1文件與資料控制程序.doc

星迪文件與資料控制程序受控狀態(tài)文件編號SD-PR-001版 本A生效日期 頁 碼6/ 6文件履歷版本修改描述日 期編寫人A首次發(fā)放.文 件 分 發(fā) 一 覽總經(jīng)理行政部采購部生產(chǎn)部技術(shù)工程部品質(zhì)部外貿(mào)部財務(wù)部aaaaaaaa會 簽次序部門審 核批 準(zhǔn)姓名簽名日期姓名簽名日期1行政部/2采購部/3生產(chǎn)部/4技術(shù)工程部/5品質(zhì)部/6外貿(mào)部/7財務(wù)部/8總經(jīng)理/1.0 目的1.1 對質(zhì)量管理體系所要求的有關(guān)文件（含外來文件）進行控制及管理, 確保文件的適宜性、充分性、有效性。2.0 范圍2.1 本程序適用于公司與質(zhì)量體系有關(guān)的所有文件和資料，包含經(jīng)營管理類文件及其相關(guān)的外來文件。3.0 職責(zé)與權(quán)限3.1文控中心: 管理所有文件，包括分發(fā)、收回、作廢等過程，并保存所有文件之原件。3.2 相關(guān)部門: 負(fù)責(zé)保管、標(biāo)識所有從行政中心獲取的有效文件，確保部門所用的文件版本是有效版本，并將過期文件退回文管中心。4.0 定義4.1 文件: 通常指按照規(guī)定的格式及流程而形成的、文字化的、信息及其承載媒體; 起指導(dǎo)作用. 在公司內(nèi)部主要有質(zhì)量手冊、程序、作業(yè)指導(dǎo)書、表單等。通常有文件編號、文件版本等要素。4.2 記錄: 通常指提供所完成活動的證據(jù)信息及其承載媒體;起記錄作用。通常沒有版本，但有時間性。5.0 程序內(nèi)容5.1 本公司文件的分類5.1.1管理性文件: 質(zhì)量手冊, 程序, 管理制度及規(guī)定。 5.1.2技術(shù)性文件: 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn), 產(chǎn)品規(guī)范, QC工程圖，工藝流程圖等。5.2 本公司文件的分級(階別)5.2.1 一階文件： 質(zhì)量手冊 (QM) 質(zhì)量手冊：描述了公司根據(jù) GB/T 19001 :2000版要求而采納的所有要素。5.2.2 二階文件： 管理程序（PR）管理程序：也稱程序文件，定義了質(zhì)量體系在公司內(nèi)的執(zhí)行，及相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限。 5.2.3 三階文件：管理制度、崗位職責(zé)、工作指引、產(chǎn)品技術(shù)圖紙、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗指導(dǎo)書、生產(chǎn)設(shè)備及檢測設(shè)備操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗文件等5.2.4 四階文件：表單記錄（FM）表單, 規(guī)定了空白表格的內(nèi)容與格式, 是信息和數(shù)據(jù)的主要載體，有時又稱表格，表單的樣式及編號同樣納入統(tǒng)一管理的范圍。表單可以按單獨的頁，或一本一本的賬/薄來使用。5.3 文件和表格的格式及編號文件在編寫之前，必須先到文控中心進行取號，而且按照規(guī)定的格式, 版本進行編寫, 具體參照文件格式及編號規(guī)定。5.4 文件的制定、審核、評審和批準(zhǔn)5.4.1 公司內(nèi)的質(zhì)量體系文件的制定、審核和批準(zhǔn)的權(quán)限如下:文件種類制定審核批準(zhǔn)原稿保存一階文件品質(zhì)部主管管理層會簽總經(jīng)理文控中心二階文件各部門主管管理層會簽總經(jīng)理文控中心三階文件主管授權(quán)人員/各部門主管文控中心四階文件（表單）主管授權(quán)人員/各部門主管文控中心5.4.2 文件在發(fā)布之前, 須經(jīng)過制訂人校對、部門主管校對；然后按照上表規(guī)定進行會簽審核、及批準(zhǔn)。5.4.3 文件會簽時, 必須將文件所用到的表格附上. 會簽的方法有兩種: 集中開會討論或使用輪流閱讀. 各部門均簽名同意后, 則文件送到文控中心進行發(fā)放.5.4.4 在質(zhì)量管理體系建立之前所發(fā)布的文件, 必須由文控中心進行統(tǒng)一疏理, 按照其是否生效, 列入文件評審建議單, 統(tǒng)一進行會議評審。5.4.5 文件管理員或各部門可對超過 3 年未修訂、沒有執(zhí)行或很少用到的一階、二階文件、三階公司級管理性文件，每年提出重新評審的需求，填寫文件評審建議單，在管理評審會議上進行文件評審，以保證文件的適宜性。對于三階技術(shù)性文件、四階文件（表單）則由其所歸各部門負(fù)責(zé)人審批與評審。5.4.6 文件評審的意見可分為: 作廢，合并, 修訂, 保留使用. 文件制訂人根據(jù)評審意見做出處理.5.5 外來文件的管理5.5.1 外來文件：公司采用的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、客戶或其他相關(guān)方提供的外來文件與資料。