江西建工財務初始化實施方案(第二版).doc

江西省建工集團公司綜合項目管理系統(tǒng)財務實施工作方案江西建工項目組2011.01120目 錄一、財務管理實施計劃1二、集團財務管理實施要點52.1 實施集團財務管理的步驟52.2集團財務實施路線圖62.3集團財務集團級管理的效果圖72.4 統(tǒng)一會計制度與基礎數(shù)據(jù)72.4.1 科目體系72.4.2 會計期72.4.3 會計科目設置用輔助核算替代科目明細核算82.4.4 會計科目設置輔助項核算實現(xiàn)集團公司并賬管理的要求82.4.5 記賬本位幣92.4.6 財務初始余額92.4.7 系統(tǒng)上線后基礎數(shù)據(jù)的維護流程92.4.7.1員工維護102.4.7.2客戶供應商維護102.4.7.3 會計科目維護142.4.7.4權限設置15三、集團財務管理應用手冊163.1系統(tǒng)幫助163.1.1幫助163.2賬務初始163.2.1基礎設置說明163.2.1.1往來單位的增加163.2.1.1.1客戶維護163.2.1.1.2引入系統(tǒng)已有客戶183.2.1.1.3新增客戶（模式選擇可以參照2.4.6.2客戶供應商維護）193.2.1.2輔助項設置213.2.1.2.1輔助項類型設置213.2.1.2.2輔助項設置233.2.2總賬初始273.2.2.1初始前的準備工作303.2.2.1.1接收科目303.2.2.1.2科目設置313.2.2.1.3基礎設置353.2.2.2總帳科目余額初始383.2.3客戶中心初始493.2.4供應商中心初始513.3總賬業(yè)務523.3.1憑證處理543.3.1.1憑證錄入543.3.1.2憑證打印563.3.1.3憑證修改603.3.1.4憑證加工603.3.1.5憑證查詢603.3.1.6憑證審核613.3.2自動轉賬憑證613.3.3期末處理623.3.4賬簿管理633.3.5其它賬務管理查詢643.3.5.1部門賬查詢653.3.5.2個人賬管理663.3.5.3輔助項賬管理663.4客戶中心673.4.1客戶卡片673.4.2客戶卡片清理：683.4.3應收賬表查詢693.4.4賬齡分析與壞賬準備計提713.5供應商中心753.6現(xiàn)金中心753.6.1日常對賬管理753.6.2實現(xiàn)配置783.7賬務相關基礎信息823.7.1新增員工823.7.2客戶供應商信息引入823.7.2.1客戶引入823.7.2.2供應商引入833.8報表中心843.8.1報表計算843.8.2報表的復制853.8.3報表打印853.9合并報表的應用883.9.1簡單操作流程883.9.1.1基礎數(shù)據(jù)/內部單位設置893.9.1.2報表組別類型設置903.9.1.3定義統(tǒng)一的合并項目903.9.1.4定義總做底稿、合并報表格式和取數(shù)公式913.9.1.5接收分公司報表953.9.1.6錄入抵消分錄963.9.1.7工作底稿計算生成963.9.1.8合并報表計算生成973.9.2完整操作流程973.9.2.1 核算科目設置983.9.2.2 內部往來設置983.9.2.3 合并報表項目設置993.9.2.4 科目項目對應關系設置993.9.2.5 固定項目對應關系設置1003.9.2.6 合并報表初始1023.9.2.7 合并數(shù)據(jù)計算及傳輸1053.9.2.8 對賬、自動生成抵銷分錄1083.9.2.9 抵銷分錄補輸及處理1103.9.2.10 工作底稿設置及生成1113.9.2.11 生成合并報表114一、財務管理實施計劃本次財務信息化將采用統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施，突出重點的原則進行。財務實施計劃布置如下：實施范圍：集團本部、各實體公司、直管企業(yè)以及各總承包公司及其下屬分公司、項目部初始會計期：統(tǒng)一以2010年12月底余額作為初始數(shù)，即以2011年1月為初始會計期實施計劃： 第一階段：2010年12月 基礎數(shù)據(jù)準備、財務系統(tǒng)平臺搭建并進行集中培訓。第二階段：2011年1月并逐步對各單位進行初始化、進入試運行階段（與原系統(tǒng)同步并行,以原系統(tǒng)為主），2011年2月底將對試運行情況進行總結；第三階段：2011年2月-3月整體全面運行階段（與原系統(tǒng)并行，逐步轉變?yōu)橐孕孪到y(tǒng)為主），并于4月初通過系統(tǒng)正式出具報表（季報），2011年4月底將對運行情況進行總結。