秘書學(xué)基礎(chǔ)知識(doc 47頁).doc

小孟子的復(fù)習(xí)資料 絕密（秘書）秘書實(shí)務(wù)柴世民老師公共管理學(xué)院聯(lián)系方式6289801教學(xué)目的了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。通過本章學(xué)習(xí)，你會(huì)對秘書有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書工作的原則與作用4、技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點(diǎn)1、秘書的來由與定義2、秘書工作作用的技能3、案例分析1.1 秘書的定義、分類及層次1.1.1 “秘書”詞義的演變宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會(huì)職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。認(rèn)識秘書毛澤東的秘書胡喬木，1941年2月起任毛澤東秘書、中共中央政治局秘書。 田家英，毛澤東秘書，新中國成立后，歷任中央辦公廳秘書室主任。聯(lián)合國歷任秘書長聯(lián)合國第一任秘書長賴伊、第二任達(dá)格哈馬舍爾德、第三任秘書長吳丹，第四任秘書長庫爾特瓦爾德海姆、第五任秘書長佩雷斯德奎利亞爾聯(lián)合國第六任秘書長加利、聯(lián)合國第七任秘書長安南和新當(dāng)選的聯(lián)合國秘書長潘基文。1.1.2 秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。1.1.3 秘書的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的;三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2.穩(wěn)定性 秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。3.知識化 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。4.年輕化 發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。1.1.4 秘書的分類按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁1.1.5 秘書的層次1、以職務(wù)劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、股長、科員、辦事員2、依據(jù)秘書國家職業(yè)資格證書制度，秘書層次可分為五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。3、秘書培訓(xùn)教材及教授內(nèi)容：（1）以秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程為依據(jù)。（2）秘書職業(yè)考核的內(nèi)容包括：職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實(shí)務(wù)四方面。（3）涉外秘書增加外語考試部分。全美秘書協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)：1、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2、像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3、像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4、有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 5、有良好的速記能力以及文字功夫； 6、熟讀各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系； 7、能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器； 8、具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識； 9、能熟練地對各種文件資料進(jìn)行整理歸類。 1.2 秘書部門1.2.1 秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 秘書機(jī)構(gòu)圖（缺圖）1.2.2 秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖：1.2.3 秘書部門的基本特征從屬性秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。中介性在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。綜合性秘書機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。1.3 秘書工作1.3.1秘書工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。辦會(huì)：包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。1.3.2 秘書工作的特點(diǎn)從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被動(dòng)性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機(jī)要性指秘書工作的機(jī)密性和重要性。1.3.4 秘書工作的作用樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過程中。 形象作用秘書人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。1.3.5 秘書工作的發(fā)展趨勢逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會(huì)秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路1.4 港臺(tái)及國外的秘書工作1.4.1 香港秘書工作1、香港秘書分類（1）高層次秘書，他們是上司的直接重要助手，其職責(zé)是全面輔佐上司。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書（也有稱行政總管）和董事長秘書。從事這一工作需要5年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會(huì)組織的秘書特許狀考試。