推動管理體系信息化-促進基礎(chǔ)管理上水平

推動管理體系信息化推動管理體系信息化 促進基礎(chǔ)管理上水平促進基礎(chǔ)管理上水平 湖北中煙工業(yè)有限責任公司 國家局經(jīng)濟運行司 各工業(yè)公司領(lǐng)導 近年來 湖北中煙在國家局的正確領(lǐng)導下 按照 三個突出 的體系建設(shè)工作要求 通過扎實有序地 推進體系建設(shè) 進一步加強體系建設(shè)與信息化融合工作 初步構(gòu)建起統(tǒng)一 高效 順暢的基礎(chǔ)管理平臺 為企業(yè)平穩(wěn)健康發(fā)展奠定了較好的管理基礎(chǔ) 下面 我就湖北中煙體系建設(shè)的基本情況作一匯報 一 體系建設(shè)與信息化融合的基本做法 2010 年 圍繞落實國家局姜成康局長所作的 三個突出 堅持貫標工作與信息化緊密結(jié)合 的 指示 落實李克明副局長提出的 把體系建設(shè)和信息化有機融合起來 真正實現(xiàn)體系建設(shè)信息化 的要求 我公司立足于創(chuàng)建良好的管理體系和搭建暢通的信息渠道 確立了 理流程 建體系 搭平臺 促融合 的工作主線 確定了信息化支撐體系建設(shè) 同步規(guī)劃 同步設(shè)計 同步建設(shè) 同步完善 同步提升 的 五同步 原則 力求實現(xiàn) 業(yè)務流程化 接口順暢化 監(jiān)控實時化 體系信息化 改進持續(xù)化 等 五 化 目標 努力構(gòu)筑更高層次 更高水平的綜合管理信息平臺 為推動卷煙上水平提供重要的支撐 具體 做法是 1 搭建體系管理信息化平臺 進一步提高系統(tǒng)集成度 針對原有業(yè)務信息系統(tǒng)對體系文件的支持不夠 在實際運行中缺乏對業(yè)務系統(tǒng)流程的管理和監(jiān)控 以 及體系運行與實際業(yè)務仍然存在 兩張皮 現(xiàn)象等問題 公司開發(fā)出綜合管理體系信息系統(tǒng) 搭建起統(tǒng)一 的體系管理平臺 該平臺在充分利用過去各業(yè)務系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上 對各業(yè)務信息系統(tǒng)資源進行了全面有 效整合 完成了各個系統(tǒng)的信息互通 為公司實施業(yè)務流程管理 體系運行管理 以及其他基礎(chǔ)管理提供 了統(tǒng)一的綜合信息化平臺支撐 該平臺既可以為體系管理人員提供日常工作信息服務 實現(xiàn)全過程的體系 運行管理 又可以對全體管理者及相關(guān)人員提供對主要業(yè)務流程的監(jiān)控服務 實現(xiàn)對以 四大中心 為主 的業(yè)務流程和部分管理流程的全過程管理 同時有效結(jié)合績效管理 對標 創(chuàng)優(yōu)等工作 推動企業(yè)規(guī)范業(yè) 務 持續(xù)改進 提高管理水平 平臺的建立和運行 實現(xiàn)了信息資源的充分集成 為我們以質(zhì)量管理體系 建設(shè)為主線 全面系統(tǒng)地開展基礎(chǔ)管理工作提供了有效的途徑 2 改造升級主要業(yè)務系統(tǒng) 進一步提高流程固化效果 體系運行的質(zhì)量 很大程度取決于流程能否在信息化系統(tǒng)中得到有效固化 鑒于前期建成的業(yè)務信息 系統(tǒng)存在流程較為分散 業(yè)務接口不夠順暢等問題 我們一是根據(jù)體系文件對所有的業(yè)務流程和管理流程 重新進行了分析 梳理 對照業(yè)務系統(tǒng)固化的流程和未全面規(guī)范化的流程進行改進 致力于擴大流程固化 面 推進業(yè)務系統(tǒng)整體優(yōu)化固化 二是按照體系文件的要求 突出重點業(yè)務環(huán)節(jié)梳理信息系統(tǒng)對體系文件 的支撐情況 包括對 四大中心 業(yè)務系統(tǒng) 物流 質(zhì)量管理 生產(chǎn)執(zhí)行等核心業(yè)務系統(tǒng)和管理系統(tǒng)進行 了全面梳理 分析關(guān)鍵控制點上信息化系統(tǒng)對體系文件的支撐度 致力于提升重點流程固化率 以進一步 加強 四大中心 建設(shè) 提升 四大中心 服務企業(yè)和品牌的效率水平 三是按照體系要求 分析排查信 息孤島狀況 梳理各信息系統(tǒng)的輸入輸出 進一步完善各業(yè)務系統(tǒng) 