附：財務實施組織表、實施計劃表財務實施組織表：江西建工集團財務組織列表帳套代碼帳套，名稱級次所屬單位帳套負責人A010000江西省建工集團公司1江西省建工集團公司虛擬組織A010001 集團公司本部2集團公司本部 A010002 集團公司機關3集團公司本部徐卓獻、黃健、邱叔榮 A010003內部銀行3集團公司本部鄒躍英 B010001實業(yè)公司3實業(yè)公司邱叔榮、徐卓獻 B020001 海外工程公司3海外工程公司吳悠B030001 江西省裝潢公司2裝潢公司徐佩恩B040001 江西省建筑工程建設監(jiān)理公司2監(jiān)理公司葉琳B050001 江西省建設機械租賃公司2租賃公司葉琳B060001 江西省建筑工程物資供應公司2物資公司葉琳B070001 江西省建工房地產開發(fā)有限公司2房地產公司葉琳B080001 砼公司2砼公司葉琳B090001江西建工第一建筑責任有限公司2B100001江西建工第二建筑責任有限公司2B110001江西建工第三建筑責任有限公司2B120001江西建工第四建筑責任有限公司2 C010001 第一總承包工程公司3第一總承包黃健 C020001 第二總承包工程公司3第二總承包黃芳 C030001 第三總承包工程公司3第三總承包顏運斌 C040001 第四總承包工程公司3第四總承包黃美琴、胡訓菊、黃美琴 C050001 第五總承包工程公司3第五總承包徐文清 C060001 第六總承包工程公司3第六總承包譚蓉 C070001 南方總承包工程公司3南方總承包魏琴嬌 C080001 北方總承包工程公司3北方總承包胡訓菊、劉云飛 C090001 江西省建工集團路橋工程公司3路橋公司黃健 C100001 集團本部直屬工程處3集團公司本部黃健 C110001 贛州分公司3贛州分公司張紹平 C120001 新一總包3第一總承包黃健 C130001 第三自建項目部本部3第三自建項目部徐文清、黃健、顏運斌、喻小成 C140001第四工程部本部3第四自建項目部張紹平 C150001 第七自建項目部本部3第七自建項目部顏運斌 C160001原總承包本部3原總承包本部胡訓菊、黃美琴、黃健、顏運斌、徐文清、譚蓉實施計劃詳細安排如下：江西建工集團財務管理實施計劃表序號里程碑子任務執(zhí)行截止時間新中大建工1基礎準備1.1硬件準備2010-9-151.2網(wǎng)絡準備2010-9-301.3軟件準備2010-10-302基礎資料準備2.1會計政策的整理2011-1-052.2標準會計科目2011-1-052.3部門、地區(qū)、往來單位（客戶、供應商、業(yè)主、分包商等）、員工、項目數(shù)據(jù)整理2011-1-052.4資產分類的整理2011-1-052.5財務報表樣表上交2011-1-153實施階段3.1用戶權限設置完成2011-1-10前3.2賬務系統(tǒng)設置完成2011-1-05前3.3財務管理系統(tǒng)試運行賬務、報表、固定資產培訓2010-12-54初始化數(shù)據(jù)補錄4.1財務初始數(shù)據(jù)錄入2010-1-15前4.2財務數(shù)據(jù)初始化工作確認完成2010-1-15前5系統(tǒng)交付試運行5.1財務管理信息系統(tǒng)交付試運行2010-1-205.2報表格式、公式編輯2010-1-25前5.3報表編制、集團合并報表編制2011-1-315.4試運行總結分析及系統(tǒng)調整2011-2-256系統(tǒng)交付總結6.1季度報表編制、集團合并報表編制2011-4-156.2財務系統(tǒng)全面交付總結2011-4-25二、集團財務管理實施要點2.1 實施集團財務管理的步驟實施集團財務管理的步驟：1、集團公司：確定財務組織關系，根據(jù)管理需要構建本集團獨立建賬組織和職能部門，搭建財務組織架構圖；2、集團公司：確定本集團會計政策和會計制度，確定不同行業(yè)板塊的科目體系和輔助核算要求；3、集團公司：統(tǒng)一組織編碼方案、員工號編碼、往來單位編碼、會計科目編碼、輔助核算編碼，完成基礎數(shù)據(jù)的初始化設置和科目體系下發(fā)；4、分支機構（含總部）：在基礎數(shù)據(jù)標準化以后，各獨立建賬組織及時核對本組織相關基礎數(shù)據(jù)，導入本組織科目體系，根據(jù)本組織核算需要增加明細科目或者增加輔助核算項目；5、分支機構（含總部）：根據(jù)標準化基礎數(shù)據(jù)轉換新舊帳，準備總帳、往來賬、項目帳、部門或個人帳初始化數(shù)據(jù)；6、分支機構（含總部）：各總帳、往來賬、項目帳初始化，并開始補錄日常帳務數(shù)據(jù)；7、集團公司：制定憑證、賬簿打印格式，編制集團公司統(tǒng)一報表；8、集團公司：配置集團管理元素（相當于集團科目），編制合并報表，進行資金管理基礎配置；9、分支機構（含總部）：資金計劃申報、審核；10、集團公司：資金撥付控制；11、各組織完成本組織賬務數(shù)據(jù)，集團公司進行集團管理數(shù)據(jù)分析。2.2集團財務實施路線圖集團財務實施路線圖：2.3集團財務集團級管理的效果圖實現(xiàn)集團財務的集團級管理的效果圖：【說明】在集團財務集團管理下可以穿透式查詢某科目多個組織余額，同時審計追蹤到該科目某個組織的明細賬、原始憑證2.4 統(tǒng)一會計制度與基礎數(shù)據(jù)2.4.1 科目體系在系統(tǒng)中全面采用江西省建工集團公司會計科目規(guī)范（2010版-適用新會計準則），一級科目由集團制定并統(tǒng)一，部分科目需要統(tǒng)一到二級。