（2）一般事務(wù)性秘書。2、香港秘書具有的職業(yè)觀念（1）服從上司（2）忠誠公司（3）處理好人際關(guān)系（4）以處理事為主務(wù)1.2臺(tái)灣秘書工作1.2.1 臺(tái)灣秘書的必備條件1、傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)外形利落出色學(xué)識涵養(yǎng)豐富個(gè)性成熟穩(wěn)重2、新增標(biāo)準(zhǔn)有問題時(shí)，能自己找答案有情緒時(shí)，能自行排解不斷給自己找機(jī)會(huì)隨時(shí)站立在旁（主管隨叫隨到）話不多但很中聽做事很有分寸凡事能察言觀色能設(shè)身處地地考慮問題能扮黑白臉有公關(guān)能力1.2.2 臺(tái)灣的秘書職銜傳統(tǒng)秘書職銜：行政助理 助理秘書秘書 資深秘書 執(zhí)行秘書 主任秘書外商對秘書職業(yè)的分類打字員 接待員 速記員操作員新世紀(jì)秘書的普遍頭銜行政助理協(xié)調(diào)員行政專員資訊 專員行政處長行政經(jīng)理行政總監(jiān)1.4.3 英國秘書職責(zé)1、市政府秘書的職責(zé)：上午九點(diǎn)開始，與上司對照各自的日程表剪報(bào) 充好咖啡，送給上司及來賓飲用速記上司口述指示復(fù)信接聽電話使用辦公設(shè)備接待來訪處理郵件分發(fā)文件2、英國公司秘書職責(zé)速記上司的口述指示打字接待來客文件歸檔記賬燒煮咖啡或者茶拆閱文件寄發(fā)郵件記錄來電安排工作日程秘書標(biāo)準(zhǔn)表達(dá)能力要求急事慢慢地說，大事想清楚再說，小事幽默的說，沒把握的事情小心的說，做不到的事不亂說，傷害人的事堅(jiān)決不說，沒有發(fā)生的事不胡說，別人的事謹(jǐn)慎的說，自己的事怎么想就怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來說。 1.4.3國外秘書工作的發(fā)展趨勢由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化1.5 技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長與他的秘書分析思考：1、 通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價(jià)：“老季不過是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人市長的秘書老許”2、從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導(dǎo)人及市長起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？【案例分析2】 交印分析思考：1、案例中老陳這個(gè)人物給你怎樣的啟示？2、老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？ 3、小劉是一位合格的機(jī)要秘書嗎?問題討論1.你對秘書這一職業(yè)是怎么看的? 2.秘書工作的原則有哪些? 3.秘書工作有什么作用? 4.秘書工作的發(fā)展趨勢是什么? 祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！會(huì)務(wù)工作1 會(huì)議概述2 會(huì)務(wù)工作流程3 會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4 常用會(huì)議的組織程序5 會(huì)見與會(huì)談6 技能訓(xùn)練教學(xué)目的：通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)：1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場的布置；會(huì)議組織 案例分析；技能訓(xùn)練。案例分析：請柬發(fā)出之后 某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。 事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？1 會(huì)議概述1.1 會(huì)議的涵義（一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情而集會(huì)的一種工作形式。（二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國人民代表大會(huì)、中國人民政治協(xié)商會(huì)議等。1.2 會(huì)議的要素1.3 會(huì)議的種類1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分： 法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性 、專題性、綜合性。3.按時(shí)間分：定期和非定期。4.按出席對象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)。5.按召開方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。1.3會(huì)議的作用 1、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具 。2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會(huì)議來交換意見，研討問題。3、各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法，此外，會(huì)議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。1.4會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求交通便利，選擇距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者工作地點(diǎn)都比較近的地方。會(huì)場大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。每人2m平方3m平方活動(dòng)空間。場地要有良好的設(shè)備配置。場地應(yīng)不受外界干擾。選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場。場地租借的成本必須合理。1.5 公司常見會(huì)議類型經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。 1.6 行政機(jī)構(gòu)常見的會(huì)議類型小型會(huì)議室的布置（圖）不同的會(huì)場（圖）大家談你參加過一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？ 