Excel實用教程——60分鐘成高手.doc

Excel初級教程 第50頁，共50頁；Excel初級教程第一部分 建立與使用電子報表中文Office 2000軟件包中提供了一個名為中文Excel 2000軟件，這是一個用于建立與使用電子報表的實用程序，也是一種數(shù)據(jù)庫軟件，用于按表格的形式來應用數(shù)據(jù)記錄。專業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件Visual FoxPro也能建立電子報表，但中文Excel 2000卻是一個電子報表的專業(yè)軟件，也常用于處理大量的數(shù)據(jù)信息，特別適用于數(shù)字統(tǒng)計，而且能快速制定好表格。開始語：中文Excel 2000是Microsoft Office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動Windows應用的方法運行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且打開一張名為Book1(工作薄1)的電子報表，但沒有任何內(nèi)容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。圖 1進入中文Excel 2000的操作窗口注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關(guān)信息；“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個區(qū)域，參見圖 1。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過它來輸入顯示。中文Excel 2000也使用“字段”、“記錄”等Visual FoxPro中的對象，但應用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作來說明這一點。步驟一、參見圖 2，單擊A1單元格。中文Excel 2000操作窗口仍然由標題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個名稱，將光標移至單元格內(nèi)后，其狀態(tài)將變成一個十字形，參見圖 2。工具欄下方標記的A、B、C、D.分別用于標明表格中的各列，表格左邊緣的數(shù)字則標明各行，“列標”與“行號”用于確定一個單元格的位置，如A1表示A列中的第一行單元格，C3，就表示C列中的第三行單元格。在中文Excel 2000操作窗口中，所提供的單元格數(shù)目非常大，但全部被應用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。 圖 2 單擊A1單元格注意：“工作表區(qū)”由工作表，及其單元格、網(wǎng)格線、行號列標、滾動條和工作表標簽構(gòu)成?！傲袠恕本褪歉髁猩戏降幕疑帜?，“行號”就是位于各行左側(cè)的灰色編號區(qū)。圖 3在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”，參見圖 3。 在電子表格中，“列”與數(shù)據(jù)庫中的“字段”相當，“行”與“記錄”相當，這里輸入的“姓名”就將成為一個新的字段。圖 4第一行各列中的內(nèi)容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務”、“工資額”，參閱圖 4。使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標移至各單元格上，這就選定了當前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。步驟四、參見圖 5，移動鼠標單擊A2單元格，然后參照上面的內(nèi)容，輸入其它單元格中的內(nèi)容，結(jié)果參見圖 6。圖 5 單擊A2單元格 圖 6編制也這份“員工工資表”完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了，如圖 6所示。在這一份電子表格中，所包含的員工數(shù)目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現(xiàn)在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統(tǒng)計貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財務工作，也不會有任何問題。注意：中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6不同，關(guān)閉當前操作窗口時不會自動保存操作結(jié)果，因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關(guān)閉。中文Excel 2000速成教程建立與使用電子報表 第二講 建立第二張工作表在同一本中文Excel 2000工作薄中，可以同時建立三份工作表，而且這些表中的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還可以完全不同，甚至還能使用復制的方法引用數(shù)據(jù)，下列操作就將說明這個問題：注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。步驟一、使用拖動的方法，選定第一行中的所有內(nèi)容，參見圖 7。這一步操作與在Microsoft Word中選定文字的操作相類似，選定的結(jié)果也將突出顯示在屏幕上，參見圖 7。順便說一句，操作時若單擊某一個列標可選定整列單元格，單擊某一個行號可選定整行單元格，但只有這里的拖動操作才可以選定指定部分的單元格。圖 7選定第一行中的所有內(nèi)容步驟二、按下鍵盤上的Ctrl C組合鍵。這是您已經(jīng)熟悉的了操作，用于將選定的內(nèi)容復制在Windows剪切板中。與之相應的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘貼)組合鍵也可以在中文Excel 2000工作表中應用。 注：若用鼠標右擊選定的內(nèi)容，屏幕上將顯示相應的快捷菜單，從中可以選擇到復制、剪切、粘貼等命令。 