第七章第六節(jié)-會議記錄教案

第七章第六節(jié) 會議記錄教案教學(xué)要求掌握會議記錄寫作的基本格式注意會議記錄寫作的基本要求。一、會議記錄的基礎(chǔ)知識。會議記錄，是指在會議現(xiàn)場將會議有關(guān)情況快速如實地記錄下來，以便于保存查用所使用的事務(wù)文書。會議記錄是本單位會議情況的最原始材料，也是寫作會議紀要、傳達會議精神的基本參考資料。因此會議記錄應(yīng)整理存檔，以備本單位或有關(guān)部門查閱之需。1、會議記錄的概念會議記錄是指在會議過程中由專門的記錄人員將會議情況和會議內(nèi)容如實筆錄而形成的一種書面材料。2、會議記錄的種類從反映會議情況和內(nèi)容的詳略程度來分，會議記錄主要有以下三種：詳細的會議記錄。即對會議的全過程、會上每個人發(fā)言的原話和語態(tài)聲調(diào)等作詳細的記錄。摘要式會議記錄。這種記錄不是有話必錄，只要求將發(fā)言人有關(guān)會議議題的講話要點、重要數(shù)據(jù)和材料記錄下來。重點式會議記錄。這種記錄不要求把會議過程和個別發(fā)言逐一記錄下來，只是提綱挈領(lǐng)地記錄會議的主要內(nèi)容或會議決議。3、會議記錄的特點會議記錄一般具有實錄性、客觀性和規(guī)范性的特點，即既不能帶有記錄者的主觀情緒，又必須嚴格按照記錄的規(guī)范要求。實錄性。大多數(shù)的會議記錄是由記錄員在開會過程中同步記錄的。一些特別重大的會議，可借助錄音先作同步實錄，會后再根據(jù)錄音作筆錄，這也是以忠于原話實錄為原則的。正因為如此，會議記錄才具有資料依據(jù)和存檔備查的價值。客觀性。會議記錄要求記錄員堅持“怎么說就怎么記”的原則，不允許以任何方式在記錄過程中摻進個人的傾向性看法，更不允許作虛假記錄，任意歪曲他人發(fā)言中原話的基本含義。規(guī)范性。會議記錄的規(guī)范性主要體現(xiàn)在五個方面：一是應(yīng)使用機關(guān)統(tǒng)一的記錄專用箋；二是應(yīng)按統(tǒng)一的記錄格式記錄，會議標題、會議組織情況、會議進行情況、尾部四個部分不能有缺漏；三是快速記錄時應(yīng)使用規(guī)范的簡體字和行書字體，即使字跡潦草也能辨認；四是應(yīng)使用規(guī)范的速記和緊縮記法，并于會后立即譯寫出來；五是應(yīng)使用灌注碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆作記錄。4、例文導(dǎo)讀【例文1】宏遠公司項目會議記錄時間： 2003 年3月12日上午9時 地點：公司第一會議室 出席人：各分公司與直屬部門的經(jīng)理 缺席人：第三分公司總經(jīng)理（出差深圳） 主持人：高飛（集團公司副總裁） 記錄人：周游（總經(jīng)理室秘書） 一、主持人講話：今天主要討論一下“美廉娛樂城”的興建立項以及如何開展前期工作的問題。（略） 二、發(fā)言 第一分公司李總：該項目的選址應(yīng)定位在亞運村以北，清河以南（略） 第二分公司張總：該項目應(yīng)以體育健身為龍頭帶動其它餐飲娛樂。（略） 項目。（略） 市場部劉總：匯報該項目市場調(diào)查與預(yù)測的結(jié)果。（略） 財務(wù)部莫總：匯報公司的資金狀況。（略） 技術(shù)部王總：匯報建筑項目投、招標情況。（略） 策劃部梁總：講述三種關(guān)于該項目的前期策劃設(shè)想，前 期的宣傳投入應(yīng)該加大。（略） 財務(wù)部莫總：前期宣傳投入要慎重，理由有三（略） 市場部劉總：前期宣傳投入要慎重，理由有三（略） 策劃部梁總：前期投入一定要加大，因為（略） 三、決議 （一）一致通過該項目的選址定在地段（舉手表決）。（二）一致通過該項目第一期投入人民幣萬元（舉手表決）。（三）（略） 四、散會（上午 12 時） 主持人：高飛（簽名） 記錄人：周游（簽名） 評析：這是一份格式規(guī)范的會議記錄，標題由“機關(guān) + 會議名稱 + 文種構(gòu)成”。記錄依據(jù)會議的程序，緊扣會議主題，分為主持人講話、集體發(fā)言討論、會議決議三部分，條理清楚，重點突出。