致力于提升流程固化后的運行效果 制定出市場營銷 生產(chǎn)調(diào)度指揮 技術(shù)研發(fā) 質(zhì)量管理 生產(chǎn)制造執(zhí)行 資金監(jiān)管 綜合管理體系等 12 個系統(tǒng)的改造計劃 通過開展以上工作 較好地提高了信息化固化流程的程度 使其更便于監(jiān)控 并打通 了業(yè)務流程接口 做到了流程執(zhí)行與信息跟蹤同步 經(jīng)過半年時間梳理 改造與提升 我們打通了各系統(tǒng) 間的 80 個接口 縮短了 四大中心 之間的距離 包括 四大中心 和物流系統(tǒng)在內(nèi)的主要業(yè)務流程固 化率由原來的不足 50 提高到 76 較好地提升了流程固化的效果和接口順暢化的水平 3 實施流程監(jiān)控管理 進一步促進流程高效運行 體系運行管理的主要內(nèi)容是對流程進行管理 而對流程的管理則主要依賴于對日常體系運行實施檢查 內(nèi)審和管理評審 為了克服體系運行傳統(tǒng)管理方法頻率低 代表性不強 不能全面客觀地反映體系運行效 果等弊端 我們在業(yè)務流程信息系統(tǒng)引入信息化語言識別的方式 建立起業(yè)務系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)模型 制定出監(jiān) 控規(guī)則 通過對業(yè)務信息系統(tǒng)的關(guān)鍵業(yè)務流程 關(guān)鍵環(huán)節(jié) 關(guān)鍵控制點進行實時監(jiān)控 實現(xiàn)對流程運行情 況的有效管理 目前 各級管理人員基本養(yǎng)成自覺登錄系統(tǒng)的習慣 可隨時了解和掌握 四大中心 主要 業(yè)務流程運行情況 并對其過程進行全方位監(jiān)控 實施流程監(jiān)控管理 既可為不斷優(yōu)化流程 再造流程提 供依據(jù) 又能提高體系文件與信息化流程的運行契合度 保證了流程的高效運行 4 實施閉環(huán)控制管理 進一步完善自我改進機制 圍繞質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的核心思想 我們遵循 PDCA 的工作方法 在綜合管理體系信息系統(tǒng)中 植入了閉環(huán)控制管理模型 該模型導入了 四大中心 目標 可自動對監(jiān)控到的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計對比分析 及時暴露存在的問題 促進自我改進 并與績效考核掛鉤 形成體系運行分析報告 通過對該模型的應用 較好地實現(xiàn)了對 四大中心 的閉環(huán)控制管理 并創(chuàng)建起自我改進機制 為方便實施跨區(qū)域管理 系統(tǒng)在 對流程運行監(jiān)控的基礎(chǔ)上 還可以實現(xiàn)遠程實時滾動審核 不符合項管理 糾正與預防措施管理 多維度 多視角地展現(xiàn)部門落實體系管理職責的情況 變過去范圍窄 頻率低的抽樣審核為全面系統(tǒng)審核 并與目 標管理 績效考核相結(jié)合 確保目標可分解 可跟蹤 可量化 發(fā)現(xiàn)問題及時糾偏調(diào)整 二 體系建設(shè)與信息化融合的階段性成效 經(jīng)過三年多的實踐 我公司在推進信息化與體系建設(shè)融合方面取得了初步的成效 3 1 提高了流程信息化固化率 縮短了 四大中心 距離 湖北中煙按照體系要求及 五同步 原則 分析排查信息孤島狀況 梳理各信息系統(tǒng)的輸入輸出 進 一步完善各業(yè)務系統(tǒng) 致力于提升流程固化后的運行效果 通過系統(tǒng)的改造 較好地提高了信息化固化流 程的程度 使其更便于監(jiān)控 并打通了業(yè)務流程接口 做到了流程執(zhí)行與信息跟蹤同步 縮短了 四大中 心 之間的距離 較好地提升了流程固化的效果和接口順暢化的水平 2 切實提升了體系運行水平 有效促進解決 兩張皮 問題 通過體系文件與工作環(huán)節(jié)對應 實現(xiàn)體系標準與業(yè)務融合 通過管理要求與業(yè)務操作對應 實現(xiàn)體系 管理與業(yè)務運行融合 通過體系評價分析與企業(yè)優(yōu)化過程對應 實現(xiàn)體系改進與流程優(yōu)化融合 通過 三 對應三融合 有效促進解決 