信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益分析.doc

信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益分析【摘要】:本文分析了信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益的重要意義，投資所面臨的挑戰(zhàn)，管理信息系統(tǒng)的成本以及信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益的步驟和方法，最后談了IT“黑洞”的成因?！娟P鍵詞】: 信息系統(tǒng),經(jīng)濟效益引言 許多企業(yè)現(xiàn)在都建立了計算機信息系統(tǒng)，為企業(yè)研究市場、做出經(jīng)營決策提供了各種數(shù)據(jù)信息。不少企業(yè)的信息系統(tǒng)運行良好，對促進企業(yè)發(fā)展發(fā)揮了很大作用。但有些企業(yè)所開發(fā)的信息系統(tǒng)并未得到充分利用，甚至遭到病毒侵害，出現(xiàn)了信息系統(tǒng)不能正常運行的情況。因此，對信息系統(tǒng)開展經(jīng)濟效益分析，提高信息系統(tǒng)的運行效率已迫在眉睫。一、分析信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益的重要意義經(jīng)濟效益就是要以盡量少的勞動消耗和資源占用取得盡量多的符合社會需要的有用成果。它的一般概念可用如下公式表示：經(jīng)濟效益=有用成果/（勞動消耗+資源占用）。信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益就是要以最少的系統(tǒng)操作人員、系統(tǒng)開發(fā)維護人員和設備，提供盡可能多的信息服務。對信息系統(tǒng)進行經(jīng)濟效益分析具有重要意義：1檢查分析計算機的利用情況，使計算機設備能被充分利用。通過檢查分析，可以讓信息系統(tǒng)正常投入運行，各種設備得以充分利用，盡可能提高信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益。2分析研究信息系統(tǒng)能否及時、準確地提供企業(yè)需要的各種信息。只有分析了各種情況及原因以后，才能采取有效措施，促使信息系統(tǒng)更好地滿足企業(yè)不同的信息需求。3檢查分析信息系統(tǒng)的內部控制制度是否健全，是否得到了認真貫徹。企業(yè)在使用信息系統(tǒng)的過程中，一般應建立起組織開發(fā)控制、軟硬件控制、安全性控制、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和恢復控制、輸入控制、輸出控制等規(guī)章制度。檢查分析制度的建立和執(zhí)行情況，能夠及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并及時采取相應的措施保證信息系統(tǒng)的正常運行。4分析信息系統(tǒng)中各崗位的技術操作人員是否能各盡其才，才盡其用。通過分析，采取有效措施，充分調動信息系統(tǒng)中各崗位人員的積極性，促使他們提高工作效率，從而提高勞動生產(chǎn)率。5通過分析、研究和探討，開辟信息系統(tǒng)的新用途。目前，信息技術的應用已經(jīng)滲透到了社會各個領域。因此，通過分析和研究，不斷聽取相關部門和人員的意見和建議，能夠進一步拓展信息系統(tǒng)的應用領域，從而提供更多有用的信息，更好地為企業(yè)服務。二、信息系統(tǒng)投資所面臨的挑戰(zhàn)信息技術(information technology ,IT) 的飛速發(fā)展,促進了社會經(jīng)濟各領域的變革,舊的企業(yè)模式已不再適應新的經(jīng)濟環(huán)境,改造企業(yè)管理手段和實現(xiàn)企業(yè)管理信息化已成為提升企業(yè)競爭力的重要措施。計算機信息處理技術在20 世紀50 年代開始應用于企業(yè)管理,人們預期計算機信息處理技術可以促進企業(yè)管理規(guī)范化,大幅度提高管理效率和企業(yè)經(jīng)濟效益。事實上,計算機信息處理技術在企業(yè)的應用并沒有給企業(yè)帶來預期的經(jīng)濟效益。有調查顯示:80 %90 %的信息技術投資并未達到預定目標;80 %到位遲或超過預算;40 %以部分失敗告終或最終放棄;不足25 %完全符合了企業(yè)和技術的目標;只有10 %20 %滿足所有既定工作標準。