如何編寫(xiě)部門(mén)職能和崗位職責(zé)描述1.ppt

如何編寫(xiě)部門(mén)職能和崗位職責(zé)描述 1 崗位描述的主要內(nèi)容和作用2 崗位描述編寫(xiě)步驟3 編寫(xiě)崗位描述的注意事項(xiàng)4 崗位描述實(shí)例 崗位描述的內(nèi)容和作用 崗位描述是進(jìn)行員工管理的核心文件 它規(guī)定了該崗位的崗位職責(zé) 任職資格 上下級(jí)關(guān)系 績(jī)效要求 服從規(guī)范等的基本要求 使員工對(duì)自己的工作有清楚的了解 崗位描述是進(jìn)行員工招聘的必要文件 他規(guī)定了什么人可以適合這個(gè)崗位 人力資源部門(mén)在進(jìn)行人員篩選上 必須按照其要求進(jìn)行初步選拔 把符合要求的加入候選隊(duì)伍 崗位描述是績(jī)效考核的基礎(chǔ) 判斷員工是否符合崗位要求 完成崗位職責(zé) 就是要和崗位描述規(guī)定的崗位職責(zé)進(jìn)行對(duì)比 看其是否完成了該崗位的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)KPI 沒(méi)有明確的崗位要求 就無(wú)法判定員工是否符合公司的要求 崗位描述是員工培訓(xùn)的前提 我們可以比照員工的現(xiàn)有技能與崗位要求的差別 有針對(duì)性的組織員工的培訓(xùn)活動(dòng) 使其更好滿足崗位的需求 編寫(xiě)崗位描述的步驟 明確該崗位在組織結(jié)構(gòu)圖中的位置 先確定在公司的組織結(jié)構(gòu)圖中 要設(shè)置哪些崗位 各個(gè)崗位的隸屬關(guān)系 沒(méi)有明確的組織結(jié)構(gòu)圖 崗位描述是沒(méi)有根基的 先進(jìn)行各個(gè)部門(mén)的職能描述 然后才能做各個(gè)部門(mén)內(nèi)部的崗位描述 任何崗位 都是為了滿足組織的只能需要的設(shè)立的 只有明確了組織的職能 才能決定這個(gè)部門(mén)設(shè)置哪些崗位 部門(mén)職能描述是對(duì)部門(mén)任務(wù)或者功能的闡述 是服務(wù)于公司的總?cè)蝿?wù)或者總目標(biāo)的 每個(gè)部門(mén)或團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo) 在部門(mén)職責(zé)明確前提下 進(jìn)行自己部門(mén)的合理崗位設(shè)置 并規(guī)定自己下屬各個(gè)崗位的職責(zé)和要求 編制崗位說(shuō)明書(shū) 而對(duì)自己的崗位描述 則由自己的上級(jí)來(lái)制作 每個(gè)崗位說(shuō)明書(shū) 經(jīng)過(guò)直接上級(jí)和間接上級(jí)審核 復(fù)核后 交人力資源部備案 人力資源部把所有的崗位描述進(jìn)行匯總后形成公司完整的崗位描述體系 作為考核和招聘的依據(jù) 編寫(xiě)崗位描述時(shí)的注意事項(xiàng)1 A進(jìn)行崗位設(shè)置時(shí) 首先要拋開(kāi)具體的人 不要因人設(shè)崗 要因事設(shè)崗 是某項(xiàng)工作 或是某項(xiàng)事情在完成工作進(jìn)程中必須進(jìn)行的 才需要設(shè)立這個(gè)崗位 某個(gè)崗位是否設(shè)立 關(guān)鍵是這個(gè)崗位規(guī)定的活動(dòng)是否是否是必須的 對(duì)于生產(chǎn)車(chē)間來(lái)說(shuō) 許多崗位的設(shè)置和工藝流程是密切相關(guān)的 許多管理崗位的設(shè)置 是根據(jù)管理的分工進(jìn)行的 如果一個(gè)崗位取消后 對(duì)于這個(gè)部門(mén)的工作是沒(méi)有影響的 則這個(gè)崗位就是多余的崗位 就不需要設(shè)置 反之就是需要設(shè)置的 編寫(xiě)崗位描述時(shí)的注意事項(xiàng)1 B人員與崗位并非是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系 有時(shí)是多對(duì)一 對(duì)人做同一個(gè)崗位 有的是一對(duì)多 一個(gè)人做兩個(gè)或三個(gè)崗位 具體的人員設(shè)置跟工作量大小決定 我們不能因?yàn)橐粋€(gè)人做兩個(gè)工作 就把兩個(gè)工作合二為一 合理的安排是保留兩個(gè)崗位 每個(gè)崗位配半個(gè)人員 