會計事務所檔案管理制度.doc

會計師事務所檔案管理制度第一章 總 則一、 為了規(guī)范本所業(yè)務資料的分類、整理、立卷、歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理科學化、制度化，根據(jù)安徽省會計師事務所業(yè)務檔案管理辦法（試行）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的實際情況，制定本制度。二、 本所的業(yè)務資料，主要指執(zhí)業(yè)人員，在執(zhí)行各項咨詢業(yè)務中形成的工作底稿和出具的報告書。辦理培訓形成的資料，也列入業(yè)務資料范圍。 本所的一般文件和會計核算資料（包括會計憑證、帳簿、報表），不屬于業(yè)務資料范圍，應分別按文書檔案和會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行管理。 三、 業(yè)務檔案管理的基本內(nèi)容是，按照規(guī)范化、科學化的要求，對業(yè)務資料進行分類、歸集、整理、立卷、編目、保管、利用、鑒定與銷毀，并形成制度。四、 業(yè)務檔案由本所統(tǒng)一管理，并接受各有關(guān)部門和檔案業(yè)務管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。第二章 業(yè)務資料的分類五、 本所辦理各項業(yè)務形成的工作底稿，應分別業(yè)務性質(zhì)，劃分為綜合類、業(yè)務類、備查類三類，并結(jié)合實際，制定分類工作底稿的具體目錄和索引系統(tǒng)，便于整理、利用。六、 本所的培訓業(yè)務，包括受托和自辦的各種培訓班。辦理前述培訓形成的資料，主要包括委托培訓的協(xié)議、教學大綱、自編教材、試題、參考答案，評分辦法、學員名冊、成績單和培訓工作總結(jié)等，應分別不同培訓項目和期次進行歸類。第三章 業(yè)務檔案的形成七、 執(zhí)業(yè)人員在完成一項咨詢業(yè)務后的兩個月內(nèi)，應由主辦人員（或由承辦部門指定人員）對業(yè)務資料進行分類、歸集、整理，并按一個委托單位一項業(yè)務立一個案卷的要求立卷，不得將多個委托單位同一項業(yè)務合立成一個案卷。八、 立卷人員對咨詢業(yè)務資料進行分類、歸集、整理、立卷時，應按下列順序排列：綜合類工作底稿，業(yè)務類工作底稿，備查類工作底稿。業(yè)務類工作底稿，凡編有序號的，按序號排列，沒有編序號的按形成報告的內(nèi)容的順序排列。對培訓形成的資料，按協(xié)議、教學大綱、自編教材、各科試題、參考答案、評分辦法、學員名冊、成績單、培訓工作總結(jié)等順序排列。九、 為便于對業(yè)務檔案調(diào)閱、鑒定和銷毀，案卷可采用袋裝式。立卷人員在對業(yè)務資料進行分類、歸集、整理、立卷后，可分類進行簡易裝訂，并在每頁右上角順序編上頁號，再外套檔案袋。檔案袋上必須填寫下列項目（代案卷目錄）：1. 委托單位名稱：一律填寫全稱；2. 委托單位經(jīng)濟性質(zhì)：企業(yè)單位按國有、集體、私營、股份制、外商投資等分別填寫，行政事業(yè)單位按行政、事業(yè)分別填寫；3. 業(yè)務項目：按驗資、會計報表審計、專項審計、投資評估、資產(chǎn)評估、工程造價、項目可行性研究等分別填寫。其中：驗資須填明設(shè)立驗資、變更驗資或年檢驗資；專項審計須填明具體項目，如承包經(jīng)營終結(jié)審計、廠長（經(jīng)理）離任審計、工程造價審核、經(jīng)濟案件證據(jù)鑒定、財務大檢查、小金庫檢查、破產(chǎn)清算、企業(yè)合并、分立事宜中的審計業(yè)務等；4. 報告書發(fā)文時間和編號；5. 承辦部門和主辦人員；6. 收費金額；7. 目錄及起止頁號：綜合類工作底稿中需長期保存的底稿和備查類工作底稿，須逐個填明項目和起止頁號，業(yè)務類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，只須填明總的起止頁號，不需逐項填寫。業(yè)務檔案也可采用訂本式、盒裝，一個檔案盒可裝幾本案卷。但立卷必須嚴格按第八條的規(guī)定辦理，以便分別調(diào)閱。十、 立卷人員對不同培訓項目和期次的培訓資料，應按第九條第二款的排列順序進行整理立卷，并在每項右上角順序編上頁號，再外套檔案袋，并填寫有關(guān)項目，其中目錄及起止頁號須逐項填寫。十一、 立卷人員在對業(yè)務資料進行整理立卷時，對不屬于歸檔范圍的資料（如臨時記錄和草稿等）以及重復的資料，應予以刪除；對紙張不規(guī)格、破損、卷角或皺折的資料，應進行技術(shù)加工處理：1 紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整和字跡的前提下，可酌情剪裁，不能剪裁的，可加以折疊；2 破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯。第四章 業(yè)務檔案的保管和利用十二、 本所應確定專人管理業(yè)務檔案。檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應向接辦的人員辦理交接手續(xù)。十三、 承辦部門在對業(yè)務資料整理立卷形成檔案后，應及時送交檔案管理人員保管，如因故需短期存放時，最長不得超過一個月。十四、 業(yè)務檔案必須設(shè)專櫥存放，并進行科學管理，做到分類明確，排列有序，便于查找和利用。要加強對檔案管理人員的安全教育，并采取必要的措施（包括備有必要的設(shè)施），確保業(yè)務檔案的安全和完整，防止蟲蛀、潮濕、損壞和散失。十五、 要建立業(yè)務檔案保密制度，對工作底稿中涉及的商業(yè)秘密保密。要設(shè)置借閱檔案登記簿，本所注冊會計師和其他執(zhí)業(yè)人員需要借閱時，要辦理登記手續(xù)，按期歸還。司法機關(guān)、國家有部門和其他會計師事務所依照法律和其他有關(guān)規(guī)定需要查閱業(yè)務檔案的，必須持有正式介紹信，經(jīng)所領(lǐng)導批準后方可查閱，但一律不得借出。十六、 查閱業(yè)務檔案，查閱人不得對案卷涂改、圈劃、抽取、撤換，原則上不得復印和復制，確需復印復制的，應經(jīng)所領(lǐng)導批準。十七、 業(yè)務檔案為永久性檔案和當期檔案。1 永久性檔案是指記錄內(nèi)容相對穩(wěn)定、具有長期使用價值的檔案。包括備查類工作底稿和報告書（含附件）、未審會計報表以及綜合工作底稿中的業(yè)務約定書等。2 當期檔案是指記錄內(nèi)容經(jīng)常變化、只供近期使用的檔案。包括業(yè)務類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，以及會計培訓檔案。十八、 業(yè)務檔案保管年限如下：1 當期檔案自報告書簽發(fā)之日起保存十年，其中培訓檔案自培訓結(jié)業(yè)之日起保存五年；2 永久性檔案長期保存；3 委托單位撤銷和不再由本所執(zhí)業(yè)的單位，其永久性檔案的保管年限與最近一年當期檔案的保管年限相同。4 資產(chǎn)評估業(yè)務檔案的保管期限，按資產(chǎn)評估操作規(guī)范意見（試行）第132條的規(guī)定辦理。第五章 業(yè)務檔案的鑒定和銷毀十九、 業(yè)務檔案保管期滿需要銷毀時，應由本所檔案管理人員提出銷毀意見，編造檔案銷毀清冊，經(jīng)原承辦部門會同鑒定。參加鑒定人員認真進行鑒定