北京機場飲食服務公司采購管理制度手冊.doc

- 本資料來自 -機密 采購管理手冊北大縱橫管理咨詢公司修 改 記 錄頁數(shù)修改后版本修改日期修改說明備注 - 本資料來自 -目 錄第一章總則2第二章組織職責分配4第三章采購模式及原則6第四章采購管理制度與標準8第一節(jié)供應商的引進與管理8第二節(jié)采購與驗收12第三節(jié)價格管理15第四節(jié)采購招標管理17第五章采購管理流程22第一節(jié)原料采購申請流程圖22第二節(jié)物料采購申請流程24第三節(jié)供應商引進流程26第四節(jié)采購驗收管理流程28第五節(jié)價格變動程序30第六節(jié)采購招標管理流程32附則 主要表單341.供應廠商調查表342.供應商樣品檢驗表353.供應商業(yè)績評價打分表364.供應商評價因素表375.供應商現(xiàn)場評審表386.供應商清單397.采購原料質量標準408.原料采購申請單419.提貨單4310.庫存采購申請單4411.物料采購申請單4512.原料采價單46- 本資料來自 -第一章 總則第一條 目的為了加強北京機場飲食服務有限公司（以下簡稱公司）采購活動的規(guī)范化，針對采購活動的各環(huán)節(jié)、各崗位管理，特制定本手冊。第二條 使用對象公司采購儲運部、各分、子公司單店及相關作業(yè)人員的所有采購活動。第三條 手冊的管理（一） 管理責任公司規(guī)劃經(jīng)營部負責手冊的發(fā)放、借閱、回收和手冊版本等的管理工作。采購儲運部負責本手冊的執(zhí)行、修訂和完善，對手冊的內容擁有解釋權。（二） 發(fā)放管理規(guī)劃經(jīng)營部通過建立手冊發(fā)放、借閱、回收的登記記錄來實現(xiàn)對手冊的管理。發(fā)放按照規(guī)定的范圍執(zhí)行，采購儲運部、規(guī)劃經(jīng)營部發(fā)放完整手冊，其他部門和人員根據(jù)業(yè)務需要提出申請經(jīng)規(guī)劃經(jīng)營部經(jīng)理審批，可領用與其作業(yè)相關的部分。（三） 版本管理規(guī)劃經(jīng)營部負責本手冊版本管理。版本號為：版次/修訂號。手冊初始發(fā)布版本為A/0版。以后年度內對手冊相關內容每進行一次調整時，修訂號遞增，同時在手冊的修改記錄中加以記錄。修改內容以補充文件的形式向相關部門發(fā)布。補充文件要求進行編號管理，發(fā)放范圍及發(fā)放回收管理與手冊管理相同。手冊每年12月底，由規(guī)劃經(jīng)營部組織一次修訂，屆時將年內所有補充文件修改內容，分類歸并到手冊各章節(jié)。同時版次向上升一級（例如由A到B）。規(guī)劃經(jīng)營部負責收回所有發(fā)出的原版本文件，加蓋作廢印章，同時發(fā)放新版本文件。（四） 保密要求手冊的保管和使用應作好保密工作。嚴禁私自對手冊進行拷貝和復印。如工作需要可以辦理申請，由規(guī)劃經(jīng)營部審批后，進行借閱或領用。- 本資料來自 -第二章 組織職責分配第四條 組織結構 第五條 總經(jīng)理職責1. 負責公司采購管理制度的審批；2. 負責公司采購工作計劃、費用預算、采購合同等的審批；3. 負責各類供應商的最終審批確定；4. 負責各類高檔原材料采購的審批。第六條 采購管理委員會（以下簡稱采購委員會）為非常設機構，是由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、規(guī)劃經(jīng)營部、采購儲運部、廚政部、財務部和單店經(jīng)理代表等人員組成。規(guī)劃經(jīng)營部經(jīng)理作為采購委員會的牽頭組織者，決定召集委員會會議還是采用聯(lián)簽形式，確定供應商和采購價格。采購委員會職責為：1. 負責審議和批準采購管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；2. 負責進行招標采購和議價采購中供應商的選擇評審；3. 審議和批準采購儲運部編制標準原材料清單；4. 負責審議確定采購工作中采購價格、合同特殊條款和其他重大采購事項等；第七條 采購儲運部職責 （一） 經(jīng)理1. 負責組織制定和完善公司采購管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；2. 負責組織質量管理體系中采購管理程序的實施、監(jiān)控和改善；3. 監(jiān)督各分、子公司采購管理，監(jiān)控和指導其制度執(zhí)行情況；4. 組織和參與供應商的選擇、考核、評審等工作，管理與供應商的關系；5. 負責組織收集、整理供應商供貨服務質量信息，為采購委員會定期考核評價供應商提供依據(jù)；6. 負責組織采購合同的談判、審核以及特殊條款提請采購委員會審議，和授權下的合同簽訂等工作；7. 負責組織對原材料市場信息的跟蹤，協(xié)助采購委員會進行價格決策；8. 