圖 8 單擊Sheet 2標簽步驟三、單擊左下方的Sheet 2標簽，參見圖 8所示。Sheet 2是另一張工作表(Work Sheet)的標簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標簽之一?！肮ぷ鞅順撕灐庇糜陲@示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標簽將激活相應的工作表,當前處于活動狀態(tài)的工作表將接受當前操作。注：位于工作表標簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”，它能提供有關(guān)選定命令或操作進程的信息，您可據(jù)此了解當前可做的操作。在此信息的右側(cè)將顯示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等鍵盤按鍵的當前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài)，那么它們的名稱就會在此顯示出來。步驟四、進入表格2后按下鍵盤上Ctrl V組合鍵，結(jié)果參見圖 9。圖 9在第二張表中粘貼內(nèi)容完成上述操作后，剛才復制的內(nèi)容就將粘貼在第二份工作表中，如圖 9所示。此后，您可以參照前面的內(nèi)容制定該表中的內(nèi)容。步驟五、參照前面的操作，輸入第二張表中的內(nèi)容，結(jié)果參見圖 10。上述通過復制、粘貼的方法來制定第二張電子報表中第一行的內(nèi)容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數(shù)據(jù)不同新報表。若第二張表中的欄目，即首行中的內(nèi)容與第一張表中的欄目有區(qū)別，粘貼后可以進行修改，其操作方法與Microsoft Word中的編輯操作相同，也可使用拖動的方法移動內(nèi)容。圖 10輸入第二張表中的內(nèi)容第三講 設置單元格的格式與Microsoft Word一樣，在中文Excel 2000中也能設置文字的格式，而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外，還可以設置其它與數(shù)據(jù)信息相關(guān)的屬性，下面的操作將結(jié)合“員工工資表”的特點來進行說明，請先單擊左下方的Sheet 1標簽，返回“員工工資表”。 圖 11 單擊行號1注：在初始狀態(tài)下，中文Excel 2000操作窗口中只有三張標簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標簽外，還可以通過位于標簽左旁的“標簽滾動按鈕”進行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動顯示其他工作表標簽，請在所需方向上單擊滾動箭頭；如果要選定某個工作表，請單擊其標簽；如果要一次滾動多張工作表，請按住鍵盤上的Shift鍵，然后再單擊中間的標簽滾動箭頭；如果要顯示當前工作簿中所有工作表列表，請右擊標簽滾動箭頭。步驟一、參見圖 11，單擊行號1，選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標器，進入圖 12所示的快捷菜單，并從中選擇“設置單元格格式”命令。圖 12 選擇“單元格快捷菜單”圖 13 單擊“字體”選項卡步驟二、進入圖 13所示的“單元格格式”對話框后，單擊“字體”選項卡。圖 14 從“字體”窗口中選擇一種新的字體步驟三、參見圖 14從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，參見圖 15，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號”窗口中設置文字的大小尺寸。 圖 15 選擇一種字形圖 16 上述操作的結(jié)果此后，您還可以在“字體”選項卡中設置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性,還能預覽設置結(jié)果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設置的字體格式顯示在電子報表中，參見圖 16。圖 17 選定此列中的所有內(nèi)容 圖 18 選擇“數(shù)字”選項卡第四講 設置貨幣符號述操作可用于設置了電子報表中各列標題文字屬性，下面的操作將設置貨幣符號：步驟一、單擊D列號，選定此列中的所有內(nèi)容，參見圖 17，接著右擊鼠標右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令。進入“單元格格式”對話框后選擇“數(shù)字”選項卡，參見圖618。 圖 19 在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項 步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項，參見圖 19。 圖 20設置好“小數(shù)位數(shù)”與“人民幣符號”步驟三、參見圖 20，設置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號”，然后單擊“確定”按鈕。圖 21 在工資數(shù)額前加上一個人民幣符號上述操作選擇的是一個人民幣符號，此后工作表中的“工資額”數(shù)據(jù)前就會加上這個符號，如圖 21所示。這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進行設置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動的方法進行操作；若要選定排列不連續(xù)多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進行操作。圖 22 選擇“打印預覽”第五講 預覽和調(diào)整報表外觀 一份電子報表建立好后，就可以將它打印在報表紙上，或者通過網(wǎng)絡傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報表內(nèi)容與格式是否正確，有必要預覽報表外觀，并且根據(jù)預覽的結(jié)果作些調(diào)整。