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金蝶使用心得范文 三、基礎(chǔ)資料K3使用前，必須設(shè)置好基礎(chǔ)資料，基礎(chǔ)資料是運(yùn)行K3系統(tǒng)的基石，有點(diǎn)象做房子前要準(zhǔn)備好材料一樣。 基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備順序基本上就是系統(tǒng)默認(rèn)的順序。 這個(gè)順序沒(méi)有什么特別的，怎么著都行，你在需要時(shí)自動(dòng)提示你需要先處理哪一些。 不過(guò)我還是要將一般處理順序說(shuō)明一下，最好是幣別、憑證字、計(jì)量單位、結(jié)算方式、倉(cāng)庫(kù)、倉(cāng)位、部門(mén)、職員、科目、客戶(hù)、供應(yīng)商、物料。 一些項(xiàng)目是有必錄項(xiàng)與非必錄項(xiàng)的，在前期我們可以只錄入必錄項(xiàng)，以后在需要時(shí)再錄入非必錄信息。 我原以為倉(cāng)庫(kù)與倉(cāng)位是一多對(duì)應(yīng)的，后來(lái)在操作中體會(huì)到，兩者是可以任意組合的。 在設(shè)立倉(cāng)位時(shí)，建議管理員到演示帳套中看一看兩者的區(qū)別與聯(lián)系，倉(cāng)庫(kù)是在單據(jù)表頭上的，倉(cāng)位是在表體的，只有設(shè)了倉(cāng)位管理的才需錄入倉(cāng)位。 由于上述特點(diǎn)，可以將倉(cāng)位管理虛擬出來(lái)進(jìn)行一些其他的使用。 在客戶(hù)、供應(yīng)商、部門(mén)、職員、物料等中，其代碼可以隨時(shí)更改，在更改代碼后，其原有信息自動(dòng)過(guò)到新代碼之中。 如果代碼分了級(jí)次，更改上一級(jí)次的代碼，其下級(jí)代碼成建制的都將相應(yīng)的上級(jí)代碼更改過(guò)來(lái)了。 對(duì)于代碼有兩點(diǎn)共性需要說(shuō)明一是代碼是以“小數(shù)點(diǎn)”來(lái)區(qū)分不同級(jí)次的，相同的點(diǎn)數(shù)為相同的級(jí)數(shù)，同一級(jí)中的代碼長(zhǎng)短可以不一樣；二是同一核算項(xiàng)目的明細(xì)項(xiàng)盡可能的在級(jí)次和長(zhǎng)度上保持一致。 中小企業(yè)職員建議分兩級(jí)，第一級(jí)表示部門(mén)，第二級(jí)是職員。 這樣查詢(xún)起來(lái)方便一些，不過(guò)如果是使用了CRM系統(tǒng)且與K3系統(tǒng)集成的話(huà)，則不能使用小數(shù)點(diǎn)來(lái)作為分級(jí)了，因?yàn)镃RM中不認(rèn)這種分級(jí)，同樣的還有客戶(hù)也不能以小數(shù)點(diǎn)來(lái)區(qū)分級(jí)次。 （對(duì)CRM的了解僅此而已）科目科目代碼的更改有自身的特點(diǎn)，其他項(xiàng)目的代碼隨時(shí)都可以更改，科目的代碼的更改就不一樣了。 在科目使用后，其一級(jí)代碼可以改動(dòng)，除此外都不能改動(dòng)。 設(shè)置科目要了解哪些屬性是用后可以更改的，哪些是不能更改的。 如上述代碼除一級(jí)外都不能更改，同樣不能更改的有科目類(lèi)別、數(shù)量金額核算、是否為現(xiàn)金科目和銀行存款科目、是否出日記帳、余額方向、計(jì)量單位和所掛的核算項(xiàng)目。 別的不易反復(fù)，最易反復(fù)的是科目所掛的核算項(xiàng)目，如原材料掛了物料這一核算項(xiàng)目，后來(lái)又不想掛了，只在存貨核算中看明細(xì)就行了等等。 今天我們一位同事就提出來(lái)，應(yīng)收帳款只掛客戶(hù)，不掛職員了，因?yàn)榛乜顣r(shí)誰(shuí)也不便去看以前掛應(yīng)收時(shí)是哪一位職員。 如果出現(xiàn)了核算項(xiàng)目確實(shí)需要更改的話(huà)，可以新建一個(gè)科目，然后將余額轉(zhuǎn)到相應(yīng)的科目中去。 科目修改后不宜禁用，因?yàn)榭颇拷煤?，如果要查原?shù)據(jù)的話(huà)，查詢(xún)不到。 這一點(diǎn)與其他核算項(xiàng)目不一樣，其他核算項(xiàng)目在禁用后，是可以看到原來(lái)的數(shù)據(jù)的。 記住現(xiàn)金和銀行類(lèi)科目不要勾上現(xiàn)金等價(jià)物，如果你以后在作現(xiàn)金流量表（總帳中的）時(shí)最后的現(xiàn)金凈增加額與總帳的不對(duì)，你可以到科目中查看一下是否將現(xiàn)金及銀行存款勾上了現(xiàn)金等價(jià)物，如果都勾上會(huì)記重的。 科目上一級(jí)代碼被作為明細(xì)代碼使用后，可以增加下一級(jí)代碼，其上一級(jí)的發(fā)生額及余額等自動(dòng)地被第一個(gè)增加的下級(jí)科目所繼承，其他項(xiàng)目也都如此。 科目應(yīng)注意的主要是以上幾點(diǎn)，常規(guī)的科目沒(méi)有什么可說(shuō)的，這里說(shuō)明一下我們幾個(gè)具體科目設(shè)置時(shí)的體會(huì)。 1、往來(lái)科目最好掛核算項(xiàng)目，不設(shè)明細(xì)科目。 往來(lái)科目指應(yīng)（預(yù)）收帳款、應(yīng)（預(yù)）付帳款、其他應(yīng)收（付）款。 