1.4 會(huì)議的申報(bào)與審批 1.申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。2.會(huì)議申批的原則精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。1.5 會(huì)議成本意識會(huì)議成本= 2ABT 式中 A 與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）; B 參加會(huì)議的人數(shù); T 會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。 1.6 會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)1.組織的工作(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)； (9)會(huì)場其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。 (11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2.文書工作(1)會(huì)議文書的起草；(2)會(huì)議文書編寫； (3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。3.生活管理工作(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4.安全保衛(wèi)工作 (1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作； (3)會(huì)場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。12.2 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件 會(huì)場檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單12.2 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作12.2 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道 12.3 會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1 指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則 1.準(zhǔn)備充分； 2.組織嚴(yán)密；3.服務(wù)周到； 4.確保安全。12.3.2 會(huì)前準(zhǔn)備工作 1、 確定會(huì)議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會(huì)議主題的細(xì)化。2、確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會(huì)人員名單出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。8、確定會(huì)議地點(diǎn)要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。 某公司銷售會(huì)議議程表1、推選銷售部經(jīng)理的人選。2、年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。4、下年度銷售目標(biāo)。5、銷售人員的招聘和重組。某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期 時(shí)間 內(nèi)容安排 地點(diǎn) 主持參加人備 注 3月9上午9：00報(bào) 到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始 ，張董致開幕詞 大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民 11：30大會(huì)結(jié)束10、制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。11、制作會(huì)議證件 代表證 出席證 會(huì)議正式證件 列席證 來賓證會(huì)議證件 旁聽證 工作證 會(huì)議工作證件 記者證 出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料主要有議程表和日程表、會(huì)場座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。13、安排食住行會(huì)議飲食管理本著衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。14、制定會(huì)議預(yù)算方案文件資料費(fèi) 、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、 會(huì)議場所租用費(fèi) 、會(huì)議辦公費(fèi) 、宣傳交際費(fèi) 、 食宿費(fèi)、 交通費(fèi)、其他費(fèi)用。 15、布置會(huì)場 （1）會(huì)場的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。（2）會(huì)場的類型及布局小型會(huì)議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長方形。 中型會(huì)議室?！岸弊中汀雸A型、課堂型。 大型會(huì)議室。禮堂型、眾星拱月型。（3）會(huì)場的布置主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。場內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺(tái)坐次（圖）禮堂型（圖）教室型會(huì)場（圖）會(huì)場內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。 16、檢查會(huì)場（1）方式 一種是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內(nèi)容 A.文件的材料準(zhǔn)備情況。 B.會(huì)場布置情況。 C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。 D.其他內(nèi)容。17.