影響項目計劃的主要因素.doc

決定ERP項目成敗的系列分析一：影響項目計劃的主要因素作者：劉猛2010年12月于深圳眾所周知，ERP項目失敗的案例很多，那么失敗的標準是什么？怎么衡量失敗？在衡量項目失敗的原因方面，我們還是聽聽第三方咨詢公司的看法，這樣可能會比ERP使用者和軟件廠商的分析顯得更加客觀一些。全景咨詢公司在其2010年ERP報告中有如下這段話：In short, we consider an ERP implementation to be a failure if one or more of the following occurs:1. Takes longer to implement than expected（實施時間超過預(yù)期）2. Costs more than expected（實施成本超過預(yù)期）3. Fails to deliver at least half of the expected business benefits（未達到預(yù)期的效果，一半都不到）該報告中還提供了如下這組數(shù)據(jù)：在對ERP領(lǐng)域進行的最徹底的一項研究中，全景咨詢公司發(fā)現(xiàn)有72%的項目發(fā)生了以上三種情況中的一個，There is a 31% chance that two or more of these things will occur.有31的項目出現(xiàn)了兩個或更多的情況。數(shù)據(jù)顯示：延期的項目占到了57%，平均延期時間達到了18個月。通過這樣的分析，以上三種典型問題對ERP項目的成功實施非常重要，而由于此三種問題涉及的領(lǐng)域非常龐雜，為深入透徹的分析問題、找到最直接的解決辦法，本文僅從防止項目延期的角度進行深入闡述。全景咨詢公司的“2010年ERP報告”中的分析表明，導(dǎo)致項目延期的兩個主要原因是：l This challenge is partly attributed to the fact that many companies in our study either had unrealistic expectations regarding timeframes and/or did not account for key project activities in their implementation planning processes.預(yù)期的時間表本身就不切實際；l 沒有管理好實施過程中的重點項目活動。換言之，就是項目計劃的編制與控制工作沒有做好。一個項目的管理是首先從項目計劃開始的，“好的開始是成功的一半”，一個好的ERP項目計劃將提供給項目相關(guān)人員一個完整的藍圖，知道在什么時候應(yīng)該做什么事情。項目計劃做得不好的項目一般有以下特點：一團亂麻、主次不分、經(jīng)常需要“救火”、遲遲交不出工作成果或者成果的質(zhì)量與預(yù)期相去甚遠。如何判斷一個項目計劃做得好還是不好？一個好的項目計劃必須是便于執(zhí)行In our most recent study, which is technology-agnostic and one of the most thorough studies conducted in the ERP space, we found that there is a 72% likelihood that one or more of these three things will happen.和控制的，編制計劃常見的問題有：項目計劃太粗、對計劃中的工作任務(wù)持續(xù)時間估計錯誤、未考慮到任務(wù)間的相互依賴關(guān)系而造成項目難以執(zhí)行、未考慮外部環(huán)境變化對計劃的影響，其中項目計劃的詳細程度問題顯得最為重要。舉個例子，在ERP項目計劃中有一個工作內(nèi)容為“最終用戶培訓”，僅僅通過這項內(nèi)容我們很難精確預(yù)估工作時間，但是我們將這個工作分解為19項明細任務(wù)以后呢？比如：制定最終用戶培訓分時計劃、最終用戶操作手冊準備、確定培訓講師（關(guān)鍵用戶）、關(guān)鍵用戶試講、培訓PPT準備、最終用戶培訓通知下發(fā)、參加培訓的人數(shù)確定、培訓地點選擇及確認、培訓場地網(wǎng)絡(luò)準備、培訓服務(wù)器準備、培訓練習題及考試題準備、電子資料下發(fā)、紙質(zhì)資料打印、培訓座位安排、培訓用電腦準備、異地人員住宿安排、住宿地到培訓地的交通安排、最終用戶培訓總結(jié)、不合格人員再培訓等。這樣分解以后，工期的預(yù)估是不是變得容易多了？項目計劃越詳細，遺漏的事情就越少，風險越小。但是與此同時，對于項目工作的監(jiān)控和推動也是非常關(guān)鍵的，只有在保障有效的監(jiān)控和推動基礎(chǔ)上，項目才會按照既定目標順利的達成。