表單規(guī)范填寫教材.doc

表格填寫規(guī)范教程制作時間：2018年03月22日表單規(guī)范填寫目錄目的適用范圍職責(zé)過程要求目的：1、 規(guī)范質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、借閱、歸檔、存貯和處理。2、 確保質(zhì)量記錄的有效性和完整性3、 提供產(chǎn)品質(zhì)量可追溯性，以證實產(chǎn)品與歸檔要求的符合性以及質(zhì)量體系運行的有效性。適用范圍：所有使用的點檢，保養(yǎng)、檢驗記錄以及報表表單。職責(zé)：1、質(zhì)量部制定質(zhì)量記錄管理程序，監(jiān)督各部門記錄管理狀態(tài)，以保證質(zhì)量活動的可追溯性。2、各部門文檔管理員負責(zé)監(jiān)督各職能部門的質(zhì)量記錄的使用、傳遞、歸檔和保管。3、各部門負責(zé)人負責(zé)確定并策劃本部門質(zhì)量記錄的產(chǎn)生、收集。使用與保管；審核質(zhì)量記錄的真實性、審核質(zhì)量記錄的有效性和完整性。4、記錄人員應(yīng)保證記錄的真實性、準確性和規(guī)范性，并及時按規(guī)定程序傳遞。5、文檔員負責(zé)質(zhì)量記錄的歸集、分類、編目、保管，對采用計算機貯存的記錄應(yīng)予備份。過程要求：1、 字體顏色a） 在正常填寫表單時（含簽名）僅允許使用黑色簽字筆或黑色圓珠筆。b） 在凸顯異常時僅允許使用藍色簽字筆或藍色圓珠筆。2、 日期格式a） 表單上設(shè)置好的日期欄必須填寫日期，不可空置。b） 表單上未明確設(shè)置日期欄時，在簽名后須填寫日期。日期統(tǒng)一格式：年-月-日。年份要寫完整。例如：2013年11月3日應(yīng)寫為2013.11.033、 簽名、字符、符合的格式a） 表單需要簽名時，主管級及主管以下級員工須以正楷格式填寫中午全稱，易于辨識。b） 表單內(nèi)填寫的文字，數(shù)字，字母等，須工整易于辨識。c） 表單需填寫符合（“”“”）時，必須按照表單的備注規(guī)定要求填寫，符合必須工整規(guī)，不可擅自填寫和創(chuàng)造非規(guī)定的符合。且必須填寫在欄目居中處，不能超出表單格式框線。4、 實測數(shù)據(jù)的填寫a） 填寫實測數(shù)據(jù)時要按表單備注要求精準到相應(yīng)的小數(shù)點。b） 填寫實測數(shù)據(jù)時要按表單備注要求確認是否需要填寫數(shù)值單位。c） 實測數(shù)據(jù)超出規(guī)定的上下限時，需要按要求在指定位置注明原因及處理措施和時間。d） 實測判定結(jié)論要按表單備注填寫，不可隨意填寫“”、“”、“ok”、“/”等。e） 實測數(shù)據(jù)必須填寫在欄目居中處，必須工整規(guī)范易于辨認，不能超出表單格式框線。5、 清潔、干凈a） 表單已填好的信息不許涂改。確認筆誤需要修正時，不許亂涂亂畫，僅需在原信息上用藍色筆劃“”，然后在旁邊用藍色吧填寫正確信息并簽名b） 表單整體要保持清潔、干凈，邊緣不能破損，表單正面與背面空白不能亂涂亂畫c） 表單集在一起需要設(shè)置封面時，封面要整潔、干凈，信息規(guī)范清楚。6、 其他特殊要求說明a） 所有表單如需黏貼，懸掛，必須保持美觀整潔b） 當表單需要使用透明塑料套固定在機器設(shè)備或墻壁等上面展示時，塑封套背面如需貼雙面膠或磁性貼的，則雙面膠或磁性貼要呈現(xiàn)“=”字型，以A4紙為例，如需橫向黏貼，則在長方形的兩長邊沿邊緣平行帖“=”字型的雙面膠或磁性貼。c） 當表單需要裝訂時，要預(yù)留好裝訂位置，避免因裝訂時打孔導(dǎo)致填寫的信息受損。d） 打印表單時，要預(yù)調(diào)好打印格式，確保打印出的表單上的表格框線條要完整清晰。e） 打印表單時，要確保打印機保養(yǎng)完好