紙質文檔檔案管理.doc

廣饒縣檔案局文件廣檔發(fā)201112號關于印發(fā)廣饒縣機關事業(yè)單位紙質檔案數字化技術規(guī)范的通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道，縣經濟開發(fā)區(qū)，縣直各部門、單位： 為進一步加快全縣檔案信息化建設工作，提高機關事業(yè)單位的檔案信息化水平，加強紙質檔案數字化規(guī)范化建設，確保統一技術規(guī)范，確保檔案掃描圖像數據清晰、完整、安全，根據國家檔案局發(fā)布的紙質檔案數字化技術規(guī)范（DA/T 312005），研究制定了廣饒縣機關事業(yè)單位紙質檔案數字化技術規(guī)范，現印發(fā)給你們，請認真組織實施。廣饒縣檔案局2011年4月18日廣饒縣機關事業(yè)單位紙質檔案數字化技術規(guī)范1 范圍本標準規(guī)定了紙質檔案數字化的范圍為各單位室藏進館檔案。 2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用，使用這些文件的最新版本。GB/T 17235.1-1998 信息技術 連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮及編碼GB/T l8894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范3 術語和定義31數字化用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。32紙質檔案數字化采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁 帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。33數字圖像表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣(或其他)網絡上采樣連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。34黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。35連續(xù)色調靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。36分辨率單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英寸點數(dpi)表示。3圖像壓縮消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質 檔案數字化過程中，較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。4紙質檔案數字化基本要求41基本原則紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。42數字化對象的確定原則應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。422符合國家法律法規(guī)的原則紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。422價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。43基本環(huán)節(jié)紙質檔案數字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。44過程管理441應加強紙質檔案數字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。442紙質檔案數字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。5檔案整理在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。51目錄數據準備按照檔案著錄規(guī)則(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。52拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。53區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。54頁面修整破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。55檔案整理登記制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。56裝訂掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。6檔案掃描61掃描方式611根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)擔描儀 (如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。612紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。62掃描色彩模式621掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。622頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。623頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。624頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。63掃描分辨率631掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。632采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。64掃描登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。7 圖像處理71 圖像數據質量檢查711對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。712由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。713發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。714發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。715認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。72糾偏對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。73去污對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。 處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。74 圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。75裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。8 圖像存儲81存儲格式811采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。812提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。82圖像文件的命名821紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。812多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。9 目錄建庫91數據格式選擇目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。92檔案著錄按照檔案著錄規(guī)則(DA/T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。93目錄數據質量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。10 數據掛接101匯總掛接檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為合格后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。102數據關聯以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，耍認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。103交接登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份 文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處 理辦法。11 數據驗收 111數據抽檢1111 以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。1112 一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5。112驗收指標1121 目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為不合格。1122 一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到98以上（含98）時，給予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數100113 驗收審核驗收通過的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。114 驗收登記認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。12 數據備份121備份范圍經驗收合格的完整數據應及時進行備份。122備份方式為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套 備份，并注意異地保存。123數據檢驗備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。124備份標簽數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。125備份登記填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。附：八九數碼軟件掃描操作流程說明八九數碼軟件掃描操作流程說明1、 運行掃描軟件，單擊左上角文件名欄“選擇目錄”按鈕，彈出對話框。選擇圖像的存放位置，（為了上傳時方便查找存放位置的路徑一般如文書檔案：e:掃描檔案全宗號目錄號案卷號，歸檔文件：e:掃描檔案全宗號保管期限年度件號）然后單擊確定。然后更具需要給圖像設定好文件名。（文件名的位數是六位，按卷整理的檔案，文件名前三位是順序號，后面三位是頁號，按件整理的檔案文件名一律從000001開始。）“順序”下拉框有“升序”和“降序”兩個按鈕，選擇“升序”則對文件名以設定的增量值進行遞增的處理，“降序”則相反。另外更具圖片的質量和自己的要求選擇存儲格式和顏色，一般圖片質量較差的，選擇灰度或彩色的顏色存儲。下面的掃描參數欄根據圖片顏色的深淺和大小進行調節(jié)，一般情況亮度和對比度都在“0” 左右，如果顏色較暗的，可以把亮度調小一點或以灰度（彩色）存儲圖像。分辨率一般設定在200以上就可以。2、掃描快捷方式設定，單擊“掃描”選擇“設置快捷模式”，彈出對話框。可以對常見的幾種圖片的掃描參數設定到一個鍵位上。掃描時選擇相應的掃描