檔案管理辦法2009

中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 1 檔檔案案管管理理辦辦法法 第一章第一章 總則總則 第一條第一條 為了加強和完善中交第四公路工程四公局有限公司 以下 簡稱四公局 的檔案管理工作 保障檔案的完整 準確 系統(tǒng) 安全 充分發(fā)揮檔案的作用 更好地為四公局生產(chǎn)經(jīng)營管理及四公局的發(fā)展服 務 根據(jù) 中華人民共和國檔案管理辦法 及實施辦法以及有關規(guī)定 特制定本辦法 第二條第二條 本辦法所稱檔案指 四公局在進行生產(chǎn)經(jīng)營 技術管理 經(jīng)營管理 企業(yè)管理 基本建設和科學研究等活動中形成的 對于四公 局具有保存價值的各種文字 圖表 聲像 電子等不同形式和載體的歷 史記錄 第三條第三條 四公局形成的各類檔案均實行集中統(tǒng)一管理的原則 不得 由各承辦部門和個人分散保存 以確保檔案的齊全完整和有效利用 第四條第四條 四公局檔案工作由分管領導全面負責 綜合事務處專人負 責此項工作 其中 工程 基建 施工前期及結算 檔案 設備檔案由主 管此項工作的副總經(jīng)理分管 工程 施工文件 竣工圖 檔案由總工程 師分管 會計檔案由總會計師分管 第五條第五條 四公局檔案管理工作列入四公局發(fā)展規(guī)劃 納入企業(yè)管理 生產(chǎn)建設 技術管理和科學研究等管理規(guī)章制度中 納入分管領導的崗 位職責和管理人員的崗位職責中 第六條第六條 檔案部門崗位培訓 增添設備 購買用品及必要出差費用 應納入四公局經(jīng)費管理計劃 確保檔案業(yè)務工作正常進行 第二章第二章 檔案管理機構和主要任務檔案管理機構和主要任務 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 2 第七條第七條 四公局在綜合事務處設立綜合檔案資料室 集中統(tǒng)一管理 四公局文書檔案 科技檔案 會計檔案 聲像檔案 實物檔案及其它各 種門類檔案 第八條第八條 檔案管理工作的主要任務 一 認真貫徹執(zhí)行黨和國家及交通行業(yè)關于檔案工作的法律 法 規(guī) 方針 政策 制定四公局檔案管理的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃 并組織 實施 二 對四公局各部門和所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督 檢查 和指導 三 對四公局文書處理部門和其他歸檔單位的平時立卷和立卷工 作進行指導 集中統(tǒng)一接收 整理 保管和統(tǒng)計各類檔案 對歸檔文件 材料的修改 補充進行指導和檢查 四 編制多種檢索工具并提供編研資料 積極開展檔案的利用工 作 為四公局的企業(yè)管理 生產(chǎn)建設和科學研究服務 五 會同有關部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定 六 科技檔案人員應參加有關部門組織召開的生產(chǎn) 技術會議 有計劃地參加工程竣工驗收 參加科研成果評審 鑒定 參加儀器設備 開箱的文件材料的驗收工作 七 根據(jù)上級檔案管理部門的有關規(guī)定 向上級檔案管理部門移 交所需進館的檔案 八 學習 研究和采用新技術 按計劃做好檔案的現(xiàn)代化開發(fā)與 利用工作 九 有計劃地參加有關檔案管理培訓 努力提高檔案管理人員的 思想政治水平和業(yè)務素質(zhì) 十 參加上級檔案管理部門組織的檔案工作和業(yè)務交流會議及檔 案協(xié)作組活動 十一 完成上級檔案管理部門及集團領導交辦的檔案業(yè)務工作 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 3 第三章第三章 檔案人員的條件和職責檔案人員的條件和職責 第九條第九條 四公局及所屬各單位應依據(jù)有關規(guī)定和實際需要 配備檔 案人員 并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定 檔案人員必須堅持四項基本原則 認真執(zhí)行黨和國家的方針政策 熱愛檔案管理工作 有較強的事業(yè)心 努力鉆研檔案專業(yè)理論知識 了 解 熟悉四公局主管的業(yè)務范圍 忠于職守 遵守紀律 身體健康 應 具備大專以上文化程度和一定專業(yè)知識 負責管理黨組織檔案工作人員 必須是共產(chǎn)黨員 符合機要人員條件 檔案室負責人 應具備館員或相 當館員以上專業(yè)技術職務的人員擔任 第十條第十條 檔案管理人員的主要職責 一 貫徹檔案工作的方針 政策及各項規(guī)章制度 并掌握現(xiàn)代化 檔案管理新技術 二 按照上級檔案管理部門規(guī)定的案卷質(zhì)量標準 指導機關各部 門 下屬單位做好文件材料的立卷歸檔工作 提高檔案的案卷質(zhì)量 三 做好所管檔案的收集 整理 鑒定 登記和統(tǒng)計工作 熟悉 所保管檔案的情況 四 保護檔案安全 做好防護工作 五 做好檔案利用 服務工作 編制適用檢索工具 迅速準確地 查調(diào)檔案 六 根據(jù)所保管的檔案資料做好匯編工作 為四公局的生產(chǎn)經(jīng)營 及各項管理工作服務 七 嚴格遵守保密制度 未經(jīng)批準 不得利用方便擅自擴大檔案 的利用范圍 不得泄露檔案機密內(nèi)容 確保檔案機密安全 八 熱情做好服務工作 嚴格執(zhí)行借閱制度 第四章第四章 立立 卷卷 第十一條第十一條 凡本四公局各項活動中形成的具有保存價值的文件材料 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 4 均由文書處理部門或文件材料形成部門按照有關部門頒布的檔案質(zhì)量標 準的規(guī)定和要求進行整理 并定期向檔案部門移交歸檔 科技檔案應執(zhí) 行交通行業(yè)科技檔案管理制度 規(guī)范 標準 立卷人員要做好平時歸卷工作 對已辦理完畢及批存的文件材料及 時收集 歸類 集中統(tǒng)一保管 編制平時歸卷使用的案卷類目 承辦人 員借用文件材料時 應積極提供便利 做好服務工作 辦理借閱手續(xù) 第十二條第十二條 電子文件在歸檔移交前 歸檔與接收部門均應對歸檔電 