整個集團公司共用一套科目體系。會計科目編碼規(guī)則設置，根據(jù)不同科目體系而不同，如集團科目體系4-3-3-3-3-3，共6級19位，內部銀行科目體系4-3-2-2-2-2-2-2，共8級19位。2.4.2 會計期新中大i6P系統(tǒng)支持總共達14個會計期，企業(yè)根據(jù)核算的需要設置會計期，本方案建議采用公歷年份，即每個會計年度自1月1日到12月31日，會計年度劃分為：每個會計年度劃分為四季，每季有三個會計期。2.4.3 會計科目設置用輔助核算替代科目明細核算本項事務是對系統(tǒng)中科目結構設置情況的描述，初始情況由實施組配合江西建工設置完成，以后的維護由財務系統(tǒng)維護崗位負責。新中大軟件會計科目結構的設置通過靈活定義會計特征，每個科目特征可以分別記錄往來單位、部門、員工、項目、合同、票據(jù)、會計科目代號等與財務管理相關的信息，改變了以往僅能通過增加明細科目反映附加信息的狀況，無需為增加某一信息而必須在自然科目增加下級科目，從而使整個會計科目結構更加精簡和清晰。2.4.4 會計科目設置輔助項核算實現(xiàn)集團公司并賬管理的要求根據(jù)集團公司集團財務處的要求，各級單位的項目部不再單獨設立財務組織（即：財務帳套），各級單位與其項目部統(tǒng)一設置一個財務組織。 新中大軟件可以通過設置科目輔助項核算的方式，在同一個組織里面將每個項目部所發(fā)生的收入、成本、費用等相關財務信息直接歸屬到具體項目部的賬上，并可以出具各個項目的相關報表。如下圖：2.4.5 記賬本位幣江西建工現(xiàn)在記賬本位幣為人民幣，雖然有外幣（美元和歐元），但基本上是通過外幣再轉換成人民幣結算，對于建工海外公司需要按當?shù)氐臅嫓蕜t或國際會計準則要求出具外幣帳套，可增設本位幣為外幣的帳套。2.4.6 財務初始余額本項事務是對系統(tǒng)中科目結構設置情況的描述，初始情況由江西建工設置完成，以后的維護由系統(tǒng)維護崗位負責。 新中大國際財務軟件中科目特征有現(xiàn)金銀行、數(shù)量類、客戶類、供應商類、個人類、一般，同時科目又可以進行相關的輔助核算如：部門、輔助項、外幣等核算方式。由于科目性質的不同在余額初始時就有不同的要求。2.4.7 系統(tǒng)上線后基礎數(shù)據(jù)的維護流程基礎數(shù)據(jù)編碼簡要規(guī)則如下：編碼項規(guī)范說明賬套編碼0000ZZZZ，四位流水組織編碼參照HR系統(tǒng)編碼部門編碼參照HR系統(tǒng)編碼人員編碼參照HR系統(tǒng)編碼科目編碼4-3-3-3-3-3固定資產編碼主類別代碼+4位流水分類標準參照國家標準：GBT 14885-94 材料編碼2-2-2-3參照江西建工集團基礎數(shù)據(jù)編碼規(guī)則輔助核算項目編碼根據(jù)企業(yè)情況和財務核算需要統(tǒng)一輔助核算 其中現(xiàn)金流量項目編碼軟件系統(tǒng)內定 往來單位客戶：U+6位流水供應商：S+6位流水分包商：S+6位流水分包商放到供應商中客戶類型2-2-2-2-2-2-2-2供應商類型2-2-2-2-2-2-2-2含分包商財務類型2-2-2-2-2-2-2-22.4.7.1員工維護員工由各單位人力資源部門維護，各單位人力資源部門應先向總部申請，并備案。2.4.7.2客戶供應商維護目前針對江西建工的現(xiàn)狀，客戶供應商的信息維護可以采用以下兩種模式，現(xiàn)簡要介紹如下：第一種模式：客戶/供應商信息維護權限放在集團本部，應指定專人維護，至于放到什么部門由江西建工根據(jù)管理需要確定。客戶/供應商信息的增加、修改、刪除、引入等日常維護工作統(tǒng)一在“A010000江西建工集團”組織里維護。下屬各板塊分支機構沒有客戶供應商新增、刪除和引入的權限，僅僅保留對所分配的客戶/供應商修改部分信息和查詢的權限。見下圖： 【流程說明】例如“一包公司”發(fā)生一筆業(yè)務，但是在“一包公司”這個組織里沒有該客戶，現(xiàn)在“一包公司”相關負責人就要向集團總部打“增加客戶信息申請單”，最好有紙質文檔以備信息歸檔備案。同時將該客戶的全稱、稅號、聯(lián)系地址、聯(lián)系方式、開戶行及銀行賬號相關信息提交集團本部對應負責人審批（視建工集團管理需要確定是否審批和審批方式），審批同意后，交由客戶信息維護員做該客戶的信息維護工作。維護好之后登錄申請單位的組織將其引入。供應商信息維護方法和步驟同上，流程圖見下圖： 第二種模式： 客戶/供應商信息維護權限放在集團本部，分別由指定專人負責?？蛻?供應商信息的增加、修改、刪除等日常維護工作統(tǒng)一在“建工集團”組織里維護。下屬各板塊各分支機構沒有客戶供應商新增、刪除權限，但擁有從集團組織“建工集團”引入客戶和修改部分信息的權限。如下圖： 【流程說明】還是以“一包公司”為例，假如“一包公司”發(fā)生一筆業(yè)務，但是在“一包公司”這個組織里沒有該客戶，現(xiàn)在“一包公司”相關負責人就要向集團總部打“增加客戶信息申請單”，最好有紙質文檔以備信息歸檔備案。