第九章 秘書的人際關(guān)系

第九章秘書的人際關(guān)系 學(xué)習(xí)目標(biāo) 思考練習(xí) 主要內(nèi)容 視野拓展 本章導(dǎo)言 理解人際關(guān)系的基本概念 理解秘書人員人際關(guān)系的基本特征 掌握秘書人員增強(qiáng)自己人際吸引的基本方法 知道人際關(guān)系的基本分類方法 會用心理學(xué)的基本原則處理工作中的各種人際關(guān)系 掌握秘書人員處理人際關(guān)系的方法和技巧 良好的人際關(guān)系 可以使人們感情融洽 彼此信任 互相關(guān)心與支持 能夠大大地提高工作效率 秘書人員處在一個單位的樞紐位置上 在日常工作中要與各方面的人打交道 學(xué)習(xí)和掌握必要的人際關(guān)系知識和技巧 對于提高秘書工作的效率是十分有益的 第一節(jié)秘書的人際關(guān)系特征 第二節(jié)秘書的人際吸引 第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的藝術(shù)和技巧 第一節(jié)秘書的人際關(guān)系特征 一 什么是人際關(guān)系 三 秘書人際關(guān)系的特征 二 人際關(guān)系的一般形態(tài) 四 人際關(guān)系在秘書工作中的重要性 本節(jié)點(diǎn)睛 秘書的人際關(guān)系是依靠業(yè)緣而形成的 秘書工作的涉及面有多廣 秘書人際關(guān)系的交往面就有多寬 秘書所建立的人際關(guān)系也就有多少 一 什么是人際關(guān)系 人際關(guān)系是指在社會實(shí)踐活動中 通過交往而產(chǎn)生 發(fā)展和建立起來的人與人之間的心理關(guān)系 不同的學(xué)科 對人際關(guān)系的理解是不相同的 社會學(xué) 人際關(guān)系是指在社會關(guān)系總體中人們的直接交往關(guān)系 社會心理學(xué) 人際關(guān)系是指人與人之間的心理上的關(guān)系 表示的是心理距離的遠(yuǎn)近 行為科學(xué) 人際關(guān)系是人與人之間的行為關(guān)系 體現(xiàn)的是人們社會交往和聯(lián)系的狀況 人際關(guān)系與人際交往既有密切的聯(lián)系 又有一定的區(qū)別 聯(lián)系 首先 人際關(guān)系是在人際交往的過程中形成和發(fā)展起來的 離開了人際間的交往行為 人際關(guān)系就不能建立和發(fā)展 其次 人際關(guān)系的狀況是由人際交往的狀況決定的 區(qū)別 人際關(guān)系指人與人之間通過一定方式進(jìn)行接觸 在心理或行為產(chǎn)生相互影響的過程 一般是從靜態(tài)角度看的一種狀態(tài) 人際交往在社會生活中人與人之間的直接交往關(guān)系 它是在人們物質(zhì)交往和精神交往的過程中產(chǎn)生和發(fā)展起來的關(guān)系 一般是從動態(tài) 角度看的一個過程 二 人際關(guān)系的一般形態(tài) 人際關(guān)系是一個十分復(fù)雜的社會問題 按照不同的分類方法 可以將人際關(guān)系劃分為許多不同的類型 見圖9 2 圖9 2人際關(guān)系的分類 三 秘書人際關(guān)系的特征 在社會生活中 每個人都?xì)w屬于一定的社會群體 扮演著一些特定的角色 社會群體的性質(zhì)不同 社會角色所發(fā)揮的作用也不同 也決定了人際關(guān)系所呈現(xiàn)的特征也各有所異 