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜案例：某公司的張秘書剛由分公司調(diào)入總部，擔(dān)任總經(jīng)理秘書，公司要在圣誕節(jié)搞一個(gè)新年聯(lián)歡晚會(huì)，與一些重要客戶進(jìn)行聯(lián)誼。張秘書自持在分公司搞過多次這樣的活動(dòng)，便自作主張決定了會(huì)議舉行的地點(diǎn)、邀請嘉賓的名單、活動(dòng)的內(nèi)容和獎(jiǎng)品的發(fā)放形式。盡管聯(lián)歡會(huì)搞的很熱鬧，張秘書卻被總經(jīng)理狠狠批了一頓。點(diǎn)評：張秘書沒有意識到召開會(huì)議最重要的是要使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行，不與領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)前的溝通，就不能理解聯(lián)誼會(huì)主要要加強(qiáng)公司與哪些客戶的關(guān)系，搞什么樣的活動(dòng)能夠密切公司領(lǐng)導(dǎo)與客戶、員工的關(guān)系，聯(lián)誼會(huì)上獎(jiǎng)品怎樣發(fā)放才能使公司領(lǐng)導(dǎo)滿意？不解決這些問題就達(dá)不到預(yù)期目的。與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)事宜的程序：明確會(huì)議的目標(biāo)。2.明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法與途徑3.明確溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。4.向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題或難題。5.聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。6.將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。擬定會(huì)議應(yīng)急方案案例：某單位在政府禮堂召開大型表彰會(huì)，因事先未制定會(huì)議應(yīng)急方案，有未加強(qiáng)防火布置，結(jié)果因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時(shí)候，會(huì)議組織人員措手不及，會(huì)場一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會(huì)人員和儀仗隊(duì)的小學(xué)生喪生。問題討論1會(huì)議議程與日程的區(qū)別。2簡述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。3選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場的布置工作？5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？12.2.3 會(huì)中服務(wù)工作 1、報(bào)到及接待工作（1）與會(huì)人員的接送; （2）會(huì)議交通工具的安排; （3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買; （4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織; （5）其他屬于招待方面的工作。2、組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。3、做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式 ：記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 1)記錄頭: 會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。2）記錄主體與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。3）記錄尾部散會(huì)。主持人、記錄人簽字。（2）會(huì)議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。（3）、會(huì)議記錄的重點(diǎn) 會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來， 其他的可簡要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。3）與會(huì)者提的意見、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書可改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。4）確保會(huì)議期間信息的溝通1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。2）會(huì)議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對象、效果、 時(shí)效、費(fèi)用的原則。（4）收集媒體對會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo). （5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。5、編發(fā)會(huì)議簡報(bào)（1）類型 綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式 報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求 簡練、快捷、準(zhǔn)確。6、 值班保衛(wèi)工作（1）值班工作 秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)重要文件的保衛(wèi)會(huì)場和駐地的保衛(wèi)會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)7、會(huì)議保密工作1)會(huì)前保密工作（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。（2）召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 （3）根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。（4）選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對會(huì)場環(huán)境及會(huì)場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。