時間管理之如何安排好每天的時間技巧.ppt

時間管理 名人名言 盛年不重來 一日難再晨 及時當(dāng)勉勵 歲月不待人 陶淵明凡是在事業(yè)上有所成就的人 無一不是利用時間的能手 華羅庚放棄時間的人 時間也會放棄他 莎士比亞 你熱愛生命嗎 那么別浪費時間 因為時間是構(gòu)成生命的材料 富蘭克林時間是最為寶貴的資源 如果我們不能管理時間 便什么都不能管理 彼得 杜拉克 名人名言 小實驗 道具 鐵桶一只 大石頭一塊 碎石若干 細(xì)沙一堆 水一罐 方法 把以上物品裝進鐵桶 提問 如果請你做這個實驗 你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶 什么是時間管理 概念 由于時間所具備的基本特性 所以時間管理的對象并不是時間本身 而是指面對時間而進行的 自管理者的管理 所探索的是如何減少時間浪費 以便有效地完成既定目標(biāo) 結(jié)論 通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間 一 時間管理的基本概念 案例分析 有效時間管理的五個步驟 明確你的價值觀確定你的目標(biāo)對你的目標(biāo)按優(yōu)先級別排序明確你的任務(wù)對任務(wù)按優(yōu)先等級排序 時間管理的步驟 價值觀 金錢 權(quán)利 自我實現(xiàn) 價值觀 健康 看牙醫(yī) 洗澡等家庭 給家里打電話等社交 買禮物 回信 參加聚會 拜訪朋友等生活 準(zhǔn)備燭光晚餐等工作 準(zhǔn)備簡報等學(xué)習(xí) 聽一場講座等 價值觀 目標(biāo)與任務(wù) 優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標(biāo)圖 重要度 緊迫性 A重要而且緊迫 緊迫但不重要 D不重要不緊迫 重要但不緊迫 分清的輕重緩急 請運用四象限方法排列你的工作 七 分清工作的輕重緩急 四個象限的4D原則 1 我們的問題在哪里 時間的浪費 電話干擾 陪同煲粥 會而不議 議而不決 不速之客 禮節(jié)陪聊 回復(fù)信件 斟字酌句 外部客觀的低效率 如 A 公共交通 班次少 道路擁堵 晚點等 B 餐飲服務(wù)C 社會化程度 三 時間管理 1 我們的問題在哪里 時間的浪費 某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果 天 三 時間管理 睡眠8 05小時用餐1 31小時瑣事0 55小時工作7 34小時交際0 39小時休息0 45小時娛樂0 31小時 上下班交通0 73小時讀書報雜志0 42小時處理家務(wù)事0 26小時興趣的工作0 37小時音樂或電視2 51小時與朋友聊天1 11小時 1 我們的問題在哪里 時間陷井 情不自禁 事必躬親 過分客套 例行公事 猶豫不決 漫不經(jīng)心 碌碌無為 三 時間管理 國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示 管理人員平均每8分鐘被打擾一次 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時 行政管理人員每周會議20小時 心理學(xué)家指出 恢復(fù)思路平均時間為 分鐘 日本學(xué)者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 人們一般每8分鐘會收到1次打擾 每小時大約7次 即每天50 60次 平均每次打擾大約是5分鐘 總共每天大約4小時 也就是50 其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的 同時人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘 每天就是2 5小時 根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù) 可以發(fā)現(xiàn) 每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5 5小時 按8小時工作制算 這占了工作時間的68 7 三 時間管理 時間管理的原則 時間進度表制定原則 實際花費的時間總比預(yù)計的長 突發(fā)性事件應(yīng)付原則 為突發(fā)事件預(yù)留處理時間 日常性事務(wù)維護原則 做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作 時間被占用說不原則 過度熱心腸者的良藥 三 時間管理 3 走出觀念上的誤區(qū) 缺我不可 的潛理念 事必躬親的諸葛亮 導(dǎo)致操勞過度的高管人員 推遲決策會提高決策質(zhì)量 借口 需要更多的事實 只要授權(quán)就可節(jié)約時間 相關(guān)人員能力不足 無效授權(quán)或授權(quán)失控 三 時間管理 走出觀念上的誤區(qū) 高效率就是高效益 快就一定好嗎 方向錯誤和方法不當(dāng) 鑒別問題比進一步解決問題容易 想明白了再行動 找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素 管理上有捷徑可走嗎 三 時間管理 三 時間管理 時間管理 SMART原則 讓目標(biāo)達(dá)到SMART標(biāo)準(zhǔn) 四象限原則 關(guān)注重要且緊迫的第二象限 韻律原則 保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào) 流程優(yōu)化精簡原則 分析流程 減少多余環(huán)節(jié) 三 時間管理 案例 時間管理 韻律原則 韻律原則 包括兩個方面的內(nèi)容 一是保持自己的韻律 具體方法如 對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷 要多用打擾性不強的溝通方式 如e mail 要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等 