下列操作將說明這一點：步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預覽”命令，參見圖 22。此命令可將打印的結(jié)果顯示在屏幕上，結(jié)果如同使用打印機在報表紙上打印的電子報表，從而讓您以真實的面貌工區(qū)觀察它的外觀，為修改提供依據(jù)。選擇此命令后，預覽的結(jié)果將如圖 23所示。步驟二、參見圖 24，使用“縮放”工具單擊預覽窗口，結(jié)果如圖 25所示。“縮放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當預覽窗口打開后，它就處于選定狀態(tài)，而且光標形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預覽窗口后，文字就能放大至建立電子報表時所設置的尺寸，如圖 26所示，再次單擊又會還原。圖 23 預覽電子報表圖 24使用“縮放”工具單擊預覽窗口圖 25 放大顯示文字此時，您就可以仔細看一下該電子報表的版式設計情況，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點： 1.應加上表格標題。2.“年齡”字段中的記錄值應當居中。3.“工資額”字段未應加入“總計”值。下面的操作就將完善這些內(nèi)容。圖 26 選擇“行”命令第六講 加入標題 為了加入標題，首先需要在報表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標題就不能存在。完成下列操作后，您就會理解這句話的意義了。圖 27 插入新行 步驟一、單擊“關(guān)閉”按鈕，結(jié)束“預覽”，返回中文Excel 2000的操作窗口。然后單擊行號1，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令,參見圖 26。圖 28 打開“合并單元格”檢測框 此后，在原“行1”前將插入新的行，而原來的“行1”將變成“行2”,如圖 27所示。新行將使用已經(jīng)存在列定義，您可以為每一個單元格填入內(nèi)容，但由于它將用于書寫工資表的標題，所以應當合并各列，使它們不在存在，而由一個單列取而代之，從而讓標題可以正常出現(xiàn)在電子報表的開頭處。 步驟二、單擊行號1，確保選定新行，然后右擊鼠標進入快捷菜單，接著從中選擇“設置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡,并參見圖 28，打開“合并單元格”檢測框,最后單擊“確定”按鈕。 完成這一步操作后，“行1”中就只有一個單元格了，這是中文Excel 2000中的常用操作,初學者應當注意了。 步驟三、在“行1”書寫好標題“員工工資表”,并參照前面的內(nèi)容，設置好標題的文字字體與大小尺寸,結(jié)果應如圖 29所示。 由圖 29可見,標題文字與“年齡”列中的數(shù)字一樣，位置都需要調(diào)整，下面的操作就將解決此問題。圖 29在“行1”中書寫好標題“員工工資表”注意：調(diào)整電子表格某些單元格中的數(shù)字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。第七講 調(diào)整列中的文字位置 由圖 29可見,在這一份“員工工資表”中，僅使用了當前工作表中的部分列，在調(diào)整標題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標題放置在報表的中央，請按下列步驟進行操作：步驟一、使用拖動的方法選定那些沒有使用的列，結(jié)果如圖 30所示。 在中文Excel 2000中,通常是從A1開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會是靠后面的列了。在本例中操作時，應當單擊列標E后進行拖動，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標題行中沒有使用的那些列也才會被選定。也是說，選定的結(jié)果才會如圖 30所示。步驟二、右擊鼠標，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣，報表中就會隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經(jīng)使用了的列，如圖 31所示。注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內(nèi)容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的內(nèi)容，隱藏后則不會出現(xiàn)在屏幕上。圖 30 選定那些沒有使用的列圖 31 隱藏沒有使用的列 步驟三、選定所有行與列右擊鼠標進入快捷菜單后，選擇“設置單元格格式”命令。接著選擇“對齊”選項卡，并單擊“水平對齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項，參見圖 32。圖 32 選擇“居中”項這一個選項的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長度是否與單元的顯示長度相同。步驟四、檢查“合并單元格”檢測框是否處于關(guān)閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài)，就關(guān)閉它，然后單擊“確定”按鈕。注意：由于前面的操作曾經(jīng)打開過此檢測框，而這里的操作又選定了所有填充了內(nèi)容的單元格，所以這里務必檢查一下，看看是否處于關(guān)閉狀態(tài)，這是一個很關(guān)鍵的問題！否則表格中的各單元格將合并一個單元格，表格也就不存在了。圖 33讓各單元格中的文字居中此后，各單元格中的文字就會居中，如圖 33所示。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內(nèi)容對齊，閱讀時不容易出錯。順便說一句，拖動列標間的分隔線，可以調(diào)整各列的顯示寬度，并帶動單元格中的內(nèi)容移動顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。圖 34 選擇“函數(shù)”命令注意：調(diào)整電子表格中某些單元格的數(shù)字或者文字的位置也是一種重要的操作，因為這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。