應(yīng)（預(yù)）收帳款、應(yīng)（預(yù)）付帳款可以考慮同時(shí)掛上職員，其他應(yīng)收（付）款一般分2個(gè)二級(jí)科目往來(lái)單位和職員。 職員在核算項(xiàng)目中有，往來(lái)單位則需要增加。 大家要熟悉在K3系統(tǒng)中可以增加核算項(xiàng)目和輔助資料，這些會(huì)與系統(tǒng)默認(rèn)的一樣使用。 增加往來(lái)單位后，在科目“其他應(yīng)收款單位往來(lái)”中就可以增加其核算項(xiàng)目“往來(lái)單位”了。 對(duì)于往來(lái)科目，我建議大家不要設(shè)置預(yù)收帳款和預(yù)付帳款，其他應(yīng)付款在一般情況下也可以不設(shè)，這是一個(gè)純財(cái)務(wù)問(wèn)題，供財(cái)務(wù)人員參考。 2、購(gòu)買(mǎi)并使用了倉(cāng)存和存貨核算系統(tǒng)的單位，存貨會(huì)計(jì)科目可以不設(shè)明細(xì)，也不掛核算項(xiàng)目，只需一級(jí)科目就行了。 由于憑證都是物流系統(tǒng)中過(guò)來(lái)，需要查詢(xún)明細(xì)帳時(shí)到存貨核算中查看就行了。 3、銷(xiāo)售費(fèi)用、管理費(fèi)用明細(xì)科目可以采用核算項(xiàng)目，而不按傳統(tǒng)的處理為明細(xì)科目，這樣一是可以將兩項(xiàng)費(fèi)用中的相同項(xiàng)通過(guò)的定的方式一并查詢(xún)，如要查業(yè)務(wù)費(fèi)，不選擇科目、只選擇業(yè)務(wù)費(fèi)，就可以看到所有掛業(yè)務(wù)費(fèi)費(fèi)用科目的業(yè)務(wù)費(fèi)是多少，另外如果掛項(xiàng)目則可以使用“核算項(xiàng)目組合表”查看分部門(mén)或職員的銷(xiāo)售費(fèi)用、管理費(fèi)用明細(xì)表。 制造費(fèi)用也可以考慮與銷(xiāo)售費(fèi)用、管理費(fèi)用一并使用核算項(xiàng)目。 4、如果購(gòu)買(mǎi)了固定資產(chǎn)系統(tǒng)的，固定資產(chǎn)資產(chǎn)和折舊只需設(shè)置一級(jí)科目即可。 -客戶(hù)、供應(yīng)商在開(kāi)始使用時(shí)可以只錄入必錄項(xiàng)，非必錄項(xiàng)資料也同時(shí)錄入，不要都留在以后錄入。 客戶(hù)與供應(yīng)商的代碼建議以各省的標(biāo)準(zhǔn)代碼作為第一級(jí)，第二級(jí)就到明細(xì)了。 各省的代碼即身份證的前兩位數(shù)。 有的同志偏好分為三至四級(jí)，第一級(jí)分國(guó)內(nèi)、國(guó)外，國(guó)內(nèi)的第二級(jí)為六大區(qū)域的劃分，第三級(jí)是省份，第四級(jí)才是明細(xì)，其實(shí)前兩級(jí)沒(méi)有必要。 國(guó)內(nèi)國(guó)外就兩個(gè)沒(méi)有必要，區(qū)域的劃分在各項(xiàng)目中也有。 當(dāng)然省份在客戶(hù)和供應(yīng)商中也有，但由于客戶(hù)與供應(yīng)商數(shù)量較多，以省份劃分開(kāi)來(lái)容易理解。 在實(shí)際工作中許多同志有各自的考慮，如按采購(gòu)員所聯(lián)系的范圍或按供應(yīng)原輔材料的類(lèi)別或按是否外協(xié)來(lái)劃分供應(yīng)商，這都是不很科學(xué)的，他們認(rèn)為我只要點(diǎn)擊相應(yīng)的類(lèi)別就可以找到我所要的供應(yīng)商等等方便自己的工作。 如果按此分類(lèi)各采購(gòu)員工作的劃分是相對(duì)的，同一個(gè)供應(yīng)商既做外購(gòu)又做外協(xié)怎么辦，多個(gè)業(yè)務(wù)員與同一個(gè)供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)怎么辦。 要想達(dá)到上述目的，建議大家細(xì)細(xì)品味一下客戶(hù)和供應(yīng)商的非必錄項(xiàng)。 就供應(yīng)商而言，你可以增加一條業(yè)務(wù)員來(lái)區(qū)分這個(gè)供應(yīng)商主要由誰(shuí)聯(lián)系即可，此外系統(tǒng)在區(qū)域問(wèn)題默認(rèn)的就很好了，將國(guó)內(nèi)與國(guó)外綜合起來(lái)分類(lèi)，這樣簡(jiǎn)單明了。 對(duì)于客戶(hù)與供應(yīng)商的處理，這里將我單位的做法供大家參考客戶(hù)、供應(yīng)商的錄入 一、編碼規(guī)則各單位統(tǒng)一將客戶(hù)、供應(yīng)商設(shè)為兩級(jí)，第一級(jí)為2位，第二級(jí)為3位。 第一級(jí)以各省標(biāo)準(zhǔn)代碼為準(zhǔn)，有港澳臺(tái)及國(guó)外業(yè)務(wù)的，可增加“港澳臺(tái)”項(xiàng)，代碼80；增加“國(guó)外”項(xiàng)，代碼85；實(shí)際業(yè)務(wù)時(shí)可能有一些不便處理的，如交易金額很小，且次數(shù)較少，沒(méi)有必要對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)管理，但又要進(jìn)行出入庫(kù)管理的，可設(shè)置零星供應(yīng)商/客戶(hù)，現(xiàn)銷(xiāo)客戶(hù)/現(xiàn)購(gòu)供應(yīng)商等，這些一級(jí)代碼歸為其他，代碼90。 