第四章 用友U8報表處理系統(tǒng).ppt

1 第四章用友U8報表處理系統(tǒng) UFO User sFriendOffice 是一個面向財經(jīng)領域的通用三維報表系統(tǒng) 它的主要功能有文件管理 格式管理 數(shù)據(jù)處理 圖表功能 打印功能和二次開發(fā)功能 提供各行業(yè)報表模板 包括現(xiàn)金流量表 2 系統(tǒng)學習自定義報表和使用報表模板生成報表的方法 要求掌握報表格式設置和公式設置的方法以及報表數(shù)據(jù)的計算方法 了解計算機環(huán)境下報表系統(tǒng)中有關的基本概念 教學目的與要求 第四章用友U8報表處理系統(tǒng) 3 報表管理系統(tǒng)的任務 設計報表的格式和編制公式 從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務系統(tǒng)中取得有關會計信息自動編制各種會計報表 對該報表進行審核 匯總 生成各種分析圖 并按預定格式輸出各種會計報表 4 數(shù)據(jù)處理流程 5 基本功能結(jié)構(gòu) 用友UFO報表管理系統(tǒng)具有 文件管理功能 格式管理功能 數(shù)據(jù)處理功能 圖形功能 打印功能和二次開發(fā)功能 6 基本工作過程 報表管理的工作過程基本可以分為報表的格式和公式設置 報表的數(shù)據(jù)處理 報表輸出 7 1 報表結(jié)構(gòu)2 報表及報表文件3 格式狀態(tài)及數(shù)據(jù)狀態(tài)4 單元及單元屬性5 區(qū)域與組合單元6 關鍵字7 二維表 三維表和四維表 報表結(jié)構(gòu)與基本術語 8 1 報表結(jié)構(gòu) 簡單表的格式一般由四個基本要素組成 標題 表頭 表體和表尾 9 2 基本術語 1 報表及報表文件 報表 是報表管理子系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)的基本單位 一個報表管理子系統(tǒng)中用戶可以根據(jù)需要存儲不同種類的報表 表頁 一個UFO報表最多可容納99999張表頁 一個報表中的所有表頁具有相同的格式 但是其中的數(shù)據(jù)不同 表頁在報表中的序號在表頁的下方以標簽的形式出現(xiàn) 稱為 頁標 頁標用 第1頁 第99999頁 表示 10 2 基本術語 報表文件 一個或多個報表以文件的形式保存在存儲介質(zhì)中稱為報表文件 后綴名為 REP 如 利潤表 REP 1 報表及報表文件 11 3 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 1 格式狀態(tài) 在此狀態(tài)下設計報表格式 如 表尺寸 行高列寬 單元屬性等 可以定義報表的三類公式 即單元公式 計算公式 審核公式 舍位平衡公式 特別提示 在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用 在格式狀態(tài)下所看到的是報表的格式 報表的數(shù)據(jù)全部被隱藏了 因此 在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄入 計算等操作 12 2 數(shù)據(jù)狀態(tài) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下處理報表數(shù)據(jù) 主要進行數(shù)據(jù)輸入 增加或刪除表頁 報表審核數(shù)據(jù)舍位平衡 做圖形 匯總等 特別提示 數(shù)據(jù)狀態(tài)下用戶可以看到報表的全部內(nèi)容 包括格式和數(shù)據(jù) 但不能設計 修改報表的格式 3 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 13 4 單元及單元屬性 報表中由表行和表列確定的方格稱為單元 單元是組成報表的最小單位 單元名用所在行和列的坐標表示 行號用數(shù)字1 9999表示 列標用字母A IU表示 例如 C2表示報表中第2行第C列對應的單元 單元屬性包括 單元類型 對齊方式 字體顏色 表格邊框等 單元類型有數(shù)值型 字符型和表樣型 14 數(shù)值單元是報表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 數(shù)值單元必須是數(shù)字 可直接輸入 也可由單元存放的公式運算生成 建立一個新表時 所有單元的單元類型均默認為數(shù)值型 4 單元及單元屬性 15 4 單元及單元屬性 字符單元是報表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 內(nèi)容可以是漢字 字母 數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符 字符單元的內(nèi)容可以直接輸入也可以由單元公式生成 16 4 單元及單元屬性 表樣單元是報表的格式 是在格式狀態(tài)下輸入的所有文字 符號或數(shù)字 表樣單元對所有表頁都有效 表樣單元在格式狀態(tài)下輸入和修改 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下只能顯示而無法修改 注意 數(shù)值單元和字符單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 表樣單元在格式狀態(tài)下輸入 17 5 區(qū)域與組合單元 區(qū)域也叫塊 由一組相鄰的單元組成的矩形塊 最大的區(qū)域是一個表頁的所有單元 整個表頁 最小的區(qū)域是一個單元 區(qū)域一般用起點單元和終點單元來表示 中間用 連接 如 B2單元到D4單元的矩形區(qū)域可以用 B2 D4 來表示 18 組合單元由同行 或同列 相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區(qū)域 這些單元必須是同一種單元類型 表樣 數(shù)值 字符 系統(tǒng)在處理報表時將組合單元視為一個單元 可以組合同一行相鄰的幾個單元 