子文件的載體及技術環(huán)境進行檢測 確保載體的安全利用 第十三條第十三條 文件材料歸檔范圍和保管期限按照 文件材料歸檔范圍 和保管期限表 執(zhí)行 文書檔案 科技檔案 聲像檔案 實物檔案保管 期限分為永久 長期 十六至五十年左右 和短期 十五年以下 含十五 年 三種 會計檔案保管期限分為永久 定期兩類 定期分為三年 五 年 十年 十五年 二十五年五類 第十四條第十四條 保管期限計算 文書檔案 包括科技檔案綜合類及經(jīng)營 管理類 應從案卷所屬年度 科技檔案 指項目檔案 應從歸檔以后 如一個項目分批歸檔 則從最后一批歸檔時 的下一年 1 月 1 日起算 會計檔案應從會計年度終了后的第 1 天算起 第十五條第十五條 根據(jù)國家有關規(guī)定 標明案卷密級 密級以卷內(nèi)文件材 料的最高密級為準 第十六條第十六條 文書文件材料立卷 一 立卷原則 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點 保持文件之間的 有機聯(lián)系 區(qū)別不同價值 便于保管和利用 二 立卷方法 運用文件的主要特征 問題 作者 名稱 時間 進行立卷 立卷時 把具有相同特征 聯(lián)系密切的文件組合在一起 立 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 5 成案卷 立卷時可結合多個特征 同時還要照顧文件的不同價值進行立 卷 三 文書檔案的排列 區(qū)分不同保管期限 按年代 按組織機構進 行排列 四 文書檔案案卷內(nèi)容排列順序為 案卷封面 卷內(nèi)文件目錄 文 件材料 備考表 封底 五 卷內(nèi)文件排列的要求是 正件在前 附件在后 批復在前 請 示在后 正本在前 定稿在后 方針政策性文件在前 業(yè)務性文件在后 轉發(fā)件在前 被轉發(fā)件在后 案件結論 決定性文件在前 依據(jù)性材料 在后 一個作者 一個問題的案卷 按時間先后排列 一個作者 幾個 問題的案卷 按問題重要程度 結合時間排列 會議文件 按文件的形 成次序或重要程度排列 六 年度計劃 總結 統(tǒng)計報表 決算等應放在內(nèi)容針對的年度立 卷 跨年度的請示與批復 放入復文年度立卷 也可以放在批復問題的 針對或生效年度立卷 請示沒有復文的 放在請示年度立卷 長遠規(guī)劃 放在針對的第一年立卷 兩年以上的總結 放在總結的最后一年立卷 跨年度的會議文件 放在會議開幕年立卷 有的問題或案件要跨過數(shù)年 才能結束的文件 應分階段立卷 七 歸檔文件定稿 要求手續(xù)必須齊全 應有四公局領導人簽發(fā) 蓋有四公局印章 年 月 日清楚 電 傳文件應復印后歸檔 八 案卷內(nèi)文件不齊全 完整時 必須在卷內(nèi)備考表上加以說明 九 歸檔的卷內(nèi)文件材料要采用阿拉伯數(shù)字 逐頁分別在有文字的 文件材料的正面右上角及背面的左上角編寫頁號 第十七條第十七條 科技文件材料立卷 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 6 一 科技文件材料立卷原則 要遵循科技文件材料的形成規(guī)律 保 持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系 便于檔案的保管和利用 二 科技文件材料立卷要求 一 案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準確反映生產(chǎn) 科研 基建 設備及其管理活動的真實情況 二 案卷內(nèi)科技文件材料應齊全 完整 三 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料要符合耐久性的要求 四 編繪的竣工圖應反差明顯 圖面整潔 線條及字跡清楚 能滿足縮微和計算機掃描的要求 三 組織案卷 一 工程檔案 1 組卷的基本原則 1 工程文件材料按單位工程組卷 2 工程檔案應按照不同的收集 整理單位及文件材料的類別 按基建文件 施工前期準備文件 施工文件 竣工圖以及施工結算文件 分別進行組卷 3 卷內(nèi)文件材料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的文件構成而定 一般順 序為 封面 目錄 文件部分 備考表 封底 組成的案卷力求美觀 整齊 4 卷內(nèi)若存在多類文件時 同類文件按自然形成的順序和時間 順序 不同文件之間的排列順序可參照附件中的分類順序排列 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 7 5 案卷不宜過厚 一般不超過 40mm 案卷內(nèi)不應有重復文件 2 組卷的具體要求 1 基建文件組卷 基建文件可根據(jù)類別和數(shù)量的多少組成一卷或多卷 如工程決策立 項文件卷 征地拆遷文件卷 工程竣工驗收與備案文件卷等 同一類基 建文件還可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷 基建文件組卷內(nèi)容和順序可參考附件 2 施工前期準備文件組卷 可根據(jù)類別和數(shù)量的多少組成一卷或多卷 組卷內(nèi)容和順序可參考 附件 3 施工文件組卷 施工文件組卷應按照專業(yè) 系統(tǒng)劃分 每一專業(yè) 系統(tǒng)再按照類別 從 C1 至 C7 順序排列 并根據(jù)文件數(shù)量多少組成一卷或多卷 具體組卷 內(nèi)容和順序可參考附件 4 竣工圖組卷 竣工圖應按專業(yè)進行組卷 可分為建筑竣工圖卷 結構竣工圖卷 給排水及采暖竣工圖卷 建筑電氣竣工圖卷等 每一專業(yè)可根據(jù)圖紙數(shù) 量多少組成一卷或多卷 3 文字材料和圖紙原則上不能混裝在一個裝具內(nèi) 如文字材料較 少 需放在一個裝具內(nèi)時 文字材料和圖紙必須混合裝訂 其中文字材 料排前 圖樣材料排后 4 案卷頁號的編寫 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 8 1 編寫頁號以獨立卷為單位 在案卷內(nèi)文件材料排列順序確定 后 均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號 2 