第二級(jí)各代碼之間適當(dāng)留些空間，以便將相關(guān)的單位放在一起。 此外，關(guān)聯(lián)單位一級(jí)代碼統(tǒng)一為00，不按地域分類(lèi)。 二、項(xiàng)目錄入單位名稱(chēng)一定要填寫(xiě)完整和規(guī)范，原則上以對(duì)方公章（財(cái)務(wù)章）為準(zhǔn)。 經(jīng)常遇到有些單位改制的情況，名稱(chēng)更改了的，將名稱(chēng)字段改為新名稱(chēng)，在簡(jiǎn)稱(chēng)處填寫(xiě)“*年*月前稱(chēng)*”。 地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)、傳真、郵編、郵件地址等如果有的話(huà)也錄入，未錄入的以后補(bǔ)齊。 往來(lái)單位均有區(qū)域選項(xiàng)，供應(yīng)商與客戶(hù)是一樣的選擇區(qū)域。 系統(tǒng)默認(rèn)六大區(qū)域及港澳臺(tái)及國(guó)外項(xiàng)供選用，如有需要調(diào)整的，可以到輔助資料設(shè)置的區(qū)域中進(jìn)行調(diào)整。 公司領(lǐng)導(dǎo)及銷(xiāo)售部門(mén)需要的分區(qū)域銷(xiāo)售、分渠道銷(xiāo)售及客戶(hù)類(lèi)型銷(xiāo)售等在客戶(hù)錄入時(shí)如何體現(xiàn)，還有無(wú)其他的需求。 這種需求可以在系統(tǒng)中輕松完成，很有實(shí)用價(jià)值。 通過(guò)輔助資料增加一項(xiàng)即可完成更多需求。 各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)可能對(duì)區(qū)域、銷(xiāo)售渠道、客戶(hù)類(lèi)型不一致，不要緊，隨時(shí)可更改，更改之后即可查詢(xún)。 各省代碼如下物料物料的處理是各單位基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備的難點(diǎn)，往往久拖不決一是物料從數(shù)量上較客戶(hù)供應(yīng)商或職員等其他核算項(xiàng)目都要多，二是單條物料錄入時(shí)要注意的項(xiàng)目多，三是不同崗位對(duì)物料的需求不一樣等等。 對(duì)于物料，首先要確定的是編碼規(guī)則，編碼是按字母編還是按數(shù)字編，是按物料的屬性還是按設(shè)計(jì)圖紙編，是按定額單來(lái)分類(lèi)還是按光機(jī)電等物料本身的屬性來(lái)分類(lèi)，是以物流為主分類(lèi)還是按會(huì)計(jì)科目來(lái)分類(lèi)等等都是大家討論的。 財(cái)務(wù)人員、計(jì)劃人員、倉(cāng)庫(kù)人員、采購(gòu)人員都會(huì)有各自的意見(jiàn)，因此一定要民主集中，果斷從事。 集中的意思是避免議而不決，果斷從事是因?yàn)榇a以后隨時(shí)都可更改。 在我們討論中，差點(diǎn)選擇了流水號(hào)的方式，足以顯得我們的無(wú)奈。 其實(shí)選擇流水號(hào)也沒(méi)什么的，代碼沒(méi)有什么實(shí)際意義的，真正有意義的是物料的屬性定義上，再者說(shuō)，代碼以后還可以更改調(diào)整的，不會(huì)對(duì)工作造成大的影響，關(guān)鍵是名稱(chēng)要規(guī)范且不要出現(xiàn)重碼。 在這里我還是先將我單位的設(shè)置情況復(fù)述給大家，并對(duì)其中部分內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明。 物料錄入 一、代碼物料編碼統(tǒng)一按數(shù)字進(jìn)行編寫(xiě)，所有編碼統(tǒng)一為4級(jí)，1-3級(jí)為2位（類(lèi)），第4級(jí)為3位（明細(xì)）。 所有編碼中間要留有余地（中間空一些編號(hào)），包括類(lèi)和明細(xì)，這樣以后可以將類(lèi)似的新增物料放在一起。 所有明細(xì)物料的編碼必須長(zhǎng)度一致，以后確實(shí)不夠時(shí)再加。 （說(shuō)明由于K3系統(tǒng)是以小數(shù)點(diǎn)來(lái)區(qū)分級(jí)次的，所以長(zhǎng)度可以任意增加，這與金蝶2000等是不樣的）編碼一級(jí)代碼主要按會(huì)計(jì)科目需要分類(lèi)分為原材料- 05、外協(xié)件- 10、自制半成品- 20、產(chǎn)成品- 30、虛擬件-90。 （說(shuō)明上述分類(lèi)與會(huì)計(jì)科目以及物料屬性基本匹配，這對(duì)設(shè)置存貨科目及在存貨核算等處查看報(bào)表是很方便的）大家要領(lǐng)會(huì)物料編碼與產(chǎn)品編碼、條形碼的關(guān)系。 物料編碼與條形碼一般來(lái)說(shuō)是一一對(duì)應(yīng)，產(chǎn)品編碼是一臺(tái)（套）為一個(gè)編碼。 可以理解為物料編碼為一種物料，如E2000D聯(lián)想筆記本電腦，產(chǎn)品編碼就是這種電腦的不同個(gè)體，一定不要將兩者混淆。 我們常指的產(chǎn)品編碼在K3系統(tǒng)中為序列號(hào)管理(電子行業(yè)版)，也可以通過(guò)產(chǎn)品批號(hào)來(lái)對(duì)應(yīng)產(chǎn)品編碼，不過(guò)批號(hào)得按產(chǎn)品編碼來(lái)錄入。 （說(shuō)明我公司使用的是電子行業(yè)版本）同一種物品，不要因?yàn)閮H僅是不同的供應(yīng)商而將其編為不同的編碼(有的價(jià)格也有一定的差異)。 如果我們認(rèn)為區(qū)分開(kāi)來(lái)很有必要，可以考慮用序列號(hào)或批號(hào)來(lái)處理。 不同的供應(yīng)商提供的物品確實(shí)有區(qū)別，如外形、顏色等不一樣，我們應(yīng)將其編為不同的編碼。 在明細(xì)項(xiàng)中，盡可能將名稱(chēng)相同的放在一起，如明細(xì)類(lèi)為電子元器件，電阻編號(hào)為001-099，電容為101-199。 如果電阻、電容種類(lèi)很多，當(dāng)然可以增設(shè)類(lèi)電阻類(lèi)和電容類(lèi)。 在電阻和電容編碼中，盡可能按規(guī)格型號(hào)排序。 在物料分類(lèi)中，有一種情況要?jiǎng)澐智宄?如我們有四種物料電腦、電腦主板、繪圖儀、繪圖儀主板。 在這四種物料中，我們是將電腦主板放在與電腦一起編號(hào)還是與其他主板一起編號(hào)，要有一致性。 再如電源，我們是將所有含電源兩字的放在一起，還是將特殊電源與其主件放在一起（聲光電源）。 二、名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)名稱(chēng)一定要統(tǒng)一規(guī)范，不要與型號(hào)連在一起用，由于名稱(chēng)的不規(guī)范，極易出現(xiàn)重碼。 三、物料屬性是指該物料是外購(gòu)、自制，還是外協(xié)件、虛擬件等。 物料屬性是屬以后不能更改項(xiàng)。 如果是自制品你選擇成了外購(gòu)品，以后下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單、選擇成本對(duì)象時(shí)不能調(diào)用，因?yàn)樵撐锪鲜峭赓?gòu)品，不需生產(chǎn)；此外在制作備料單時(shí)不能作為父項(xiàng)。 對(duì)于不清楚是外購(gòu)還是自制的物料，可以選擇自制。 如果倉(cāng)庫(kù)中本身沒(méi)有一套電腦，而是以顯示器、機(jī)箱等部件來(lái)進(jìn)行管理的，那么電腦就是虛擬件了。 大家要了解不同模塊對(duì)屬性的劃分，如半成品、產(chǎn)成品在入庫(kù)時(shí)都稱(chēng)為自制入庫(kù)核算，外協(xié)件、自制件在出庫(kù)時(shí)都作為產(chǎn)成品出庫(kù)核算。 如果還不清楚，可以看一看相關(guān)幫助文件。 四、單位數(shù)量精度系統(tǒng)支持雙計(jì)量單位，基本單位和常用單位，其中基本單位是不能修改的。 基本單位與常用單位之有一定的換算關(guān)系，如電線(xiàn)，基本單位是米，常用單位是卷，某種型號(hào)的電線(xiàn)一卷為100米，那么0.2卷就是20米了。 這里要注意如果同一種線(xiàn)每卷長(zhǎng)度不一時(shí)要變通處理如這一次進(jìn)的同一種線(xiàn)長(zhǎng)度變成了150米，可變通為按1.5卷來(lái)處理，或者另行編一物料代碼。 如果需要雙計(jì)量單位管理的特別少，可以不用雙計(jì)量單位，這樣在許查詢(xún)起來(lái)相對(duì)清晰一些。 許多報(bào)表是同時(shí)反映基本計(jì)量單位與常用計(jì)量單位的。 數(shù)量精度通常為0，但是如果是重量、長(zhǎng)度單位時(shí)，有時(shí)也有小數(shù)，我們要根據(jù)實(shí)際判斷哪些物料有幾位小位。 如果你在此將數(shù)量精度設(shè)為1，以后在錄入相關(guān)單據(jù)時(shí)，小數(shù)位數(shù)只能保留一位，實(shí)際確實(shí)需要2-3位時(shí)，須先將此修改后方可錄入。 建議小數(shù)位數(shù)原則上用兩種0和2。 五、最低、最高、安全庫(kù)存這三項(xiàng)庫(kù)存是管理者根據(jù)一定的情況判斷錄入的，這三項(xiàng)系統(tǒng)有默值，初始時(shí)將其設(shè)為0，對(duì)于單價(jià)較高或重要的物料該項(xiàng)要錄入，以加強(qiáng)物資管理。 六、銷(xiāo)售單價(jià)對(duì)于定型的產(chǎn)品都要將公司的報(bào)價(jià)錄入，這一價(jià)格自動(dòng)在錄入銷(xiāo)售訂單時(shí)出現(xiàn)。 若再輸入折扣價(jià)(額)，就是實(shí)際交易價(jià)了。 七、批次目前看來(lái)，沒(méi)有必要設(shè)置此項(xiàng)，也就是不打鉤。 批次選上后不能更改。 批次選上后，每次出入庫(kù)都需填上批次。 如果初始時(shí)選上了批次，但實(shí)際使用中沒(méi)有必要，因不能修改此屬性，那么可以都用一個(gè)批號(hào)，如1。 批次和序列號(hào)在入庫(kù)時(shí)手工錄入，且不能相同，在出庫(kù)時(shí)只能選擇使用，不能手工錄入。 八、保質(zhì)期各單位如果有需要保質(zhì)期管理的物料，必須選擇此項(xiàng)并填上保質(zhì)期。 若要選此項(xiàng)，須先選批次管理。 保質(zhì)期一般用于食品醫(yī)藥行業(yè)，如果公司有人選擇此項(xiàng)，須及時(shí)反饋到我這里，以商討其必要性。 保質(zhì)期設(shè)定后不能更改。 九、計(jì)價(jià)方法、存貨、收入、成本科目代碼與財(cái)務(wù)有關(guān)，及時(shí)與財(cái)務(wù)聯(lián)系。 