圖 35 選定SUM函數(shù)第八講 添加“總計”單元格 中文Excel 2000提供有各種用于計算的函數(shù)，其中SUM將用于“總計” ，計算指定列中所有數(shù)值的和。“函數(shù)”是這個軟件的開發(fā)者預先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請按下列步驟進行操作：步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令，參見圖 34。圖 36 SUM函數(shù)計算的結(jié)果信息步驟三、在“粘貼函數(shù)”對話框的“函數(shù)名”列表窗中選定SUM函數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，參見圖 35。在“函數(shù)名”列表窗中選定某個函數(shù)后，它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類”列表窗的下方，您可以據(jù)此了解到這個所提供的各函數(shù)功能。操作時，可先從“函數(shù)分類”列表窗中選定某類函數(shù)，然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類函數(shù)的某一個。步驟四、單擊SUM函數(shù)計算的結(jié)果信息框中的“確定”按鈕，參見圖 36。 此后，就能在工作表中看到工資的總計值了。當然了，還需要加入“總計：”標題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預覽”命令，看一看您所設計的工資報表是什么樣子的。第九講 制作員工工資圖表利用中文Excel 2000提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達各統(tǒng)計值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請按下列步驟進行操作： 步驟一、將光標移至A3單元格上。然后單擊它并向下拖動，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的Ctrl鍵，將光標移至D3單元格上，向下拖動，選定各員工的工資額后，結(jié)束拖動并釋放Ctrl鍵，結(jié)果應如圖 38所示。圖 38 選定員工的姓名與工資額這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的Ctrl鍵，將不能選定這兩部分對象。這種操作方法與在Windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。步驟二、參見圖 39，單擊工具箱中的“圖表向?qū)А卑粹o，進入“圖表向?qū)А钡牡谝徊讲僮鲗υ捒颉D 39 單擊“圖表向?qū)А卑粹o步驟三、參見圖 40，在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。 進入圖表向?qū)Ш?，通過這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點如“子圖形類型”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。圖 40 選擇一種圖表類型圖 41 “行”單選按鈕的位置步驟四、在“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗υ捒蛑校蜷_“行”單選按鈕，參見圖 41。圖 42 按“行”的方式來產(chǎn)生“系列” 進入“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗υ捒蚝螅瑢吹街形腅xcel 2000默認設置的“系列”產(chǎn)生方式?！跋盗小本褪菆D表中橫坐標的標記方式，在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標下方，即按“列”的方式來產(chǎn)生“系列”。完成這一步操作后，中文Excel 2000將按“行”的方式來產(chǎn)生，并且立即在此對話框的預覽窗中表現(xiàn)出來，如圖 42所示。步驟五單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項”對話框的“圖表標題”欄中輸入“員工工資圖表”，參見圖 43。圖 43 輸入“員工工資圖表”步驟六、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕，參見圖 44。圖 44 打開這個單選按鈕 這一步操作將建立一張新的工作表，而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對象插入”單選按鈕，則將把新工作表(圖表)插入在當前工作表中。最后，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產(chǎn)生了，它將作為當前工作薄中的一張的圖表出現(xiàn)在屏幕上，參見圖 45。與作為對象插入在當前報表中不同的是，該圖表是獨立存在于當前工作薄中的，不配屬于報表，這一點可以通過單擊屏幕左下角處的Sheet 1標簽來證實。此時，位于該標簽的左旁將是圖表的標簽，您可以試一試作為對象來插入圖表，并看一看此處的標簽排列情況。圖 45 建立一張“員工資圖表”總結(jié)： 中文Excel 2000是一種常用的辦公軟件,而且可以與Microsoft Office 2000中的其它軟件一起應用，如可以在Word 2000中插入中文Excel 2000的報表，本部分講述了中文Excel 2000的一般用法。 “新建”對話框中提供有一些預定的模板，基于它們可以快速建立一些企業(yè)常用電子表格。通過各模板，您還可以進一步了解這個軟件的功能與所能建立的各種報表。為了使用這些模板，可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令，然后在“新建”對話框中選擇“電子表格模板”選項卡，接著從列表中選擇要想要模板即可。Excel 2000速成教程第二部分 使用公式查詢數(shù)據(jù) 第一講 認識中文Excel 2000的計算公式一旦在中文Excel 2000中建立起了電子報表，就可以按前面課程中所述的操作計算并顯示某一列單元格區(qū)域內(nèi)各值的總計值。