二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào) 具體的方法如 不要唐突拜訪對方 了解對方的行為習(xí)慣等 三 時間管理 1 提高你的時間管理技能 做個時間管理的高手 學(xué)會從事務(wù)型工作中解脫出來 有效地計劃與安排自己的時間 找到節(jié)約時間的措施 學(xué)會積零成整 實行交叉 輪作 提高 復(fù)種 指數(shù) 整批使用時間 應(yīng)付意外事件 分身有術(shù) 四 時間管理的基本策略 2 應(yīng)該記住的20條實用方法 準(zhǔn)備之一 長期準(zhǔn)備 4 購買工具書 增加知識儲備 提高能力 訓(xùn)練你的快速閱讀能力 把常用的文件 文具放好 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 四 時間管理的基本策略 凡事預(yù)則立 不預(yù)則廢 2 應(yīng)該記住的20條實用方法 準(zhǔn)備之二 臨時準(zhǔn)備 5 明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序 將相關(guān)的工作列在一起 把工作計劃放到隨時可見的地方 每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘 做好正式工作前的準(zhǔn)備工作 四 時間管理的基本策略 2 應(yīng)該記住的20條實用方法 要培養(yǎng)的好習(xí)慣 7 利用各種裝備如電話 信件等節(jié)省時間 把最困難的事放在效率最高的時候 利用零碎時間處理例行性事務(wù) 午餐或下班前開會效率最高 避免上午開會 休息片刻 伸個懶腰 沖杯咖啡 茶 其他飲料 報刊放在晚上看 每晚沉思片刻 回顧與總結(jié) 四 時間管理的基本策略 2 應(yīng)該記住的20條實用方法 與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力 4 站著接待一向健談的來訪者 從不主動閑聊 盡量回避來閑聊者 管理電話 主動撥號 與被動接聽 如遇瑣事纏身能快速擺脫3 經(jīng)理人員的時間管理 抓大放小 充分授權(quán)4 秘書人員的時間管理 認(rèn)清自己的角色和職責(zé) 四 時間管理的基本策略 樹立時間價值觀 首先解決思想認(rèn)識問題 人的行動是受思想支配的 思想方法決定行為模式 牢固樹立時間的價值觀 時間就是效益 時間就是金錢 時間就是生命 五 基礎(chǔ)工作與有備無患 牢記魯迅先生的話 時間是組成生命的材料 浪費別人的時間 其實是無異于謀財害命的 工作環(huán)境 不同層次員工的準(zhǔn)備工作 金領(lǐng)高管的準(zhǔn)備工作 整體工作目標(biāo) 階段性工作規(guī)劃 下級狀況備忘錄 用好秘書這個幫手 白領(lǐng)階層的辦公室 工作計劃表 常用文件及工具書 柜子及辦公室桌清理 相關(guān)人員通訊錄 藍(lán)領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場管理 五 基礎(chǔ)工作與有備無患 日常價值法控制時間 工作中的現(xiàn)象 我們每天都要面對各式各樣的人和事 這些人和事都需要你耗費時間來處理 你將如何應(yīng)對 是堅持一貫的做法 還是依據(jù)本能的反應(yīng) 通常的表現(xiàn) 有明確標(biāo)準(zhǔn)的 快速決斷 沒明確標(biāo)準(zhǔn)的 依據(jù)直覺感受 五 基礎(chǔ)工作與有備無患 浪費時間的大敵 工作目標(biāo)不明確 你為什么工作 你要達(dá)到什么目的 工作沒有計劃性 工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓 被動工作和生活 跟著感覺走 工作目標(biāo)及其計劃性 2 時間管理第一法則 目標(biāo)管理與工作的計劃性 工作方法三段論 六 工作目標(biāo)及其計劃性 目標(biāo) 方法 行動 計劃 計劃是從目標(biāo)到方法的橋梁 3 明確工作目標(biāo) 怎樣制定工作計劃 年度計劃 季度計劃 月度計劃 周計劃 每天工作任務(wù) 工作計劃表要素 序號 任務(wù)內(nèi)容 擬完成時間 相關(guān)責(zé)任人 檢查監(jiān)督人 備注 六 工作目標(biāo)及其計劃性 目標(biāo)體系的SMART原則 S Specific具體 不能籠統(tǒng) M Measurable可度量 A Attainable可實現(xiàn) 指付出努力的情況下可以實現(xiàn) 避免過高或過低的目標(biāo) R Realistic現(xiàn)實性 指目標(biāo)是實實在在的 T Timebound時限 完成目標(biāo)的期限 工作目標(biāo)及其計劃性 80 20 法則運用 先做最重要的事情 你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎 你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎 結(jié)論 做重要的少數(shù)事情 分清工作的輕重緩急 工作任務(wù)轉(zhuǎn)移 學(xué)會授權(quán)與借力 依據(jù)企業(yè)管理的組織原則 遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限 合理分權(quán)為授權(quán)的前提 非指揮權(quán)限關(guān)系的借力 依靠個人非職務(wù)影響力 注意事項 授權(quán)有度 控權(quán)有方 借力要適當(dāng) 注重實效 時間管理的統(tǒng)籌技巧 學(xué)會說 不 拒絕的學(xué)問 靈活運用日常價值法 快速反應(yīng) 馬上決斷 注意國人的 講面子 婉言謝絕 而非強力拒絕 動之以情 曉之以理 提供良好的建議 時間管理技巧的具體應(yīng)用 時間的特性決定了人永遠(yuǎn)無法直接管理時間 根