(或分管領導)、工程部、采購部、審監(jiān)部、財務部等相關人員以及公司法律顧問等。招標工作小組組長由總經(jīng)理或分管領導擔任,其他成員由組長根據(jù)招標項目實際情況進行任命,審監(jiān)部負責對招標過程進行全程監(jiān)管。 第六條 職能劃分 一、招標項目涉及部門招標項目 申請部門 經(jīng)辦部門 協(xié)辦部門 監(jiān)察部門 工程項目工程部工程部采購部、財務部審監(jiān)部辦公用品總經(jīng)辦 采購部 財務部 審監(jiān)部 原輔材料、固定資產(chǎn)、儀器設備 、 低值易耗品需求部門采購部 工程部、財務部 審監(jiān)部 知識產(chǎn)權、技術開發(fā)研發(fā)中心研發(fā)中心采購部、財務部 審監(jiān)部 服務、咨詢等需求部門需求部門行政部、財務部等審監(jiān)部二、申請部門的主要職能:制作招標申請書,參與招標工作; 三、經(jīng)辦部門的主要職能:制作招標文件和合同主要條款,投標單位資質(zhì)預審,建立合格投標單位數(shù)據(jù)資料庫,編制、修訂招標文件并辦理相關審批手續(xù),負責組織安排招標小組會務,控制整個招標工作進度; 四、協(xié)辦部門的主要職能:參與答疑、開標、議標、評標、合同的談判和簽訂,協(xié)助經(jīng)辦部門做好其他各項工作。負責招標檔案的建立、招標計劃的跟進、招標過程的紀錄、招標過程資料的編號歸檔、各類合同的存檔保管。五、審監(jiān)部的主要職能:投標單位資質(zhì)的審核,招標、開標過程的全程監(jiān)督及議標、議價的全程參與,定標結(jié)果的程序監(jiān)察。其中,法務專員的主要職能:參與制作招標文件和資質(zhì)預審,參與答疑、開標、議標、評標、定標、合同的談判和簽訂。六、公司法律顧問的主要職能:負責招標活動法律事項和法律風險管控。 第四部分 招標申請 第七條 招標申請部門提交招標申請書。招標申請書的形成程序為: 一、申請部門根據(jù)工作計劃的需要,會同技術部門按URS要求,制作招標申請書 ,招標申請書應包括以下內(nèi)容: 項目的名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和技術要求、實施計劃和實施地點、本部門具體跟進人員、投標人的資質(zhì)要求、擬采用的招標方式等 。二、招標申請書由申請部門負責人進行內(nèi)容審核(是否符合URS ),簽字后提交分管領導審批 ,報審監(jiān)部備案。 三、招標申請書經(jīng)分管領導同意后,由經(jīng)辦部門牽頭組織招標事宜。 第八條 招標的二種方式 一、項目規(guī)模大、造價高且在時間允許的情況下,由招標小組確定實行公開招標。 二、無法滿足公開招標條件的項目,由招標小組確定邀請招標。即根據(jù)申請部門及其提供的調(diào)查資料,選定一定數(shù)量的業(yè)內(nèi)知名企業(yè)作為邀請投標單位,該單位數(shù)量應按工程量或采購量的規(guī)模而定。如選一家單位中標,則邀請投標單位不得少于三家 ,否則當次招標無效。 第五部分 招標文件第九條 招標文件的編制 招標文件由招標申請部門、技術部門及法務律師共同起草、編制,經(jīng)招標工作小組審核批準后發(fā)布。編制工程招標文件,其中技術標(施工組織設計、方案、技術指標等),商務標(企業(yè)資質(zhì)、信譽、業(yè)績、工期、質(zhì)量、組織機構(gòu)、管理體系等)部分由工程項目部負責編制。招標文件的基本內(nèi)容包括: (一)固定資產(chǎn)、原輔材料、試劑的采購:名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和技術要求、到貨時間和地點、驗收標準和方式、報價方式、付款方式等。 (二)工程材料、辦公用品、儀器設備的采購:名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和技術要求、到貨時間和地點、檢驗標準的方法、報價方式、付款方式等。 (三)工程設計、監(jiān)理的發(fā)包或委托:名稱、地點、內(nèi)容和范圍、需要提交的成果資料、工期或服務期、質(zhì)量和技術要求、報價方式、付款方式等。 (四)工程施工的發(fā)包:名稱、地點、發(fā)包范圍和內(nèi)容、承包方式、技術要求、質(zhì)量標準、開完工時間、報價方式、付款方式等。 (五)其他服務的委托:名稱、內(nèi)容、規(guī)格、時間、質(zhì)量和技術要求、報價方式、付款方式等。 (六)對投標單位的要求(如資質(zhì)、資信、業(yè)績等)。 (七)招標投標的時間安排和原則(發(fā)標、答疑、投標、開標、議標(包括評標標準,標準應量化)、評標、定標等)。 (八)投標保證金、簽約保證金的數(shù)額、交納和返還。 (九)合同版本。 工程招標內(nèi)容還要詳細說明工程名稱、地址、項目所建地理位置、環(huán)境、用地范圍、工程概況、招標范圍、設計要求、工程地質(zhì)情況及投標報價等要求,材料設備采購招標文件的內(nèi)容還應符合按“甲供及暫定材料設備采購、包裝、運輸、裝卸、驗收、保管、發(fā)放管理程序”的要求。 第十條 招標文件的發(fā)出與修改所有招標文件經(jīng)招標小組成員簽字確認后方能對外發(fā)出,招標文件發(fā)出后未經(jīng)招標工作小組組長同意不得修改或終止。經(jīng)招標工作小組組長同意修改招標文件后,應在開標會議前3日通知所有投標單位。 第六部分 招標程序 第十一條 招標工作應嚴格按照以下程序執(zhí)行:一、起草招標申請書經(jīng)辦部門會同需求部門、技術部門,按URS要求,起草招標申請書,報分管領導審批。 二、招標公告報批與公示招標申請書審批通過后,經(jīng)辦部門會同需求部門、技術部門、法務律師共同起草招標公告(或投標邀請書),招標公告(或投標邀請書)應當載明招標人的名稱和地址、招標項目的性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間以及獲取招標文件的辦法等事項。招標公告報招標小組審批,通過后進行公示。如投標邀請書則不需。公司自行辦理招標事宜的,按規(guī)定向相關部門備案(如需要);如委托其他機構(gòu)代理招標事宜,應簽訂委托代理合同。 三、資格預審有意投標的單位應按要求在十日內(nèi)向經(jīng)辦部門提供準確、真實、詳細的企業(yè)資質(zhì)等方面的資料,包括但不限于如下資料:1.營業(yè)執(zhí)照(復印件);2.稅務登記證(復印件) ;3.組織機構(gòu)代碼證(復印件);4.相關的質(zhì)量管理體系認證證書(復印件);5.產(chǎn)品名目、技術、質(zhì)量標準(含規(guī)格、型號、參數(shù)、顏色、功能等);6.產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告及出廠合格證(復印件);7.國家環(huán)保產(chǎn)品認證證書及相關檢測報告(復印件);8.使用說明、安裝指導、調(diào)試及服務承諾;9.供貨保障措施;10.近期銷售客戶名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系電話;11.報價及清單。 經(jīng)辦部門應匯總意向單位的資質(zhì)資料,按照招標申請書要求對投標人的資質(zhì)進行資格初步審查。投標人應該為生產(chǎn)廠家,原則上不包括代理商或經(jīng)銷商(特殊情況除外)。對擬通過資質(zhì)初審的重點企業(yè)要一一進行用戶訪談(電話或現(xiàn)場)或?qū)嵉卣{(diào)研,出具資質(zhì)初審意見書(見附件),報法務專員復核。法務專員對資質(zhì)初審意見書中通過單位的資質(zhì)先進行內(nèi)容復核,再采用電話訪談等方式進行抽查,將資質(zhì)初審復核意見報審監(jiān)部審查。 資格預審通過后,需要備案的,經(jīng)辦部門將評審結(jié)果向國家招標投標監(jiān)督機構(gòu)備案。備案三日內(nèi)國家招標投標監(jiān)督機構(gòu)沒有提出異議,經(jīng)辦部門向資格預審通過投標人發(fā)出資格預審合格通知。 四、編制及發(fā)出招標文件 經(jīng)辦部門會同技術部門、法務專員,根據(jù)規(guī)定和工程實際情況,編制招標文件,招標文件應當包括招標項目的技術要求、投標人資格審查的標準、投標報價要求、評標標準等所有實質(zhì)性要求和條件以及擬簽合同的主要條款。