每卷從阿拉伯數(shù)字 1 開始 用打號機或鋼筆依次逐張連續(xù)標 注頁號 采用黑色 藍色油墨或墨水 案卷封面 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考 表不編寫頁號 3 頁號編寫位置 單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角 雙 面書寫的文字材料頁號正面編寫在右下角 背面編寫在左下角 4 圖紙折疊后無論何種形式 頁號一律編寫在右下角 5 案卷封面的填寫 案卷封面填寫工程名稱 案卷題名 編制單 位 技術主管 編制日期 保管期限 密級等 1 工程名稱 填寫工程建設項目竣工后使用名稱 或曾用名 2 案卷題名 填寫本卷卷名 第一行按單位 專業(yè)及類別填寫 案卷名稱 第二行填寫案卷內(nèi)主要文件材料的內(nèi)容提示 3 編制單位 本卷檔案的編制單位 并加蓋公章 4 技術主管 編制單位技術負責人簽名或蓋章 5 編制日期 填寫卷內(nèi)文件材料形成的起 最早 止 最晚 日期 6 保管期限 由檔案保管單位填寫 7 密級 由檔案保管單位填寫 6 工程檔案卷內(nèi)目錄的填寫 內(nèi)容包括順序號 文件材料題名 原編字號 編制單位 編制日期 頁次 備注等 卷內(nèi)目錄應與案卷內(nèi) 容相符 排列在封面之后 原資料目錄及設計圖紙目錄不能代替 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 9 1 序號 按卷內(nèi)文件排列先后用阿拉伯數(shù)字從 1 開始依次標注 2 文件材料題名 填寫文字材料和圖紙名稱 無標題的文件應 根據(jù)內(nèi)容擬寫標題 3 原編字號 文件制發(fā)機關的發(fā)文號或圖紙原編圖號 4 編制單位 文件的形成單位或主要責任單位名稱 5 編制日期 文件的形成時間 文字材料為原文件形成日期 竣工圖為編制日期 6 頁次 填寫每份文件在本案卷的頁次或起止的頁次 7 備注 填寫需要說明的問題 7 卷內(nèi)備考表的填寫 內(nèi)容包括卷內(nèi)文字材料張數(shù) 圖樣材料張數(shù) 照片張數(shù)等 立卷單 位的立卷人 審核人及接收單位的審核人 接收人應簽字 8 案卷脊背要填寫檔號 案卷題名 9 案卷的裝訂 文字材料必須裝訂成冊 圖紙材料可以裝訂成冊 也可以散裝在卷盒內(nèi)存放 裝訂時要剔除金屬物 案卷用棉線在左側三 孔裝訂 棉線訂結打在背面 裝訂線距左側 20mm 上下兩孔分別距中 孔 80mm 10 歸檔分工 在工程建設活動中形成的基建文件 施工前期準備 文件 施工結算文件分別由四公局市場開發(fā)處 經(jīng)營管理處負責歸檔 施工文件 竣工階段形成的文件材料和竣工圖以及其它有關工程項目的 文件材料由四公局項目管理處負責歸檔審核 11 工程竣工檔案的移交遵照局項目管理處制定的 施工技術質(zhì)量 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 10 管理辦法 執(zhí)行 二 設備檔案 1 立卷方法 設備文件材料按專業(yè) 臺件立卷 2 設備維修中形成的文件材料單獨立卷 外購設備中的隨機文件 材料可以單獨立卷 3 立卷的要求 案卷內(nèi)設備文件材料應齊全 完整 設備文件材料的載體和書寫材 料應符合耐久性要求 4 案卷內(nèi)容排列 1 案卷內(nèi)容排列順序 案卷封面 卷內(nèi)目錄 設備文件材料 備考表 封底 2 案卷內(nèi)設備文件材料排列為 按依據(jù)性 開箱驗收 隨機圖 樣 安裝調(diào)試和運行維修等順序排列 5 卷內(nèi)文件一般文字在前 圖樣在后 譯文在前 原文在后 6 檔案案卷編目 1 編寫案卷頁號 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號 頁號編寫位置 單面書寫文件在右下角 雙面書寫文件 正面在右下角 背面在左下角 圖紙的頁號編寫在右下角 成套圖樣不必重新編寫頁號 各卷之間不連續(xù)編頁號 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 11 2 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄由序號 文件編號 責任者 文件題名 日期 頁號和備注等組成 要標明卷內(nèi)文件材料的件數(shù) 頁數(shù) 不同載 體文件的數(shù)量 說明立卷情況 如立卷人 檢查人 立卷時間等 7 四公局購置的設備由物資裝備處負責對設備文件材料歸檔 項 目部購買的設備 由項目部負責設備文件材料收齊整理后交所屬項目處 歸檔 第十八條第十八條 會計文件材料立卷 一 會計檔案按其自身的形成規(guī)律和特點 由財務部門隨時立卷 二 會計文件材料由會計人員在四公局檔案人員的指導和幫助下 按會計憑證類 會計賬簿類 財務報告類 其他類四大類整理立卷 1 會計憑證立卷 會計憑證一般按月立卷 會計人員將各種記賬 憑證 按時間和原始憑證號順序組卷 根據(jù)憑證數(shù)量組成一本或幾本 每本為一保管單位 并填寫憑證封面 原始憑證可不編號需折疊整齊 填寫憑證封面和背脊 注明單位名稱 年度 月份 起止日期 憑證 種類 起止號碼 在封面由裝訂人簽字或蓋章 2 會計賬簿立卷 會計賬簿按年度立卷 在會計年度完結時進行 立卷時 嚴格按照賬簿種類進行 一賬一卷 賬簿需加貼封面 3 財務報告立卷 財務報告按年立卷 可根據(jù)形成報表數(shù)量整理 為一卷 也可按月 季 年度報表分別組卷 每卷均需編有頁號和加裝 封面 4 會計文件材料其他類立卷 可根據(jù)會計材料形成規(guī)律 按年度 文件種類分別組卷 每卷均需編有頁號加裝封面 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 12 三 裝訂及編頁 會計核算材料經(jīng)整理后 應在左側用線繩裝訂 頁號統(tǒng)一編寫在有書寫內(nèi)容頁面的右上角 正面 或左上角 背面 會 計憑證裝訂時可不加卷內(nèi)目錄和備考表 其他卷冊應填寫卷內(nèi)目錄和備 考表 四 案卷排列 四公局會計檔案案卷排列 采取年度 類別排列 再按保管期限長短排列 五 編號 為便于管理和查找 根據(jù)案卷排列的方法 一個年度編 一個流水號 