記錄中對發(fā)言者、匯報人不可直呼其名，而姓氏加職務(wù)（職稱）代之，如“王”寫作“王總”。會議中如有爭議問題，還應(yīng)該把爭議問題的焦點及有關(guān)人員的發(fā)言爭論觀點記錄下。會議記錄是不容更改的原始憑證，因此會議記錄結(jié)尾要注意簽名，表示對該會議記錄的負責。二、會議記錄的寫作方法會議記錄，有“筆錄”、“錄音”、“錄像”等幾種操作手法，“錄音”、“錄像”只是一種手段，最終還是要將錄下的內(nèi)容還原成文字。“筆錄”和“錄音”、“錄像”相輔相成，能使記錄更準確、更真實、更可靠。1、會議記錄的基本格式和寫法會議記錄一般由標題、會議組織情況、會議進行情況、尾部四個部分構(gòu)成。會議記錄標題可以有以下寫法： 1）由機關(guān)、會議名稱和文種構(gòu)成，如“學(xué)院教學(xué)會議記錄”。2）由會議名稱和文種構(gòu)成，如“黨組擴大會議記錄” 3）只用文種為標題，如“會議記錄”。會議組織情況包括時間、地點、出席人、缺席人、列席人、主持人、記錄員、議題共8項。每項分行依次排列，且需詳細清晰。這些內(nèi)容要在會議主持人宣布開會之前寫好。記錄會議的內(nèi)容一般包括會議主持人的發(fā)言，會議上的報告或傳達了什么事情，討論了什么問題，以及通過的決定等，就是我們常說的會議議題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會議決議。記錄時應(yīng)該注意以下問題： 1）如果有多個議題，可以在議題前分別加上序號。2）記錄每個發(fā)言人的發(fā)言時都要另起一行，寫明發(fā)言人的姓名，然后加冒號，再記發(fā)言內(nèi)容。3）會議決議事項應(yīng)該分條列出。有表決程序的要記錄表決的方式和結(jié)果。一般由主持人加以系統(tǒng)歸納。歸納結(jié)果，應(yīng)逐字逐句記錄。與會者無異議時，應(yīng)隨即寫上“一致同意”或“一致通過”。有持異議者，必須詳細記錄不同意見，有棄權(quán)者，也應(yīng)如實記錄上。記錄的結(jié)尾部分，先另起一行，寫明“散會”并注明時間。然后在右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。為了方便記錄，提高效率，現(xiàn)已經(jīng)有印刷好的會議記錄表格，其格式見下表。會議記錄會議名稱會議時間 年 月 日 午 時 會議地點會議主持人 出席人與列席人缺 席記錄人審閱簽字 會議議題發(fā)言內(nèi)容記錄例文導(dǎo)讀【例文2】學(xué)院 2004 年會議情況紀要 會議名稱：學(xué)院第次辦公會議 時間：年月日 出席人：李（院長），王（總務(wù)科科長），伍（學(xué)生科科長），劉、盧、許（各班班主任），校醫(yī)龍 主持人：李（院長） 記錄人：白（校長室秘書） 一、報告：李（院長）傳達市政府關(guān)于防治“非典”的專題報告。二、討論：遵照報告精神，學(xué)院決定對學(xué)生進行一次預(yù)防“非典”的教育，并采取有效措施，保證學(xué)生的集體健康。三、發(fā)言： 院長：大家伙嘛，說說看什么樣的措施能有效地保證學(xué)生的健康？伍，你是學(xué)生科科長，你這個呢，帶個頭發(fā)表你的意見吧。伍科長：我認為首先要讓學(xué)生知道有關(guān)“非典”的病理知識，以及預(yù)防的辦法，你們講是不是？ 王科長：龍醫(yī)生，你這個，看看是不是想辦法加強食堂環(huán)境衛(wèi)生？ （略） 四、決議 （一）利用兩天時間，由學(xué)生科組織班主任分班組織學(xué)生傳達報告精神，并結(jié)合學(xué)習(xí)月日光明日報專題報道的有關(guān)“非典”相關(guān)病理知識及防治辦法。（二）總務(wù)科、學(xué)生科密切與學(xué)校醫(yī)務(wù)室配合，切實加強學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生與食堂飲食衛(wèi)生工作。