2)會(huì)中保密工作(1)加強(qiáng)保密教育。(2)加強(qiáng)文件管理。(3)加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。3)會(huì)后保密工作 (1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。(3)對會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。 8、會(huì)議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會(huì)議車輛管理工作。(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。(5)安排好會(huì)議的文化生活。(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。9、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行雅兔廣告公司召開的部門經(jīng)理會(huì)議陷入了僵局狀態(tài)，設(shè)計(jì)部總監(jiān)認(rèn)為一周內(nèi)無法設(shè)計(jì)出一個(gè)優(yōu)秀的汽車三維動(dòng)畫廣告，客戶部經(jīng)理認(rèn)為不應(yīng)以人手不夠而丟掉目前的大客戶。兩人爭論的不可開交。這是，總經(jīng)理助理高峰提出建議：為這個(gè)項(xiàng)目能否臨時(shí)招聘幾個(gè)兼職設(shè)計(jì)師或外包部分設(shè)計(jì)。他的建議立即得到設(shè)計(jì)部總監(jiān)的響應(yīng)。討論很快進(jìn)入到外包的預(yù)算上來。客戶部經(jīng)理的臉色也開始陰轉(zhuǎn)晴。點(diǎn)評：一個(gè)能準(zhǔn)確把握會(huì)議主題，時(shí)刻關(guān)注公司發(fā)展的秘書，應(yīng)有廣闊的管理思路和優(yōu)秀的協(xié)調(diào)溝通能力，這樣他就可以在會(huì)議的推進(jìn)上發(fā)揮應(yīng)有作用。10、處理會(huì)中突發(fā)事件晚八點(diǎn)了，會(huì)議還在熱烈進(jìn)行中，王副總準(zhǔn)備進(jìn)行總結(jié)，他用力一揮手，不料剛剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開水全潑到旁邊鐘苗的手上，鐘苗被燙得跳了起來，就在大家驚呆的一瞬，總經(jīng)理助理高峰迅速打開一瓶礦泉水澆在鐘苗的手上，又馬上把她拉到洗手間，用冷水沖，自己則回到辦公室拿來一管燙傷膏給鐘苗敷上。然后安排車把鐘苗送到醫(yī)院。王副總欣慰的松了一口氣，大家又回到了會(huì)議桌旁。點(diǎn)評：高峰對突發(fā)事件的果斷處理來自于他平時(shí)對業(yè)務(wù)工作要求的透徹了解和豐富的生活常識。在辦公室留一些應(yīng)急和急用的物品，是一個(gè)秘書應(yīng)該想到的，辦得到的。問題討論1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？2、如何做好會(huì)議記錄？3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？12.3.3 會(huì)后整理工作1、安排與會(huì)人員離會(huì) 2、撰寫會(huì)議紀(jì)要3、會(huì)議的宣傳報(bào)道 4、會(huì)議文書的立卷歸檔5、會(huì)議總結(jié)工作 6、會(huì)后催辦和反饋工作 相關(guān)知識發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng) 一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議; 對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票; 發(fā)會(huì)議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。12.4 常用會(huì)議的組織程序12.4.1行政辦公會(huì)議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會(huì)。議題安排發(fā)送會(huì)議通知做好會(huì)議記錄撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 搜集信息，進(jìn)行反饋 12.4.2 職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)職工代表大會(huì)條例召開的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下: 1.籌備會(huì)議確定大會(huì)議題 做好宣傳發(fā)動(dòng)工作 征集和處理提案 準(zhǔn)備會(huì)議文件 準(zhǔn)備會(huì)議文件 2.預(yù)備會(huì)議（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。 （3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過大會(huì)議程，然后向 全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)置及組成人選名單. （5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。3.召開會(huì)議 （1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過。（2）聽取各專門小組的報(bào)告。（3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。 （4）選舉通過各專門小組人員名單。 （5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。 （6）通過大會(huì)決議。 4.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí) （1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。12.5 會(huì)見與會(huì)談12.5.1 會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備1、收集對方的相關(guān)資料對方求見的目的對方的求見對象對方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征對方參加會(huì)見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。