基本特征秘書人際關(guān)系的業(yè)緣性特征帶有長期性 穩(wěn)定性的人際關(guān)系 屬于臨時的 不確定的關(guān)系人際關(guān)系 秘書人際關(guān)系的首屬性特征首屬關(guān)系 交往頻率高 關(guān)系密切的關(guān)系 次屬關(guān)系 交往頻率低 關(guān)系較疏遠(yuǎn)的關(guān)系 附屬性特征一是因?yàn)闃I(yè)緣性關(guān)系而具有的廣泛性 二是因?yàn)槭讓傩躁P(guān)系而具有的強(qiáng)制性 1 2 四 人際關(guān)系在秘書工作中的重要性 秘書人員在上級與下級 部門與部門 領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間起著樞紐 橋梁 聯(lián)系 協(xié)調(diào)的作用 其工作性質(zhì)決定了秘書人員接觸面非常廣泛 處理的事務(wù)紛繁復(fù)雜 人際關(guān)系對秘書工作的影響甚大 首先 良好的人際關(guān)系有利于提高秘書人員的工作效率可以與其他人協(xié)調(diào)一致 可以獲得他人的支持和幫助 有利于形成融洽的群體氣氛 其次 良好的人際關(guān)系有利于提高秘書人員建立良好的人際環(huán)境工作中充滿友情和溫暖 使心情舒暢愉快 相互的尊重 關(guān)照 體貼 幫助 可以促進(jìn)身心的健康 第二節(jié)秘書的人際吸引 本節(jié)點(diǎn)睛 一 人際吸引的基本規(guī)律 二 秘書的人際吸引 人際吸引即人們彼此間的喜歡 是建立良好人際關(guān)系的重要條件 秘書人員只有了解人際吸引的基本規(guī)律 提高自己在人際交往中的吸引力 才能建立起融洽 和諧的人際關(guān)系 一 人際吸引的基本規(guī)律 一 人際吸引的鄰近律 人們生活空間上的距離越小 雙方就越容易接近 彼此之間容易相互吸引 并繼而成為知己 這便是人際吸引的鄰近律 近水樓臺先得月 向陽花木早逢春 這句俗話 就是形容人們彼此在時空上的接近是友誼形成的重要因素 影響人際吸引的因素很多 但先決條件往往都是以時空上的接近為開端的 見圖9 3 圖9 3影響人際吸引的因素 二 人際吸引的一致律 人際吸引的一致律是指在人們的交往過程中 如果交往的雙方在年齡 性別 職業(yè) 社會地位 文化程度 尤其是個性態(tài)度上有一致性或相似性時 就容易產(chǎn)生相互吸引 并容易成為 知己 莫逆之交 相似性中最有吸引力的是態(tài)度和價值觀的一致性 也就是志同道合的力量 三 人際吸引的互補(bǔ)律 人際吸引的互補(bǔ)律是指人際互動的雙方 有時盡管彼此條件差異很大 但是當(dāng)雙方的需要和滿足需要的途徑正好成為互補(bǔ)關(guān)系時 也會產(chǎn)生強(qiáng)烈的相互吸引力 表面上 相似律和互補(bǔ)律似乎是相互矛盾的 事實(shí)上并不矛盾 而是存在著內(nèi)在的一致性 它們在不同的角色交往中發(fā)揮著作用 見圖9 4 圖9 4相似律和互補(bǔ)律的關(guān)系 四 人際吸引的對等律 對等律是指人們普遍懷有這樣一種心理傾向 即人們都喜歡那些同樣喜歡自己的人 這種有意無意的報答性現(xiàn)象 就是古語 敬人者 人恒敬之 的心理機(jī)制 對不同的人來說 由他人的喜歡所激發(fā)出來的回報并不完全相同 在人際交往中是否喜歡對方 則受這種心理是否獲得滿足的影響較大 如果一個人能從對方那里獲得滿足 他就會喜歡對方 否則便會不喜歡對方 人際吸引的對等律是隨著雙方態(tài)度的變化而發(fā)生變化的 人們喜歡對自己的喜歡程度不斷增加的人 