手機管理規(guī)定2011.12.17.doc

頁眉xxxxxxx手機費用報銷管理規(guī)定1 范圍本規(guī)定明確了手機公費報銷的人員確定、交費報銷的流程和注意事項，并規(guī)范了公費報銷人員手機業(yè)務(wù)的開通和使用。本規(guī)定適用于xxx公司。2 術(shù)語和定義21一般公費報銷人員：經(jīng)任命擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)并履行相關(guān)管理職責(zé)的各級領(lǐng)導(dǎo)，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、部長、副部長、科長（主任）、副科長。22浮動公費報銷人員：除一般公費報銷人員外經(jīng)總經(jīng)理批準的公費報銷話費人員，包括特別批準人員、項目負責(zé)人、工作聯(lián)系業(yè)務(wù)多的人員。（浮動人員報銷費100元限額，特殊情況請示總經(jīng)理批示為準）3 職責(zé)和權(quán)限31 管理部為xxx公司公費報銷歸口管理部門。311對一般公費報銷人員和浮動公費報銷人員依據(jù)上月消費金額及時統(tǒng)一交費并報銷。312依據(jù)人事任免通知及相關(guān)文件對公費報銷人員名單和報銷限額進行調(diào)整。313根據(jù)公司統(tǒng)一要求，對公費報銷人員手機業(yè)務(wù)進行管理。314對嚴重違規(guī)人員，管理部進行核實，對責(zé)任人進行處理。32公費報銷話費人員職責(zé)和權(quán)限321個人購買手機和電話卡，享受規(guī)定限額內(nèi)的話費補貼。322一般公費報銷人員報銷號碼須為用戶本人身份證辦理。323按xxx公司業(yè)務(wù)要求，保證按時開機。公費報銷手機開機時間從7：00至20：00，節(jié)假日照常，科長（含副科長）及以上人員要求全天24小時開機。324及時查詢消費余額并充值，確保通話暢通。325服從公司統(tǒng)一管理，加入公司集團網(wǎng)并選擇性辦理節(jié)約話費的相關(guān)業(yè)務(wù)。326夢網(wǎng)費、GPRS費、掌中寬帶、互動世界、彩信、信息費、3G數(shù)據(jù)流量費、等娛樂性業(yè)務(wù)（未轉(zhuǎn)入集團網(wǎng)前套餐業(yè)務(wù)自帶項目、公司集團網(wǎng)套餐業(yè)務(wù)除外）產(chǎn)生的費用由用戶本人承擔(dān)，當月已報銷的將在下次交費時扣除；合并付費等涉嫌腐敗的業(yè)務(wù)，一經(jīng)查實將嚴肅處理。327 職務(wù)代理期間，職務(wù)代理人享有與代理職級相同的報銷權(quán)利及義務(wù)。328 對于不按制度執(zhí)行的人員，管理部一經(jīng)查實有權(quán)暫停為其報銷話費。4 工作內(nèi)容與要求41公費報銷人員的確定411管理部依據(jù)人事任免通知，確定一般公費報銷人員名單及報銷限額，從職務(wù)變動的當月起開始調(diào)整，須同時滿足4.4.2款，超過時間順延至下月辦理。412涉及人事變動時，由原部門出具附表D-報銷號碼取消申請單交管理部話費報銷負責(zé)人登記備案，如因工作需要報銷人員變更部門后仍需報銷，由新部門重新提交手機話費報銷申請，否則不予以報銷。413 每年1、4、7、10月份的20日前，各部門領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)工作內(nèi)容識別浮動公費報銷人員名單，以手機話費識別人員明細表（詳見附表A）形式報管理部部長審核，管理部將審核通過后的信息統(tǒng)一整理報總經(jīng)理審批。 414管理部將總經(jīng)理批準的xxx公司手機話費識別人員明細表公示，并將公司內(nèi)部通訊錄更新下發(fā)。42手機交費421話費報銷采取每月初補貼上月話費的形式。422 管理部依據(jù)手機話費相關(guān)申請(說明）登記的內(nèi)容，經(jīng)人事負責(zé)人核實人員信息后，于每月25日至27日間進行話費交費申請，超過時間后延至下月申請。423話費負責(zé)人再次核實人員信息后，管理部從財務(wù)部借支相對費用，于次月5日前完成交費充值（遇節(jié)假日順延）。424管理部依據(jù)報銷人員實際消費、報銷限額和應(yīng)扣除金額等信息對公費報銷人員交費，并將話費發(fā)票取回，交至財務(wù)部做帳務(wù)處理。425如公費報銷人員月初自行交費，出現(xiàn)發(fā)票無法顯示消費明細的情況，則由話費報銷負責(zé)人與營業(yè)廳協(xié)商，采取打印消費明細或營業(yè)員在發(fā)票上手寫消費明細等措施，作為報銷依據(jù)。