同時將該客戶的全稱、聯(lián)系地址、聯(lián)系方式、開戶行及銀行賬號相關信息提交集團本部相關負責人審批（視建工集團管理需要確定是否審批和審批方式），審批同意后，交由客戶信息維護員做該客戶的信息維護工作。客戶信息維護員需要做的操作是：進入“A010000江西建工集團”這個組織將該客戶錄入系統(tǒng)。然后通知“一包公司”相關人員自行進入“一包公司”的組織，進入客戶設置，將新增加的這個客戶引入到其組織中即可。供應商信息維護方法和步驟同上，流程圖見下圖：兩種模式的區(qū)別：兩種方法不同點是，下屬公司有沒有客戶、供應商的引入權限，以及由此帶來的集團對應扎口部門客戶、供應商信息維護員的工作范圍的變化。 分包商信息維護同供應商?！久~解釋】【引入】是指軟件中對于已經維護進系統(tǒng)的客戶或者供應商信息，其他單位如果也和其發(fā)生關系，沒有必要再重新輸入，只需將需要的客戶或供應商信息從別的組織引入進來即可。2.4.7.3 會計科目維護會計科目維護流程參考如下圖：2.4.7.4權限設置在系統(tǒng)中，權限授予涉及到三個角色：administrator、財務主管、普通操作員。1、Administrator的職責是賦予財務主管的權限（能給操作賦業(yè)務操作權限的權限）和操作員能夠登錄的組織。也就是所有操作員的登錄組織都要administrator首先給予。2、財務主管可以給已經具有某些組織登錄權限（administrator賦予）的操作員賦具體模塊的業(yè)務操作權限。現(xiàn)在需要確定的是，所有操作員的所有權限都放到集團財務處來維護,還是集團財務處只給操作員賦予登錄組織的權限以及下面單位的財務主管可以給別人賦權的權限，然后下面單位的會計人員的權限由各自的財務主管賦予。三、集團財務管理應用手冊3.1系統(tǒng)幫助3.1.1幫助說明：在系統(tǒng)中的每一個界面都有幫助文件，一般常規(guī)操作都會在幫助文件中體現(xiàn)，請經常查閱。見下圖：3.2賬務初始在正式賬務系統(tǒng)之前需要完成系統(tǒng)的初始工作，賬務系統(tǒng)初始的正確性和合理性直接關系到以后賬務處理工作的準確性和適用性，所以在進行賬務初始時務必做到完全正確。本節(jié)主要介紹新中大軟件集團財務系統(tǒng)的賬務初始步驟以及注意事項。在本階段需要初始的模塊是總賬中心、客戶中心、供應商中心。3.2.1基礎設置說明3.2.1.1往來單位的增加3.2.1.1.1客戶維護（供應商類似，將不作累述）導航面板：集團財務基礎數(shù)據(jù)單位維護客戶：出現(xiàn)客戶過濾窗口，可以選擇過濾條件來縮小查詢范圍：特別注意查詢窗口展示條數(shù)限制：這里，可以對客戶進行新增、修改、刪除、導入等操作：特別說明：所有組織的基礎數(shù)據(jù)是唯一的、共享的，包括客戶、供應商、員工、職能機構、物料等等，因此在新增基礎數(shù)據(jù)時，一定要從全集團公司層面考慮他的唯一性，考慮是否已經存在，因此重名檢索相當重要！ 當然，各個組織又有其獨立性，即別的組織用過的基礎數(shù)據(jù)并不都是我需要的，因此，各個組織都可根據(jù)需要，將全集團公司層面上共享的數(shù)據(jù)部分引用到本組織中。譬如：集團公司跟A客戶發(fā)生過往來，如今海外工程公司也要跟A客戶發(fā)生往來，如果海外工程公司再新增A客戶則系統(tǒng)會提示重名，因此就不能再新增A客戶，但是在海外工程公司這個組織內又沒有A客戶，所以海外工程公司可以通過導入的方式將A客戶引入到海外工程公司組織內供自己使用。3.2.1.1.2引入系統(tǒng)已有客戶通過導入引入往來單位作為客戶：出現(xiàn)窗口：將需要用到的單位從左邊選擇移至右邊：點擊確定即可3.2.1.1.3新增客戶（模式選擇可以參照2.4.6.2客戶供應商維護）在客戶卡片列表界面，點擊新增按鈕，彈出新增客戶卡片界面，如下圖：紅色為必輸項通過重名檢索，檢索出類似名稱的單位，來判斷是否重復.信息錄入完畢后，單擊保存即可。3.2.1.2輔助項設置3.2.1.2.1輔助項類型設置輔助項類型是對輔助項的分類，可以據(jù)此制定輔助項報表，如現(xiàn)金流量表、一包公司所管轄項目部?？梢酝ㄟ^其他按鈕設置科目輔助項對應關系、和輔助項類型控制方式:設置科目輔助項對應關系:定義此類型的項目會被哪些科目應用到：輔助項類型控制方式：定義如果憑證上出現(xiàn)該科目，輔助項核算沒有選擇該類型所含項目時系統(tǒng)采取的控制方式，有忽略、提示、禁止三種3.2.1.2.2輔助項設置輔助項的新增： 在此處新增本組織所涉及到的項目部名稱，并與相關科目關聯(lián)，完成此操作后便能在做賬時將每筆金額都錄入具體的項目上。填入附注項代碼、名稱以及類型和相關科目：相關科目：即需要應用該項目做輔助核算的科目。共享組織：該項目是否允許被別的組織引用。輔助項的導入：可以導入別的組織共享的輔助項作為自己組織的輔助項或者導入綜合項目管理系統(tǒng)的工程項目的分部分項作為輔助項。其他設置：同步設置下級輔助項對應科目：可以將上級輔助項的相關科目等屬性信息同步給下級輔助項，而不需要一一設置。