六 填寫案卷目錄 四公局編制會計憑證 賬簿 報表的統(tǒng)一會計 檔案案卷目錄 會計檔案案卷目錄 包括順序號 案卷名稱 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 記賬憑證號 存放柜號和備注等 第十九條第十九條 聲像資料 電子檔案的立卷 一 聲像資料 電子檔案是四公局在經(jīng)營管理活動中形成的各種錄 音 錄像 照片 電子光盤等具有保存價值的材料 歸檔總的要求是 保存聲像檔案的有機聯(lián)系 便于保管 便于為利用者服務 1 要判斷保存價值 2 要原版原帶 3 要齊全完整 照片除本片外 要有文字說明 錄音 錄像等都 要有文字說明 4 錄音 錄像 照片等要分別立卷歸檔 二 聲像檔案的歸檔范圍 凡是四公局形成的并反映四公局工作活動的聲像材料 是歸檔的重 點 主要包括 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 13 一 反映四公局主要職能 重要歷史面貌的聲像材料 二 各級領導和著名人物參與四公局重要公務活動形成的聲像材 料 三 四公局組織的或參加的重要的外事活動的聲像材料 四 四公局的各種重要會議的聲像材料 五 記錄四公局重大事件的聲像材料 六 四公局歷屆領導班子成員的照片 七 四公局的勞動模范 先進人物及其典型活動的聲像材料 八 四公局榮獲的市級以上各種榮譽性實物的照片 三 聲像檔案的整理 一 錄音 錄像 光盤檔案的整理 1 錄音 錄像 光盤檔案在全宗內(nèi)按時間順序編制流水號 建立檔 案總登記帳和分類賬 登記項目包括流水號 收到日期 錄制日期 內(nèi)容 責任者 錄制單位 錄制地點 放送時間 數(shù)量和備注等 2 歸檔的錄音帶 錄像帶 光盤上應當粘貼標簽 注明其內(nèi)容 講 演人 錄制日期 卷 盤 數(shù) 編號 帶長 時間 等項內(nèi)容 3 光盤應當簡要說明存貯文件的內(nèi)容 運行的軟 硬件環(huán)境 版本 等 二 照片檔案的整理 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 14 照片檔案的整理應以有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系 有利保管 便于為利用者提供服務為原則 照片檔案的底片可單獨整理和存放 也 可與照片一同整理和存放 1 底片的整理 1 底片在全宗內(nèi)按時間順序編制流水號 2 底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳膠劑面片邊處 3 底片需放入底片袋內(nèi)保管 底片袋的右上方應表明底片號 可根據(jù)照片檔案裝具進行整理和存放 2 照片的整理 1 文書類照片檔案采取年代 問題或問題 年度分類 即 先將照片按年度分開 年度內(nèi)再按問題區(qū)分 或先按問題分 開 在每個問題內(nèi)再按年度排列 一個單位內(nèi)應采用同一種 分類方法 2 照片排列以保持照片有機聯(lián)系為原則 同一次活動產(chǎn)生的照 片不應分卷存放 3 照片檔案需編制文字說明 包括總說明和分說明 總說明包 括拍照事由 時間 地點 人物 姓名 身份及在照片中的 位置 背景 攝影者六要素 總說明要準確揭示照片內(nèi)容 文字力求簡明 通順 一般二百字內(nèi)為宜 總說明填寫在每 組照片第一張的上方空白處 時間采用阿拉伯數(shù)字 年 月 日用 表示 分說明包括照片題名 照片號 底片號 參見號 與本組照片或本張照片有聯(lián)系的其他門類檔案的檔 號 和文字說明 4 照片以每卷為單位統(tǒng)一編制流水號 編號應規(guī)范 準確 5 檔案室應填寫照片檔案目錄和備考表 檔案目錄 備考表格 式與文書檔案相同 6 填寫備考表 照片檔案案卷內(nèi)的后面應有備考表 以注明該 卷照片在整理 利用過程中出現(xiàn)的有關問題和情況 備考表 格式與文書檔案相同 7 編制案卷目錄 其使用目錄格式與文書檔案相同 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 15 四 聲像檔案歸檔時間要求 在每一件重要事件完成后 相關部門即可把形成的錄音 錄像 照片等進行歸檔后移交檔案室 時間一般不超過一個月 第二十條第二十條 實物檔案的整理 一 實物檔案歸檔要求 凡是四公局在各項活動中獲得的有保存價 值的實物 均應歸檔 如獎杯 獎狀 獎章 證書 錦旗 重 要的紀念品等應作為實物檔案保存整理 二 四公局的實物檔案歸檔的內(nèi)容 主要有 營業(yè)執(zhí)照 資質(zhì)證書 工程獲獎證書等 三 四公局實物檔案的整理應按保管期限 制發(fā)機關 獲得獎項 物品 年度及與文字檔案相關卷號編目登記 做為一個類目 集中保管 四 四公局實物檔案是四公局的重要檔案 是四公局重要的歷史記 錄 應妥善保管 各處或項目獲獎應及時向四公局傳遞信息 并將證書 獎杯等實物交四公局統(tǒng)一保存 管理 第二十一條第二十一條 歸檔案卷質(zhì)量應符合以下十條標準 一 歸檔文件齊全 完整 二 分類清楚 保持聯(lián)系 三 命題確切 容易查找 四 卷內(nèi)排列 系統(tǒng)條理 五 保管期限準確 六 密級劃分恰當 七 藍圖折疊 符合要求 八 卷皮書寫 正楷整潔 九 案卷裝訂 整齊美觀 十 聲像資料 清楚清晰 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 16 第二十二條第二十二條 歸檔的文件材料必須做到線條 字跡 圖像清楚 紙 張優(yōu)良 格式統(tǒng)一 書寫工整 禁止使用純藍墨水 鉛筆 圓珠筆 復 寫紙書寫 歸檔文件左邊要留邊 1 5 2 0 厘米 便于裝訂 如有文件 材料破損需粘貼 對大小不一的文件材料需補鑲或折疊 第二十三條第二十三條 卷內(nèi)文件材料要采用阿拉伯數(shù)字 逐頁分別在有文字 的文件材料的正面右上角及背面的左上角編寫頁號 如所歸檔文件書符 合檔案保管要求的成本成冊的材料 已編頁號的只需在卷內(nèi)文件目錄頁 次中填寫冊數(shù) 折疊成幾折的文件和圖表 按張編頁號 聲像 實物檔 案資料在裝具適當位置逐件編號 第二十四條第二十四條 案卷采用三點一線法裝訂 裝訂前去掉文件上的金屬 物 案卷封面和卷脊用毛筆或水筆書寫 