從宏觀層面上看,各行各業(yè)在IT 方面都進行了大量的投資,尤其是一些高技術和竟爭比較激烈的行業(yè),但是投資收益并不樂觀。根據(jù)美國的一項統(tǒng)計,在20 世紀80 年代,美國企業(yè)在IT 應用上投資了1 萬億美元。盡管投資巨大,但白領人員的生產(chǎn)率(在一定程度上衡量管理效率) 在整個80 年代實質上并沒有發(fā)生變化。在19751985 年間,藍領工人數(shù)量減少了6 % ,實際產(chǎn)出增長了15 % ,勞動生產(chǎn)率提高了21 %。但在同一期間,白領工人數(shù)量增長了21 % ,與實際產(chǎn)出增長15 %相比,生產(chǎn)率下降了6 %。這表明,企業(yè)在IT 應用上的巨額投資并沒有達到預期目標。經(jīng)濟學家們稱之為“生產(chǎn)率悖論”,而眾多的企業(yè)則認為他們在IT 應用方面的投資掉進了“黑洞”。甚至連戴爾這樣的跨國公司在花費了2 億美元巨資和經(jīng)過兩年的努力后,也宣布取消它的ERP 系統(tǒng)。根調查,我國企業(yè)在應用MRP II 系統(tǒng)方面已投資80 億元人民幣,但是應用成功率不到10 % ,達到預期目標的更是寥寥無幾。此外,還有一大批企業(yè)組織開發(fā)適用于自己的管理信息系統(tǒng)(MIS) ,成功者也是鳳毛麟角,開發(fā)者稱之為MIS“泥潭”。一般而言,信息技術在企業(yè)中的應用可以提高企業(yè)的績效。但是,企業(yè)對信息技術投資的不斷增加,并沒有為企業(yè)帶來預期的收益,形成所謂的信息技術投入悖論:信息技術的投入沒有根本提高企業(yè)的生產(chǎn)率;信息技術的投入沒有達到企業(yè)預期的效益;信息技術的投入沒有大幅度提高個人及部門的業(yè)績。構造一個企業(yè)的信息系統(tǒng)不僅需要投入大量的資金,而且需要投入大量的人力,用幾年的時間去開發(fā)建設。企業(yè)管理層面對的問題是:建設完成所需要的信息系統(tǒng)的成本是多少? 這種投資有收益嗎? 如果有,收益又為多少? 企業(yè)面臨著如何確定信息系統(tǒng)價值的挑戰(zhàn)。三、管理信息系統(tǒng)的成本管理信息系統(tǒng)的建設、開發(fā)、維護呈現(xiàn)周期性特點,為了保證系統(tǒng)的功能,必須保證其開發(fā)、運行、維護費用,以促進企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的持續(xù)運轉。一般而言,管理信息系統(tǒng)的成本由下列四項構成。(一)硬件成本硬件成本是指購置計算機系統(tǒng)(包括服務器、通信設備、終端設備等)的一次性購置費用或租賃費用。這些設備按固定資產(chǎn)形式管理,以折舊的方式攤入成本。這種分攤以各應用部門對硬件資源占用的情況進行分配,它包括對主機外部存貯器、通信設施和線路的占用,以及對終端和其他外部設備的占用等。設備折舊的期限按照計算機的估計壽命來確定。在具體計算管理信息系統(tǒng)硬件成本時,可利用結構化方法完成系統(tǒng)硬件成本的測算,根據(jù)系統(tǒng)不同階段、不同部門對硬件功能的要求,分別測算系統(tǒng)各不同部分硬件成本,再采用自下而上,逐級匯總,得到系統(tǒng)硬件總成本。(二)軟件成本軟件成本包括外購軟件和自行開發(fā)軟件所需的費用。國外一些企業(yè)的財務管理中把管理信息系統(tǒng)軟件成本列入“無形資產(chǎn)”一類,與有形資產(chǎn)的效用與處理方法相似。我國一些單位直接將開發(fā)或購買軟件時花費的資金作為軟件成本的依據(jù)。在具體計算系統(tǒng)軟件成本時,可采用代碼行技術L =（a + 4 m + b）/6計算出整個系統(tǒng)所需的工作量,利用模型方法E = 5. 2 ( KLOC)的 0. 91次方完成系統(tǒng)軟件成本的核算。(三)維護與維修成本這種工作的成本可根據(jù)經(jīng)驗作一般的預算估計。對用戶而言,類似于預提成本。理論上也可按一定時期的實際發(fā)生額來核算, 但這會造成成本較大的波動, 不利于系統(tǒng)開發(fā)者和用戶雙方的控制與管理。在具體核算信息系統(tǒng)維護與維修成本時,可根據(jù)企業(yè)財務報表內容,測算出企業(yè)信息系統(tǒng)維護與維修成本。(四)運行成本管理信息系統(tǒng)在交付用戶后, 管理信息系統(tǒng)操作、運行及人員費用。