負責組織原料、物料申購計劃的審核工作，組織日常采購工作；9. 負責組織倉儲管理工作，降低倉儲成本，提高服務質量；10. 負責組織采購工作中的食品原料安全管理。（二） 采購管理員1. 負責組織公司所需原料、物料市場行情的調查分析；2. 根據(jù)單店采購申請和庫存補充申請，編制采購計劃，及時下單采購，組織采購實施；3. 負責公司質量管理體系中采購管理程序日常運行的檢查監(jiān)督職責，檢查采購表單記錄填報的規(guī)范性、完整性；4. 對供應商貨物交期、質量和服務等進行監(jiān)督控制；5. 處理采購原料、物料品質和數(shù)量的異常事項；6. 負責采購原料的食品安全管理；7. 協(xié)助儲運主管對存貨進行籌劃和控制，以保證正常的周轉率和存貨量。（三） 采購員1. 負責執(zhí)行公司的采購工作制度、流程、標準，完成日常的采購任務；2. 按照采購申請定購相關原料，保證質量、規(guī)格、數(shù)量等正確無誤；3. 負責聯(lián)系供應商處理退換貨和其他驗收不合格等事宜；4. 負責采購工作中索證等工作；5. 負責按照公司質量管理體系要求進行日常采購、填報保存采購記錄。第三章 采購模式及原則第八條 公司下屬各單位的采購工作，都必須按照公司采購制度規(guī)定的原則、流程和標準進行。公司采購儲運部作為公司采購職能的管理部門，負責管理和監(jiān)督各單位采購制度流程的執(zhí)行情況。第九條 關鍵原材料、統(tǒng)一采購（一） 關乎公司品牌形象的布草、瓷片類、餐座椅等物料，統(tǒng)一由公司采購；（二） 適合集中采購的、通用性的原料（例如：酒水飲料等），統(tǒng)一由公司采購；（三） 公司采購儲運部負責建立統(tǒng)一采購物料、原料清單，根據(jù)各單位實際情況，對有條件的下屬單位逐步實行統(tǒng)一配送。第十條 本地統(tǒng)一采購、外埠批準備案（一） 公司本部及本地直營單店所需的原料、物料、設備都由采購儲運部統(tǒng)一采購。采購價格由公司確定。其它部門均無采購權。（二） 外埠采購采取批準備案制度，下屬分公司除第九條關鍵原材料以外的材料，可以按照公司采購管理制度規(guī)定的程序和要求，自行確定供應商、商洽價格，上報公司批準備案后開始采購。分公司將有關供應商調查評審和定價的資料，上傳公司采購儲運部，由采購儲運部檢查、監(jiān)督和指導其操作的規(guī)范性。（三） 下屬子公司在其董事會批準授權下，采購儲運部對其行使指導、監(jiān)督等管理職責。管理方式根據(jù)授權程度確定。第十一條 分類采購、周期定價將采購的原料分為：果蔬鮮活類、干貨冰凍、酒水煙茶等三大類（具體分類詳見表41）。采購的物料是指公司經(jīng)營所需的低值易耗品、辦公用品、服裝紡織品、固定資產(chǎn)等。根據(jù)原料、物料的性質不同，其價格波動頻率和幅度各自不同，從而采取不同的采購方式和變價機制。各自的訂貨價格在約定的周期內相對穩(wěn)定，不再浮動變化。第十二條 采購管理原則（一） 優(yōu)質優(yōu)價。采購物品應本著“優(yōu)質優(yōu)價”的原則，對供應商必須經(jīng)過“公平競價、比質比價”的選擇程序。優(yōu)質優(yōu)價是每一個采購人員必須嚴格遵守的工作準則，必須將這種意識滲透到每一種單品的采購中。（二） 誠實守信。公司希望通過與供應商良好合作，實現(xiàn)真正的共贏。堅決杜絕采購人員、驗收人員與供應商之間發(fā)生任何損害公司利益的行為。采購和驗收人員都應恪守職業(yè)道德，為公司的共同利益而勤奮工作，誠實守信。（三） 規(guī)范透明。公司致力于采購工作的規(guī)范化、透明化管理，最大限度的降低采購成本。采購不僅要仰仗于采購人員忠于職守，而且要依靠嚴格的制度、規(guī)范的程序來規(guī)范透明管理，將集中的權利分散化、隱蔽的權利公開化，保證企業(yè)的利益不受損害。（四） 多家供貨。原則上公司達到一定采購規(guī)模原材料的采購，都應有兩家以上的合格供應商，保證供貨的質量、價格的穩(wěn)定性和良好的性價比。（五） 信息通暢。公司發(fā)給各供應商的采購指令必須及時準確地傳達，保質保量的完成供應任務，并及時將到貨信息傳達至公司。各分、子公司單店的采購信息，必須按照要求及時地、如實地向公司采購儲運部傳遞，以保證公司及時準確地掌握管控信息。（六） 合理庫存。公司的采購配送針對不同的原料、物料，適當保持一定的存貨量，以保證機場突發(fā)事件和單店經(jīng)營供應的穩(wěn)定性。采購儲運部組織確定原料物料的安全庫存量和采購時機、批次采購量等，達到既能滿足應對突發(fā)事件和營業(yè)的需要，又能盡量減少資金占用。（七） 采購監(jiān)督。公司及下屬單位的所有采購活動實行全過程、全方位的監(jiān)督制度。在原料申購、供應商選擇、價格確定、質量驗收、結算、付款等采購過程的每一環(huán)節(jié)都要有監(jiān)督。