或者規(guī)定由那個(gè)崗位的人兼職 編寫(xiě)崗位描述時(shí)的注意事項(xiàng)2 A 忘卻誰(shuí)在這個(gè)崗位上 或者將安排誰(shuí)在這個(gè)崗位上 現(xiàn)任者做了什么 其是否勝任 和這個(gè)崗位的職能 對(duì)崗位的要求沒(méi)有任何關(guān)系 一定要避免根據(jù)現(xiàn)有的人員情況來(lái)編制崗位描述 來(lái)規(guī)定崗位職責(zé)和對(duì)其的具體要求 如果那樣 你編寫(xiě)的不是崗位描述 而是某個(gè)人的工作要求 這是錯(cuò)誤的方法 當(dāng)人員變更時(shí) 你將被迫變更崗位描述的 編寫(xiě)崗位描述時(shí)的注意事項(xiàng)2 B 我們編制崗位描述時(shí) 時(shí)刻考慮的是 在公司的組織架構(gòu)中 該崗位要完成什么任務(wù) 這個(gè)崗位要從事哪些活動(dòng) 這個(gè)崗位的人要向誰(shuí)負(fù)責(zé) 他的下級(jí)是誰(shuí) 你對(duì)這個(gè)崗位的具體要求是什么 你要考核他哪些內(nèi)容 具體什么樣能力的人才可以完成這個(gè)崗位的工作 這個(gè)崗位要遵守哪些與之有關(guān)的公司制度和工作流程 他有哪些權(quán)利和義務(wù) 當(dāng)你回答了這些問(wèn)題后 這個(gè)崗位描述就會(huì)很清晰地呈現(xiàn)在你的面前 上述要求是無(wú)論誰(shuí)在這個(gè)崗位上 都咬完成的任務(wù)和具備的條件 是不因誰(shuí)在該崗位而變化的 如果你編制崗位描述時(shí) 想到了現(xiàn)在在該崗位上的具體的人 你必須會(huì)被其現(xiàn)有的狀態(tài)或者條件而限制了你的思路 你指定的將不是這個(gè)崗位的描述 而是對(duì)這個(gè)人的工作描述 編寫(xiě)崗位描述時(shí)的注意事項(xiàng)2 C 每個(gè)人不可以制定自己的崗位描述或者自己部門(mén)的工作職責(zé) 你的工作要求或者你的部門(mén)職責(zé)是由你的上級(jí)規(guī)定的 你的上級(jí)會(huì)更清楚地知道他對(duì)你的要求是什么 哪些人適合這個(gè)崗位 但你的下屬的崗位描述 則必須由你確定 如果一個(gè)人部門(mén)管理者 不知道對(duì)自己的下屬有哪些要求 制定不出其下屬的崗位描述 很難想象他會(huì)是一個(gè)合格的管理者 編寫(xiě)崗位描述時(shí)的注意事項(xiàng)2 D 人力資源部的責(zé)任是對(duì)如何制作崗位描述進(jìn)行指導(dǎo) 但并不代替其他部門(mén)制作崗位描述 它提供統(tǒng)一的模板 提供相關(guān)的培訓(xùn) 并進(jìn)行格式審核和一定程度的內(nèi)容復(fù)核 但不代替各部門(mén)管理者制作各個(gè)部門(mén)內(nèi)部的崗位描述 部門(mén)職能描述樣板 對(duì)模板的填寫(xiě)說(shuō)明 部門(mén)名稱(chēng) 該部門(mén)或團(tuán)隊(duì)在組織結(jié)構(gòu)圖中的正式名稱(chēng)部門(mén)負(fù)責(zé)人 填寫(xiě)該部門(mén)的崗位名稱(chēng) 而非具體的個(gè)人 比如經(jīng)理 主管等 而非張三或李四 分管領(lǐng)導(dǎo) 填寫(xiě)這個(gè)部門(mén)直屬上級(jí)的崗位名稱(chēng) 而非具體的人 即使上級(jí)崗位換了 其上下級(jí)的隸屬關(guān)系是不變的 職能概述 用一句話概述該部門(mén)的主要職能 比如人力資源中心的職能概述 全面負(fù)責(zé)全公司的人事 行政管理的日常管理工作和相關(guān)政策的制訂和監(jiān)督執(zhí)行 策略和計(jì)劃 具體填寫(xiě)該部門(mén)要從事哪些策略和規(guī)劃方面的工作 越是上級(jí)部門(mén) 該項(xiàng)工作越重要 日常職能 詳細(xì)填寫(xiě)該部門(mén)要做的日常工作 合理的工作分類(lèi)是填寫(xiě)的前提 要做到無(wú)遺漏 不重復(fù) 這里只填寫(xiě)每個(gè)月都發(fā)生 要做的事情 臨時(shí)性的工作可以不填寫(xiě) 再最后加一句 公司安排的其他事情 人員發(fā)展 填寫(xiě)該部門(mén)人員發(fā)展可以做的哪些工作 崗位設(shè)置 填寫(xiě)該部門(mén)設(shè)置的所有崗位名稱(chēng) 