這部分費用主要有系統(tǒng)運行中發(fā)生的各項易耗品的損耗,如打印紙、墨粉等及人員的管理費用。信息系統(tǒng)運行成本是保證整個信息系統(tǒng)正常運行不可或缺的, 在具體計算這部分成本時,也可借鑒企業(yè)財務報表內容完成信息系統(tǒng)運行成本的計算。目前,隨著信息處理技術的不斷發(fā)展和進步,管理信息系統(tǒng)的總成本趨勢是系統(tǒng)硬件成本所占比重逐步下降,軟件成本及服務成本的比重逐步上升。四、分析信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益的步驟和方法對信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益進行分析，既可以對企業(yè)的整個信息系統(tǒng)進行全面分析，也可對其中某個子系統(tǒng)進行局部分析，還可以分析某項信息的經(jīng)濟效益，甚至就信息系統(tǒng)的某個方面進行專題分析。（一）分析信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益的步驟分析步驟要根據(jù)分析的目的、要求及規(guī)模大小而定。一般來說，信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益分析可分成三個階段進行：1準備階段。這一階段的主要工作有：明確信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益分析的目的、范圍，制定分析計劃；組織人員學習有關知識； 收集資料，力求分析資料詳盡具體；審核資料，保證資料正確適用。2分析階段。這一階段要根據(jù)各項考核指標進行計算和分析。其主要工作有：運用各種方法，進行初步評價；分析主次輕重，找出主要矛盾；針對薄弱環(huán)節(jié)，提出改進建議。3總結階段。這一階段的主要工作有：對照規(guī)程、標準，做出全面評價；整理工作底稿，編寫分析報告；總結經(jīng)驗教訓，呈報分析報告。（二）分析信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益的方法凡有利于信息系統(tǒng)經(jīng)濟效益分析的傳統(tǒng)經(jīng)濟效益分析方法都可以采用。根據(jù)信息系統(tǒng)的特點，還可以采用以下的方法：1檢查系統(tǒng)日志法。信息系統(tǒng)在運行過程中，會自動在計算機硬盤上形成各種運行的日志文件， 如計算機的開工時間，操作人員進行過哪些操作，使用者通過計算機瀏覽過哪些網(wǎng)站等。這些日志文件對分析十分有用，分析人員要認真調閱研究。2實地觀察法。對于信息系統(tǒng)的操作人員是如何工作的、計算機是如何運作的、數(shù)據(jù)信息是如何輸入的等問題，分析人員只有到現(xiàn)場去實地觀察、才能了解到真實情況，并根據(jù)所掌握的第一手資料進行分析，進而才有可能查找出真正的原因。五、IT“黑洞”的成因分析毫無疑問,IT 應用提高業(yè)務處理效率的潛能是存在的,但問題是如何才能釋放這種潛能。這需要我們分析IT 應用失敗的主要原因。企業(yè)信息化的實質是實現(xiàn)業(yè)務與管理的精細化。首先,信息化的目的是為了實現(xiàn)業(yè)務管理的優(yōu)化、運營效率的提升以及競爭力的提升,而不是為了技術而使用技術。其次,信息化的對象是業(yè)務運營與管理控制。因此,信息技術只是信息化的手段、載體和實現(xiàn)形式,其真正目的還是實現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務經(jīng)營與管理目標。如果業(yè)務管理基礎薄弱,再先進的IT 系統(tǒng)也沒有用武之地。由于業(yè)務流程不清,管理架構不明,企業(yè)在實施IT 應用系統(tǒng)時肯定會遇到許多障礙,從而導致系統(tǒng)實施陷入曠日持久的拖延狀態(tài)。因為這些是IT 應用系統(tǒng)的基礎,無法回避或繞開;而讓系統(tǒng)實施人員來解決業(yè)務流程與管理體系優(yōu)化的問題,是不現(xiàn)實的。所以,不以業(yè)務和管理為本,單純由信息技術部門驅動信息技術項目,或者業(yè)務部門參與不足、領導支持不到位,是IT“黑洞”形成的根本原因。同樣,如果沒有業(yè)務和管理的優(yōu)化,即使運用再先進的IT 系統(tǒng)都會導致效果不佳。