而討厭對自己的喜歡程度不斷減少的人 二 秘書的人際吸引 秘書人員要想使各項工作開展順利 必須建立融洽協(xié)調(diào)的人際關(guān)系 要建立良好的人際關(guān)系 就必須有意識地按照基本規(guī)律來增強(qiáng)自己的人際吸引力 還應(yīng)該增強(qiáng)個人特征的魅力 以便進(jìn)一步形成較強(qiáng)的人際吸引力 一 外貌吸引 外貌因素是影響人們塑造形象的表層因素 包括相貌 身材 姿態(tài) 神情 談吐 舉止 服飾等 但是熟識的人 更注重的德才學(xué)識 秘書人員擴(kuò)大交往范圍 建立良好的人際關(guān)系 一方面要注重外在形象的塑造 注重儀表修飾 另一方面要注重加強(qiáng)自己各方面的修養(yǎng) 二 能力吸引 人并不是越聰明能干就越招人喜歡 還必須與個人品德結(jié)合起來考慮 秘書人員應(yīng)該依靠腳踏實(shí)地地干工作來顯示自己的能力 給人留下干練果斷 行動機(jī)敏 辦事能力強(qiáng)的良好印象 能力吸引所涉及的內(nèi)容是非常廣泛的 如寫作能力 口才表達(dá)能力 處理人際關(guān)系能力 辦事能力等都可以產(chǎn)生能力吸引 三 個人品質(zhì)吸引 心理學(xué)的研究表明 人們最喜歡的個性品質(zhì)是真誠 最討厭的個性品質(zhì)是虛偽 秘書人員要注意培養(yǎng)樂觀 豁達(dá) 熱情 友好 真誠的個人品質(zhì) 以增強(qiáng)人際吸引的力量 妨礙人際吸引的個性品質(zhì)是 為人虛偽自私自利不尊重人報復(fù)心強(qiáng)妒忌心強(qiáng)猜疑心重苛求于人過分自卑驕傲自滿孤獨(dú)固執(zhí) 第三節(jié)秘書處理人際關(guān)系的藝術(shù)和技巧 本節(jié)點(diǎn)睛 三 秘書處理人際關(guān)系的技巧 二 秘書處理人際關(guān)系的方法 一 秘書處理人際關(guān)系的原則 處理人際關(guān)系是一門藝術(shù) 秘書人員既需要掌握原則 又需要掌握方法和技巧 原則用得好 方法用得恰當(dāng) 技巧用得靈活 就能處理好各種復(fù)雜的人際關(guān)系 一 秘書處理人際關(guān)系的原則 一 尊重原則人都有友愛和受尊敬的欲望 人與人之間的交流 都應(yīng)建立在真誠與尊重基礎(chǔ)上 人唯有尊重他人 才能尊重自己 尊重他們他人不僅僅是一種態(tài)度 也是一種能力和美德 二 平等原則 平等待人是建立良好的人際關(guān)系的前提 平等原則是秘書人員處理人際關(guān)系必須遵守的一原則 對等交往是在處理人際關(guān)系時平等原則的具體運(yùn)用 是交往禮節(jié)的一種基本要求 也是維持長期人際關(guān)系的基本要求 在實(shí)際交往活動中 人們運(yùn)用平等原則主要體現(xiàn)在三個方面 一是在公務(wù)活動中處理人際關(guān)系時 多數(shù)采用的是地位對等法 在辦公室的接待活動中更是如此 二是在以物質(zhì)交往為主的活動中 一般采用的是價值對等法 即等價交換的原則 三是在以私人交往為主的活動中 主要采用的是情感對等法 三 互利原則 在人際關(guān)系活動中 大多數(shù)的交往都是互利互惠的 要實(shí)現(xiàn)交往活動的互利 人們在交往中必須采取相互合作的態(tài)度 互利原則具體表現(xiàn)在三個方面 一是物質(zhì)互利 二是精神互利 三是物質(zhì)與精神互利 四 信用原則 講信用主要是指在人與人的交往活動中要做到即言必信 即行必果 