主要求見人的詳細(xì)資料2、 通知主方參加會(huì)見和會(huì)談的人員通知主方接見人通知主方陪同人員通知主談人通知其他會(huì)談人員3、了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間（1）會(huì)見的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會(huì)見的時(shí)間根據(jù)會(huì)見的性質(zhì)來定。（2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對方的意見。4、通知對方會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對方。 了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會(huì)見和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見、會(huì)談的具體日程。5、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會(huì)見場所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對號入座。（2）會(huì)見與會(huì)談的座次安排會(huì)見的座次安排 會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：（缺圖）會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對方語種的座位卡。如圖所示。（缺圖）多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。課堂討論 一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。為什么會(huì)談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？相關(guān)知識會(huì)見會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。會(huì)談會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。相關(guān)知識會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別 1、內(nèi)容不同：會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。 12.5.2 會(huì)見與會(huì)談的基本程序迎接致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見或會(huì)談?dòng)涗浗Y(jié)束合影圖5444554444455444213444561-主人 2-主賓 3-第二主賓 4-客方人員（或主客插排）5-主方人員 6-攝影師12.6 技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。一、案例分析案例1：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?案例2：一次重要的國際會(huì)議，十多個(gè)國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會(huì)議的“全家福中，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。從此案例中說明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問題？案例3：某校召開一次表彰大會(huì)，對全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競亂糟槽。以上三個(gè)案例中的問題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁?huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。二、觀察并制作觀察你見到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會(huì)議的布置圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。三、參考會(huì)議組織籌備的預(yù)案要求為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會(huì)擬出會(huì)議籌備方案。問題討論1怎樣做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作?2會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么?3什么是會(huì)見?什么是會(huì)談?秘書人員為什么要做好會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！秘書禮儀3.1 秘書禮儀概述3.2 日常公務(wù)禮儀3.3 差旅禮儀3.4 技能訓(xùn)練教學(xué)目的通過學(xué)習(xí)，了解和掌握秘書禮儀、秘書涉外禮儀、日常公務(wù)禮儀、差旅禮儀方面的知識。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)秘書禮儀的知識；正確掌握各種禮儀的方法與技巧；熟練運(yùn)用各種社交禮儀。2、教學(xué)難點(diǎn)自我形象設(shè)計(jì)能力；各種禮儀的方法與技巧；技能訓(xùn)練。3.1 秘書禮儀概述3.1.1 秘書禮儀 1.含義：指秘書在與人交往時(shí)所使用的表示友好和互敬的具體的行為舉止。禮儀是禮節(jié)和儀式的統(tǒng)稱。禮節(jié)是表示尊敬、祝頌、哀悼之類的各種慣用形式。儀式是使用在正式場合的具有固定程序的一整套禮節(jié)。2.特點(diǎn)（1）規(guī)范性。秘書禮儀是對人的行為舉止的規(guī)范。 （2）差異性。任何國家和民族都有自己特別的禮儀。（3）變化性。禮儀是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，它是隨著時(shí)代 和人們生活的不斷變化而變化。 3.作用 （1）有助于人際交往 現(xiàn)代社會(huì)，人際交往非常重要。良好的禮儀修養(yǎng)表現(xiàn)的是自尊、對他人的尊敬以及對交往雙方平等地位的強(qiáng)調(diào)。 （2）有助于事業(yè)發(fā)展 不論是個(gè)人還是組織，要想使事業(yè)得到發(fā)展，都離不開他人的幫助。適度的禮儀，能營造出良好的合作范圍。3.1.2 秘書涉外禮儀 1.