要與崗位結(jié)構(gòu)圖一致 額定編制 填寫(xiě)各個(gè)崗位批準(zhǔn)的最大人員編制數(shù)量 主要制度 指和這個(gè)部門(mén)相關(guān)的主要制度和流程 通用制度 比如員工手冊(cè)就不用填寫(xiě)了 采購(gòu)部要填寫(xiě) 供應(yīng)商評(píng)審程序 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度 等 崗位職責(zé)描述樣板 對(duì) 崗位描述 模板的填寫(xiě)說(shuō)明1 職位名稱(chēng) 該崗位在組織結(jié)構(gòu)圖上的正式名稱(chēng)所屬部門(mén) 該崗位所在部門(mén)或團(tuán)隊(duì)的正式名稱(chēng)直接上級(jí) 該崗位的直接領(lǐng)導(dǎo) 也是該崗位的工作匯報(bào)對(duì)象 比如人力資源中心主任這個(gè)崗位的直接上級(jí)是總裁 只許填寫(xiě)上級(jí)的崗位名稱(chēng) 不需填寫(xiě)具體的人名 直接下級(jí) 填寫(xiě)這個(gè)功能更為的直接領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)崗位名稱(chēng) 要和組織結(jié)構(gòu)圖上標(biāo)示的一致 間接下級(jí)不能填寫(xiě)在這里 比如 人力資源中心主任的直接下級(jí)是人力資源中心經(jīng)理和行政經(jīng)理兩個(gè)崗位 但培訓(xùn)主管則不是其直屬下級(jí) 策略與計(jì)劃性工作 填寫(xiě)該崗位應(yīng)該做哪些策略或者發(fā)展規(guī)劃方面的事情 一般情況下 部門(mén)負(fù)責(zé)人崗位的策略和規(guī)劃的內(nèi)容與其部門(mén)做的策略和規(guī)劃內(nèi)容是一致的 部門(mén)主管的下級(jí)往往在策略上是執(zhí)行者 而非制定者 或者在制定策略上起協(xié)助作用 而某層的崗位 一般沒(méi)有策略和規(guī)劃方面的職責(zé)的 日常工作 這是崗位描述的重點(diǎn) 在工作分類(lèi)基礎(chǔ)上詳細(xì)列出這個(gè)崗位的具體工作內(nèi)容 是對(duì)工作內(nèi)容的要求 人事工作 指人員培訓(xùn) 人員發(fā)展方面的工作 團(tuán)隊(duì)主管必須填寫(xiě) 基層崗位則沒(méi)有這個(gè)要求 授權(quán) 指這個(gè)崗位 為了開(kāi)展工作而必須給予的權(quán)利 比如質(zhì)量檢驗(yàn)員崗位 具備產(chǎn)品查驗(yàn)權(quán) 質(zhì)量記錄復(fù)核權(quán)等 每個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人 必須明確各個(gè)崗位為了開(kāi)展工作 成本會(huì)計(jì)則需要具備材料消耗記錄的 對(duì) 崗位描述 模板的填寫(xiě)說(shuō)明2 主要工作要求 指對(duì)該崗位要達(dá)到的結(jié)果的要求 也就是對(duì)工作質(zhì)量的要求 比如包裝崗位 要遵守相關(guān)操作規(guī)范 無(wú)安全事故 無(wú)混裝等 根據(jù)各個(gè)崗位的特點(diǎn)制定具體的要求 但不可以無(wú)質(zhì)量要求 關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)KPI 對(duì)該崗位具體考核的績(jī)效指標(biāo) 選擇的指標(biāo)要能體現(xiàn)該崗位的工作效率和工作質(zhì)量 一般設(shè)立兩到四個(gè) 比如裝配工 可以設(shè)置日均裝配量 安全率等 這里指規(guī)定崗位的KPI 但不規(guī)定每個(gè)KPI的具體數(shù)值 具體的數(shù)值由年初的績(jī)效指標(biāo)做具體的規(guī)定 并作為考核的依據(jù) 同一個(gè)崗位有不同的績(jī)效指標(biāo)數(shù)值的 比如兩個(gè)都是同一個(gè)崗位的A級(jí)員工 A1和A2就可以規(guī)定不同的績(jī)效指標(biāo) 因?yàn)樗麄兊拇鍪遣煌?但是這是在績(jī)效目標(biāo)中規(guī)定的 而非在崗位描述中規(guī)定的 必須遵守的工作規(guī)范 主要填寫(xiě)與這個(gè)崗位相關(guān)的公司制度