計(jì)價(jià)方法設(shè)定后不能更改，設(shè)定的存貨科目代碼在“存貨核算系統(tǒng)對(duì)帳”及自動(dòng)制作憑證等處要用的。 十、單價(jià)精度一般默認(rèn)為2，如果確有超過(guò)2位的，隨時(shí)可以更改。 有的同志在錄入0.0567元時(shí)出現(xiàn)0.06元就是因?yàn)閱蝺r(jià)精度的問(wèn)題。 十三、計(jì)劃資料主要是供進(jìn)行物料需求計(jì)劃使用的，有一定的獨(dú)立性，如果條件成熟的單位可以錄入，也可以以后錄入。 十五、條形碼結(jié)合到條形碼的使用隨時(shí)錄入。 物料錄入有幾點(diǎn)要注意 一、可以利用默認(rèn)功能，以提高工作效率并減少差錯(cuò)率。 方法是在物料核算項(xiàng)目類(lèi)別屬性處對(duì)各項(xiàng)目設(shè)置其默認(rèn)值，這種辦法在期初集中錄入物料時(shí)很實(shí)用，如先錄入原材料，那么將物料屬性設(shè)為“外購(gòu)”，將存貨科目設(shè)為“123-原材料”，將計(jì)價(jià)方法設(shè)為“加權(quán)平均法”等等，待錄入產(chǎn)成品時(shí)，再將屬性改為“自制”，將存貨科目設(shè)為“產(chǎn)成品”。 二、大家要分別對(duì)待可更改項(xiàng)和不可更改項(xiàng)，對(duì)不可更改項(xiàng)要特別注意。 三、盡可能避免重碼的發(fā)生。 上面講述的是基礎(chǔ)資料，他們有很多共同之處。 其一，都可以通過(guò)引入功能進(jìn)行。 如果你們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完整，并且能夠成比較規(guī)范的庫(kù)表結(jié)構(gòu)（以Excel為例），那么可以將基礎(chǔ)資料直接引入。 引入前先錄入一條記錄進(jìn)去，然后將其引出，再將現(xiàn)有數(shù)據(jù)按照引出的格式引入，記住先引入少量幾條后再分批引入。 引入時(shí)注意分析該項(xiàng)目（如職員）哪些是選擇項(xiàng)（如部門(mén)），哪些是手工錄入項(xiàng)（如姓名），選擇項(xiàng)必須有相應(yīng)的項(xiàng)目及具體內(nèi)容。 如引入的職員表中有辦公室、財(cái)務(wù)部等幾個(gè)部門(mén)，那么部門(mén)項(xiàng)目要先錄好辦公室、財(cái)務(wù)部后才能將部門(mén)引入，這也就是前面所述的錄入順序問(wèn)題。 引入中如果必錄項(xiàng)是空或不是系統(tǒng)認(rèn)同的，則該條記錄不能引入。 引入的代碼必須符合系統(tǒng)認(rèn)同的規(guī)則，所有的明細(xì)或下級(jí)必須有上級(jí)代碼。 與引入相關(guān)的是一些同志喜歡改庫(kù)，我個(gè)人不贊同這樣做，如果你確實(shí)在庫(kù)中寫(xiě)初始數(shù)據(jù)，包括后來(lái)更改的，那么需要在操作界面上一條條地?fù)艋?，否則系統(tǒng)認(rèn)為沒(méi)有這條記錄。 其二，大家可以看一看錄入基礎(chǔ)資料的菜單，都有對(duì)資料的修改（在屬性處）、刪除和禁用。 在錄的資料被使用前，都可以進(jìn)行修改、刪除和禁用。 但在使用之后，所有基礎(chǔ)資料均不能刪除但都能禁用，只有部分字段可以更改（大家可以回頭看看上述內(nèi)容或?qū)χ菔編ぬ鬃砸洋w會(huì)）。 其三，大家可以看看基礎(chǔ)資料錄入修改界面的選項(xiàng)，前面3個(gè)容易理解，第4項(xiàng)“F7查詢(xún)默認(rèn)字段”如果選擇了名稱(chēng)，則在使用過(guò)程中按F7查詢(xún)時(shí)并按F5搜索時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)搜索的字段為名稱(chēng)，否則為代碼。 其實(shí)大家使用搜索多的是名稱(chēng)。 建議大家在今后當(dāng)入單據(jù)選擇查詢(xún)基礎(chǔ)資料時(shí)，要盡可能的使用搜索功能，從多角度搜索幾次后，再新增基礎(chǔ)資料，這樣可以減少重碼。 這幾個(gè)選項(xiàng)各項(xiàng)目均是一致的，只改一處即可，以最后更改的為準(zhǔn)，其認(rèn)同的是操作員，即某一操作員進(jìn)去的界面是專(zhuān)有的。 與界面相關(guān)的還有打印方案和套打設(shè)置是與計(jì)算機(jī)有關(guān)的，查詢(xún)過(guò)濾方案與操作員有關(guān)，單據(jù)自定義同一帳套所有人都是一樣的。 其 四、在大家發(fā)現(xiàn)不需用的核算項(xiàng)目后，能夠刪除的盡可能刪除，確實(shí)不能刪除的，將其代碼改到一特定的類(lèi)中，注明原代碼是多少，然后禁用。 所有核算項(xiàng)目使用后是不能刪除的，因此要?jiǎng)h除某一核算項(xiàng)目，則需要將所有使用該項(xiàng)目的地方都改掉，然后刪除。 例如有兩個(gè)客戶(hù)重錄了，我們可以通過(guò)查詢(xún)看哪一個(gè)使用較少，則易更改，然后將要?jiǎng)h除的一個(gè)所有發(fā)生額全部都改為另一個(gè)后，再將其刪除。 如果大家是第一次使用K3系統(tǒng)，那么到了這里，你對(duì)核算項(xiàng)目的理解還很模糊，隨著后面對(duì)各系統(tǒng)的操作，你會(huì)對(duì)核算項(xiàng)目的理解越來(lái)越清晰。 因此上述內(nèi)容在你使用一段時(shí)間后還需回頭再看兩個(gè)來(lái)回。 