涉外禮儀的含義 涉外禮儀也可稱為國際禮儀。是指對外交往時(shí)所使用的國際通行的禮節(jié)和儀式。 2.涉外禮儀的特點(diǎn) （1）強(qiáng)調(diào)對個(gè)人隱私的尊重 （2）強(qiáng)調(diào)女士優(yōu)先 3.涉外禮儀的原則（1）不卑不亢，互相尊重 （2）入鄉(xiāng)隨俗，求同存異 （3）女士優(yōu)先，注重次序3.2 日常公務(wù)禮儀3.2.1 儀容儀表 儀容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身體的部位.儀表是指人的整體外貌，包括面貌、衣著和飾物?；疽笕缦拢喊l(fā)型要整齊美觀。面容要保持干凈。著裝要得體協(xié)調(diào)。3.2.2 正確的著裝與服飾搭配1.著裝的基本原則著裝的基本原則是國際通行的TPO原則:T（Time） 時(shí)間;P（Place） 地點(diǎn); O（Object） 目的。在為自己挑選服裝時(shí)，不可忽視TPO原則。 2.公務(wù)場合的著裝公務(wù)場合的著裝，要簡潔、明快，適宜工作。 3、 男士的著裝深色西服套裝是標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)場合著裝。*白襯衣，黑領(lǐng)結(jié)，黑皮鞋。全身上下服裝的顏色不宜超過三種。 *單排扣西服可以不系扣;如果系扣，兩?？凼降闹幌瞪峡?，三?？凼降闹幌抵虚g的那粒。*雙排扣的西服不宜敞開穿。*深色西服一定要配深色襪子及皮鞋.白色襪子不可與西服相配。相關(guān)知識領(lǐng)帶的下端應(yīng)長及皮帶上下緣之間，或不短于皮帶的上緣。領(lǐng)帶與西服的顏色要互相襯托，而不要完全相同。暗紅色、紅色和青色可以用作底色，主要的顏色和圖案要精致，不搶眼。最好選擇真絲，優(yōu)雅且四季皆宜。與西裝和襯衫搭配時(shí)，應(yīng)選擇一種單色或有兩種圖案或兩種單色和一種圖案的領(lǐng)帶。領(lǐng)帶與手帕要相配，但圖案不要相同。4、女士的著裝西服套裙是傳統(tǒng)的選擇。顏色可以是深藍(lán)、深灰、淺灰、咖啡色、駝色系列等。這些顏色傳遞給人的感覺是:成熟、能干、自信、沉著。絲襪的顏色應(yīng)接近膚色，黑色絲襪只能配黑色裙子。裙擺一定要遮住襪口。夏季的衣服切忌過薄、過露、過透。 5.休閑場合的著裝 休閑場合的著裝追求的是舒適、自然。健身、購物、旅游、居家等，都可以穿休閑裝。6.社交場合的著裝 高雅、漂亮、時(shí)尚。男性可以著深色西裝、中山裝或近年流行的 “唐裝”。女性可著連衣裙、套裙。參加晚間的盛宴、舞會(huì)、音樂會(huì)等活動(dòng)，可穿單色的晚服或旗袍。7、服飾搭配基本原則服飾的選擇要與穿戴者 所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的社會(huì)角色相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的自身?xiàng)l件相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴的時(shí)節(jié)相協(xié)調(diào)3.2.3 得體的化妝 1.化妝的目的 為了突出優(yōu)點(diǎn)、掩飾缺點(diǎn)。是工作的需要，是敬業(yè)的一種表現(xiàn);是對主人的一種尊敬。 2、 皮膚的類型與化妝品的選擇 （1）中性皮膚 : 油質(zhì)和水質(zhì)的化妝品都適合。 （2）干性皮膚:專為干性皮膚配制的化妝品。（3）油性皮膚:專為油性皮膚配制的化妝品。（4）混合性皮膚:對皮膚的不同部位進(jìn)行護(hù)理。（5）過敏性皮膚: 要慎重選擇護(hù)膚品。3、男式化妝步驟 刮臉 潔面 收斂 打底 雙頰 修眉 唇 胡茬4、女士化妝步驟 潔面 收斂 修眉 畫眉 眼影 潤膚 打底 畫唇 雙頰 定妝 3.2.4 日常交際禮儀 1.稱呼、致意、握手和介紹（1）稱呼在國際交往中，一般稱男士為先生;對于女性,稱“小姐”、 “女士”、“夫人”。（2）致意職位低者、年輕者、男性先向職位高者、年長者、女性致意。（3）握手職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應(yīng)及時(shí)伸手相握。 相關(guān)知識有時(shí)涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。握手的時(shí)候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。 日本人習(xí)慣鞠躬，一些阿拉伯人習(xí)慣行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應(yīng)該尊重他們的習(xí)慣。（4）介紹自我介紹:姓名、職務(wù)或與主人之間的關(guān)系。為他人介紹，先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。2、名片使用禮儀初次見面時(shí)，一般都要贈(zèng)送一張名片。交換名片時(shí)，要雙手拿住名片兩角，以文字正向?qū)Ψ?。雙手接名片，看幾秒種，并把對方的名片放在桌上，不能在名片上壓東西。用餐時(shí)不要出示名片，應(yīng)等到用餐結(jié)束。3.拜訪禮儀 （1）預(yù)約好時(shí)間、地點(diǎn) （2）做好有關(guān)的準(zhǔn)備工作（3）準(zhǔn)時(shí)赴約 （4）及時(shí)告辭（5）不要議論對方4.談話的禮儀（1）話題要選擇交談?wù)呦猜剺芬姷脑掝}。避開以下的問題:政治話題。 個(gè)人隱私問題。 非議他人。庸俗下流的話題。宗教信仰話題（2）態(tài)度誠懇坦率；明確直率；堅(jiān)持原則。（3）聲音與語氣以說話聲音適度為有修養(yǎng) 語氣要體現(xiàn)禮貌。（4）傾聽者的禮貌 要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應(yīng)。3.2.5 姿態(tài)舉止的禮節(jié) 1.站姿頭整，頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平并保持放松，收腹挺胸，兩臂自然下垂，手指并擾自然微屈，中指壓褲縫，兩腿挺直，膝蓋相碰腳跟并擾，兩腳尖張開夾角成45度或60度，身體重心落在兩腳正中。1.站姿頭正、肩平、兩肩放松，雙臂自然下垂，雙手放于兩側(cè)或相握放于身前，挺胸收腹。男性雙腿可分開，雙腳間的距離最多與肩平。2、坐姿腰背挺直，雙肩放松，女士兩膝并攏，男士膝不可分開不超過肩寬。3、走姿步履自然、輕盈、 穩(wěn)健、胸要挺、頭要抬，肩放松，兩眼平視，面帶微笑。4.手勢的運(yùn)用 指示的手勢：應(yīng)該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點(diǎn)遠(yuǎn)處的事物或人。表示勝利時(shí)：右手食指、中指向外伸出，構(gòu)成一個(gè)英文字母“V”字，用以表示勝利。運(yùn)用這一手勢