卷面數(shù)字用阿拉伯數(shù)字填寫 脊背數(shù)字用中文數(shù)字填寫 第二十五條第二十五條 文書檔案編寫案卷分類目錄 保管目錄和案卷目錄索 引 科技檔案 會計檔案 聲像檔案和實物檔案編寫案卷目錄 各一式 三份 第五章第五章 檔案的接收檔案的接收 第二十六條第二十六條 四公局各部門在生產(chǎn) 經(jīng)營 管理 基本建設和科學 研究等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料 均在檔案圖書資料 室的指導下 進行整理 立卷 歸檔 第二十七條第二十七條 檔案分類及其定義 四公局的檔案分類是按照檔案內(nèi)容和信息表達的不同性質(zhì) 將全宗 內(nèi)的檔案劃分為若干門類 即 四公局全部檔案為一個全宗 全宗內(nèi)分 為文書檔案 專門檔案 科技檔案 聲像檔案 實物檔案等五大類 具 體包括 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 17 1 文書檔案 凡是反映四公局董事會 監(jiān)事會 黨務 行政領導 工作及業(yè)務工作中形成的具有保存價值的各種文件材料 包括 上級黨政機關頒發(fā)執(zhí)行的文件 都是文書檔案 2 專門檔案 進行專門活動的真實記錄 如人事檔案 會計檔案 審計檔案等都屬于專門檔案 3 會計檔案 是指會計憑證 會計賬簿和財務報告等會計核算專 業(yè)材料 是記錄和反映四公局經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù) 具 體包括 會計憑證 會計賬簿 財務報告及其他類 4 科技檔案 凡是記述和反映指四公局基本建設 生產(chǎn)技術和科 學研究等活動的具有保存價值并按照歸檔制度 作為真實歷史 記錄集中保管起來的科學文件材料都屬于科技檔案 科技檔案 有航務工程類 公路工程類 基本建設類 儀器設備類 科學 研究類等 1 工程檔案 是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存 價值的文字 圖表 聲像等各種形式的歷史記錄 2 設備檔案 是指組成固定資產(chǎn)的各種設備的檔案材料 包括 外購和自制設備 5 聲 像 電子檔案 凡是在四公局生產(chǎn) 經(jīng)營管理活動中形成 的電影膠片 錄音 錄像 照片及電子光盤屬聲像電子檔案 6 實物檔案 是指四公局在各項活動中獲得的有保存價值的實物 記錄 主要包括 營業(yè)執(zhí)照 資質(zhì)證書以及四公局獲得的各種 重要的獎杯 證書實物等 第二十八條第二十八條 檔案接收后 檔案人員應進行必要的加工 整理 科 技檔案按 科技檔按分類編號辦法 進行分類編號整理 第二十九條第二十九條 文書檔案 科技檔案的經(jīng)營管理類在第二年上半年歸 檔 工程 基建 科研項目檔案可分階段或項目竣工后三個月內(nèi)歸檔 聲像檔案可隨各類檔案一并歸檔 儀器設備類在開箱時同時驗收文件材 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 18 料 開箱后半月內(nèi)完成歸檔 當年形成的會計檔案 在會計年度終了后 由財務部門保管一年后移交四公局檔案室 第三十條第三十條 檔案交接時 交接雙方需認真履行交接手續(xù) 檔案人員 對所接收的檔案進行檢查 清點 核對 并填寫檔案歸檔簽證單 履行 簽字手續(xù) 第六章第六章 檔案的保管與移交檔案的保管與移交 第三十一條第三十一條 檔案庫房內(nèi)應保持清潔衛(wèi)生 嚴禁吸煙 堅持做好 防火 防盜 防潮 防蟲鼠害 防塵 防曬 防震等七防工作 第三十二條第三十二條 檔案庫房內(nèi)溫度應控制在 14 24 相對濕度控制 在 45 60 左右 堅持做好溫 濕度記錄 第三十三條第三十三條 庫房內(nèi)所保管檔案及設備應定期檢查 并做出記錄 對破損或褪變的檔案要及時采取措施進行修復或復制 對意外事故及時 檢查并向領導匯報 采取有效措施 確保檔案安全 第三十四條第三十四條 建立收入 移出總登記簿 及時 準確登記收入 移 出檔案 每年年末 對檔案庫存數(shù)量 利用情況進行統(tǒng)計和登記 按上 級檔案管理部門要求編制統(tǒng)計報表并按時報出 第三十五條第三十五條 檔案人員應在離職調(diào)動工作之前辦好交接手續(xù) 第三十六條第三十六條 認真執(zhí)行國家及上級檔案管理部門的有關保密規(guī)定 做好保密工作 對應解密的檔案應及時調(diào)整密級 第七章第七章 檔案的利用檔案的利用 第三十七條第三十七條 積極開展檔案的利用工作 主動 熱情 準確地提供 檔案 為生產(chǎn)經(jīng)營服務 各項管理和科學研究服務 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 19 第三十八條第三十八條 借閱檔案人員對所借檔案應負安全 保密之責 不得 自行轉借 不得遺失 污損 嚴禁在檔案上擅自填注 涂改 加字 抽 取或拆散 第三十九條第三十九條 嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度 檔案借閱及歸還時要嚴格 檢查 當面查清 第四十條第四十條 黨務檔案借閱時應由黨員干部借閱 履行黨委書記簽字 批準手續(xù) 借閱黨委文件和會議記錄及紀要等檔案一律不得借走 只能 在檔案閱覽室內(nèi)查閱 第四十一條第四十一條 外單位借閱四公局檔案時 必須持有單位介紹信 經(jīng) 四公局總經(jīng)理批準 并一律不準借走 只能在檔案閱覽室內(nèi)查閱 第四十二條第四十二條 借閱會計檔案時 必須經(jīng)總經(jīng)理或總會計師同意 再 辦理借閱手續(xù) 借閱實物檔案時 必須經(jīng)四公局領導同意 再辦理借閱 手續(xù) 第四十三條第四十三條 檔案借閱后 檔案人員需填寫案卷代理卡 放置檔案 柜中 檔案歸還時 收回案卷代理卡 第四十四條第四十四條 檔案借閱后盡快歸還 最長不得超過十五天 若有特 殊需要可延長借期 但應辦理續(xù)借手續(xù) 第四十五條第四十五條 借閱檔案者如出差 休假 離職學習 出國及調(diào)離之 前必須將檔案歸還 檔案部門方可在調(diào)動申請上簽字 第四十六條第四十六條 若發(fā)現(xiàn)檔案泄密 丟失情況應立即報告檔案圖書資料 室 