四、系統(tǒng)設(shè)置注意哪些是不能改變的，哪些是可以以后改變的。 物流系統(tǒng)要啟用，第一步就是要設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)。 該設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)置初始化-購(gòu)銷(xiāo)倉(cāng)存均可-系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置處。 物流系統(tǒng)參數(shù)的兩項(xiàng)以后是改不了的一是數(shù)量、金額核算的選擇，一般單位應(yīng)選擇數(shù)量金額核算，數(shù)量核算適用于只管理數(shù)量的分支機(jī)構(gòu)；二是庫(kù)存更新方式的選擇，一般單位在開(kāi)始認(rèn)為審核后更新好，其實(shí)在實(shí)際使用過(guò)程中，還是選擇保存后更新好。 上述設(shè)置在錄入初始化數(shù)據(jù)后就不能再更改了。 如果你選擇了審核后更新，則在以后物流系統(tǒng)（一般稱(chēng)購(gòu)銷(xiāo)倉(cāng)存為物流系統(tǒng)）中看到即時(shí)庫(kù)存與實(shí)物庫(kù)存不一致時(shí)就要想到這一點(diǎn)，就是有部分單據(jù)未審核造成的。 還有一個(gè)特點(diǎn)，就是不論單據(jù)是否審核，在臺(tái)帳中總是可以看到的，但在存貨核算系統(tǒng)中的材料明細(xì)帳等中則看不到，所以看到兩張表有差異時(shí)不要感到意外。 五、在總帳系統(tǒng)設(shè)置中，除會(huì)計(jì)期間啟用后不能更改外，其余以后均可以更改。 設(shè)置中大部分選項(xiàng)意思清晰，這里只將我們遇到過(guò)的誤解說(shuō)一下。 當(dāng)時(shí)我們錄入憑證時(shí)不是每條分錄都有摘要，且沒(méi)有選擇“明細(xì)帳（表）自動(dòng)繼承上條分錄摘要”，因此我在看一明細(xì)帳時(shí)，看到有筆業(yè)務(wù)與其摘要明顯有些異常，可謂百思不得其解，后來(lái)才注意到是同一張憑證中所有未錄入摘要的分錄在明細(xì)帳中都自動(dòng)用上了第一條分錄的摘要，當(dāng)然文不對(duì)題了，如果我們選上了此項(xiàng)就不存在這個(gè)問(wèn)題了。 總帳中系統(tǒng)設(shè)置選項(xiàng)很多，大家在使用一段時(shí)間后會(huì)覺(jué)得有些設(shè)置要調(diào)整，這時(shí)就要多到這里來(lái)看看，多多品味系統(tǒng)設(shè)置，其他系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置也一樣，特別是物流的。 六、物流系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置其實(shí)都是一樣的，我們從系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置購(gòu)銷(xiāo)存系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)去，可以看到這里所有都是隨時(shí)可以修改的，修改后單據(jù)按新規(guī)則編排。 首先來(lái)看編碼規(guī)則。 這里的編碼規(guī)則與基礎(chǔ)資料中的編碼規(guī)則不一樣，基礎(chǔ)資料中是針對(duì)基礎(chǔ)資料的，這里是針對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)的，是指業(yè)務(wù)單據(jù)的編號(hào)按什么規(guī)則自動(dòng)生成。 前后綴指以什么固定的內(nèi)容開(kāi)頭尾，格式是指中間號(hào)碼多長(zhǎng)。 如果不填列格式，則編號(hào)會(huì)按流水號(hào)往來(lái)后數(shù)，到時(shí)候以編號(hào)排序時(shí)，10號(hào)會(huì)排到2號(hào)的前面去。 如果填寫(xiě)了格式，如為“0000”，則單據(jù)編號(hào)會(huì)按“0001”、“0002”-“0010”這樣排下去，在我們按編號(hào)排序時(shí)不會(huì)出錯(cuò)。 編號(hào)長(zhǎng)度建議以3-5年該單據(jù)的總數(shù)為限設(shè)置，不宜過(guò)長(zhǎng)。 對(duì)于各個(gè)選項(xiàng)，我只想說(shuō)一點(diǎn)，那就是單據(jù)編號(hào)可手工錄入，其他的沒(méi)有什么可多說(shuō)的。 建議大家不要允許手工錄入單據(jù)編號(hào)，其中對(duì)于采購(gòu)和銷(xiāo)售發(fā)票本身有號(hào)碼，可以考慮在其單據(jù)上增加一個(gè)表頭，起名為原始編號(hào)或手工編號(hào)。 增加表頭在單據(jù)自定義中進(jìn)行。 此處選項(xiàng)極為豐富，由于沒(méi)有接觸業(yè)務(wù)，不怎么好說(shuō)，再者字面意思也很清楚，需要說(shuō)明的是，系統(tǒng)管理員以后在什么考慮時(shí)或用上一段時(shí)間后就到這里來(lái)看一看，你會(huì)感到這里有很多你想要的內(nèi)容。 七、初始化總帳初始化就是錄入其初余額，記住錄入完后一定要進(jìn)行平衡試算一下，需要指出的是，在初始化未完成時(shí)可以錄入憑證，但不能審核和記帳，因此初始化工作要盡快完成。 