監(jiān)督方式由集體決策、財務審計、制度考核三管齊下，形成監(jiān)督網(wǎng)。第四章 采購管理制度與標準第一節(jié) 供應商的引進與管理第十三條 管理職責供應商的選擇確定由公司采購委員會負責，采購儲運部作為采購委員會的日常辦事機構。負責對有供貨意向的供應商進行初審，考察認定其資格，搜集、匯總、整理供應商的相關信息，提交采購委員會決策。負責在日常采購中記錄供應商業(yè)績，對供應商進行定期考核、評價和淘汰。第十四條 成為公司的供應商必須滿足以下基本條件：（一） 持有要求的資質證書，是獨立法人實體或具有經(jīng)營資格的個體經(jīng)營者； （二） 財務狀況良好，公司資信良好；（三） 具有嚴格的質量、安全管理措施，有良好安全記錄，未發(fā)生重大質量和安全事故；（四） 其經(jīng)營的商品符合國家質量、衛(wèi)生、食品安全、檢驗檢疫等相關標準和規(guī)定，具有國家權威機構頒布的合格證書；（五） 愿意為公司提供優(yōu)良的商品與服務，實現(xiàn)采供雙方共贏。供應商具備以下條件可以優(yōu)先考慮：（一） 承擔過大型特級餐飲企業(yè)原料供應相關工作，具有良好工作業(yè)績記錄；（二） 具備較強的質量、服務、價格和交付保障能力；（三） 具有優(yōu)質的農副產(chǎn)品、肉禽等原材料供應基地（合作也可）；（四） 具有大型保鮮庫房、運輸車輛等設施；第十五條 供應商引進的時機日常采購在現(xiàn)有供應商范圍內進行。但出現(xiàn)以下情況就需要重新確定新的供應商。（一） 原有供應商業(yè)績考核不佳或現(xiàn)場評審不合格即將被淘汰，需要增加新的供應商。（二） 開發(fā)新產(chǎn)品和技術改造需用新物資。（三） 新供應商的物資更適合公司的需求。（四） 公司采購委員會認為需要引進新供應商的其他情形。第十六條 新供應商引進的方式新供應商引進的方式分為招標采購和詢價比價采購兩種。滿足以下條件采用招標采購形式選擇供應商，達不到以下條件的采用詢價比價方式確定。（一） 一次采購金額超過 10 萬元的設備設施。（二） 公司統(tǒng)一采購的酒水、飲料和服裝、布草等物料的定制。（三） 一年內累計采購金額超過 300 萬元的物料類別。（四） 采購委員會認為需要招標確定的原料供應商時。招標采購引進供應商的程序詳見第四節(jié)。第十七條 詢價比價引進供應商的程序為：（一） 進行供應廠商調查，開發(fā)潛在供應商；采購儲運部應密切關注餐飲原材料供應市場動態(tài)及產(chǎn)品質量，搜集市場信息，與符合公司要求的廠商進行接洽，考察和審查其資信情況和資格條件。調查內容填報供應廠商調查表（附件1）；對于上門推銷的新品，由采購儲運部評估其是否適合單店經(jīng)營，決定是否引進，必要時征求單店和廚政部的意見。對于需要引進的，考察、接洽供應廠商，填報供應廠商調查表。（二） 檢驗廠商提供的樣品；申請成為公司的供應商，在經(jīng)過資格審查后應提供樣品以供評審。提供樣品同時應附帶完整的質量規(guī)格、等級說明、自檢報告或合格證明等資料。送檢的樣品應通過單店試用和廚政部的質量檢驗和評價認可。分別填寫供應商樣品檢驗表（附件2）中試用意見和檢驗情況相關內容，并由廚政部給出評價結論。（三） 詢價與比價1. 采購儲運部應根據(jù)充分了解公司所購物資的品名、規(guī)格、質量要求及其他特別要求。采購人員向供應商詳細說明采購質量要求、采購批量、交貨期、交貨地點、付款方式等，要求對方按期提交合理的報價；2. 為了方便采購委員會確定供應商，采購儲運部對于具有一定批量的同規(guī)格產(chǎn)品，至少應征得三家以上供應商的報價，或者其他替代品的報價。3. 采購儲運部應進行認真的市場價格調研，充分考慮市場供求、采購批量、采購質量要求等因素對價格的影響，進行詳細的成本分析，設定議價目標，做好價格洽談的準備工作。4. 采購儲運部與各供應商進行商務洽談，針對雙方的交易條件進行議價，爭取最佳交易條件。評審經(jīng)過樣品檢驗合格和詢價比價后，由采購儲運部提交相關記錄、比價結論和選擇建議，給公司采購委員會作為選擇供應廠商的參考。5. 采購委員會審查采購儲運部提交的供應商調查和詢價比價相關資料，選擇確定供應商。選擇的依據(jù)包括：供貨質量規(guī)格的適用性、商品性價比、資信實力、服務保障能力、付款方式等。（四） 簽訂采供合同。1. 由采購儲運部與確定的供應商起草采供合同。合同中明確雙方的權力義務，明確約定采購的原料標準、雙方議定事項、違約責任等條款。合同中的折扣、促銷等特殊條款的確定需要提請采購委員會審議決定。2. 對于供貨信譽好、資信度高的供應商，公司的采購儲運部可以與其簽訂長期（以一年為限）供貨合同，以保證供應商的穩(wěn)定。3. 如果是代理商，須與其簽署質量保證協(xié)議。4. 草擬好的采購合同應提交公司法律顧問審核后，報請總經(jīng)理審批生效?？偨?jīng)理可授權采購儲運部經(jīng)理直接簽訂例常性采購合同。