及時采取措施 對檔案丟失者 根據(jù)情節(jié)輕重 追究責任 第四十七條第四十七條 歸還檔案時 對檔案利用情況 所產(chǎn)生作用及有較大 經(jīng)濟效益 社會效益的需填寫檔案利用效果登記表 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 20 第四十八條第四十八條 編制多種切實可行的檢索工具 積極開展檔案的編纂 工作 為四公局的生產(chǎn)建設 經(jīng)營管理 科學研究等服務 所編纂材料 需經(jīng)有關部門會簽 領導核準后印發(fā)或歸檔 第八章第八章 檔案的鑒定與銷毀檔案的鑒定與銷毀 第四十九條第四十九條 根據(jù)四公局檔案保管期限的規(guī)定 對已超過保管期限 的檔案進行鑒定 文書檔案鑒定工作應在綜合事務處處長領導下 由檔 案管理人員與有關部門組成鑒定小組 科技檔案鑒定工作 由總工程師 或副總工程師 檔案管理人員和科技人員組成鑒定小組 會計檔案需由 財會部門組織鑒定 檔案室協(xié)助 第五十條第五十條 銷毀文書檔案 科技檔案 會計檔案時 鑒定小組應將 失去保存價值的檔案剔出 并向四公局領導提交檔案銷毀目錄和檔案鑒 定報告 對其未了結的債權 債務的原始憑證應抽出單獨立卷 由檔案 管理人員保管到結清債權 債務為止 剔出檔案經(jīng)四公局領導批準后方 可銷毀 銷毀時要有專人監(jiān)銷 會計檔案銷毀時 應有財會部派員參加 監(jiān)銷 監(jiān)銷人員要對檔案所列內(nèi)容核對清點并在監(jiān)銷目錄上簽字 未經(jīng) 鑒定和批準的檔案不得隨意銷毀 第九章第九章 獎勵與處罰獎勵與處罰 第五十一條第五十一條 根據(jù) 中華人民共和國檔案法實施辦法 規(guī)定 符合 下列規(guī)定之一者 應當給予獎勵 一 對檔案的收集 整理 提供利用做出顯著成績者 二 對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績者 三 對檔案學研究做出重要貢獻者 四 將重要或者珍貴檔案捐獻給國家者 五 同違反檔案法律 法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出者 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 21 第五十二條第五十二條 根據(jù) 中華人民共和國檔案法實施辦法 規(guī)定 有下 列行為之一者應視情節(jié)輕重給予處分 一 損壞 丟失或者擅自銷毀對國家和社會具有保存價值檔案或者 應當保密 的檔案 二 將職務活動中形成的應當歸檔的文件 資料據(jù)為己有者 三 擅自提供 抄錄 公布屬于國家所有的檔案 以及應當保密的 檔案的 四 涂改 偽造檔案的 五 因玩忽職守 造成檔案損失者 第十章第十章 庫房管理庫房管理 第五十三條第五十三條 庫房的管理 一 庫房溫濕度調(diào)節(jié) 根據(jù)北京地區(qū)夏季高溫高濕 冬季低溫干燥 的特點在夏季做好除濕降溫的工作 冬季做好加濕工作 二 做好庫房的 七防 工作并經(jīng)常檢查 發(fā)現(xiàn)問題及時解決 三 檔案柜排列整齊并與窗戶垂直以免陽光直射并便函于通風 四 將庫房內(nèi)所有檔案柜進行統(tǒng)一編號以便于檔案的管理 五 做好檔案庫房的安全工作 設置報警器 滅火器等安全設施 六 檔案柜采用國家規(guī)定的五節(jié)鐵皮柜保存檔案 第十一章第十一章 檔案借閱管理辦法檔案借閱管理辦法 第五十四條第五十四條 為充分發(fā)揮檔案的作用 維護檔案的安全和完整 更 好地為四公局各項工作提供服務 檔案的借閱要遵守如下規(guī)定 一 檔案的借閱僅限于形成檔案的部門和人員 如需查其他部門的 檔案 須經(jīng)相關部門領導審批后方可借閱 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 22 二 機關各部門借閱非保密檔案 由綜合事務部負責人審批后方可 辦理借閱手續(xù) 三 借閱四公局黨政聯(lián)席會記錄 紀要 人事 財會檔案的借閱須 經(jīng)相關主管領導審批 四 檔案材料原則上只供四公局內(nèi)部人員借閱 若外單位來借閱必 須持本單位介紹信 寫明借閱人的身份 借閱目的 范圍 借閱期限和 使用方法 在不影響四公局利益的前提下 經(jīng)主管領導批準后方可借 閱 五 借用時必須嚴格履行登記手續(xù) 由借用人在 借閱檔案登記表 上逐項登記 并當面點清楚 歸還時要嚴格檢查 防止受損和污染檔案 入庫 并在借用檔案登記簿上注銷 六 檔案借閱最長不得超過十五天 若因工作需延期使用 需辦理 延期使用手續(xù) 七 借閱者對所借檔案必須妥善保管 負有安全保密之責 不得遺 失 刪改 剪貼 污損 調(diào)換 抽取 勾劃或拆散 轉借 八 如有檔案泄密 丟失等情況要立即報告檔案部門 以便及時采 取措施 對檔案丟失者將按 檔案法 的有關規(guī)定追究責任 九 借閱者出差 休假 離職學習及調(diào)離之前必須將檔案歸還 十 凡根據(jù)檔案材料抄錄 復制 復印的材料 應經(jīng)檔案部門核對 無誤 蓋章后 始可與原本檔案同效 十一 借閱檔案的人員要嚴格遵守保密制度 嚴禁把檔案內(nèi)容向無 關人員泄漏 違者按有關規(guī)定 視情節(jié)輕重給予批評教育 以至行政處 分 第十二章第十二章 附附 則則 第五十五條第五十五條 本管理辦法自發(fā)布之日起實施 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 23 第五十六條第五十六條 2007 年 2 月 1 日以后新開工的工程 其工程檔案的 收集 整理 移交按本管理辦法執(zhí)行 第五十七條第五十七條 四公局所屬單位撤銷或合并時 需要移交四公局檔案 圖書資料室的文件材料 按本管理辦法進行整理 移交 第五十八條第五十八條 本管理辦法由綜合事務處負責解釋 附件 1 文件材料歸檔范圍和保管期限表 2 會計檔案保管期限表 3 設備檔案歸檔范圍及保管期限表 4 實物檔案歸檔范圍及保管期限表 附件一 文件材料歸檔范圍和保管期限表 一 文書檔案歸檔范圍和保管期限表 序 號 分類 序號 歸 檔 文 件 保管期限 備 注 一 領導 指導性文件 11 1 上級機關頒發(fā)的需要四公局貫徹執(zhí)行的決 議 決定 指示 命令 