一些同志在發(fā)現(xiàn)有些科目設(shè)置不妥后將發(fā)生額、期初余額等修改刪除后，沒(méi)有使用相應(yīng)科目了，還是不能更改或刪除相應(yīng)科目，這時(shí)要想到在初始化的試算平衡處試算一下。 購(gòu)買(mǎi)了應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的，在總帳與應(yīng)收應(yīng)付中可以只錄入一次，然后對(duì)傳即可，不過(guò)要注意在總帳中所掛的核算項(xiàng)目在應(yīng)收應(yīng)付中必須有對(duì)應(yīng)的。 我就吃過(guò)這個(gè)的虧，在總帳應(yīng)收帳款科目下設(shè)了好幾個(gè)核算項(xiàng)目，其中一個(gè)在應(yīng)收款中沒(méi)有對(duì)應(yīng)的信息，在應(yīng)收款往總帳中傳入時(shí)就沒(méi)有成功，后來(lái)只得重來(lái)。 固定資產(chǎn)與其他系統(tǒng)不一樣，其初始化數(shù)據(jù)不在系統(tǒng)設(shè)置-初始化中錄入，而在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)固定資產(chǎn)中錄入。 物流系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)有四點(diǎn)一是期初未入庫(kù)的暫估入庫(kù)單，該數(shù)據(jù)（金額）應(yīng)與財(cái)務(wù)的暫估應(yīng)付帳款一樣；二是期初未核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫(kù)單，該數(shù)據(jù)應(yīng)與分期收款發(fā)出商品對(duì)應(yīng)，不過(guò)有的單位未作處理，仍?huà)煸趲?kù)存中，這時(shí)就不需要錄入；三是期初委外出庫(kù)單，該數(shù)據(jù)應(yīng)與委外加工物資相對(duì)應(yīng)；四是期初的在產(chǎn)品成本，該數(shù)據(jù)與生產(chǎn)成本余額對(duì)應(yīng)。 前三點(diǎn)是啟用倉(cāng)存系統(tǒng)所必須的，第四點(diǎn)是針對(duì)使用成本管理管理系統(tǒng)的。 物流系統(tǒng)結(jié)束初始化前，應(yīng)將相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如期初未入庫(kù)的暫估入庫(kù)單與財(cái)務(wù)的暫估應(yīng)付帳款核對(duì)；期初未核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫(kù)單與分期收款發(fā)出商品核對(duì)等。 上述各分系統(tǒng)的啟用時(shí)間可以先后，其數(shù)據(jù)應(yīng)與啟用時(shí)間對(duì)應(yīng)。 對(duì)于啟用系統(tǒng)時(shí)間，建議大家最先使用總帳及倉(cāng)庫(kù)，其他系統(tǒng)視情況跟上，具體情況視各單位操作水平及購(gòu)買(mǎi)模塊而定，實(shí)施人員一般會(huì)提出一些建議，如果大家（指客戶(hù)）沒(méi)有實(shí)施過(guò)類(lèi)似系統(tǒng)，望充分尊重實(shí)施人員意見(jiàn)，切不可想當(dāng)然地按自已的思路來(lái)做，也不要想到實(shí)施起來(lái)很容易或者很難。 系統(tǒng)設(shè)置就介紹到這兒，后面描述各系統(tǒng)時(shí)再回頭來(lái)說(shuō)明。 八、物流系統(tǒng)的使用物流從采購(gòu)申請(qǐng)單開(kāi)始說(shuō)起。 購(gòu)買(mǎi)并使用了計(jì)劃系統(tǒng)的，大部分采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)該是經(jīng)過(guò)MRP計(jì)算生成的，這里由于沒(méi)有說(shuō)計(jì)劃，所以還是以手工錄入開(kāi)始說(shuō)。 采購(gòu)申請(qǐng)單就是采購(gòu)計(jì)劃，即應(yīng)該買(mǎi)什么。 采購(gòu)申請(qǐng)單的錄入很簡(jiǎn)單，把要買(mǎi)哪些物料，數(shù)量多少，要求什么時(shí)候到貨就行了。 錄入工業(yè)單據(jù)有一些共性，在這里一并說(shuō)了。 K3數(shù)據(jù)分關(guān)聯(lián)生成和手工錄入；對(duì)于錄入項(xiàng)又分選擇錄入和手工錄入。 凡是涉及基礎(chǔ)資料的，都是選擇錄入，如客戶(hù)、物料等，這一點(diǎn)你在輸入一個(gè)數(shù)據(jù)后系統(tǒng)不認(rèn)同就知道應(yīng)該是選擇錄入了。 選擇錄入的，直接按F7或點(diǎn)擊菜單上的查看。 手工錄入項(xiàng)是沒(méi)有設(shè)為基礎(chǔ)資料或不便設(shè)為基礎(chǔ)資料的，如日期、備注、用途等。 其中有一部分是即可手工錄入，也可選擇錄入的，如備注；有一部分是在入庫(kù)時(shí)是手工錄入，出為時(shí)選擇的，如物料批號(hào)、序列號(hào)等。 選擇還是手工錄入，大家想到有這么回事即可，不要錄不進(jìn)去就感到驚異。 