第十八條 供應商的業(yè)績考評（一） 采購儲運部根據(jù)采購驗收記錄，每季度對供應商進行一次業(yè)績評價，組織采購人員、單店人員和儲運庫房人員等共同參加，按照供應的單品評價打分，填寫供應商業(yè)績評價打分表（附件3），再計算出各供應商的平均分。供應商的考評標準因素參見供應商評價因素表（附件4）。（二） 根據(jù)打分將供應商劃分為“A、B、C、D”不同等級，定期更新供應商質量檔案，并對供應商實施分類管理：1得分在90100分者為A級，為優(yōu)秀供應商，同樣情況下可加大采購量。2得分在7089分者為B級，B級為合格供應商，可正常采購。3得分在5069分者為C級，C級為應輔導供應商需進行指導，減量采購或暫停采購。4得分在49分以下者為D級，D級為不合格供應商直接予以淘汰。（三） 每年有三次以上評為A級的供應商，年終公司將授予“優(yōu)秀供應商”的稱號，同時給予一定的獎勵。獎勵方案由采購儲運部經(jīng)理提出專題報告，經(jīng)總經(jīng)理審批后實施。第十九條 供應商現(xiàn)場評審（一） 采購儲運部定期組織對供應商進行全面現(xiàn)場評審，對供應商的質量、食品安全、服務管理等管理體系、保證能力等進行現(xiàn)場的考察評審。評審完成填寫供應商現(xiàn)場評審表（附件5）。評審的周期一般一年一次，在以下情況時可以臨時增加評審次數(shù)：1. 如果供應商在供應工作中多次出現(xiàn)差錯，需要對其管理控制體系及成效重新認證時；2. 在本地區(qū)內、相關行業(yè)內發(fā)生重大公共衛(wèi)生事件，公司認為有必要對關聯(lián)企業(yè)進行評審時；（二） 對供應商的現(xiàn)場評審結束后，采購儲運部將評審結果和典型事例通知供應商。評審得分不足70分時，采購儲運部要給供應商提出改善要求和期限，在要求的時間內不能改善的采購儲運部可以提出淘汰該供應商建議。第二十條 供應商的淘汰與降級（一） 如果供應商出現(xiàn)供貨不合格或供貨不及時現(xiàn)象時，采購儲運部通知其進行整改。出現(xiàn)兩次質量波動或供貨不及時事故時，供應商等級降一級。整改不及時或原C級供應商再次降級，視對單店經(jīng)營影響情況對其處以100050000元的罰金或直接取消其供貨資格。（二） 對于經(jīng)過供應商現(xiàn)場評審中發(fā)現(xiàn)有以下問題的，予以淘汰。1. 評分70分以下需要整改的供應商，在要求的時間內仍不能對提出問題進行改善的；2. 得分不足50分時的供應商直接淘汰。第二十一條 建立供應商檔案（一） 采購儲運部負責建立供應商檔案。對每個選定的供應商必須保持完整的供應商檔案。對于每季度的考核評價在供應商清單（附件6）中記錄其評價等級。（二） 供應商檔案包括：供應商調查表、供應商清單、供應商業(yè)績評價打分表和供應現(xiàn)場評審表、供應商所提供的合格證明、報價表及相關資料。（三） 供應商檔案由采購管理員負責管理，其他人員未經(jīng)采購儲運部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。第二節(jié) 采購與驗收第二十二條 采購規(guī)范的建立公司的采購規(guī)范包括采購原料技術標準、標準物料清單等（一） 采購原料技術標準：是對包括原料質量、規(guī)格、等級等原料參數(shù)的明確要求，由公司廚政部負責制定。廚政部應組織編制和定期修訂公司廚政系統(tǒng)統(tǒng)一的技術手冊，對所需各種原材料的技術要求給出明確的描述（格式參見附件7），為采購工作的詢價、訂貨、驗收、退換貨等提供明確的操作標準。（二） 標準原材料清單（BOM）是對物料進行統(tǒng)一的歸類，明確采購的品牌、質量、規(guī)格參數(shù)和單耗等，同一類物料的品種、質量等級、產(chǎn)地和生產(chǎn)廠家、包裝應盡量統(tǒng)一，減少單品采購的品種規(guī)格數(shù)量，便于規(guī)模采購，降低成本。標準物料清單由采購儲運部負責擬定，提交公司采購委員會討論確定。（三） 庫房需要儲存原料、物料的品種、數(shù)量，由儲運主管提出，報部門經(jīng)理審批決定。儲運主管會同采購管理員、倉庫管理員根據(jù)各單店經(jīng)營消耗情況、各種庫存原物料采購周期的歷史數(shù)據(jù)情況，共同制定各種庫存原料物料的安全庫存量和采購點、單次采購量等，滿足保證經(jīng)營需要，達到庫存最優(yōu)。第二十三條 采購申請與審批公司各部門所有的物資采購都必須填具采購申請單，辦理審批手續(xù)。（一） 采購申請的提出1. 單店每天需要采購果蔬鮮活類原料、以及在庫房不設庫存的其他原料時，單店填報原料采購申請單（參見附件8），經(jīng)廚師長審批后，在16：00之前傳報采購儲運部。高檔原料上報總經(jīng)理審批。2. 單店需要的庫存原料，直接填報提貨單（參見附件9），餐食類原料經(jīng)廚師長審批，其他原料經(jīng)單店經(jīng)理審批后，交庫房辦理領用出庫手續(xù)。