條例 規(guī)定 批 轉 通知和通報等文件 重要的永久 一 般的長期 或短 期 21 2 代上級機關起草并被采用的文件 重要的長期 一般的短期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 24 31 3 四公局頒發(fā)的 包括與其它單位聯(lián)合頒發(fā) 的 條例 章程 規(guī)定 辦法 決議 決 定 批轉 通報等 重要的永久 一般的長期 41 4 上級機關領導人視察本四公局的指示 講 話 題詞 題字 錄音 錄像 照片 光 盤等資料 永久 51 5 上級或同級機關普發(fā)的非本單位主管業(yè)務 但需要執(zhí)行的文件 重要的長期 一般的短期 61 6 四公局的報告 請示及上級機關批復 下 級機關的請示報告與本四公局的批復和其 它需要審批的文件 重要的永久或 長期 一般的短期 二 會議文件 72 1 上級機關召開的需本單位貫徹執(zhí)行的會議 的主要文件 長期 82 2 四公局黨 政 工 團召開的工作會議代 表會議文件的簽報 批復 會議通知 代 表名單 工作報告 會議總結紀要 會議 決定 決議 先進工作者名單獎勵文件 重要的聲像材料 等會議簡報 議程 經(jīng)驗材料先進事跡等 永久至長期 一般的短期 92 3 本單位黨 工團委員會議 委員會會議 擴大會議 民主生活會議的記錄 紀要等 永久至長期 102 4 行政 經(jīng)營領導班子辦公會議 駐外機構 負責人會議 四公局所屬企業(yè)領導會議及 其它工作會議的記錄 紀要等文件 永久至長期 三 計劃 統(tǒng)計 總結 調(diào)研 113 1 上級機關下達的年度計劃 長遠規(guī)劃長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 25 123 2 四公局上報及下達的各種年度計劃 長遠 規(guī)劃及年度工作總結 年度以上永久 年度以下短期 133 3 本單位編制或匯總的各種統(tǒng)計年報表長期 143 4 本機關的各種工作報告 總結 包括專題 總結 專題報告 綜合報告 典型事例報 告 下級報送的工作報告 重要的永久至長期 一般的短期 153 5 本機關內(nèi)部職能部門年度工作計劃 工作 總結 短期 163 6 下級單位報來的各種年度計劃 長遠規(guī)劃 及年度工作總結和統(tǒng)計報表 短期 四 機構 人事 勞資文件 174 1 上級對本四公局和本四公局對下級批準機 構成立 合并 撤消更改名稱 啟用印信 印章 印模等文件 永久 184 2 四公局組織簡冊 章程 條例 工作職責 人員編制 職工花名冊 職工考核 永久 194 3 四公局干部任免 聘任 評級 調(diào)資升級 名冊 職工考核材料 離退休 退職 調(diào) 動等文件材料 永久至長期 204 4 四公局干部專業(yè)技術職務評聘 考核 獎 勵等文件材料 永久至長期 214 5 四公局職工調(diào)配 錄用 出國工作 留學 職工培訓 職工教育等文件材料 長期至短期 224 6 四公局評選出的先進工作者 勞動模范的 決定 決議 通報及事跡材料 永久至長期 234 7 有關對本四公局職工犯錯誤的行政 黨內(nèi) 處分 決定 通知 通報等文件 永久 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 26 244 8 本四公局離退休職工檔案 死亡人員檔案 等文件材料 長期 254 9 本四公局的歷史沿革 大事記和反映本單 位重要工作活動的簡報 照片 錄音 錄 像 重要紀念品 獎狀 獎杯 錦旗 榮 譽證書等實物檔案 永久至長期 264 10 辦理本四公局職工調(diào)動和黨 團 工會組 織關系介紹信 長期 五 財務文件 275 1 四公局編制和下級企業(yè)報來的年度收支計 劃 預算 長期 285 2 對下級單位報送 審批的各種決算年度 長期 295 3 四公局編制上報和下級單位報來的年度收 支計劃 決算 年度永久 半 年 季度的短期 305 4 財務賬務處理的來往文件 重要長期 一般短期 315 5 財務賬本 報表 憑證 其他 執(zhí)行財政部財會檔 案保管期限表 六 紀檢 檢察 保衛(wèi)文件 326 1 四公局紀檢 檢察工作有關問題的制度 請示 報告和批復等文件 重要的長期 一般的短期 336 2 有關黨風 黨紀 違法違紀案件的調(diào)查 審察 處理 結論 決定 通知等文件 重大的永久 一般的短期 346 3 四公局處理群眾來信 來訪的記錄 處理 意見及上報材料 重要的長期 一般的短期 七 審計工作文件 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 27 357 1 四公局制定的審計工作制度規(guī)定及對下屬 單位審計工作的通知 決定 結論 會議 紀要對審計報告的書面意見 請示及批復 等文件 重要的長期 一般的短期 367 2 四公局所屬單位負責人任期經(jīng)濟責任和離 任審計的審計報告以及主要資料 審計結 論和處理決定文件 永久 八 法律業(yè)務文件 378 1 經(jīng)濟案件 訴訟標的在五百萬元以上案件 重大涉外經(jīng)濟案件 有重大影響的經(jīng)濟案 件 民事案件 房屋 土地等不動產(chǎn)權益 糾紛案件 訴訟標的在五十萬元以上的案 件 較大的涉外案件 永久 388 2 經(jīng)濟案件 訴訟標的在一百萬元以上不滿 五百萬元的案件 一般涉外案件 民事案件 訴訟標的在十萬元以上不滿五 十萬元的案件 一般涉外案件 缺席判決 的案件 長期 398 3 一般經(jīng)濟案件 一般民事案件 咨詢 代 書業(yè)務檔案 短期 九 經(jīng)營管理類 409 1 四公局有關企業(yè)申請登記營業(yè)執(zhí)照 注冊 登記文件 各種證書 產(chǎn)權證書等有關材 料 永久 419 2 四公局與外企業(yè)簽定的合同 協(xié)議書 意 向書等文件 長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 28 429 3 四公局與外企業(yè)簽定的合同 協(xié)議書 意 向書等文件 永久或長期 439 4 四公局或聯(lián)營四公局的經(jīng)營方針 目標及 管理方面的文件材料 工作總結及工作報 告 長期至短期 449 5 