要做到取信于人 必須注意以下三方面 一是要守信 二是不輕諾 三是要誠實(shí) 五 相容原則 相容是指心胸寬廣 忍耐性強(qiáng) 相容是一個人有自信心的表現(xiàn) 自信心越高的人 相容度就越高 能做到容納別人的人是心中有主見 目標(biāo)明確 原則性強(qiáng)的人 容人正是為了結(jié)合原則性與靈活性 以便更好地達(dá)到自己的目標(biāo) 做到能容人 首先要嚴(yán)于律己 寬以待人 其次要大事清楚 小事糊涂 只有這樣才能處理好各種復(fù)雜的人際關(guān)系 二 秘書處理人際關(guān)系的方法 一 感情投資法感情投資法 是指對人要傾注真摯的感情 舍得在密切感情方面花本錢 下功夫 以爭取對方的歡心 從而建立起良好的人際關(guān)系的方法 運(yùn)用 秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時 除了重視工作活動中的角色交往外 還應(yīng)重視日常生活中的情感交流 秘書人員要注意充分利用各種有利的時機(jī)進(jìn)行感情聯(lián)絡(luò) 利用交往對方的喬遷 晉升 結(jié)婚等表示祝賀 利用節(jié)假日進(jìn)行看望 問候等表示關(guān)心尊重 在交往對方遇到困難時及時援助等 二 心理吸引法 心理吸引法就是通過提高自己的素質(zhì)修養(yǎng)以使自己創(chuàng)造出一種心理 磁場 使人們在接近到這種心理 磁場 后便容易被其所吸引 秘書人員應(yīng)注意兩個方面的問題 一是要不斷加強(qiáng)自己的品德修養(yǎng) 二是要多些樂觀和幽默 三 求同存異法 在處理人際關(guān)系時 對雙方的差異應(yīng)作客觀的分析 不應(yīng)過分強(qiáng)求一致 應(yīng)該做到求大同存小異 大事講原則 小事講風(fēng)格 魯迅與瞿秋白的性格及行文風(fēng)格都有較大差異 魯迅深刻 嚴(yán)峻 瞿秋白明快 爽朗 這并不妨礙兩人成為知交密友 他們在共同的奮斗目標(biāo)上是一致的 有共同的理想和追求 魯迅為瞿秋白寫過一副對聯(lián) 人生得一知己足矣 斯世當(dāng)以同懷視之 四 角色互換法 每個人在同某一具體對象交往時總是以特定的角色出現(xiàn)的 運(yùn)用角色互換法 都站在對方的角度去看問題 就容易理解對方的想法和行為了 秘書人員要做到設(shè)身處地地替交往對方著想 以要求別人待自己的方式去對待別人 三 秘書處理人際關(guān)系的技巧 秘書在處理人際關(guān)系時 要注意學(xué)會使用各種技巧 一是要注意審時度勢 根據(jù)具體的情景選擇合適的方法 二是要注意因人有別 根據(jù)具體的交往對象采取不同的方法 三是要注意情理并用 做到 以情感之 以理曉之 美國著名人際關(guān)系專家戴爾 卡耐基在 人性的弱點(diǎn) 中提出了 怎樣使你受歡迎 的六個技巧 戴爾 卡耐基是20世紀(jì)最偉大的成功學(xué)大師 美國現(xiàn)代成人教育之父 他一生致力于人性問題的研究 運(yùn)用心理學(xué)和社會學(xué)知識 對人類共同的心理特點(diǎn) 進(jìn)行探索和分折 開創(chuàng)并發(fā)展出一套獨(dú)特的融演講 推銷 為人處世 智能開發(fā)于一體的成人教育方式 技巧1 對別人真誠地感興趣 技巧2 給人留下良好印象的簡潔方法是微笑 技巧3 要想獲得別人的好感 請記住別人的名字 技巧4 在交談中盡量做一個好的聽眾 使用一種暗示性的贊美 技巧5 談?wù)搶Ψ礁械接信d趣的話題 技巧