3. 庫管員對庫房庫存原料、物料的數(shù)量進行監(jiān)控，保證安全庫存，需要補充時由庫管員提出庫存采購申請單（參見附件10）。4. 物料采購由使用部門根據(jù)經(jīng)營狀況和需要，提出采購申請，填報物料采購申請單（參見附件11），經(jīng)店經(jīng)理審核后上報規(guī)劃經(jīng)營部、總經(jīng)理審批。（二） 采購申請的審批1. 在標準采購清單內，單店日常經(jīng)營所需原料的采購申請，原料直接由采購管理員負責審核后，即行組織采購。2. 未列在標準清單中原料的采購申請，需要首先提交公司廚政部的審批后，報采購儲運部經(jīng)理審批，采購管理員組織采購。3. 各種物料和高檔原料的采購申請應提前一周提出申請，提交公司總經(jīng)理負責審批，為采供儲運部預留采購周期。（三） 采購申請的變更采購儲運部如接到使用部門撤銷或調整采購申請單的變更通知時，應優(yōu)先處理，及時通知供應商并在采購計劃中予以調整。由于采購申請變更所造成的損失和責任由使用部門負責。第二十四條 訂購（一） 采購申請單審批無誤后，采購人員即向供應商發(fā)送采購指令。詳細說明采購原料、物料的要求。采購人員應要求供應商及時對所采購原料、物料能否保質保量供給予以確認；（二） 對于無法保證按照質量、數(shù)量和期限的要求按時交貨的原料、物料，采購部門應與供應商充分溝通，了解原因，督促其想方設法保證供應；確實由于客觀原因無法保證時，采購儲運部必須及時通知申購單位，同時采取相應的補救措施。（三） 采購人員應向供應商索取必要的合格證明、使用說明等資料。第二十五條 緊急采購（一） 當機場臨時出現(xiàn)大面積飛機停飛、晚點延誤等緊急狀況造成客流激增時，采購部門需要緊急采購以滿足單店經(jīng)營需要，完成機場餐飲的服務任務；由單店確定緊急采購的品種數(shù)量，店經(jīng)理通過電話通知采購儲運部采購管理員，說明緊急情況，立即組織采購。需要審批的環(huán)節(jié)通過電話請示得到批準，事后辦理采購申請單。（二） 在當天提交的采購申請單中未申報的原料采購事項，如果確屬緊急需求的，由單店經(jīng)理電話通知采購管理員，經(jīng)審查后先行采購，事后補辦采購申請單。（三） 采購管理員接到緊急采購請求時，即行安排采購。采購人員與供應商聯(lián)系，按照單店要求的到貨時間、數(shù)量，要求供應商備貨送貨。如果現(xiàn)有供應商不能保證及時供貨，可以在現(xiàn)有供應商之外臨時購買，采購管理人員可以參考現(xiàn)行價格，免經(jīng)詢價比價手續(xù)，但緊急采購的供應商也必須是符合公司相關要求，同時采購的貨品也需具有檢驗檢疫等合格證明。第二十六條 驗收入庫（一） 采購到貨后必須經(jīng)過驗收合格簽字，才能辦理入庫手續(xù)。（二） 不設庫存原料（果蔬鮮活類）的驗收，由采購員、使用部門、庫管員三方共同進行，現(xiàn)場確認，三方一致認定合格，簽字后方可入庫。如果驗收中三方不能達成一致時，提交廚政部進行仲裁。（三） 庫存原料、物料必須經(jīng)過驗收才能入庫。驗收由采購員、庫管員共同進行。一致同意合格，經(jīng)雙方簽字入庫。必要時由采購人員邀請使用部門參與驗收。如果驗收中出現(xiàn)分歧時，提交廚政部（原料）、或規(guī)劃經(jīng)營部（物料）進行仲裁。（四） 驗收的主要內容包括采購原料、物料的數(shù)量、質量、規(guī)格、價格等與采購訂單、合同和約定的標準是否一致，票據(jù)與實物是否相符。（五） 驗收中如果出現(xiàn)來料質量與采購標準不符、被判定為不合格時，由使用部門決定是否降級使用，可以降級使用時由采購人員與供應商交涉，確定降價處理、換貨或者退回。如果出現(xiàn)來料分量不足時，由采購人員與供應商聯(lián)系立即補齊。（六） 對于不需要的超量進貨、未經(jīng)批準采購的（非緊急采購）、質量或規(guī)格與采購要求不符的原料、物料，庫管員有權拒收。對于價格和數(shù)量與采購單上不一致的及時進行糾正。（七） 驗貨結束后庫管員按照實際收貨的重量、數(shù)量、單價和金額，填報采購申請單中驗收欄目，驗收人員在規(guī)定的地方簽字。庫管員辦理入庫手續(xù)，驗收中如有不合格情況，應記錄并匯總向上報告，作為供應商考核評價的依據(jù)。第二十七條 付款結算（一） 驗收結束后庫管員辦理入庫手續(xù)，錄入員錄入到貨商品信息，儲運結算員根據(jù)驗收入庫的數(shù)量匯總對帳，準確無誤后每月25日前上報財務部；（二） 到達約定的結算期后，供應商提交發(fā)票，由結算員審查發(fā)票臺頭、商品名稱數(shù)量、金額及其它內容是否準確無誤，是否需要扣款等。經(jīng)儲運主管和部門經(jīng)理審批，到財務部辦理結算手續(xù)。采購款項由財務部統(tǒng)一安排支付。