四公局或聯(lián)營四公局召開的工作會議 董 事會議的文件材料 重要的永久 一般長期至短期 459 6 實行股份制 持有其他企業(yè)股份及與其他 企業(yè)聯(lián)營或投股文件 重要的永久 一般長期至短期 469 7 上級下達的國民經(jīng)濟計劃 規(guī)劃 設計等 文件 長期至短期 479 8 上級批準的四公局編制的規(guī)劃 設計及本 集團的下達的計劃 年度以上的短期 489 9 四公局及下屬企業(yè)報送的各種生產(chǎn) 經(jīng)營 計劃 統(tǒng)計報表 年度以上的長期 年度以下的短期 499 10 四公局編制的各種規(guī)劃 生產(chǎn)建設 經(jīng)營 管理 科學研究等方面的計劃 永久或長期 509 11 四公局年度生產(chǎn) 技術 經(jīng)營管理計劃執(zhí) 行情況總結 工作報告等文件材料 長期 519 12 四公局及下屬企業(yè)的年度經(jīng)濟 技術指標 等文件 長期 529 13 四公局生產(chǎn)技術會議問題的請示 報告 批復 批示 會議紀要 技術規(guī)程 標準 定額等文件 重要的長期 一般的短期 539 14 四公局頒發(fā)的基本建設 生產(chǎn)技術 科學 研究等方面的專題技術決定 決議 實施 細則等文件 重要的長期 一般的短期 549 15 涉外活動中的請示 報告 批復文件及會 談記錄 會談紀要及總結 聲像材料等文 件 長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 29 559 16 四公局安全生產(chǎn) 質(zhì)量管理 設備更新改 造 節(jié)約能源等方面的制度 規(guī)章 請示 工作計劃 總結及上級企業(yè)對四公局批示 批復等文件 重要的永久 長期或短期 569 17 四公局一般事故 大事故 重大事故的調(diào) 查報告 四公局或上級企業(yè)處理意見 決 定 通知 通報及上級企業(yè)對四公局批示 批復等文件 重要的長期 一般的短期 579 18 經(jīng)營活動中的調(diào)研考察報告及可行性研究 報告等文件 長期或短期 589 19 反映四公局在經(jīng)營活動中音像 報刊材料 及各種編輯出版刊物 技術手冊及簡報等 資料 重要的永久 長期或短期 599 20 參加生產(chǎn)技術 經(jīng)營交流等會議文件帶回 的資料及論文等材料 重要的長期 一般的短期 609 21 四公局辦公自動化 計算機管理方面的立 項報告 工作計劃等文件材料 長期 619 22 四公局辦公自動化 計算機管理中系統(tǒng) 設計報告 程序設計說明書 程序清單及 使用說明書及請示 報告 批復 批示等 文件材料 長期 629 23 四公局辦公自動化 計算機管理系統(tǒng)測試 及分析報告 辦公自動化產(chǎn)生的其他文件 材料 長期 十 工程項目類文件 6310 1 項目立項 資格預審材料長期 6410 2 投標 報價資料長期 6510 3 招標及中標文件 簽約 合同 協(xié)議 履 約保函 內(nèi)部 外部 代理協(xié)議 等文件 材料 長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 30 6610 4 開工令 施工組織設計 施工計劃 施工 洽商記錄 施工總結 工程技術總結 施 工工程中驗收及交接簽署文件等 長期或短期 6710 5 項目實施過程中重要會議記錄 紀要 涉 及特別重要事件的來往信函 長期或短期 6810 6 總承包項目 重要自營項目竣工圖長期 6910 7 工程竣工驗收文件及工程決算文件永久 7010 8 工程項目索賠文件材料長期至短期 7110 9 工程項目養(yǎng)護階段形成的文件材料短期 7210 10 工程項目施工管理的有關文件材料短期 7310 11 項目質(zhì)量評審材料長期 7410 12 工程項目有關領導視察的資料及項目聲像 材料 永久或長期 十一 基本建設文件 7511 1 項目建議書 可行性研究報告 立項批準 文件及設計任務書 委托書等文件 永久 7611 2 征地文件 紅線圖 拆遷協(xié)議等永久 7711 3 工程地質(zhì) 水文 氣象等原始資料永久 7811 4 設計計算書 說明書 工程概算長期 7911 5 施工組織設計 圖紙 施工方案及工程洽 商更改文件 短期 8011 6 開工報告 技術要求 技術交底材料等短期 8111 7 原材料及構件出廠證明 質(zhì)量鑒定 建筑 材料實驗報告材料 長期 8211 8 分項 分部 單項工程質(zhì)量檢查驗收評定 材料 長期 8311 9 施工總結 技術總結短期 8411 10 竣工報告 驗收文件 竣工圖永久 8511 11 事故處理報告永久至長期 8611 12 工程項目質(zhì)量評審材料長期 中交第四公路工程四公局有限四公局綜合事務處管理制度 31 8711 13 工程決賽永久 十二 工業(yè)產(chǎn)品 設備儀器類 8812 1 機械產(chǎn)品設計任務書 委托書 合同 協(xié) 議書 短期 8912 2 產(chǎn)品技術設計文件 圖紙 計算書 說明 書 短期 9012 3 產(chǎn)品竣工圖紙 試車 調(diào)試報告 產(chǎn)品驗 收文件 質(zhì)量檢驗證書 技術鑒定文件 長期 9112 4 四公局進口設備 儀器 圖紙 說明書 使用維修說明書 計算書等 短期 9212 5 設備 儀器修理記錄卡長期 十三 技術管理 科學研究類 9313 1 技術工作 科學研究等項工作的可行性研 究報告 課題立項報告及批復文件 課題 計劃任務書 研究大綱等文件 四公局長期 下屬單位短期 9413 2 技術工作 科研研究合同 協(xié)議 實驗資 料 實驗報告等材料 四公局長期 下屬單位短期 9513 3 技術工作 研究報告 技術鑒定報告 鑒 定文件及證書 四公局長期 下屬單位短期 9613 4 科研成果推廣 樣機批量生產(chǎn)材料 四公局長期 下屬單位短期 9713 5 四公局產(chǎn)生各種論文 著作長期至短期 9813 6 四公局產(chǎn)生的譯文 學術報告等材料長期至短期 十四 檔案工作文件 9914 1 四公局檔案鑒定工作報告及檔案銷毀審批 清冊等文件材料 永久 10014 2 四公局檔案信息資源開發(fā) 編研材料長期 10114 3 四公局檔案管理升級有關材料永久至長期