其實，中文Excel 2000提供有自動計算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態(tài)欄中就將顯示各項數(shù)據(jù)記錄的總值：求和=￥5,010.00；若選定“年齡” 列中的各單元格，狀態(tài)欄中顯示的總計值為：求和=184。這種顯示總計的操作，也可以用于某一行，或者某幾行所有或者部分單元格。這就是中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6最大不同之處，不但能輕易的建立起計算公式，還能在指定位置顯示計算的結(jié)果。此外，若選定單元格后右擊狀態(tài)欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內(nèi)各數(shù)字的平均值、最大值或最小值。若選擇此快捷菜單中的“計數(shù)值”命令，中文Excel 2000會自動計算將要統(tǒng)計含有數(shù)值的單元格個數(shù)，選擇“計數(shù)”命令則自動計算將要統(tǒng)計的已填充單元格數(shù)目。在中文Excel 2000中，“公式”是在單元格中執(zhí)行計算的方程式，如一個執(zhí)行數(shù)學計算的加、減就是一種簡單的公式。在前面的操作中，對工資額的總計就使用了這樣的公式，此時若單擊顯示工資額總計的單元格D9，當它處于選定狀態(tài)，“編輯欄”中就會顯示所使用的公式，如圖 1所示。圖 1 在“編輯欄”中觀看計算公式這里，D9單元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要計算的是單元格D3至D9中各數(shù)值的和，其值將顯示在D10單元中。您一定還記得前面是如何在D10單元格中進行操作來顯示統(tǒng)計數(shù)字的，若想要在別的單元格中也顯示該值，而且還是讓中文Excel 2000自動計算它，那么就單擊那個單元格，接著在該單元格中輸入這個公式吧！當然了，如果想在“編輯欄”進行操作也行，只要您記住公式的應用法則，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中總能準確無誤的建立并使用公式的。而公式的應用法則呢又是那樣的簡單，如下面的公式即可將單元格 B4 中的數(shù)值加上 25，再除以單元格 D5至E5單元格的數(shù)值不過，這一條公式的建立就不同了，不能使用前面的方法來建立，而需要在“編輯欄”中使用編輯的方法。注意：如果正確的創(chuàng)建了計算公式，那么在中文Excel 2000的默認狀態(tài)下，其計算值就會顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內(nèi)容與顯示結(jié)果之間切換，可按下CTRL+組合鍵（位于鍵盤左上側(cè)）。一旦建立起了計算公式，中文Excel 2000將根據(jù)公式中運算符的特定順序從左到右進行計算，也可以使用括號更改運算順序，而且與小學課程中四則混合運算法則相同。第二講 創(chuàng)建計算公式下面將要為某公司的經(jīng)營情況創(chuàng)建一張電子報表，并使用計算公式做一些統(tǒng)計，請先按下列步驟進行操作。步驟一、單擊屏幕左下角處的Sheet 3標簽，然后在A1單元格中開始書寫“北京分公司本月收支一攬表”字樣，并設置好字體與字號(即字的大小尺寸)，如圖 2所示。圖 2 輸入新的報表標題 圖 3 輸入縱、橫欄目與標題名步驟二、在B2、C2、E2、F2單元格中分別輸入“收入/月”、“支出/天”、“員工工資”、“盈利”欄目名稱，如圖 3所示。接著分別在A3、A4、A5、A6單元格中輸入“第一營業(yè)部”、“第二營業(yè)部”、“第三營業(yè)部”、“總結(jié)余”項目名。注：上面輸入文字的操作說明，若輸入的文字不能被當前單元格完全容納時，中文Excel 2000會自動占用鄰近的單元格。書寫完畢后，通過設置較小一點字號的方法，或者擴大單元格，就可以在單元格中完整地顯示它們。圖 4 適當調(diào)整一下文字字號步驟三、選定A列與B列中的所有欄，并設置較小一點字號，以便在單元格中完整地顯示它們，如圖 4所示。上面建立好了該分公司本月的報表，所要填入的數(shù)據(jù)資料如下表所列：部門 收入(元) 每天支出費用（元/天） 第一營業(yè)部 8000000 50000 第二營業(yè)部 7000000 30000 第三營業(yè)部 0 70000元 這些數(shù)據(jù)可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖 5所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動生成“盈利”與“總結(jié)余”欄中的數(shù)據(jù)，此后無論什么時候，只要公式有變動，單元里的內(nèi)容也會自動產(chǎn)生變化。步驟四、單擊F3單元格，選定它后單擊編輯框，輸入： =B3-C3*30注意：公式應以等號開頭，公式內(nèi)容緊接在后面。 如果輸入了一個錯誤的公式，按下鍵盤上的Enter鍵后，屏幕上將顯示一條出錯信息，并詢問處理方式，并讓您選擇是否通過一個向?qū)硖幚韱栴}。一旦輸入的正確的公式，單元格中就會顯示相應的數(shù)字，如圖 5所示。圖 5 顯示第一營業(yè)部的盈利值步驟五、選定F4單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=B4-C4*30選定F5單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=B5-C5*30選定F6單元格后在編輯欄中輸入公式：=B6-C6*30此后，各營業(yè)部的盈利數(shù)字就會自動計算并顯示出來，如圖 6所示。圖 6 自動計算并顯示各營業(yè)部的盈利值步驟六、選定A6單元格，并在編輯欄中輸入公式：=E3+E4+E5圖 7 自動計算并顯示“總結(jié)余”上述操作完成后，一張電子報表就制作好了。此表的最大特點是可以在變更收入/支出數(shù)據(jù)后，自動更新“盈利”與“總結(jié)余”單元格中的值。第三講 認識中文Excel 2000的運算符由上可見，公式用于按特定次序計算數(shù)值，通常以等號(=)開始，位于它之后的就是組成公式的各種字符。