輔助項初始數(shù)據(jù)清零：每當年初都會需要將一些輔助項的年初余額清零，如現(xiàn)金銀行類科目、損益類科目等，此處提供此功能，方便快捷。3.2.2總賬初始打開登陸界面，見下圖：在上圖所示界面中，通過高級選擇“0001江西省建工集團公司”賬套，默認為上次登陸的帳套，輸入用戶名、密碼，點擊登陸即可。注意：此處以培訓&測試帳套為例進入系統(tǒng)后，會看到這樣的界面。注意：此處以培訓&測試帳套為例，并以第一總承包公司財務初始化為案例。3.2.2.1初始前的準備工作3.2.2.1.1接收科目點擊集團財務總賬基礎設置基礎設置科目導入設置，接收集團本部下發(fā)的科目體系：第一次接收選擇“所有信息增量接收”，見下圖：注：若本組織核算科目只需要部分集團下發(fā)的科目體系，則可以采取指定增量接收的方式選擇所需要的科目?？颇矿w系接收后，提示科目接收完成！3.2.2.1.2科目設置科目體系接收后，根據(jù)自己單位賬務核算需要，進集團財務總賬基礎設置基礎設置科目設置進行設置：在集團賬務核算規(guī)定的范圍內，自行維護本單位的科目體系， 科目設置主要在此科目設置界面里完成：“新增”、“修改”、“刪除”可以實現(xiàn)對本單位科目體系的日常維護工作，點擊“新增”按鈕，可以進行選擇新增科目的類型（一般科目、現(xiàn)金銀行科目），彈出科目新增界面：一般科目維護界面：現(xiàn)金銀行科目維護界面： 在上圖中科目維護界面分為：科目代碼及名稱、科目屬性、科目的輔助核算三項。在上圖界面中輸入相關信息點確認即可添加一個科目。需要注意的是：在“科目特征”一項包括：現(xiàn)金銀行、數(shù)量、客戶、供應商、個人、一般五項。各自的意思是：現(xiàn)金銀行：如果該科目是現(xiàn)金或銀行類科目，如庫存現(xiàn)金、銀行存款等科目的科目特征皆為現(xiàn)金銀行。數(shù)量：科目特征為數(shù)量的科目說明該科目屬于數(shù)量核算，在錄入憑證時需要錄入數(shù)量為多少。如周轉材料科目?？蛻簦嚎颇刻卣鳛榭蛻舻目颇?，表示涉及到應收業(yè)務的核算科目，在錄入時需要選擇對方單位。如果集團公司以前科目體系是設下級明細科目的方式來解決客戶核算業(yè)務的，那樣做的結果就是科目體系隨著客戶信息的增多而日益冗繁，信息的挖掘能力不足，現(xiàn)在統(tǒng)一將客戶設為往來核算項就很好的解決了這個問題。供應商：科目特征為供應商的科目表示涉及到應付業(yè)務核算的科目。個人：科目特征為個人的科目，表示該科目的核算需要精確到人頭上，在錄入憑證時需要輸入該筆業(yè)務所涉及到的個人。如個人借款科目。一般：除上述科目特征以外的科目。在相關核算一欄中，主要是該科目所涉及到的輔助核算內容，在需要用的輔助核算后打勾即可。說明：部門核算是指該筆業(yè)務需要核算到部門上，如辦公費用等科目。輔助項核算是指該筆業(yè)務涉及到輔助項目核算，如現(xiàn)金流量科目、工程項目部等。內部合并科目是指該科目需要在編制合并報表時抵消的科目，如內部往來科目。合同核算是指該科目需要和合同掛鉤。其中：現(xiàn)金銀行類科目也可以通過現(xiàn)金中心基礎設置銀行卡片設置，界面中設置現(xiàn)金銀行類科目，見下圖：3.2.2.1.3基礎設置基礎選項設置：左邊導航面板：集團財務總賬基礎設置基礎設置基本選項設置：設置啟用會計期、賬簿顯示風格等信息：確定無誤后，點“確認”保存?；A設置初始化：點數(shù)據(jù)初始基礎設置初始化完成，見下圖：或回到導航面板：集團財務總賬基礎設置基礎設置基本選項設置，如下圖：在彈出界面中，確認初始設置信息，確認無誤后，點“確認”即可。注意：在點“確認”前請仔細檢查初始設置是否正確，特別是啟用會計期和科目級數(shù)設置信息，一旦點“確認”，即表示初始設置完畢，不可再更改！科目余額初始“科目余額初始”是對啟用本系統(tǒng)建立電子賬薄之前發(fā)生的金額進行初始。首先要在基礎設置初始化完成時指定初始方式是列表還是憑證式，并指定自動轉賬憑證類型和自動轉賬憑證的科目，憑證類型一般選擇沒有限制條件的類型,只是過渡用，科目選擇一般選擇為科目體系外的科目，僅為臨時過渡使用，初始化結束后，轉賬科目系統(tǒng)將自動凍結不允許業(yè)務發(fā)生。3.2.2.2總帳科目余額初始科目余額初始操作步驟如下：進入數(shù)據(jù)初始列表式初始，選擇單科目初始還是多科目初始都可以，見下圖：按照初始化時的設置選擇初始方式或回到導航面板：集團財務總賬基礎設置數(shù)據(jù)初始列表式初始，如下圖：所謂列表初始是指在系統(tǒng)初始時只將將期初數(shù)，發(fā)生額錄入相關科目，而憑證初始則需要錄入以往會計期的憑證信息，系統(tǒng)根據(jù)所補錄的憑證信息生成期初數(shù)和各會計期的發(fā)生數(shù)并得到當前余額。系統(tǒng)列表初始時根據(jù)設置的憑證類型和科目自動生成憑證，不要用戶干預。憑證初始方式時，也可借助這個臨時科目快速錄入初始憑證。單擊“數(shù)據(jù)初始列表式初始（憑證式初始）”子菜單，彈出“科目年初余額初始”窗口，系統(tǒng)有單科目和多科目兩種余額初始方式。