第三節(jié) 價格管理第二十八條 價格管理職責（一） 采購委員會負責確定和調整公司采購所有原料和物料的價格。（二） 采購儲運部跟蹤市場價格變化，組織共同采價詢價，及時準確提供價格變動的信息，提出價格調整建議。（三） 廚政系統(tǒng)派人與采購人員共同市場采價，及時了解市場行情，保證原料價格的監(jiān)督和透明。第二十九條 定價機制（一） 果蔬鮮活類原料采用每周為一個周期確定該類原料的供貨價格。采購儲運部根據(jù)市場行情的變化情況，向供應商發(fā)送報價通知。每周一采購委員會確定本周的供貨價格，從周二至下周一執(zhí)行。（二） 干貨凍品類原料每月重新確定一次價格。上月末最后一周周一確定下一月該原料價格，價格從1日至31日執(zhí)行。（三） 酒水類原料價格相對穩(wěn)定，一般年度內保持價格不變，在采購合同中確定采供價格。但如遇市場不可預測因素價格發(fā)生較大的波動（一般上下10之內）。本著雙方共盈的宗旨，另行議定價格，重新簽訂合同。（四） 物料類價格每半年重新確定一次。確定的程序方法同上。（五） 臨時采購的各種材料，采取議價采購方式，由采購儲運部與供應商商議確定，確定后直接采購實施，后報采購委員會備案。表41原料分類種 類價格特征定價周期果蔬鮮活類水果、蔬菜、海鮮肉禽等經(jīng)常變化上下幅度大每周重新確定一次價格干貨冰凍糧油調味品類冰凍、干貨、糧油、調味品等價格變化緩慢每月確定一次價格酒水煙茶酒水飲料、咖啡煙酒、茶糖等價格基本穩(wěn)定合同約定物料類廚具餐具、筷子紙巾、臺布餐布、電器桌椅等價格基本穩(wěn)定每半年確定一次價格臨時需求各種材料議價采購第三十條 價格的確定（一） 采購人員要建立和跟蹤自己的市場價格信息渠道（農業(yè)部信息中心、北京市大型農批市場、大型蔬菜生產(chǎn)基地等），掌握即時市場價格信息。（二） 每周四需要定價的原料供應商提出下一周原料的報價。采購人員審查供應商的報價，選出價格較高的品種作為重點調查品種。（三） 采購人員組織采價小組共同到市場采價。采價小組的人員由采購人員、廚政部人員和單店后廚人員共同組成，各單店輪流派人參與采價，便于單店及時了解原料市場行情。（四） 采價小組設定一些原料品種，作為市場抽查采價品種，選擇的原則為：1. 單店需要數(shù)量較大品種；2. 單店比較關心的品種；3. 市場價格較為敏感的品種；4. 供應商報價較高的品種設定采價的品種數(shù)量一般為所采購品種的2030。采價結束后，填制原料采價單（見附件12），參與采價人員聯(lián)合簽字。（五） 采購人員根據(jù)采價結果比價，分析抽查品種市場價與供應商報價之間差異比率，與供應商進行價格磋商，初步確定供貨價格。確定的價格與采集到的價格最高不得超過 。（六） 采購管理員將采價人員聯(lián)簽的采價單、原料供應商報價及價格磋商結果、市場價格跟蹤信息、定價建議等，一并提交采購委員會審批，作為確定價格的參考。（七） 規(guī)劃經(jīng)營部經(jīng)理作為采購委員會的牽頭組織者，決定召集委員會定價會議或采用聯(lián)簽形式，確定采購價格。如其公事外出，提前委托其他人員主持。（八） 例行的采購委員會會議安排在每周公司總經(jīng)理辦公會后進行。（九） 如果采購儲運部提供的價格信息、供應商報價之間存在較大差距，磋商無法達成意見時。采購委員會應分析價格差異原因，協(xié)助采價人重新確定采價渠道、采價方法。第四節(jié) 采購招標管理第三十一條 需要引進新的供應商時，又滿足本章第一節(jié)第十六條條件，一般應通過招標確定供應商。有些情況不適合招標采購時，視實際情況由采購儲運部征得公司總經(jīng)理批準后，可以不經(jīng)招標直接通過詢價比價方式確定供應商。第三十二條 招標的具體工作由采購儲運部負責組織，采購委員會負責招標過程中的評標決策等。第三十三條 招標程序（一） 招標前，采購儲運部組織做好招標準備工作，做好招標工作計劃，向上級主管領導提交組織招標活動的申請，經(jīng)批準后實施。招標申請包括：招標采購內容、招標方式、分標方案、招標計劃安排、投標人資質（資格）條件、評標方法、以及開標、評標的工作具體安排等；（二） 編制招標文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后生效；（三） 發(fā)布招標信息（招標公告或投標邀請書），接受和處理投標人對招標文件有關問題進行咨詢；（四） 接收招標報名，組織對欲投標人資格進行審核，向預審資格合格的發(fā)售招標文件；（五） 采購儲運部在規(guī)定時間和地點，接收符合招標文件要求的投標文件；（六） 采購委員會舉行開標評標會，確定中標單位；（七） 采購儲運部將中標結果通知所有投標人。（八） 進行合同洽談，確定合同細節(jié)，與中標人訂立書面合同。第三十四條 招標方式的選擇招標采購分為公開招標采購、邀請招標采購。第三十五條 招標文件的制作與發(fā)出（一） 招標文件內容包括：1. 招標公告或投標邀請書；2. 