那么，如何有效的保證項目計劃的成功編制和有效執(zhí)行呢？從整體上講，可以歸結(jié)為一句話-“合適的人做合適的事”。首先，要找到關(guān)鍵的人。編制計劃的主體是最關(guān)鍵的因素，人員的能力、計劃編寫的規(guī)范等都會對最終的計劃編制優(yōu)劣造成極為重要的影響。其次，找到具體任務(wù)的負責人。一般的項目工作都會涉及到很多的人員和部門的配合，相關(guān)負責人深入?yún)⑴c到計劃的編制、監(jiān)控和推動中也是非常重要。再者， 明確每個人需要做的事。眾所周知，項目工作都是以目標導(dǎo)向的，清晰的識別項目目標尤為重要。綜上所述，筆者認為影響項目計劃編制和執(zhí)行的主要因素，可以歸結(jié)為“項目經(jīng)驗是否豐富”、“項目目標是否清晰”、“客戶需求是否了解”、“計劃編制是否重視”、“溝通是否充分”。以下將對各因素的細節(jié)和應(yīng)對策略進行簡要描述：1、 項目經(jīng)驗是否豐富如果項目經(jīng)理的經(jīng)驗不夠豐富，那么就不熟悉項目各階段應(yīng)該如何分配工作，無法按任務(wù)分清每個項目成員的責任。責任不清，容易導(dǎo)致項目組內(nèi)部的糾紛扯皮；分配不均，容易導(dǎo)致項目組人員不穩(wěn)定，如生病、離職等。如果實施顧問的經(jīng)驗不夠豐富，那么就不能將各項任務(wù)進行足夠的細化分解，以及對分解后的明細任務(wù)的完成時間進行準確預(yù)估。對策：在編制項目計劃的時候，盡可能召集相關(guān)項目專家和熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的客戶參與，同時需要將編制好的計劃發(fā)送給不能到現(xiàn)場參與討論的專家評審。2、 項目目標是否清晰如果項目目標不清晰的話，那么肯定不清楚項目需要做到什么程度、什么時候交付、工作范圍是什么。做任何事情都需要首先明確目標，大家都明白這個道理。項目目標應(yīng)該包括項目最終必須達到的效果（質(zhì)量目標）、強制的完工日期和資源限制等，當編制項目計劃時，以及在實施過程中項目計劃需要調(diào)整時，就應(yīng)該考慮到這些目標對計劃的約束，不能以“無限資源”的方式編制項目計劃。如果項目的質(zhì)量目標不夠清晰和明確，那么在進度、成本、范圍等目標的壓力之下就很容易被壓縮，最終導(dǎo)致項目達不到預(yù)期的效果。對策：在項目招標文件及合同中，一定明確了質(zhì)量目標、完工日期及實施費用等。充分理解質(zhì)量目標并與客戶達成共識，以便在項目任務(wù)分解過程中充分考慮該目標的達成，以便在項目驗收時能夠順利通過，否則二次實施帶來的就不僅僅是項目延期這一個后果了。根據(jù)完工日期的要求，在實施費用的限制條件下合理安排顧問資源，充分考慮預(yù)估工期的可行性。3、 客戶需求是否了解需求是ERP項目的基礎(chǔ)，如果沒有這個基礎(chǔ)，項目計劃不可能做得準確，需求的了解程度對于計劃的編制至關(guān)重要。如果對客戶需求一點都不了解的話，那么會導(dǎo)致項目計劃中的工作任務(wù)設(shè)計出現(xiàn)問題。對策：在需求調(diào)研基本完成以后，結(jié)合售前需求文檔或SOW工作說明書，再制定詳細的實施計劃。4、 計劃編制是否重視在項目計劃的編制過程中，如果在思想意識上重視不夠，那么一定不能編制出好的項目計劃來，即便是項目經(jīng)驗非常豐富、項目目標清晰明了、需求非常了解也都是沒有用的。很多項目經(jīng)理和實施顧問認為寫文檔是走形式，還不如把時間用在解決實際的需求問題上，對繁瑣的文檔持排斥態(tài)度。如果以這樣的態(tài)度來工作，那么制定的計劃一定很粗劣。其實計劃編制的過程，一定不是走過場，而是要通過編寫計劃來理清項目目標、項目范圍、項目資源、項目進度、溝通策略、變更方法、風險應(yīng)對措施等。對策：將項目計劃的編制質(zhì)量納入項目經(jīng)理和實施顧問的考核范圍，并定期對項目計劃的執(zhí)行情況進行評審。5、 溝通是否充分這里的溝通包含兩個層面：一是項目計劃編制過程中的溝通，項目經(jīng)理編制計劃時需要和項目主要成員和主要干系人共同討論協(xié)商，達成共識。如果項目成員對計劃理解不足，那么就不能促使其共同思考，從而給后期的執(zhí)行帶來困難。二是項目計劃編制完成后的溝通，形成最終計劃，需要發(fā)布到所有相關(guān)的人員，取得他們的理解、認同和支持，特別是每個人都需要弄清楚計劃中對各自需要承擔責任的要求。如果沒有做到這一點，那么項目計劃一定得不到大家的支持，何談執(zhí)行呢？前一個會導(dǎo)致項目計劃編制得不好，后一個會導(dǎo)致項目計劃的執(zhí)行的不到位，這兩個方面都非常重要，缺一不可。對策：