工業(yè)單據(jù)可以復(fù)制，方法是查詢(xún)到源單據(jù)后，點(diǎn)擊復(fù)制，然后修改即可，這對(duì)類(lèi)同的單據(jù)錄入要加快錄入速度，提高錄入準(zhǔn)確率。 單據(jù)還可以下推生成，這需要操作員同時(shí)具有操作源單據(jù)和目標(biāo)單據(jù)的權(quán)限。 工業(yè)單據(jù)可以關(guān)聯(lián)生成，如關(guān)聯(lián)采購(gòu)申請(qǐng)單生成采購(gòu)訂單，這個(gè)以后大家經(jīng)常用到，關(guān)聯(lián)生成單據(jù)自上而下只能一對(duì)多，不能多張上游單據(jù)生成一張下游單據(jù)。 這一點(diǎn)對(duì)發(fā)票的生成有些不同，一張發(fā)票可以關(guān)聯(lián)同一單位的多張入庫(kù)單或訂單生成，但必須是同一單位的，且只能關(guān)聯(lián)入庫(kù)單、訂單或合同中的一種。 說(shuō)到發(fā)票，還有一點(diǎn)與別的單據(jù)不一樣，就是上期物流未結(jié)帳，下期發(fā)票就不能審核。 說(shuō)到單據(jù)的錄入，一并說(shuō)說(shuō)工業(yè)單據(jù)自定義和單據(jù)套打。 工業(yè)單據(jù)自定義僅針對(duì)工業(yè)單據(jù)，財(cái)務(wù)單據(jù)暫無(wú)自定義功能。 自定義是指錄入界面自定義。 如前面系統(tǒng)設(shè)置中所述的發(fā)票增加表頭即如此，有時(shí)我們認(rèn)為界面錄入項(xiàng)過(guò)多或過(guò)少，都可通過(guò)單據(jù)自定義解決。 在單據(jù)自定義中，可以將表體或表頭隱藏起來(lái)，如我們將收貨通知單的價(jià)格、金額隱藏起來(lái)，不讓收貨人員看到價(jià)格；也可以將我們常用的表體列移到前面一些。 不過(guò)提醒一下，在自定義單據(jù)中去掉一些表頭后，可能影響某些功能的使用，我曾在使用8.8.2版本時(shí)遇到過(guò)將銷(xiāo)售訂單的部門(mén)和主管隱藏后，不能被關(guān)聯(lián)生成銷(xiāo)售出庫(kù)單。 說(shuō)到發(fā)現(xiàn)這種原因的過(guò)程，大家可以借鑒一下。 如果大家在某一功能使用時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，對(duì)這種情況要進(jìn)行分析，將錯(cuò)誤現(xiàn)象描述清楚，以便技術(shù)支持人員解決。 異常現(xiàn)象是所有計(jì)算機(jī)上均出現(xiàn)還是部分機(jī)器出現(xiàn)，是所有操作員使用都出現(xiàn)還是部分操作員出現(xiàn)，是客戶(hù)端出現(xiàn)還是服務(wù)器上出現(xiàn)，是部分單據(jù)出現(xiàn)還是所有單據(jù)出現(xiàn)等等，由此自已就可以解決一些問(wèn)題。 如出現(xiàn)上述問(wèn)題，首先要想到是部分單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成還是所有單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成，從什么時(shí)候開(kāi)始出現(xiàn)這種情況，在這段時(shí)間里進(jìn)行了哪些操作。 經(jīng)分析，我發(fā)現(xiàn)一部分單據(jù)可以生成出庫(kù)單，不能生成出庫(kù)單的是某一時(shí)間以后的，且沒(méi)有部門(mén)及主管，由此我想到可能是因?yàn)閱螕?jù)自定義出現(xiàn)的。 不過(guò)到現(xiàn)在為止，沒(méi)有看到因自定義單據(jù)引起其他異常。 與單據(jù)自定義相關(guān)的還有單據(jù)套打，單據(jù)自定義是供大家錄入用的，單據(jù)套打是供大家打印用的。 單據(jù)自定義后所有用戶(hù)界面都是一樣，單據(jù)套打同一帳套是認(rèn)計(jì)算機(jī)的，這點(diǎn)在前面已經(jīng)提過(guò)。 套打大體上可分為財(cái)務(wù)單據(jù)和業(yè)務(wù)單據(jù)，風(fēng)格有點(diǎn)不一樣，不過(guò)所有套打都需進(jìn)行設(shè)計(jì)。 在套打設(shè)計(jì)中，所有默認(rèn)的套打都不能更改的（改了之后不能保存），可以在更改后另存為一個(gè)文件即可，單據(jù)套打很容易，與aess報(bào)表設(shè)計(jì)極為相似。 在物流中套打設(shè)計(jì)是工業(yè)單據(jù)套打設(shè)計(jì)中進(jìn)行的，設(shè)計(jì)好后，回到業(yè)務(wù)單據(jù)界面進(jìn)行套打設(shè)置即可；財(cái)務(wù)單據(jù)即可在財(cái)務(wù)單據(jù)套打設(shè)計(jì)處設(shè)計(jì)，也可在應(yīng)用界面單據(jù)套打設(shè)計(jì)處直接進(jìn)行設(shè)計(jì)。 采購(gòu)訂單的錄入與申請(qǐng)單差不多，可以理解為與供應(yīng)商簽定的具體合同，如果采用的話(huà)，可以將其套打成合同格式傳給對(duì)方。 與訂單相關(guān)的兩個(gè)系統(tǒng)參數(shù)選項(xiàng)“訂單價(jià)格默認(rèn)為含稅價(jià)”及“采購(gòu)訂單可追加執(zhí)行”在這里就有所體現(xiàn)了。 實(shí)際工作中，采購(gòu)訂單上的價(jià)格為含稅價(jià)，同時(shí)有