通常包括如下的種類：5.5.1.1 國家及上級機關(guān)頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)、法令、政策等文件；國際/國家/行業(yè)/地方標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)可直接引用或執(zhí)行的規(guī)范、規(guī)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；5.5.1.2 顧客、配套廠家提供的技術(shù)文件，圖紙資料、產(chǎn)品/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.5.1.3 外購設(shè)備隨機所附的使用說明書及圖紙資料等5.5.2 外來文件由收文單位, 統(tǒng)一交到文控中心進行登記、 編號, 并由收文單位給出處理意見. 原稿交由文控中心歸類存檔。5.5.2.1 外來文件的處理意見可有如下幾種:1) 直接歸檔2) 傳閱后歸檔: 各部門傳閱副本文件后, 在傳閱條上簽名后歸檔3) 直接使用: 無須轉(zhuǎn)化,直接受控分發(fā)4) 轉(zhuǎn)化使用: 經(jīng)過識別, 評估, 和轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部文件要求, 必須要要修改原有文件.5.5.3 外來文件由文控中心按照收文單位處理意見的要求， 進行復(fù)印, 原稿歸檔, 副本傳閱或分發(fā)，由收文單位進行識別、或確定是否需要轉(zhuǎn)化或修訂本公司已有的文件。5.6 文件和資料管理5.6.1 文件和表格等的提交5.6.1.1 所有的原稿文本（含文件、表格、圖紙）在會簽完成后, 其原稿版和電子文檔均必須送交文控中心.文件管理員有權(quán)檢查、指出錯誤，索取、或退回所有與該文件有關(guān)的資料，以符合文件控制的要求和控制程度。5.6.1.2 如果一切無誤,則文件管理員接收文件的提交, 有效文件發(fā)布后，由文控中心列入公司受控文件清單或表格總目錄，進行登記備案. 5.6.2 文件、表格、圖紙等的分發(fā)需要5.6.2.1 一階、二階文件的分發(fā), 參照封面頁的分發(fā)要求. 由制作者依據(jù)所有的相關(guān)部門而規(guī)定.5.6.2.2 所有的表格, 均無需分發(fā), 而直接存檔。通常只供制作部門進行使用，但其它非制作部門也可以到文控中心進行表格復(fù)印.5.6.2.3 所有三階、四階文件、圖紙、或重要記錄的分發(fā), 例如管理評審報告, 沒有封面頁，則由制訂人在文件發(fā)放、回收、銷毀記錄直接填寫分發(fā)要求。5.6.3 文件的分發(fā)與回收5.6.3.1 分發(fā)與控制1) 文件管理員把審批后的原始文件復(fù)印規(guī)定的份數(shù),對復(fù)印文件的每一頁均蓋上 “受控文件”紅色印章, 以宣示這是受控文件.2) 文件管理員將受控文件按規(guī)定分發(fā)給各部門, 各部門的接受人在文件發(fā)放、回收、銷毀記錄登記，以作為追蹤或下次收回的依據(jù)。如有舊版文件，則應(yīng)同時退回。3) 所有受控文件的擁有部門, 在收到該文件更新版后按要求退回過期版本.4) 對于復(fù)印給外部使用者或職員本人使用的參考文件, 文控中心則對每一頁蓋上“非受控文件”紅色印章. 此類文件不能使用于生產(chǎn)現(xiàn)場, 也不要求回收.5.6.3.2 文控中心負(fù)責(zé)保管如下資料: 所有文件的原稿版和電子檔; 所有的空白表格; 所有需要分發(fā)的重要記錄或報告，還包括所有的外來文件。 文控中心負(fù)責(zé)建立有效文件清單; 表格總目錄; 外來文件清單,并每月保持更新.5.6.4文件的修訂5.6.4.1 由提出修改的部門說明理由，經(jīng)原批準(zhǔn)者同意后，按本程序4規(guī)定執(zhí)行。5.6.4.2 各部門文件資料員負(fù)責(zé)根據(jù)文件發(fā)放、回收、銷毀記錄收回需修訂的文件，文件管理員換發(fā)修訂后的有效文件。5.6.4.3 文件管理員應(yīng)及時更新“受控文件清單”，做好更改情況記錄。5.6.5文件的換版5.6.5.1有效文件經(jīng)多次修改或經(jīng)內(nèi)部評審需大幅度修改時，可進行換版。原版次有效文件相應(yīng)作廢。按原發(fā)放范圍、發(fā)放程序換發(fā)新版本。5.6.5.2換發(fā)新版時，原版次有效文件由部門文件資料員收回交文件管理員作好標(biāo)記并及時銷毀。5.6.6 文件和表格的作廢、及保留5.6.6.1 所有的受控文件的過期版本（紙質(zhì)文檔）, 均由文控制中心進行回收, 并在原來的“受控文件”紅色印章旁邊，再加蓋一個“作廢”藍色印章, 包括過期的表格.5.6.4.2 部門需作資料保留的，由管理者代表在留用文件上簽署意見并加蓋“作廢”印章后方可留用。文控中心只保留作廢文件的原稿文件, 以作追溯性的參考. 所有復(fù)印件的作廢文件, 則作為單面紙重復(fù)使用或直接報廢（如碎紙），視其保密性而定.5.6.4.3 過期的作廢文件, 只保存前面兩個版本, 而且保存期 5 年, 超期可報廢.5.6.7 各部門的文件保管5.6.7.1 各部門應(yīng)有專門的文件夾, 以存放所收到的受控文件.并建立目錄、分類、索引。5.6.7.2 各部門應(yīng)每月與文控中心的文件清單進行對照，避免使用過期的文件。6.0 記錄與表格6.1 受控文件清單 (FM-DCC-03)6.2 表格總目錄 (FM-DCC-04)6.3 外來文件登記表 (FM-DCC-05)6.4 文件發(fā)放、回收、銷毀記錄 (FM-DCC-06)6.5 文件評審建議單 (FM-