（三）各班主任要深入調(diào)查、了解學(xué)生在寒假期間，是否去疫區(qū)探親，凡有去疫區(qū)探親的學(xué)生，由學(xué)校醫(yī)務(wù)室統(tǒng)一組織去醫(yī)院檢查，有疑似癥狀的學(xué)生，馬上報告，并采取相應(yīng)措施。五、散會 缺席人：江 地點：學(xué)院三樓 評析：標題文種用錯。會議記錄和會議紀要是兩個不同的文種。況且也沒有“情況紀要”這個文種。做會議記錄時，該注意去掉一些無實際意義的語氣詞。無意義的重復(fù)句與重復(fù)性短語也不應(yīng)該出現(xiàn)在會議記錄中。缺席人和會議地點應(yīng)該放在記錄的開頭部分，放在文末是不規(guī)范的。2、會議記錄寫作的注意事項會議記錄速度要快，要求絕對真。1）記錄必須以忠實于原話為原則，詳細的會議記錄甚至要將發(fā)言人的語態(tài)聲調(diào)等作詳細的實錄，因此，它有資料依據(jù)和存檔備查的價值。2）會議記錄有嚴格的規(guī)范性，一般體現(xiàn)在：使用機關(guān)統(tǒng)一的記錄專用箋;按統(tǒng)一格式寫，內(nèi)容不可或缺;快速記錄時應(yīng)使用規(guī)范的簡化字和行書字體;使用規(guī)范的速記和緊縮記法；使用灌注碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆做記錄。3）會議記錄與會議紀要不同。會議記錄是當時會議的實錄;會議紀要是會后用于記載和傳達會議情況和議定事項的一種文書，有匯報，傳達及通報、交流的作用。三、小結(jié)會議記錄是一種在會議中由記錄人員把會議的基本情況，研究和討論的問題，報告、發(fā)言的內(nèi)容，形成的決議等如實記錄下來成為書面材料的文書。一般分詳細的會議記錄，即實錄會議的全過程；摘要式會議記錄，即只將發(fā)言者的講話要點摘要記錄；重點式會議記錄，即只是提綱挈領(lǐng)地記錄會議的主要內(nèi)容或決議。會議記錄一般具有實錄性、客觀性和規(guī)范性的特點，即既不能帶有記錄者的主觀情緒，又必須嚴格按照記錄的規(guī)范要求。會議記錄一般由標題、會議組織情況、會議進行情況、尾部四個部分構(gòu)成。標題有兩種寫法:或者會議名稱加“記錄”二字構(gòu)成，或者會議內(nèi)容加“記錄”二字構(gòu)成。會議組織情況包括時間、地點、出席人、缺席人、列席人、主持人、記錄員、議題共8項。每項分行依次排列，且需詳細清晰。會議進行情況即會議的內(nèi)容，包括主持人開場白、大會主題報告、討論發(fā)言、決議共4項。議題、討論過程及決議必須記錄完全，尾部一般另起一行空兩格寫“散會”、“休會”、“結(jié)束”等字樣，以示記錄完畢。會議記錄應(yīng)簽上記錄員及主持人的姓名，以示嚴肅。記錄必須以忠實于原話為原則，詳細的會議記錄甚至要將發(fā)言人的語態(tài)聲調(diào)等作詳細的實錄，因此，它有資料依據(jù)和存檔備查的價值。會議記錄有嚴格的規(guī)范性，一般體現(xiàn)在:使用機關(guān)統(tǒng)一的記錄專用箋；按統(tǒng)一格式寫，內(nèi)容不可或缺；快速記錄時應(yīng)使用規(guī)范的簡化字和行書字體；使用規(guī)范的速記和緊縮記法；使用灌注碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆做記錄。會議記錄與會議紀要不同。會議記錄是當時會議的實錄；會議紀要是會后用于記載和傳達會議情況和議定事項的一種文書，有匯報，傳達及通報、交流的作用。 四、練習(xí)1 .下列說法表述錯誤的一項是( )。A.會議記錄是由記錄人員把會議情況和會議內(nèi)容如實記錄下來成為書面材料的文書。B.會議記錄必須以忠實于原話為原則，它有資料依據(jù)和存檔備查的價值。C.會議記錄與會議紀要不同。前者是會后整理的文書；后者是會議的實錄。D.詳細的會議記錄甚至要將發(fā)言人的語態(tài)聲調(diào)等作詳細的實錄。2 .下列關(guān)于會議記錄分類說法表述正確的一項是( )。A.詳細的會議記錄，實錄會議的全過程、所有的發(fā)言及會場上的各種情景。B.摘要式會議記錄，只是提綱挈領(lǐng)地記錄會議的主要內(nèi)容或決議。C.重點式會議記錄，只記錄發(fā)言者的講話要點、重要數(shù)據(jù)和材料。