如下圖所示：在下圖科目余額初始中：在科目初始余額列表中，年初余額指第一會計期期初余額，借方累計和貸方累計分別指的是第一會計期到建賬日這一期間的借方累計發(fā)生額和貸方累計發(fā)生額。年初余額與借方累計額和貸方累計額差額之和所得余額即是建賬日期之前的當前余額。選中要初始的科目，點擊“當前科目初始”，會彈出如下界面，點擊新增會出現(xiàn)該科目的余額和發(fā)生數(shù)的錄入窗口，輸入最明細的信息后，保存即可?？蛻艉怂愕男枰x擇具體的客戶（同理，供應商核算的要選擇具體的供應商）需要注意的是應根據(jù)該科目的核算方式，在余額初始時也要填入相關信息?？蛻艉怂愕囊x擇相應的客戶、供應商核算的要選擇相應的供應商、部門或個人核算的要選擇相應的部門或個人、數(shù)量核算的要填錄年初結存數(shù)量。如果某科目屬于輔助項核算，擇上方的輔助項余額初始就會由原來的灰色狀態(tài)變成可用狀態(tài)。點擊“輔助項余額初始”，彈出輔助項余額初始錄入的界面，選擇輔助項，輸入余額和累計數(shù)，點“確認”保存即可。外幣科目年初余額初始、數(shù)量科目年初余額初始、部門年初余額初始和個人年初余額初始用戶可參照科目年初余額初始來完成，但它們的余額初始還涉及到外幣。每個科目根據(jù)核算外幣的多少分別初始。注意：1、外幣余額初始包括外幣金額初始和對應的本幣金額初始兩部分。在外幣余額初始中如果該科目是單一外幣核算，則它的本幣余額會自動從本幣余額表中取數(shù)，且不得修改。如果該科目是多幣種核算，則它的本幣金額要用戶自己錄入，該科目所有外幣的本幣余額合計可以不等于該科目在科目余額表中的金額，其差額默認為該科目用本幣核算時的初始額。2、數(shù)量科目初始是對數(shù)量核算科目的數(shù)量值進行初始，主要包括年初結存數(shù)量、累計收數(shù)量、累計發(fā)數(shù)量幾項，當前結存數(shù)量系統(tǒng)會自動計算。同科目余額初始，累計收數(shù)量和累計發(fā)數(shù)量是指年初到建賬日這期間發(fā)生的數(shù)量額。如果在科目余額表中已經定義了初始值，原則上在數(shù)量結存表也應當有數(shù)量與之對應，如果不對應，在結束初始化之前會有提示，但不影響初始化進程。3、部門余額初始是對部門核算的科目進行余額初始，用戶要分別對某部門某科目某個人某幣種的本幣和外幣余額進行初始。同樣，在個人余額初始中用戶要分別對某科目某個人某幣種的本幣和外幣余額進行初始。部門余額初始和個人余額初始中，同一科目的金額合計應當?shù)扔谠摽颇吭诒編庞囝~初始中的金額，同一科目同一外幣的外幣金額合計也應當?shù)扔谠摽颇吭谕鈳庞囝~初始中的金額，否則初始化檢測不能通過。4、部門數(shù)量初始是對部門核算的數(shù)量科目進行數(shù)量初始，用戶要分別對某部門某科目年初數(shù)量、累計收數(shù)量、累計發(fā)數(shù)量進行初始。同一科目的所有部門數(shù)量合計應該跟該科目在數(shù)量科目初始中的數(shù)量相同，否則初始化檢測不能通過。如果某科目有數(shù)量沒有金額，則初始化檢測時會提出警告。系統(tǒng)對于有金額沒數(shù)量的部門數(shù)量科目不提示警告。若初始時有數(shù)量及金額，則還需要在部門余額初始及科目余額初始中對相應科目設置金額。5、初始方式選擇“列表式初始時”，在錄入科目余額時不能出現(xiàn)兩個人同時初始同一個科目，否則容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。“憑證式初始”不會出現(xiàn)這種情況。6、多科目初始時，可以導入所有科目的初始余額，如要修改某個科目時在初始的界面擊右鍵選擇單個科目初始。輔助項余額初始輔助項設置好后還應初始參與該輔助項核算的科目及某項目某科目的各項初始數(shù)據(jù)。單擊“數(shù)據(jù)初始列表式初始”子菜單，右鍵選擇輔助項核算的科目，彈出如圖所示的“數(shù)據(jù)初始”窗口：在“數(shù)據(jù)初始窗口”對屬于某輔助項核算的各個科目數(shù)據(jù)進行初始工作，包括年初余額、本年借貸方累計、上年借貸方累計等。多科目初始：導入所有科目的初始余額找到按要求制作好的TXT文件，打開即可導入。（注意：輔助項余額在此是不能導入的，如果輔助項余額需要導入，可以在此處科目余額導入完成后，再切換到單科目初始進行輔助項余額導入）輔助項余額導入方法：找到按要求制作好的TXT文件，打開即可導入。確認即可保存。在所有科目余額初始完成后，請仔細核對借貸雙方是否相等，如果發(fā)現(xiàn)不相等的情況請及時查找并改正。特別是帶有輔助核算的科目需要特別仔細的檢查。當科目余額確認無誤后，點擊“數(shù)據(jù)初始化完成”在彈出窗口點擊“數(shù)據(jù)初始確認”按鈕完成數(shù)據(jù)的初始化工作。在這個界面將根據(jù)錄入的初始數(shù)據(jù)生成初始憑證。