外來(lái)文件管理01.doc

深圳市同瑞祥科技發(fā)展有限公司文件編號(hào)TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外來(lái)文件管控頁(yè) 碼第 1 頁(yè)，共 4 頁(yè)1 目的：對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行識(shí)別，并控制其分發(fā)，防止誤用；確?？蛻?hù)所提供之相關(guān)檔得到適當(dāng)?shù)墓芾?，保存及保密。范圍：適用本公司對(duì)獲取、識(shí)別、更新外來(lái)文件等過(guò)程進(jìn)行控制；客戶(hù)所提供的圖面規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)書(shū)、技朮數(shù)據(jù)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件均屬之.定義：外來(lái)文件：非本公司范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件稱(chēng)之為外來(lái)文件。3.1 技術(shù)標(biāo)語(yǔ)涉及到本公司產(chǎn)品及其零部件、材料等相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；3.2 法規(guī)規(guī)范與產(chǎn)品質(zhì)量和安全有關(guān)的法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章；4 職責(zé)：4.1 市場(chǎng)部是外來(lái)文件的歸口管理部門(mén)，并負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行識(shí)別；4.2 品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)的法規(guī)規(guī)范進(jìn)行識(shí)別；5 工作程序5.1 外來(lái)文件的獲取5.1.1 公司各部門(mén)可通過(guò)如下渠道搜集相關(guān)的外來(lái)文件；a.國(guó)家、省、市政府及各相關(guān)職能部門(mén)； 深圳市同瑞祥科技發(fā)展有限公司文件編號(hào)TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外來(lái)文件管控頁(yè) 碼第 2 頁(yè)，共 4 頁(yè)b.各種會(huì)議、專(zhuān)業(yè)報(bào)刊、雜志、出版社；c.互聯(lián)網(wǎng)、電話(huà)傳真；5.1.2 各部門(mén)搜集的外來(lái)文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行篩選確認(rèn)，并正確傳遞給相關(guān)管理部門(mén)及董事會(huì)。5.2 外來(lái)文件的識(shí)別5.2.1 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)a.凡是購(gòu)買(mǎi)、贈(zèng)送、發(fā)放的與本廠產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，收到后應(yīng)移交到技術(shù)部進(jìn)行識(shí)別；b.識(shí)別標(biāo)識(shí)的有效性，應(yīng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施年份進(jìn)行識(shí)別，是否是最新的有效版本。c.標(biāo)準(zhǔn)中條文進(jìn)行識(shí)別，應(yīng)識(shí)別哪些條款是適宜的。5.2.2 法規(guī)規(guī)范a.凡是國(guó)家頒布的與產(chǎn)品質(zhì)量和安全有關(guān)的法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章，收到后應(yīng)移交到質(zhì)檢部進(jìn)行識(shí)別；b.質(zhì)檢部對(duì)收集到的法規(guī)規(guī)范進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別其應(yīng)實(shí)施的部門(mén)、范圍。5.2.3 政策文件a.凡是上級(jí)頒發(fā)的文件、通知，收到后統(tǒng)一移交到文控處；b.文控處對(duì)收集到的文件進(jìn)行識(shí)別，按文件重要程度分別呈報(bào)給總經(jīng)理或管理者代表簽批； 深圳市同瑞祥科技發(fā)展有限公司文件編號(hào)TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外來(lái)文件管控頁(yè) 碼第 3 頁(yè)，共 4 頁(yè)c.文控根據(jù)總經(jīng)理或管理者代表簽批意見(jiàn)，分送到相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。5.3 外來(lái)文件的分發(fā)5.3.1 文控、質(zhì)檢部對(duì)外來(lái)文件識(shí)別后，將外來(lái)文件正本存檔，副本及清單傳遞給市場(chǎng)部。5.3.2 對(duì)需分發(fā)的外來(lái)文件，由市場(chǎng)部報(bào)請(qǐng)管理者代表確定分發(fā)范圍后發(fā)放，并對(duì)相關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行宣貫。5.3.3 涉及到更新的外來(lái)文件，在發(fā)放新版本外來(lái)文件的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)回收作廢文件。對(duì)外來(lái)文件合訂本不能收回時(shí)，應(yīng)在目錄和正文中加蓋作廢字樣。5.4 外來(lái)文件的查詢(xún)各部門(mén)可根據(jù)需要，到各歸口部門(mén)查閱。5.5 外來(lái)文件的檢查質(zhì)檢部通過(guò)內(nèi)部審核的方式對(duì)各部門(mén)、各單位使用外來(lái)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)其有效性進(jìn)行確認(rèn)。6執(zhí)行方法：6-1文件之接收與登錄:6-1-1 本公司接收客戶(hù)提供之文件數(shù)據(jù),無(wú)論郵寄或傳真均需先檢查是否有缺頁(yè)，模糊不清或破損情況發(fā)生，若有則由接收部門(mén)跟客戶(hù)聯(lián)絡(luò)，并要求重新作業(yè)。6-1-2文管中心登錄于外來(lái)文件一覽表. 深圳市同瑞祥科技發(fā)展有限公司文件編號(hào)TRX-QP-DCC- 26版 本A文件名外來(lái)文件管控頁(yè) 碼第 4 頁(yè)，共 4 頁(yè)6-1-3客戶(hù)提供之技朮檔或被公認(rèn)之技朮文件數(shù)據(jù)，由文件管制中心登錄管制，由使用部門(mén)保管,保持最新之版本.7-1文件之分發(fā):文管中心保留一份原稿,將檔分發(fā)給收件人時(shí),填寫(xiě)文件數(shù)據(jù)收發(fā)記錄表,蓋 “禁止復(fù)印”章及 “管制檔章”,作回收管制,由接收或轉(zhuǎn)交人代為簽收,收件人簽收時(shí)查明檔是否完整正確，8-2外來(lái)文件編號(hào)規(guī)定8-3文件之保存.8-3-1使用部門(mén)須對(duì)外來(lái)文件要作適當(dāng)管理.保存.保密,并保持最新版本。其它依文件及數(shù)據(jù)管制辦法實(shí)施.8-3-2文件如有損壞,遺失或不堪使用時(shí),由使用部門(mén)視實(shí)際需要向文管申請(qǐng),由文管向客戶(hù)申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。8-3-3外來(lái)文件版本變更依客戶(hù)提供變更為