D.會議記錄的分類是以反映會議的情況和內(nèi)容的詳略程度來分的。3 .下列表述符合會議記錄特點的一項是( )。A.會議記錄最重要的特點是實錄性。B.實錄性表現(xiàn)在由記錄員在開會過程中同步記錄會議的全過程。C.實錄性也表現(xiàn)在會議記錄不允許弄虛作假，任意歪曲他人原話的基本含義。D.客觀性要求記錄員堅持“聽到什么記什么”的原則。4 .下列表述不符合會議記錄規(guī)范性的一項是( )。A.應(yīng)使用機關(guān)統(tǒng)一的記錄專用箋。B.按統(tǒng)一的記錄格式，用規(guī)范的速記法和緊縮法寫。C.快速記錄可以應(yīng)使用規(guī)范的簡化字和行書字體。D.使用灌注碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆做記錄。5 .下列有關(guān)“會議組織情況”表述正確的兩項是( )。A.會議組織情況包括時間、地點、出席人、缺席人、列席人、主持人、記錄員、議題。B.會議時間要寫清年、月、日、午別、時、分。C.記錄員的姓名、出席人的姓名、主持人的姓名都由自己簽寫。D.會議組織情況的內(nèi)容通常記錄在會議記錄專用箋的首頁上。6 .下列有關(guān)“會議進行情況”表述錯誤的兩項是( )。A.會議進行情況包括主持人開場白、大會主題報告、討論發(fā)言、決議共4項。B.主持人開場白是會議大概情況的簡單說明，記錄時可以一筆帶過。C.討論發(fā)言是按發(fā)言順序記錄下每個發(fā)言人的姓名及發(fā)言內(nèi)容。D.決議要根據(jù)主持人的總結(jié)或表決發(fā)言的內(nèi)容歸納概括，沒有就不記。7 .下面是市商場的一次會議記錄，閱讀后回答文后問題。時 間: 2002年5月18日上午8 : 30地 點:商場綜合樓十二樓中會議室主持人:商場副總經(jīng)理張參加人:、記錄人:王內(nèi) 容:張 總:今天請大家來，談?wù)勛罱袌雠c商場紡織品的形勢，議議有關(guān)情況和對策，請大家暢所欲言。 :最近紡織品產(chǎn)品結(jié)構(gòu)開始逐步調(diào)整，橫向聯(lián)合得到較快發(fā)展和加強，農(nóng)村紡織品市場蓬勃發(fā)展，城市市場開始松動。:今年國內(nèi)紡織品市場更加多變，組織紡織品流通渠道已形成開放型格局，紡織工業(yè)自銷體系逐步壯大，城鄉(xiāng)集體、個體紡織品交易市場空前發(fā)展，并向?qū)I(yè)化、集約化過渡大型商業(yè)主渠道占有率有所下降，如我們商場的銷售就愈來愈困難。紡織工業(yè)原料供應(yīng)情況復(fù)雜，棉花、棉紗、羊毛、腈綸、滌綸等都較去年偏緊，加上成品、半成品出口要貨量有所回升、國內(nèi)市場貨源可能不足。:今年將是經(jīng)營更加困難的一年?！袄錅焙投倘钡拿?，表現(xiàn)在工業(yè)生產(chǎn)上，主要是原料缺口大，產(chǎn)品資金得不到滿足，流動資金周轉(zhuǎn)慢。表現(xiàn)在商品經(jīng)營上，主要是市場需要的商品進不來，庫存積壓的商品出不去，暢銷商品貨源越來越少，滯銷商品積壓越來越多。老百姓購買紡織品越來越挑剔:當然，也有好的現(xiàn)象，如地方產(chǎn)名牌產(chǎn)品“雪山”牌棉內(nèi)衣褲重塑形象后，銷路很好。張 總:大家談了許多，很透徹。針對上述情況，我看我們商場應(yīng)該 :對!應(yīng)該( 1 )這個會議記錄的標題應(yīng)該怎樣寫?( 2 )說出這個會議記錄的組織情況。( 3 )這個會議記錄是按照什么順序記錄的?( 4 )會議形成的決議在會議記錄中沒有寫出來，請你予以補充。8 .寫作題開學(xué)了，各班班委都在開會研究制定本學(xué)期的班級工作計劃，現(xiàn)在請你為班的這個會議擬一份會議記錄，標題、組織情況、進行情況、尾部自擬。會議記錄答案1 . C 2 . D 3 . B 4 . C 5 . AC 6 . BD 7 . ( 1 )商場紡織品形勢座談會會議記錄；( 2 )時間: 2002年5月18日上午8 : 30 ；地點:綜合樓12樓中會議室；主持人:商場副總