數(shù)據(jù)初始化完成后，點擊“初始完成確認”，在彈出窗口中點“確認”完成初始化。3.2.3客戶中心初始總帳初始化完成后，需要進行客戶中心的初始化工作，將總帳初始中涉及到客戶中心相關數(shù)據(jù)牽引到客戶中心中。保證總帳數(shù)據(jù)和客戶中心數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。初始前的準備進入客戶中心，點擊客戶中心初始與設置基本設置基本選項設置，如下圖：在彈出界面設定啟用會計期，這里的啟用會計期和總帳啟用會計期保持一致，見下圖：應收余額初始點擊數(shù)據(jù)初始應收余額初始，彈出如下界面：點擊上方的“導入”窗口，導入總帳初始的客戶相關數(shù)據(jù)，即可。導入之后點擊“檢測”，執(zhí)行總帳、往來賬和項目帳之間的數(shù)據(jù)檢查。最后點擊“數(shù)據(jù)初始完成初始化”，彈出下圖界面，點“結束初始化”即可完成初始化。3.2.4供應商中心初始供應商中心初始和客戶中心初始步驟和方法類似，也是將初始時總帳中錄入的有關供應商和分包商的賬務信息牽引到供應商中心。初始前準備進入供應商中心，點擊初始與設置基本設置基本選項設置，設定供應商中心啟用會計期，見下圖：點擊“導入”，導入總帳初始時錄入的供應商相關的數(shù)據(jù)。然后點擊“檢測”，系統(tǒng)檢測成功以后執(zhí)行執(zhí)行下一步；點擊“數(shù)據(jù)初始-完成初始化”，數(shù)據(jù)檢測通過即可完成供應商中心的初始化工作。3.3總賬業(yè)務輔助核算項目設置進入總帳基礎設置輔助項設置輔助項類型設置，見下圖：首先設置輔助項類型，這里的輔助項類型可以理解成輔助核算項目的分類，比如在建工程項目、現(xiàn)金流量項目等。設置界面見下圖：輸入類型代碼、類型名稱點確認即可。輔助項類型設置完成后，進入“輔助項設置”設置明細項目： 輸入輔助項代碼、輔助項名稱、選擇所屬的輔助項類型，并將需要此輔助項目核算的科目選到右邊的已選入科目框內。 在這之前需要的前提是在科目設置的時候，將需要輔助項核算的科目的輔助項核算的勾選。如下圖： 3.3.1憑證處理3.3.1.1憑證錄入日常賬務處理統(tǒng)一在總賬系統(tǒng)中進行，點擊進入總賬系統(tǒng)，點擊“憑證處理”，第一次進入系統(tǒng)會有如下提示：點擊“確定”，進入憑證設置，如下圖所示，對“1.打印格式設置、3.憑證公用設置、4.憑證個性設置”進行設置，具體設置視個人習慣和工作需要而定。設置完成之后，退出重新進入憑證處理，這是憑證錄入、憑證修改等按鈕就由原來的灰色變?yōu)榭捎脿顟B(tài)。注：每個操作員第一次進入系統(tǒng)都需要進行上述憑證的個性設置和打印設置。點擊進入憑證錄入界面，如下圖所示：憑證錄入時，選擇需要錄入的憑證類型、憑證日期，其中憑證號由系統(tǒng)自動生成，擴展分類是普通分類，憑證的附件數(shù)請在右上角的附件數(shù)填列。在憑證錄入界面上方有一些按鈕，現(xiàn)著重介紹“其他”和“草稿”，兩項功能的應用。1. 草稿功能草稿功能實現(xiàn)的是，當錄入憑證時因臨時有事需要外出，但是憑證尚未輸完無法保存，這時可以將已錄入的憑證信息暫時保存為草稿，待事情處理完后提取保存的草稿繼續(xù)工作。 點擊“草稿/生成草稿”將已錄入的憑證信息存入草稿，點擊“草稿/憑證草稿”調用已存入的草稿信息。2.其他在“其他”按鈕下有一些子條目，如下圖所示：“科目列表”、“憑證類型列表”主要是調用科目和憑證類型?！罢S護”按鈕，可以將經常用到的摘要保存起來，下次在錄入相同摘要時直接調用即可，無須再次填寫。憑證模板和生成憑證模板功能主要是將每月經常錄入的相同的憑證信息保存生成憑證模板，下次再錄入相同的憑證信息只要調用憑證模板，填上相應的其他信息即可。如下圖，錄入憑證時點“生成憑證”，在需要保留的信息前打勾，輸入憑證模板名稱后點確認即可。下次錄入時直接點“其他/憑證模板”調用需要的模板。3.3.1.2憑證打印憑證打印首先需要設置憑證的打印格式如上圖，進入總賬憑證處理憑證設置打印格式設置，出現(xiàn)如下窗口：統(tǒng)一格式選擇“選用格式二”在“雜項”tab頁中，打印格式選擇“采用自定義格式”，紙張方向選擇“縱向”。點“確認”后，退出。重新進入總賬憑證處理憑證設置打印格式設置，在彈出界面，選擇“采用自定義格式”tab頁，在老套打選中“憑證打印”，如下圖：打印憑證時，進入總賬憑證處理憑證處理憑證查詢，如下圖所示：圖中有不同的篩選條件，選中相應的條件，點擊“連續(xù)打印”，系統(tǒng)即可按照篩選條件打印相應的憑證。如需打印單張憑證，同樣也需要按篩選條件找到需要打印的憑證，如下圖所示：直接點擊“打印”按鈕即可完成打印。注意：憑證打印的模板的設置是按照憑證紙的大小設置的（2300mm1397mm），在打印之前用戶需要設置打印機的紙張大小和紙張信息。如果一臺打印機既用作打憑證又用做打報表或文檔，打印機的默認紙張就要選擇憑證紙，否則機器重啟后再打印憑證是紙張又變回了打印機默認的紙張了。