可以組合同一列相鄰的幾個單元 也可以把一個多行多列的平面區(qū)域設為一個組合單元 組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示 例如把B2到B4定義為一個單元 這個組合單元可以用 B2 B3 B4 或 B2 B4 5 區(qū)域與組合單元 19 6 關鍵字 關鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元 可以唯一標識一個表頁 用于在大量表頁中快速選擇表頁 通過對表頁中定義關鍵字并對其取值 可以確定表頁所反映的會計主體和會計期間 報表的單元公式也是根據(jù)每張表頁的關鍵字取值來確定公式中變量的值 從而采集相應會計期間會計數(shù)據(jù)的 20 6 關鍵字 關鍵字一般包括 單位名稱 單位編號 年 季 月 日等 也可以自行定義關鍵字 單位名稱 字符型 最多30個字符 為該報表表頁編制單位的名稱 單位編號 字符型 最多10個字符 為該報表表頁編制單位的編號 年 季 月 日為數(shù)字行的 分別為該報表表頁反映的年度 季度和日期 21 7 二維表 三維表和四維表 UFO報表中確定某一數(shù)據(jù)位置的要素成為 維 按照確定數(shù)據(jù)位置所需的要素數(shù)量 可以把報表分為二維表 三維表和四維表 二維表 通過行和列定位數(shù)據(jù)的表 二維表定位數(shù)據(jù)的命名方式為 如 第3列第6行單元表示為 C6 22 7 二維表 三維表和四維表 三維表 由多個相同的二維表組成 通過列 行和表頁號來定位命名數(shù)據(jù) 如 將1月至12月的資產(chǎn)負債表按月遞增的順序疊放在一個報表文件中 就構(gòu)成了一個三維表 三維表定位數(shù)據(jù)的方式為 如第4個月的資產(chǎn)負債表的C6單元表示為C6 4 23 7 二維表 三維表和四維表 四維表 由系統(tǒng)中多個不同的三維表組成 通過列 行和表頁號和表明來定位命名數(shù)據(jù) 四維表定位數(shù)據(jù)的命名方式為 如資產(chǎn)負債表中第4個月的C6單元用四維表表示為 資產(chǎn)負債表 C6 4 24 第二節(jié)格式設計 定義一張報表 首先應該定義報表數(shù)據(jù)的載體 報表格式 不同的報表 格式定義的內(nèi)容也會有所不同 但一般情況下報表格式應該包括報表表樣 單元類型及單元風格等內(nèi)容 25 啟動UFO表 在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前 應首先啟動UFO系統(tǒng) 并建立一張空白的報表 然后在這張空白報表的基礎之上設計報表的格式 建立新表后 將得到一張系統(tǒng)默認格式的空表 報表名默認為REPORT1 REP 空白報表建立起來以后 里面沒有任何內(nèi)容 所有單元的類型均默認為數(shù)值單元 新報表建立后 默認的狀態(tài)欄為格式狀態(tài) 26 啟動UFO報表管理系統(tǒng) 1 2 27 設計表樣主要包括設計報表的表格 輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格 定義單元屬性 通過設置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀 報表表樣設置的具體內(nèi)容一般包括 設置報表尺寸 定義報表行高列寬 畫表格線 定義組合單元 輸入表頭表體表尾內(nèi)容 定義顯示風格 定義單元屬性等 設計表樣 28 29 報表格式設計 1 設置表尺寸 2 定義行高和列寬 3 畫表格線 4 定義組合單元 5 輸入表間項目 6 設置單元屬性 7 設置單元風格 30 1 設置報表尺寸 設置報表尺寸是指設置報表的行數(shù)和列數(shù) 報表的尺寸設置完之后 還可以單擊 格式 菜單中 插入 或 刪除 選項增加或減少行或列來調(diào)整報表大小 注意 31 自定義報表 報表定義 格式定義 設置表尺寸 1 2 3 32 2 定義報表的行高和列寬 如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊 則需要調(diào)整該行的行高或列的列寬 行高和列寬的定義 可以通過菜單操作 也可以直接利用鼠標拖動某行或某列來調(diào)整行高和列寬 33 自定義報表 報表定義 格式定義 定義報表行高和列寬 1 2 3 4 5 6 7 8 34 3 劃表格線 報表的尺寸設置完成之后 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下 該報表是沒有任何表格線的 所以為了滿足查詢和打印的需要 還需要劃上表格線 劃好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯 操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果 35 自定義報表 報表定義 格式定義 畫表格線 1 2 3 4 36 4 定義組合單元 有些內(nèi)容如標題 編制單位 日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下 所以為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示 需要定義組合單元 組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示 組合單元實際上就是一個大的單元 所有針對單元的操作對組合單元均有效 若所定義的組合單元取消 可以在 組合單元 對話框中 單擊 取消組合 按鈕實現(xiàn) 37 自定義報表 報表定義 格式定義 定義組合單元 1 2 3 38 5 輸入表間項目 報表表間項目指報表的文字內(nèi)容 主要包括表頭內(nèi)容 表體項目和表尾項目等 在輸入報表項目時 編制單位 日期一般不需要輸入 UFO系統(tǒng)將其單獨設置為關鍵字 項目輸入完之后 默認的格式均為普通宋體12號 居左 一個表樣單元最多能輸入63個字符或31個漢字 允許換行顯示 注意 39 自定義報表 報表定義 