招標文件經(jīng)招標工作小組審核通過后,報送國家招標投標監(jiān)督機構(gòu)進行備案審核(如需要)。審定的招標文件確需變更時,須經(jīng)國家招標投標管理機構(gòu)批準(如需要),并在投標截止日期前通知所有的投標單位。 經(jīng)辦部門按招標文件規(guī)定的時間召開發(fā)標會議,向投標人發(fā)放招標文件、施工圖紙及有關技術資料,并注明需返還的技術資料的具體發(fā)放情況。發(fā)放的招標文件要逐一登記,并有投標單位領取人的簽字。 需要繳納保證金的,由經(jīng)辦部門出具交款通知單,投標人持交款通知單到財務部繳款,再將第三聯(lián)交回,完成交款程序。核準以上款項的交納以財務部的收據(jù)為準,投標單位的轉(zhuǎn)賬單、匯票等要統(tǒng)一換成財務部的收據(jù)。根據(jù)國家規(guī)定,采用邀請招標方式的,應當向三個以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。從發(fā)布招標文件之日起至開標,時間不得少于20天。 五、踏勘現(xiàn)場和用戶調(diào)研經(jīng)辦部門會同有關部門,按招標文件要求組織投標人進行現(xiàn)場踏勘和用戶調(diào)研, 并形成書面材料,報國家招標投標監(jiān)督機構(gòu)備案(如需要)。 六、招標答疑 經(jīng)辦部門會同技術部門負責制定招標答疑文件,發(fā)放答疑文件并存檔。 七、投標文件的收集 投標單位應在招標文件確定的截止時間前遞交投標文件和交納投標保證金(如需要),逾期公司不予接收,未按時交納投標保證金,其投標文件按廢標處理 。 投標單位應將要求的投標文件蓋章密封(密封處需蓋章),并派專人(須有授權委托書)送至招標文件規(guī)定的部門,相關部門收到投標文件后應出具加蓋公司章的收文憑證(見附件),做好記錄、妥善保存,開標前不得自行開封。 如投標文件密封不符合要求,作為廢標處理。投標單位遞交投標文件后如需修改、補充,只能在截止時間前修改并按招標文件的要求密封、遞交。補充、修改文件為投標文件的組成部分。如補充、修改的內(nèi)容造成廢標,由投標單位自行負責。在招標文件約定的投標截止日期后送達的投標文件,均為廢標,不再參與后續(xù)開標、議標。 經(jīng)辦部門負責收集的投標文件,要逐一登記,簽字確認。八、開標招標工作小組在開標前依照國家規(guī)定確定評標委員會人員組成及名單。 開標前3日,由經(jīng)辦部門發(fā)出開標會議通知,通知公司參與開標的部門和人員,告知開標會議的時間、地點和注意事項。 依據(jù)招標文件規(guī)定的時間和地點,招標工作小組組長或授權的人員主持召開開標會議。開標會議邀請所有投標人代表和相關人員在招標投標監(jiān)督機構(gòu)監(jiān)督下公開按程序進行。開標時,由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況,也可以由招標人委托的公證機構(gòu)檢查并公證。經(jīng)確認無誤后,由工作人員當眾拆封,宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。開標過程應當記錄,并存檔備查。 九、 評標評標時,評標委員會成員先對投標文件技術標內(nèi)容中的技術方案、產(chǎn)品技術資料、實施計劃等進行審查 。 技術標主要審查以下內(nèi)容:1、確保工程的技術、質(zhì)量、安全及工期的技術組織措施;2、工程施工方案及施工工藝;3、施工圖紙和圖紙設計說明; 4、施工組織及施工進度計劃 ;5、研發(fā)設備的技術功能要求和技術參數(shù);6、質(zhì)量保證、工期保證、安全施工措施;技術標評選通過后,進入商務標,即對商務標標書中有關商務的部分,包括商務流程、送貨、報價、付款等過程進行評選。