投標說明書，主要包括如下內容：1) 招標項目概況、名稱、規(guī)格、型號、產(chǎn)地廠家、數(shù)量和批次、質量標準和技術要求、運輸方式、包裝方式、交貨時間地點、驗收方式等；2) 有關招標文件的澄清、修改的規(guī)定；3) 投標人須提供的有關資格和資信證明文件的格式、內容要求；4) 投標樣品及報價的要求、報價編制方式及須隨報價單同時提供的資料；5) 標底的確定方法，評標的標準、方法和中標原則；6) 投標文件的編制要求、密封方式及報送份數(shù)，遞交投標文件的方式、地點和截止時間；7) 投標聯(lián)系人員的姓名、地址、電話號碼、電子郵件；8) 投標保證金的金額及交付方式，履約擔保；9) 開標的時間安排、程序和地點，投標有效期限等。3. 合同條件（通用條款和專用條款）；4. 技術規(guī)定及規(guī)范（標準）；5. 貨物量、采購及報價清單；6. 其他需要說明的事項。（二） 招標文件的發(fā)出1. 公開招標時應當在相關媒介或網(wǎng)上發(fā)布招標公告，公告應載明公司的名稱、地址、招標項目的性質、數(shù)量、實施地點和時間及獲取招標文件的辦法等事宜。發(fā)布招標公告至發(fā)售資格預審文件或招標文件的時間間隔一般不少于10日。招標公告不限制投標人的數(shù)量。采購儲運部接受招標咨詢，對投標人進行資格審查。合格者發(fā)售標書，不合格者不得參加投標。2. 采用邀請招標方式時，采購儲運部應提交三個或以上具有投標資格和項目能力的候選廠家名單，經(jīng)采購委員會批準后，向其發(fā)出投標邀請書。3. 招標文件應當按其制作成本確定售價。第三十六條 審查標書接收（一） 按本制度規(guī)定必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不少于十日。（二） 投標人在遞交投標文件的同時，應當遞交履約保證金（采購儲運部視情況而定）。公司與中標人簽訂合同后10個工作日內，應當退還投標保證金。（三） 投標人應按照招標文件的要求編寫投標文件，并在招標文件規(guī)定的投標截止時間之前密封送達招標人。在投標截止時間之前，投標人可以撤回已遞交的投標文件或進行更正和補充，但應當符合招標文件的要求。（四） 采購儲運部在接受投標人投標文件的同時，接收其樣品，并委托廚政部進行樣品質量檢驗。第三十七條 開標（一） 開標由采購儲運部指定人員主持，開標人員至少由主持人、監(jiān)標人、開標人、唱標人、記錄人組成，上述人員對開標負責。開標應當按招標文件中確定的時間和地點進行。邀請所有投標人參加。（二） 有下列情況之一的投標文件，可以拒絕或按無效標處理：1 投標文件密封不符合招標文件要求的；2 逾期送達的；3 投標人法定代表人或授權代表人未參加開標會議的；4 未按招標文件規(guī)定加蓋單位公章和法定代表人（或其授權人）的簽字（或印鑒）的；5 招標文件規(guī)定不得標明投標人名稱，但投標文件上標明投標人名稱或有任何可能透露投標人名稱的標記的；6 未按招標文件要求編寫或字跡模糊導致無法確認關鍵內容、關鍵質量保證措施、投標價格的；7 未按規(guī)定交納投標保證金的；8 投標人提供虛假資料的。第三十八條 評標（一） 評標工作由采購委員會負責。招標中涉及技術性問題如有必要，可再邀請其他有關專家參加。（二） 在一個項目中，對所有投標人評標標準和方法必須相同。評標標準一般包含以下內容：投標價格和評標價格、質量標準及質量管理措施、組織供應計劃、售后服務、投標人的業(yè)績和資信、財務狀況。（三） 如果采購委員會經(jīng)過評審，認為所有投標文件都不符合招標文件要求時，可以否決所有投標。采購儲運部重新組織招標。對已參加本次投標的單位，重新參加投標不應當再收取招標文件費。（四） 采購委員會的成員不得泄露評審過程、中標候選人的推薦情況以及與評標有關的其他情況。（五） 采購委員會按招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，確定中標候選人推薦順序。在評標過程中，采購委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內容采取書面方式作出必要的澄清或說明，但不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質性內容。（六） 采購委員會完成評標后，在采購委員會三分之二以上成員同意的情況下,通過評標結果，形成評標報告。采購委員會成員必須在評標報告上簽字，若有不同意見，應明確記載并由其本人簽字作為評標報告附件。第三十九條 中標（一） 采購委員會經(jīng)過評審，從合格的投標人中直接確定中標人和候補中標人。（二） 中標人（供應商）的投標應當符合下列條件之一：1 能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準；2 能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低。