其中，緊隨在等號之后的是需要進行計算的元素操作數(shù)，各操作數(shù)之間以算術(shù)運算符來分隔的，如在上面的這個公式中就使用了加法、除法兩種運算符。運算符就是這樣的一種符號，用于指明對公式中元素做計算的類型，如：加法、減法或乘法。中文Excel 2000中的運算符四種類型：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符，它們的功能與組成如下所述。1.算術(shù)運算符用于完成基本的數(shù)學運算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果等。各算術(shù)運算與用途如下表所列。表：算術(shù)運算符算術(shù)運算符 名稱 用途 示例 + 加號 加 3+3 - 減號 “減”以及表示負數(shù)。 31 * 星號 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3 % 百分號 百分比 20% 脫字符 乘方 32 （與 3*3 相同） 2.比較運算符用于比較兩個值，結(jié)果將是一個邏輯值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。與其它的計算機程序語言查類似，這類運算符還用于按條件做下一步運算。各算術(shù)運算符名稱與用途如下表所列。表：比較運算符比較運算符 名稱 用途 示例 = 等號 等于 A1=B1 大于號 大于 A1B1 小于號 小于 A1= 大于等于號 大于等于 A1=B1 = 小于等于號 小于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1 3.文本運算符這實際上是一個文字串聯(lián)符&，用于加入或連接一個或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如North & wind，結(jié)果將是North wind。4.引用運算符引用下表的運算符可以將單元格區(qū)域合并起來進行計算。表：引用運算符引用運算符 名稱 用途 示例 : 冒號 區(qū)域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內(nèi)的所有單元格進行引用。 B5:B15 , 逗號 聯(lián)合操作符將多個引用合并為一個引用。 SUM(B5:B15,D5:D15) 如果公式中使用了多個運算符，中文Excel 2000將按下表所列的順序進行運算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級的運算符，例如，同時包含了乘法和除法運算符，則將從左到右進行計算。如果要修改計算的順序，可把需要首先計算的部分放在一對圓括號內(nèi)。表：運算的順序運算符示例:（冒號）引用運算符（空格）, （逗號）(負號)1%百分比乘冪* 和 /乘和除+ 和 加和減&連接兩串文本第四講 應用計算公式在中文Excel 2000中，時常用到的計算與公式示例如下：1.計算收支平衡若要在中文Excel 2000中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行交易，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計算收支平衡。如假設單元格F6中含有上一次交易的余額，單元格D7中含有第一筆交易的存款總數(shù)，而單元格E7中含有任意的現(xiàn)金收入額，則要計算第一筆交易的余額，可在單元格F7中輸入公式：=SUM(F6,D7,E7)如果又做了新的交易，那么可將此公式復制到與每一筆新的交易相對應的單元格中。2.合并“姓”和“名”通過公式能將存儲在某一列中的“姓”和存儲在另一列中的“名”連接起來，如假定單元格D5包含“名”，單元格E5包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“John Smith”）顯示全名可輸入公式：=D5& &E5要以格式“姓,名”（如“Smith,John”）顯示全名則輸入：=E5&, &D53.合并日期與文本使用&（與）文本運算符即能將兩個值合并（或連接）為一個連續(xù)的文本值。如若要將保存在單元格中的數(shù)字、日期或時間值與字符串相連，就可通過TEXT工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)來達到目的。例如，如果單元格F5中含有5-Jun-96這樣的一個日期值，那么可以使用以下公式顯示文本：時間：5-Jun-96。=時間：&TEXT(F5, d-mmm-yy)4.按百分比增加存儲在單元格中的數(shù)值還能增長若干個百分點。如假定單元格F5中包含一個初始值，那么下列公式將讓其值增長百分之五：=F5*(1+5%)如果百分點數(shù)值存儲在某單元格中，如單元格F2，還可以使用下列公式：=F5*(1+$F$2)注意：這里對單元格F2的引用是“單元格的絕對引用”，所以這個公式可以被復制到其它單元格，而不會改變對F2的引用。“絕對引用”指的是不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對單元格引用的形式為：$A$1、$B$1，以此類推。有些單元格引用是混合型的。絕對行引用的形式將為A$1、B$1，以此類推。絕對列引用的形式為$A1、$B1，以此類推。與相對引用不同，當跨越行和列復制公式時絕對引用不會自動調(diào)整。5.基于單個條件求和如果您不想只對某一行，或者某一列中數(shù)據(jù)記錄求和，那就是要對某一個區(qū)域中位于不同行與列的單元格求和了，通過使用SUMIF工作表函數(shù)(參閱后面的內(nèi)容)就能如愿了！如對于區(qū)域B5:B25中包含數(shù)值Northwind的每個單元格而言，以下公式可為區(qū)域F5:F25中相對應的單元格求和。=SUMIF(B5:B25,Northwind,F5:F25)6.基于多個條件求和若要對區(qū)域F5:F25求和，而且要以區(qū)域B5:B25中所包含的Northwind，區(qū)域C5:C25中所包含的Western為條件，就可以使用公式：=SUM(IF(B5:B25=Northwind)*(C5:C25=Western),F5:F25)在這個示例中使用到的中文Excel 2000的數(shù)組公式，這里不要求您弄懂如此高深的理論，以后有時間再說吧！