426交費方式：全額報銷者，按實際發(fā)生的話費交納；限額報銷者，話費超過報銷限額的，按報銷限額交納，低于報銷限額的，按實際發(fā)生的話費交納；涉及到費用扣除的，應(yīng)先扣除相應(yīng)金額再交費；交費金額以元為單位，涉及小數(shù)點，采用四舍五入方式。427報銷限額由各部門根據(jù)工作量，依據(jù)手機話費報銷限額對照表（詳見附表B）填寫手機話費相關(guān)申請(說明）。報總經(jīng)理批準。43票據(jù)報銷431管理部將交費明細和發(fā)票金額進行核對，對異常情況聯(lián)系當事人編寫說明報總經(jīng)理審批。如需對異常情況進行彌補，則在下月話費報銷時進行。432 每月由管理部話費報銷負責(zé)人填寫費用報銷單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認后，交財務(wù)部報銷。44變更441手機業(yè)務(wù)的變更依據(jù)公司的通知要求進行。442報銷號碼的變動，要求在月底或2號之前進行，并在確定更換號碼后3日內(nèi)以報銷號碼更換申請單(詳見附表C)的形式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認后到管理部登記備案?？崎L以上人員號碼變動經(jīng)總經(jīng)理確認，其他人員的號碼變動經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認。443在報銷期間內(nèi)，部門領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對浮動報銷人員降低報銷限額或取消報銷資格，但需將報銷號碼取消申請單（詳見附表D）或報銷限額調(diào)整申請單(詳見附表E)交管理部備案。444部門間崗位調(diào)動人員，話費報銷資格從次月起取消；離職人員，自員工離職審批表簽字之日起停止話費報銷；對于出勤不足10天（不含10天且扣除公休假影響）公費報銷人員，將取消當月及請假期間的話費報銷資格。445員工與公司解除勞動關(guān)系時，客戶名稱為公司的手機卡需更改成本人，同時取消公司辦理的信譽度、集團彩鈴。45其它451因客觀原因（手機損壞、丟失等）造成報銷號碼無法正常使用，應(yīng)及時通知部門領(lǐng)導(dǎo)，說明原因和暫時的聯(lián)系方式，并在24小時內(nèi)恢復(fù)報銷號碼的使用。452因主觀原因（手機外借、開機時段關(guān)機、未及時充值導(dǎo)致欠費停機等）造成享有公費報銷資格人員無法被聯(lián)系，給公司造成損失的，依情節(jié)嚴重程度，酌情處理。453如遇特殊情況（特殊業(yè)務(wù)辦理、漫游費用、因公產(chǎn)生的話費超過報銷限額等）的話費報銷，需單獨申請由總經(jīng)理審批。5 流程圖S（供方）輸入過程I輸入F職責(zé)P流程圖O輸出C（顧客）輸出過程交費申請1、話費報銷申請2、話費報銷說明3、人事任免通知4、調(diào)令5、報銷號碼變更申請單6、報銷號碼取消申請單7、報銷限額調(diào)整申請單8、關(guān)于話費報銷的相關(guān)通知9、手機話費識別人員明細表10、手機話費報銷限額對照表話費報銷負責(zé)人財務(wù)人員準備交費填寫借款單查詢上月消費記費記錄消費是否在限額內(nèi)報銷限額減去超出金額實際消費減去應(yīng)扣除金額發(fā)票能否打印打印或由營業(yè)員填寫消費明細交費資料整理是否存在異常編寫說明總經(jīng)理批準財務(wù)部票據(jù)報銷計劃交費明細借款申請單公費報銷人員手機交費話費報銷負責(zé)人消費記錄通訊廳營業(yè)員話費報銷負責(zé)人消費明細發(fā)票票據(jù)報銷話費報銷負責(zé)人公司領(lǐng)導(dǎo)電子版消費明細異常說明批準準予報銷話費報銷負責(zé)人財務(wù)人員票據(jù)報銷單6 附錄附表A:手機話費識別人員明細表附表B:手機話費報銷限額對照表 附表C:報銷號碼更換申請單附表D:報銷號碼取消申請單附表E:報銷限額調(diào)整申請單附表F:手機話費相關(guān)申請 保定市xxx公司 2011年11月3日 編制： 審核： 批準：附表A月份手機話費識別人員明細表部門領(lǐng)導(dǎo)確認： 序號上次識別人員上次報銷限額本次識別人員本次報銷限額客戶名稱報銷號碼科室工作內(nèi)容12345678合計管理部長審核意見：附表B 手機話費報銷限額對照表限額職位全額總經(jīng)理200總工、總經(jīng)理助理、部長、150副部長、科長、副科長、科級以上助理100特批人員、項目負責(zé)人、工作聯(lián)系業(yè)務(wù)多的人員等注：特殊崗位人員報銷限額按照實際申請執(zhí)行。附表C報銷號碼更換申請單申請人部門客戶名稱原報銷號碼新