（三） 中標人確定后，采購儲運部應當在招標文件規(guī)定的有效期內以書面或口頭形式通知中標人，并將中標結果通知所有未中標的投標人。（四） 中標通知發(fā)出之日起10日內，采購儲運部和中標人應當按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。（五） 當確定的中標人拒絕簽訂合同時，經(jīng)公司采購委員會討論決定，可與確定的候補中標人簽訂合同。- 本資料來自 -第五章 采購管理流程第一節(jié) 原料采購申請流程圖流程說明流程步驟工作內容的簡要描述重要輸入重要輸出相關表單1單店每天需要采購果蔬鮮活類原料時，提出原料采購申請原料采購申請單原料采購申請單2高檔原料報總經(jīng)理審批高檔原料采購申請批準采購申請單采購申請單3原料如果有庫存，單店直接去領用采購申請?zhí)嶝泦翁嶝泦?沒有庫存的原料（包括鮮活果蔬類和其他原料），報采購主管審核后采購采購申請訂貨通知5供應商接到訂貨通知后，組織貨品并送貨訂貨通知送貨單第二節(jié) 物料采購申請流程流程說明流程步驟工作內容的簡要描述重要輸入重要輸出相關表單1物料采購由使用部門根據(jù)經(jīng)營狀況和需要，提出采購申請物料采購申請單物料采購申請單2物料采購申請報財務部、總經(jīng)理審批采購申請單采購申請單采購申請單3有庫存的物料到庫房辦理領用出庫手續(xù)領用申請?zhí)嶝泦翁嶝泦?庫管員對庫房庫存原料的數(shù)量進行監(jiān)控，保證安全庫存安全庫存5需要補充時，庫管員提出庫存采購申請領用申請庫存采購申請庫存采購申請單6提出庫存采購申請，經(jīng)儲運主管審查后，由采購人員訂貨庫存采購申請采購通知7供應商備貨送貨采購通知送貨單第三節(jié) 供應商引進流程流程說明流程步驟工作內容的簡要描述重要輸入重要輸出相關表單1需要引進新的供應商時，采購儲運部決定采購方式，是否需要招標2供應商希望為公司提供服務采購申請單采購申請單采購申請單3采購儲運部對供應商進行資格審查供應商申請、提交資質證明等資格審查結論供應商調查表4申請成為公司的供應商，在經(jīng)過資格審查后應提供樣品以供評審。初審合格結論提交樣品5送檢的樣品應通過單店試用和廚政部的質量檢驗和評價認可。提交樣品樣品試用、檢驗結論供應商樣品檢驗表6采購儲運部進行供應商調查、市場行情調查和詢價比價工作比價結論7采購儲運部提交相關記錄、建議，給公司采購委員會作為選擇供應廠商的參考。調查結論、行情信息詢價比價結論8采購委員會審查供應商調查和詢價比價相關資料調查結論、行情信息詢價比價結論審查結論9采購委員會對供應商進行必要的考察考察結論10選擇確定供應商審查、考察結論供應商選擇結論11總經(jīng)理批準采購委員會選擇的供應商供應商選擇結論12采購儲運部與確定的供應商起草采供合同，重要條款提請采購委員會審議，合同經(jīng)公司法律顧問審議后總經(jīng)理批準。采供合同第四節(jié) 采購驗收管理流程流程說明流程步驟工作內容的簡要描述重要輸入重要輸出相關表單1當供應商的原料、物料到貨時，由庫管員通知使用單位、采購人員到位驗收供應商送貨單驗收通知2驗收三方一致認為合格，簽字，方可驗收入庫入庫單驗收單、入庫單3如果驗收中，三方意見不能達成一致時，原料提交廚政部、物料提交規(guī)劃經(jīng)營部進行仲裁，結果合格辦理入庫，不合格退貨仲裁申請仲裁結論4三方驗收一致認為貨品不合格時，退貨或由使用部門決定是否降級使用驗收不合格結論退貨換貨或降級使用第五節(jié) 價格變動程序- 本資料來自 -流程說明流程步驟工作內容的簡要描述重要輸入重要輸出相關表單1采購儲運部進行市場行情調查工作市場行情報告2要求供應商按照規(guī)定的時間報價報價通知3供應商報價報價通知供應商報價報價單4采購儲運部提交相關記錄、建議，給公司采購委員會作為選擇供應廠商的參考。供應商報價、市場行情報告價格建議5采購委員會審查供應商調查和詢價比價相關資料，確定供貨價格供應商報價、市場行情和價格建議報告供貨價格6采購儲運部通知供應商價格，有必要簽訂價格協(xié)議確定的供貨價格供貨價格協(xié)議第六節(jié) 采購招標管理流程流程說明流程步驟工作內容的簡要描述重要輸入重要輸出相關表單1采購儲運部提出招標采購申請等準備工作，批準后實施招標采購申請上級領導批準2采購儲運部編制招標文件招標文件招標文件3經(jīng)公司總經(jīng)理批準后使用招標文件總經(jīng)理審批4采購儲運部開始發(fā)布公開招標信息或邀請招標信函，接待招標咨詢，審查投標人資格招標公告、邀標申請5招標人提交投標文件投標文件6接收投標文件投標文件7委托開標人員，組織開標會議投標文件開標人員、舉行開標會議8采購委員會進行評標，確定中標人和候補中標人中標人和候補中標人9采購儲運部與確定的中標人按照投標文件洽談合同具體事宜，簽訂采供合同中標人和候補中標人采供合同附則 主要表單1. 供應廠商調