在“憑證設置”菜單下，有“打印格式設置”、“憑證公用設置”、“憑證個性設置”三個菜單項，點擊進去可以看到很多功能選項，有些比較適用的功能在此都有體現(xiàn)。用戶可以查看根據(jù)需要設置。比如，在憑證打印時有可能需要打印所有級數(shù)科目名稱，系統(tǒng)默認的是只打印末級科目名稱，這時就需要在“憑證個性設置/自定義設置”，在“科目名稱的風格顯示”一欄選“所有各級科目名稱”，這樣打印的憑證就是顯示的所有級數(shù)的科目名稱了。3.3.1.3憑證修改憑證修改按鈕主要是對于發(fā)現(xiàn)錄入錯誤還未審核的憑證進行修改操作，進入修改界面，界面和錄入時相同，通過“選張”按鈕篩選需要修改的憑證，如下圖所示：3.3.1.4憑證加工憑證加工此按鈕主要是對由業(yè)務模塊生成的憑證信息做簡單的修改，對于總賬里生成的憑證的修改在憑證修改中進行，不需在憑證加工中進行。3.3.1.5憑證查詢憑證查詢提供各種查詢條件，用戶可以根據(jù)需要進行選擇。其中，憑證的連續(xù)打印也在憑證查詢中進行。選中相應的查詢條件點擊“連續(xù)打印”，系統(tǒng)會按照設定的查詢條件自動打印。3.3.1.6憑證審核進入憑證審核界面，選中一條憑證記錄點“簽字”，即可完成該憑證的審核，也可以點“全部簽字”按鈕審核全部憑證信息。但是，本人錄入的憑證不能由本人審核。如需要取消審核，可點“取消簽字”或“全部取消”取消一條或全部已審核記錄。注：黃顏色的為已經審核過的。3.3.2自動轉賬憑證在每個會計期間都有一些重復的轉賬業(yè)務，特別是期末調整和期末結轉業(yè)務，如費用分攤業(yè)務、費用待攤或預提業(yè)務、收入與成本費用結轉業(yè)務等，編制的轉賬憑證的對應科目關系固定、數(shù)據(jù)來源或計算方法相同，用戶可以通過會計分錄模板設置，進行系統(tǒng)自動轉賬，不僅提高工作效率、降低手工錄入工作量，還減少了數(shù)據(jù)錄入的錯誤。操作方法：1. 點擊“總賬”“憑證處理”“自動憑證生成”“自動轉賬憑證”菜單項，彈出“自動轉賬憑證列表”窗口，點擊“增加”按鈕，彈出“選擇分錄設置方式”窗口，選擇 “直接選擇結轉科目”；2. 彈出“定義自動轉賬憑證會計分錄（方式一）”窗口，輸入相關信息，如下圖：3. “存入”后返回，在“自動轉賬憑證列表”窗口選擇分錄，點擊“生成憑證”按鈕，系統(tǒng)提示生成自動結轉憑證。3.3.3期末處理月末進行期末處理時，請進入總賬/期末處理/期末處理/期末處理，進入如下界面：在左下角顯示的是當前要做期末處理的會計期，點“確認”可完成當前會計期的期末處理，遇到特殊情況可以通過“反結帳”按鈕取消期末處理。3.3.4賬簿管理賬簿管理中提供各種報表，方面查詢。以在各種報表中平常財務工作經常的用到的是科目余額表為示例：，對賬簿查詢做一講解。在本系統(tǒng)種科目余額表提供兩種格式。點擊總賬賬簿管理科目余額表，彈出如下圖篩選條件：選擇要查詢的會計期和科目（在軟件中支持“shift”片選擇）點“確認”即可進入科目余額表界面：在科目余額中，黃色的記錄或者是有下級科目或者有輔助核算項，選中該記錄右鍵點擊，彈出按不同方式展開的菜單。下圖就是按照應收賬款往來單位分解完成的界面：3.3.5其它賬務管理查詢部門賬管理、個人賬管理、項目賬管理提供針對部門核算、個人核算、項目核算的報表。3.3.5.1部門賬查詢部門賬是對部門核算科目的數(shù)據(jù)匯總報表，主要用來查詢考核各部門業(yè)務的發(fā)生情況。部門賬提供部門普通明細賬、部門日報表、部門流水賬、部門總分類賬。部門余額表等。以部門普通明細賬查詢?yōu)槭纠哼M入總賬部門賬管理明細賬普通明細賬，彈出如下查詢條件，選擇需要的查詢條件，點“確認”在隨后彈出的“科目及部門選擇”窗口中，選擇統(tǒng)計方式：“按科目統(tǒng)計”（科目只能選擇一個，部門可以多選）、“按部門統(tǒng)計”（部門只能選一個，科目可以多選）、“多科目多部門統(tǒng)計”（科目部門都可以多選）。在軟件中支持“shift”片選擇。選擇好查詢方式后，點擊“確認”，即彈出符合條件的報表：說明：“賬本格式”可以控制是否顯示對方科目和怎樣顯示。選中一條明細記錄，點上方的“憑證”可以追蹤到相應的憑證。點擊“打印”可執(zhí)行打印。部門賬其余報表查詢和普通明細賬的查詢相類似，操作方法同上。3.3.5.2個人賬管理個人賬是對個人核算科目的數(shù)據(jù)匯總報表，主要用來查詢考核個人業(yè)務發(fā)生情況。個人賬分普通明細賬、日報表、自定義多欄賬、總分類賬和余額表五種。個人賬的查詢方法和部門賬查詢類似。在此不再詳述。3.3.5.3輔助項賬管理企業(yè)的輔助項如現(xiàn)金流量表、在建工程運用會計科目進行核算就可以實時體現(xiàn)該輔助項的成本費用和收入情況。輔助項賬就是為用戶提供了這樣一個查詢的窗口。輔助項賬管理主要有普通明細賬、多欄明細賬、輔助項余額表、輔助項科目統(tǒng)計表幾種格式。選擇需要的科目和輔助項目及部門篩選條件，賬簿格式有數(shù)量式、金額式和數(shù)量金額式，點“確認”，彈出查詢結果。當然在軟件的其他功能點也能實現(xiàn)，查詢某一個輔助項的往來單位的余額情