兩張皮 問題 3 通過體系信息化建設(shè) 有力促進體系建設(shè)持續(xù)改進效果 湖北中煙在體系信息化建設(shè)過程中 逐步形成了 戰(zhàn)略指導 梳理流程 痕跡管理 實時監(jiān)控 評價 改進 五步方法論 通過戰(zhàn)略指導 采用信息化手段明確企業(yè)目標 崗位職責 指標要求 通過梳理流程 分析業(yè)務流程固化率和接口順暢度 通過痕跡管理 提高業(yè)務流程固化率和各業(yè)務信息系統(tǒng)的協(xié)作能力 通過實時監(jiān)控 獲取業(yè)務過程數(shù)據(jù)和監(jiān)控結(jié)果 通過評價改進 持續(xù)改進體系文件 業(yè)務流程和工作質(zhì)量 以及體系運行質(zhì)量 形成持續(xù)改進的長效機制 三 體系建設(shè)與信息化融合的體會 在國家局的正確領(lǐng)導下 我們圍繞推進信息化和體系建設(shè)相融合 取得了一定的成效 有以下幾點體 會 1 全面規(guī)劃 分步實施 是推進信息化支撐體系建設(shè)的基本方法 信息化支撐體系建設(shè) 涉及企業(yè)各方面工作 是一項重大而繁雜的工程 是一項只有起點 沒有終點 的工程 必須堅持以國家局的系列文件精神為指導 結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標和實際情況進行整體謀劃 著眼 長遠制定出覆蓋全局的規(guī)劃方案 同時分階段 分步驟 分層級推進 并適時作出有效的調(diào)整 以確保方 向正確 過程準確 保障 推動質(zhì)量管理體系信息化 促進質(zhì)量管理體系上水平 這一核心工作扎實推進 2 深度調(diào)研 有效溝通 是推進信息化支撐體系建設(shè)的重要前提 解決體系運行 兩張皮 問題 關(guān)鍵在于發(fā)揮信息化優(yōu)化和固化流程的作用 這就需要企業(yè)領(lǐng)導高度 重視 需要全體員工緊密配合 要深度調(diào)研企業(yè)實情 創(chuàng)建各部門有效溝通的工作機制 將需求提明確 將事實擺清楚 將規(guī)則定清晰 營造有利于信息化與體系建設(shè)深度融合的軟環(huán)境 3 廣泛應用 持續(xù)改進 是推進信息化支撐體系建設(shè)的有效手段 應用 是信息化支撐體系建設(shè)的基本目標 也是不斷推進信息化支撐體系建設(shè)的基本動力 綜合管理 體系信息系統(tǒng) 只有做到實用好用 讓全員在應用過程中真正體驗到其好處 感受到其價值 才具備創(chuàng)建 和持續(xù)提升的基礎(chǔ) 也只有在廣泛應用的基礎(chǔ)上 員工才能發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)存在的不足和問題 不斷提出優(yōu)化 建議 持續(xù)加以改進完善 推動信息化支撐體系建設(shè)上水平 4 聚焦品牌 服務中心 是推進信息化支撐體系建設(shè)的特色體現(xiàn) 卷煙上水平 是行業(yè)當前和今后一個時期的戰(zhàn)略任務 行業(yè)推進信息化支撐體系建設(shè) 必須緊緊圍繞 卷煙上水平 的主要任務 服務于企業(yè)的中心工作 服務于品牌發(fā)展 原料保障 技術(shù)創(chuàng)新等 五個上 水平 以信息化支撐體系建設(shè)來助推企業(yè)品牌建設(shè)和主體業(yè)務上水平 才能確保取得實實在在的成效 四 體系建設(shè)與信息化深度融合的工作思路 我公司在推進信息化支撐體系建設(shè)方面作了一些嘗試 但對照國家局的要求 對照先進企業(yè)的標準 還有相當大的差距 根據(jù) 2010 年全國煙草行業(yè)現(xiàn)場會及 2011 年全國煙草行業(yè)工作會會議精神 扎實推 進貫標工作 以體系目標化 管理流程化 手段信息化 基礎(chǔ)規(guī)范化 改進持續(xù)化 為目標全面加強行 業(yè)質(zhì)量體系建設(shè) 促進基礎(chǔ)管理上水平 湖北中煙下一階段體系建設(shè)與信息化融合工作 要實現(xiàn)及拓展 制度管理 流程管理 體系運行管理 目標及指標管理等四個方面系統(tǒng)功能 實現(xiàn) 五化 目標 實現(xiàn)六 個維度體系建設(shè)與信息化融合的延伸 促進體系管理信息化向企業(yè)管理信息化的提升與轉(zhuǎn)變 