格式定義 輸入報表項目 1 2 3 40 6 定義單元屬性 41 7 設置單元風格 單元風格主要指的是單元內(nèi)容的字體 字號 字型 對齊方式 顏色圖案等設置 設置單元風格會使報表更符合閱讀習慣 更加美觀清晰 42 自定義報表 報表定義 格式定義 設置單元風格 1 2 3 4 5 6 7 43 8 設置關鍵字 關鍵字在格式狀態(tài)下定義 關鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入 關鍵字如年 月等會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示 在定義關鍵字時即要考慮編制報表的需要 又要考慮打印的需要 44 自定義報表 報表定義 格式定義 設置關鍵字 1 2 3 4 45 每張報表可以同時定義多個關鍵字 如果關鍵字的位置設置錯誤 可以執(zhí)行 數(shù)據(jù) 菜單 關鍵字 取消 命令取消后再重新設置 關鍵字在一張報表中只能定義一次 即同一張報表中不能有重復的關鍵字 注意 46 自定義報表 報表定義 格式定義 調(diào)整關鍵字位置 1 2 3 47 第三節(jié)編輯公式 在UFO表中 由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關系 所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集 運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式 報表主要有計算公式 審核公式和舍位平衡公式 48 自定義報表 報表定義 公式定義 定義單元公式 直接輸入 1 2 3 4 49 自定義報表 報表定義 公式定義 定義單元公式 引導輸入 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 50 自定義報表 報表定義 公式定義 定義審核公式 1 2 3 51 自定義報表 報表定義 公式定義 定義舍位平衡公式 1 2 3 52 單元公式在輸入時 凡是涉及到數(shù)學符號的均須輸入英文半角字符 否則系統(tǒng)將認為公式輸入錯誤而不能被保存 如果輸入的會計科目有輔助核算 還可以輸入相關輔助核算內(nèi)容 如果沒輔助核算 則 輔助核算 選擇框呈灰色 不可輸入 審核公式在格式狀態(tài)下編輯 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式 注意 53 保存報表 報表的格式設置完成之后 為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù) 應將會計報表的格式保存起來 REP 為用友報表文件專用擴展名 如果沒有保存就退出 系統(tǒng)將彈出 是否保存報表 對話框 注意 54 自定義報表 報表定義 公式定義 保存報表格式 1 2 3 55 第四節(jié)報表數(shù)據(jù)處理 報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù) 審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等工作 數(shù)據(jù)處理工作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行 處理時 計算機會根據(jù)已定義的單元公式 審核公式和舍位平衡公式自動進行取數(shù) 審核及舍位等操作 報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的 因此 在數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作 如增加 刪除 插入 追加表頁等 56 進入報表數(shù)據(jù)狀態(tài) 進入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入 也可以直接使用 數(shù)據(jù) 格式 切換按鈕進入 57 錄入關鍵字 關鍵字是表頁定位的特定標識 在格式狀態(tài)下設置完成關鍵字以后 只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志 為表頁間 表間的取數(shù)提供依據(jù) 每一張表頁均對應不同的關鍵字 輸出時隨同單元一起顯示 日期關鍵字可以確認報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍 即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期 58 整表重算 當完成報表的格式設計和關鍵字的錄入之后便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了 計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的 它既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算 也可以使用菜單功能計算 59 自定義報表 報表數(shù)據(jù)處理 打開報表 1 2 3 60 自定義報表 報表數(shù)據(jù)處理 生成報表 1 2 61 報表模板 利用報表模板可以迅速建立一張符合您需要的財務報表 另外 對于一些本企業(yè)常用但報表模板沒有提供標準格式的報表 在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板 以后使用時可以直接調(diào)用這個模板 62 調(diào)用報表模板 系統(tǒng)中提供了16個行業(yè)的標準財務報表模板 報表模板即建立了一張標準格式的會計報表 如果用戶需使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板 則可以直接調(diào)用 當前打開的報表套用報表模板以后 原有的內(nèi)容包括格式和數(shù)據(jù)都會丟失 如果所需要的報表格式或公式與調(diào)用的模板有所不同 可