第五講 認識TEXT工作函數(shù)上面“合并日期與文本”公式中的TEXT是一個常用的工作表函數(shù)，能將一數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式來表示的文本。與別的同類計算機程序一樣，此函數(shù)也有自己的語法：TEXT(value,format_text)圓括號中的內(nèi)容為操作數(shù)：Value 若為數(shù)值、計算結(jié)果為數(shù)值的公式，或?qū)?shù)值單元格的引用。Format_text 所要選用的文本型數(shù)字格式。即在“單元格格式”對話框中打開“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式。Format_text 不能包含星號(*)，也不能是常規(guī)型。順便說一句，TEXT工作函數(shù)還能圓整數(shù)值，或者轉(zhuǎn)換日期格式，如：TEXT(2.715, $0.00) 結(jié)果等于 $2.72TEXT(4/15/91, mmmm dd, yyyy) 結(jié)果等于 April 15, 1991第六講 認識SUMIF工作函數(shù) 這是上面“使用單個條件求和”公式中出現(xiàn)的工作函數(shù)，用于根據(jù)指定條件對若干單元格求和。 語法：SUMIF(range,criteria,sum_range) 其中： Range 為用于條件判斷的單元格區(qū)域。Criteria 為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式或文本。例如，條件可以表示為 32、32、32、apples。 Sum_range 為需要求和的實際單元格。只有當 Range 中的相應單元格滿足條件時，才對 sum_range 中的單元格求和。如果省略 sum_range。則直接對 Range 中的單元格求和。 例如，假設A1:A4單元格中的內(nèi)容分別為四種產(chǎn)品的屬性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。B1:B4 的內(nèi)容為每個屬性值所對應的銷售傭金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以運行公式：SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4) 最后的求和結(jié)果將是$63,000。 注：中文Excel 2000還提供有其他可根據(jù)條件來分析數(shù)據(jù)的工作表函數(shù)：用于計算單元格區(qū)域內(nèi)某個文本字符串或數(shù)字出現(xiàn)次數(shù)的COUNTIF；用于要讓公式根據(jù)某一條件返回兩個數(shù)值中的某一個值（例如，根據(jù)指定銷售額返回銷售紅利）的IF。 第七講 注意公式中的數(shù)值轉(zhuǎn)換對于初學者來說，在公式應用中要準確的輸入字符是很困難的。不過，盡管每個運算符都需要特定類型的數(shù)值與之對應，但如果輸入數(shù)值的類型與所需的不同，中文Excel 2000還是有可能做些力所能及的轉(zhuǎn)換，并完成計算，雖說不是所有的轉(zhuǎn)換都能成功，但下表中所列的常見輸入錯誤都能被很好地處理。表：公式中的數(shù)據(jù)類型自動轉(zhuǎn)換公式 產(chǎn)生結(jié)果 說明 =1+2 3 在中文Excel 2000中，文本與字符串都是由一對雙引號(英文)來引用的，也就說雙引號中的內(nèi)容應當視為文本。但當公式中使用加號(+)時，中文Excel 2000會認為運算項為數(shù)字。雖然公式中的引號說明“1”和“2”是文本型數(shù)值，但是還是會自動將它轉(zhuǎn)換成數(shù)字。=1+$4.00 5 當公式中需要數(shù)字時，中文Excel 2000會將其中的文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字。 =6/1/2001-5/1/2001 31 中文Excel 2000將具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，將日期轉(zhuǎn)換成序列號之后，再計算它們的差。=SQRT(8+1) #VALUE!(#值！) 中文Excel 2000是不能將文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字的。因為文本“8 + 1”不能被轉(zhuǎn)換成數(shù)字。如果使用“9”或“8”+“1”代替“8 + 1”，則將把文本轉(zhuǎn)換成數(shù)字并返回 3。 =A&TRUE ATRUE 當需要文本時，中文Excel 2000將數(shù)字和邏輯型數(shù)值轉(zhuǎn)換成文本。 表中的SQRT工作表函數(shù)用于計算圓括號中的數(shù)操作數(shù)的正平方根。語法為： SQRT(number) Number為需要求平方根的數(shù)字，如果該數(shù)字為負，則將返回錯誤值#NUM!。如：SQRT(16) 等于 4SQRT(-16) 等于 #NUM!SQRT(ABS(-16) 等于 4總結(jié)： 這一部分介紹了中文Excel 2000的自動計算功能，以及輸入與使用化工的方法。也許當您使用這個軟件開展工作后，隨著大量的數(shù)據(jù)積累，還需要通過鏈接或者外部引用來共享其它工作簿或工作表中的數(shù)據(jù)。如下例中，AVERAGE工作表函數(shù)將計算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10區(qū)域內(nèi)的平均值：在這個例子中，工作表的名稱和感嘆號 (!) 位于區(qū)域引用之前。這種鏈接工作簿中工作表的用途很廣，您可以很容易的理解到不但可以用于計算，也可以在指定的單元格中引用計算的結(jié)果。構(gòu)建鏈接層次。例如，一組銷售部門可以跟蹤各自工作簿中的數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)輸入到按區(qū)匯總的工作簿中，接著再輸入到按區(qū)域匯總的工作簿中。如果為鏈接提供數(shù)據(jù)的單元格發(fā)生了變化，那么只有當包含該鏈接的工作簿處于打開狀態(tài)時，中文Excel 2000才會自動更新該鏈接。