構(gòu)筑一個更 高層次 更高水平的企業(yè)綜合管理智能化平臺 簡稱 4561 目標 為了推動體系建設(shè)與信息化深度融合 實現(xiàn)體系的信息化向企業(yè)管理信息化的全面提升 工作中首先 要依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標 采用信息化手段 建立目標及指標管理體系 其次全面梳理體系文件及業(yè)務流程 建立業(yè)務流程管理體系 第三建立體系運行分析 評審評價體系 全面提高體系運行管理智能化水平 第 四系統(tǒng)性分析綜合管理體系管理系統(tǒng)與各業(yè)務 管理信息系統(tǒng)之間的關(guān)系 提升各業(yè)務信息系統(tǒng)協(xié)同運作 水平 使關(guān)鍵業(yè)務流程固化率由 76 提升到 85 以上 具體工作思路如下 一是夯實與完善體系建設(shè)與信息化融合第一階段的工作成果 進一步完善系統(tǒng)功能 二是實現(xiàn)目標及指標管理功能 1 實現(xiàn)中煙本部及各卷煙生產(chǎn)廠的企業(yè)目標制定 分解 跟蹤 考核等功能 強化系統(tǒng)對目標執(zhí)行 效果的分析能力 促進企業(yè)目標與個人目標的協(xié)調(diào)統(tǒng)一 2 實現(xiàn)指標管理功能 包含目標指標體系 對標指標體系 含內(nèi)部對標 創(chuàng)優(yōu)指標體系 卓越績 效體系 3 結(jié)合對標 創(chuàng)優(yōu)工作 在系統(tǒng)中實現(xiàn)目標制定 目標分解 目標跟蹤與部門績效的考核評價 三是實現(xiàn)體系建設(shè)與信息化融合六個維度的延伸 在體系信息化建設(shè)一期的基礎(chǔ)上 全面梳理完善企業(yè)體系文件 明確所有可監(jiān)控的過程控制點的體系 要求 梳理并完善所有可監(jiān)控過程點的崗位職責與績效考核標準 將可監(jiān)控過程點的體系要求量化為監(jiān)控 規(guī)則 按照不同類別定義業(yè)務流程監(jiān)控圖 并確定不同人員的使用權(quán)限 形成完善的監(jiān)控 糾正 改進 再到監(jiān)控的閉環(huán)管理機制 從六個維度促進體系與信息化建設(shè)的延伸 1 由四大中心等重點管理部門的監(jiān)控向一般管理部門的監(jiān)控延伸 根據(jù)企業(yè)實際情況 完成系統(tǒng)與資金監(jiān)管 預算 投資 審計 內(nèi)控 安全 經(jīng)營決策等系統(tǒng)的集成 實現(xiàn)各業(yè)務系統(tǒng)關(guān)鍵過程控制點的監(jiān)控 從四大中心等重點部門應用 向財務 審計 法改 安全 紀檢 監(jiān)察等部門延伸系統(tǒng)應用 2 由關(guān)鍵過程控制點向一般過程控制點延伸 在第一階段工作基礎(chǔ)上 進一步促進四大中心業(yè)務系統(tǒng)升級改造 梳理范圍從關(guān)鍵流程 關(guān)鍵監(jiān)控點 進一步延伸到一般過程點 3 由中煙本部向各卷煙生產(chǎn)廠 合作生產(chǎn)廠延伸 在完成中煙本部綜合管理信息平臺基礎(chǔ)上 實現(xiàn)一般過程控制點的監(jiān)控 向各卷煙廠過程控制點的延 伸 根據(jù)企業(yè)實際情況 逐步覆蓋到全部卷煙廠 在品牌合作生產(chǎn)中 通過體系 信息化的同步輸出 促進有條件的合作企業(yè)間運作的規(guī)范化 標準化 輸出湖北中煙的制度 流程 信息 文化和品牌 實現(xiàn)聯(lián)合生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)品的同質(zhì)化和管理的共同進步 4 由大質(zhì)量管理體系向職業(yè)健康安全 環(huán)境管理體系延伸 完善環(huán)境和職業(yè)健康安全體系工作相關(guān)制度和規(guī)范 在流程監(jiān)控環(huán)節(jié)增加對環(huán)境和職業(yè)健康安全體系 的關(guān)鍵監(jiān)控點 根據(jù)安全和環(huán)境體系本身特點 制訂監(jiān)控規(guī)則 把安全管理系統(tǒng)納入體系監(jiān)控范圍 初步 實現(xiàn) 三標合一 信息化管理 5