商務標主要審查以下內(nèi)容:(1)法定代表人身份證明(2)法人授權委托書(正本為原件)(3)投標函(4)投標函附錄(5)投標保證金交存憑證復印件(6)對招標文件及合同條款的承諾及補充意見(7)工程量清單計價表(8)投標報價說明(9)報價表(又稱投標一覽表)(10)投標文件電子版(u盤或光盤)(11)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等; (12)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)等級證書、當?shù)厥┕ぐ踩芾聿块T出具的安全生產(chǎn)證明材料及安全資格證評標委員會根據(jù)招標文件規(guī)定的評標方法,對投標人的投標文件按程序要求進行全面、認真、系統(tǒng)地評審和比較后,與投標單位進行必要溝通,充分發(fā)表自己的意見,形成,采用投票方式對投標單位逐一表決,由法務專員見證,工作人員現(xiàn)場唱票, 審監(jiān)部人員監(jiān)票, 按得票多少的規(guī)則確定出不超過3名合格中標候選人,并標明排列順序。 評標委員會發(fā)現(xiàn)投標人弄虛作假、以低于成本價競標、以他人的名義投標、串通投標的,該投標人的投標作廢標處理。 十、 定標招標小組根據(jù)招標文件要求和評標委員會推薦的合格中標候選人,成員集體討論,對中標候選人進行技術和商務的綜合評價,采用投票方式對逐一表決, 按得票多少的規(guī)則確定中標單位 ,并簽署定標決議。排名第一的中標候選人放棄中標,因不可抗力提出不能履行合同,或者招標文件中規(guī)定內(nèi)容未滿足的,招標人可以確定排名第二的中標候選人為中標人,以此類推。所有推薦的中標候選人未被選中的,應重新組織招標。不得在未推薦的中標候選人中確定中標人。 十一、中標結(jié)果公示在確定中標人后,經(jīng)辦部門對中標結(jié)果進行公示,時間不少于3天。十二、備案,發(fā)中標通知書公示無異議后,招標人將工程招標、開標、評標、定評情況形成書面報告報國家有關機構(gòu)備案(如需要),并發(fā)出中標通知書。 十三、談判及合同簽定中標通知書發(fā)出后,經(jīng)辦部門會同技術部門、法務專員負責與中標單位進行合同具體條款的再談判, 再談判結(jié)果報公司相關部門及法律顧問審核同意后,以招標文件中的合同版本、中標通知書為準簽訂合同,合同實質(zhì)內(nèi)容不得與招標文件不一致。如果合同實質(zhì)內(nèi)容確需變更,需經(jīng)審監(jiān)部、招標小組、法律顧問同意并有投標單位蓋章確認,并填寫。 合同談判完成后,經(jīng)辦部門按公司合同管理的相應規(guī)定,進行合同報批。一般應在中標通知書發(fā)出后的30日內(nèi)簽訂合同,如果不能在中標通知書規(guī)定的時間內(nèi)簽訂合同,可視為放棄中標,通知其他候選單位。 簽訂合同前,核實是否交納履約保證金,交納履約保證金后才能將蓋章合同交給對方。 簽訂合同后,經(jīng)辦單位3日內(nèi)通知其他未中標單位落標,退還投標保證金及其他各種押金。 十四、投標保證金、資料、押金的退還 (一)需返還資料及押金的的退還程序:投標人將需返還資料退還經(jīng)辦部門后,經(jīng)辦部門核對頁數(shù)無誤、頁面整潔后在收據(jù)上簽上“*已退”確認后,投標人持相應手續(xù)到財務部退款。如需返還資料有損壞、丟失部分,檔案員視情節(jié)在收據(jù)上標明應扣除金額,財務人員從需返還資料押金中扣除。 (二)投標保證金的退還程序:投標人接到退款通知后,經(jīng)辦人在投標人的收據(jù)上簽字后,投標人持收據(jù)到財務部退款。 十五、文檔管理 (一) 招標結(jié)束后,經(jīng)辦單位在一周內(nèi)應對參與投標的所有單位(包括初選通過單位、落選單位、中標單位)的相關資料(包括但不限于資質(zhì)材料、投標文件等)及公司在招標工作中形成的文檔(包括但不限于招標申請書、招標文件、資質(zhì)審查意見、招標會議紀要、考察報告、談判記錄、表決表等),按公司文檔管理的要求進行整理歸檔 ,交檔案室保存。 (二) 采購部門應對重復性招標的投標單位建立檔案,檔案中除了記錄該投標單位的基本信息外(包括名稱、住所、注冊資金、業(yè)績、投標情況等),對中標單位還應記錄其履行合同的實際表現(xiàn)信息并進行動態(tài)評估,該評估結(jié)果作為決定中標單位是否有權參與未來同類招標項目投標的評判依據(jù)。 第七部分 招標紀律第十二條 招標工作相關人員必須嚴格遵守以下紀律: 一、招標工作要嚴格按照中華人民共和國招標投標法和本規(guī)定的有關程序進行。 二
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