實踐表明, IT應用沒有釋放其潛能的重要原因就是企業(yè)在應用信息技術時,總是沿用舊的或業(yè)已存在的方式做事,而不是注重工作應該怎樣做;沒有根據(jù)IT 帶來的新變化重組業(yè)務流程,然后考慮應用IT 手段來輔助實現(xiàn)它。辦公自化系統(tǒng)的應用就是一個很好的例子。應用辦公自動化信息系統(tǒng)夢想“無紙化辦公”,其結果導致更多的紙張被使用。不管報告是否有價值,報告愈來愈多,格式愈來愈漂亮。人們不惜花數(shù)天時間去寫報告并繪有精美的圖表等以期待高一級管理層對自己工作的認可或批準。因為在辦公自動化軟件上修改文字和圖表實在太容易,以致人們一遍又一遍地進行修改完善,以期得到管理層的欣賞。其根本問題就在于處理辦公事務的流程和方式?jīng)]有改變。在應用IT 為顧客提供服務方面,也經(jīng)常存在一些問題。運用計算機信息處理技術直接模擬手工業(yè)務處理方式和處理流程,將會對很多不合理或無效的工作(也許手工業(yè)務處理方式下必須存在) 進行計算機自動處理,由于人們必須按照計算機的要求工作而不是按照顧客的要求辦事,從而有可能導致工作效率不如手工方式。在應用計算機信息系統(tǒng)以后,人們才認識到對原有業(yè)務流程進行一些改變是有益的,但為時已晚,通常都是因為要改變計算機信息系統(tǒng)的成本太高和太費時間而被擱置。改變各部門原有工作流程、協(xié)調各部門間的協(xié)同工作方式阻力重重;雖然應用了計算機信息系統(tǒng),但原有的手工業(yè)務處理模式難以更新;信息一致性與共享機制難以形成;原有業(yè)務處理流程與計算機信息處理流程間的矛盾難以解決;員工素質難以大幅度提高,團隊精神難以形成。所有這些障礙導致計算機信息系統(tǒng)難以正常運行,一些企業(yè)最后不得不放棄計算機信息系統(tǒng)而恢復手工作業(yè),有些企業(yè)即使勉強保持系統(tǒng)運行,但偏離了原有的預期目標。業(yè)務流程重組的本質在于根據(jù)新技術條件下信息處理的特點,以事物發(fā)生的自然過程尋找解決問題的途徑。業(yè)務流程重組不僅是市場競爭的需要,而且也是信息技術及其應用發(fā)展的結果。企業(yè)信息化建設的發(fā)展,不僅改善了人的工作環(huán)境,提高了工作效率,而且擴大了人們思考問題的范圍,提高了解決問題的能力。它使業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)聯(lián)系更緊密,過去被分解得支離破碎的流程融為一個整體。信息網(wǎng)絡使各個部門交織在一起,淡化了職能部門之間的界線。提出業(yè)務流程重組概念之前,人們從實現(xiàn)自動化的角度應用信息技術。從EDPS、MIS 到DSS ,無非是利用信息技術為現(xiàn)存的管理構架服務。然而提出戰(zhàn)略信息系統(tǒng)概念以后,尤其是業(yè)務流程重組概念的提出和實施以后,工作重點則要轉變到重塑管理構架了。信息技術真正的能力不在于它使傳統(tǒng)的工作方法更有效率,而在于它使企業(yè)打破了傳統(tǒng)的工作規(guī)則,并創(chuàng)造新的工作方式,這正是業(yè)務流程重組的核心內容。業(yè)務流程重組不等于自動化,它關注的是如何利用信息技術實現(xiàn)全新的目標,是如何用新的信息技術“做好當前和過去沒做過的工作”。為此,需要研究新的開發(fā)方法,創(chuàng)造性地應用信息技術。要充分認識信息作為戰(zhàn)略性競爭資源的潛能,創(chuàng)造性地對現(xiàn)有業(yè)務流程進行分析,找出現(xiàn)有業(yè)務流程中存在的問題及產(chǎn)生問題的原因,分析每一項活動的必要性,并根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標,采用關鍵成功因素法等,去發(fā)現(xiàn)正確的業(yè)務流程,如在信息技術的支持下,有些工作可以合并,組織管理層次可以減少,有些工作可以取消等。信息技術是業(yè)務流程重組的推動力。正是信息技術的發(fā)展與應用,使企業(yè)能夠打破陳舊的制度,創(chuàng)建全新的過程模式。業(yè)務流程與企業(yè)的運行方式、組織的協(xié)調合作、人的組織管理、新技術的應用與融合等緊密相關,因而,業(yè)務流程的重組不僅僅涉及到技術,也涉及人文因素,包括觀念的更新、流程的重組和組織的重構。信息技術的應用是業(yè)務流程重組的出發(fā)點,也是實現(xiàn)業(yè)務流程重組最終目標的手段,業(yè)務流程的重組與信息