如果確實鏈接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，請一定更新其從屬工作簿。如果修改源工作簿時其從屬工作簿是打開的，中文Excel 2000就會自動更新從屬工作簿。中文Excel 2000可通過兩種方式顯示鏈接到其他工作簿上的公式，這取決于源工作簿（為公式提供數(shù)據(jù)的工作簿）是否打開。當源工作簿打開時，鏈接中包含工作簿的名稱（在方括號中），然后是工作表名稱、感嘆號（!），接著是公式所在的單元格。例如，若Budget.xls打開，則可以使用公式：=SUM(Budget.xlsAnnual!C10:C25)Excel 2000速成教程第三部分 管理數(shù)據(jù)清單 第一講 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單在中文Excel 2000中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過“數(shù)據(jù)清單”來進行，因此在操作前應先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”?！皵?shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文Visual FoxPro 6相類似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，而在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫操作時，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時也會自動將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱數(shù)據(jù)清單中的每一行對應數(shù)據(jù)庫中的一個記錄那么數(shù)據(jù)清單與電子報表的區(qū)別是什么呢？其實沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數(shù)據(jù)清單在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數(shù)據(jù)清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務”、“工資額”，這些就可以作為數(shù)據(jù)清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖1所示的單元格區(qū)域，一份數(shù)據(jù)清單就建立好了。圖1 選定這個區(qū)域建立數(shù)據(jù)清單其實，若選定一個區(qū)域，中文Excel 2000也會在需要的時候自動建立一份數(shù)據(jù)清單，只是該數(shù)據(jù)清單將包含所有的單元格，自動找到的列標題也不一定正確。注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。您也應避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因為某些數(shù)據(jù)清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。一旦建立好了數(shù)據(jù)清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數(shù)據(jù)。無論何時輸入數(shù)據(jù)，初學都應當注意遵循下列準則：1.將類型相同的數(shù)據(jù)項置于同一列中在設計數(shù)據(jù)清單時，應使同一列中的各行具有相同類型的數(shù)據(jù)項。這一點在前面建立“員工工資表”時就體現(xiàn)了出來，這是初學者一眼就能看明白的。2.使數(shù)據(jù)清單獨立于其它數(shù)據(jù)在工作表中，數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文Excel 2000檢測和選定數(shù)據(jù)清單。3.將關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因為這些數(shù)據(jù)在中文Excel 2000篩選數(shù)據(jù)清單時可能會被隱藏。4.注意顯示行和列在修改數(shù)據(jù)清單之前，應確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會被刪除。圖2 進入“邊框”選項卡5.注意數(shù)據(jù)清單格式如前所述，數(shù)據(jù)清單需要列標，若沒有的話應在清單的第一行中創(chuàng)建，因為中文Excel 2000將使用列標創(chuàng)建報告并查找和組織數(shù)據(jù)。列標可以使用與數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應將單元格設置為文本格式。6.使用單元格邊框突出顯示數(shù)據(jù)清單如果要將數(shù)據(jù)清單標志和其他數(shù)據(jù)分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。其操作步驟如下：步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，進入“單元格格式”對話框后單擊“邊框”選項卡。步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。圖3 選擇邊框線的樣式步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。圖4 單擊要使用邊框線的邊線步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文Excel 2000的工作窗口中單擊數(shù)據(jù)清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。圖5 上述操作的結(jié)果7.避免空行和空列避免在數(shù)據(jù)清單中隨便放置空行和空列，將