商務(wù)活動工作.ppt

商務(wù)活動工作 簽字儀式慶典活動開放參觀活動新聞發(fā)布會 學(xué)習(xí)目的 通過本模塊的學(xué)習(xí) 了解簽字儀式 慶典活動 企業(yè)開放參觀活動 新聞發(fā)布會的內(nèi)容 熟悉簽字儀式 慶典活動 開放參觀活動 新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備與服務(wù)工作 掌握簽字儀式 慶典活動 企業(yè)開放參觀活動 新聞發(fā)布會的操作程序 教學(xué)重點與難點 1 教學(xué)重點簽字儀式的準(zhǔn)備與操作 慶典活動的準(zhǔn)備與操作 開放參觀活動的安排與方案 新聞發(fā)布會的籌劃與操作 2 教學(xué)難點簽字儀式的準(zhǔn)備 慶典活動的準(zhǔn)備 開放參觀活動方案的擬訂 新聞發(fā)布會的籌劃 技能訓(xùn)練 13 1簽字儀式 13 1 1簽字儀式的準(zhǔn)備1 文本的準(zhǔn)備 1 定稿 定稿即通過談判和磋商確定會談?wù)轿募母黜椌唧w條款及其表述的過程 這是文本準(zhǔn)備的前提 2 確定使用的文字 如果是涉外商務(wù)會談簽字 還要確定文本選擇哪國文字 如果雙方使用不同的語言文字 簽字文本應(yīng)該使用雙方的文字書寫印刷 具有同等效力 3 確定正本和副本 正本即簽字文本 用于簽字后由各方或交專門的機構(gòu)保存 有時為了方便使用 也可以根據(jù)正本的內(nèi)容與格式印制若千副本 4 校印 校印即根據(jù)定稿印制 校對正本和副本 5 蓋章 為了保證文本在簽字后立即生效 一般在舉行簽字儀式前 先在簽字文本上蓋上雙方的公章 文本一經(jīng)簽字便具有法定效力 2 商定參加人員 1 簽字人 簽字人員要符合以下條件 具有法定資格 規(guī)格相等 2 領(lǐng)導(dǎo)人 簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式 但也應(yīng)當(dāng)注意規(guī)格大體相等 3 致辭人 一般由簽字各方身份最高的人分別致辭 有時也可安排上級機關(guān)或協(xié)調(diào)機構(gòu)的代表致賀詞 4 主持人 主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔(dān)任 5 見證人 見證人主要是參加會談的人員 各方人數(shù)應(yīng)當(dāng)大致相等 6 助簽人 助簽人的主要職責(zé)是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本 指明簽字之處 7 群眾代表 有時為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動和宣傳教育作用 可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加 8 記者 為擴大影響 可邀請有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式 3 布置簽字廳 1 簽字廳的選擇 簽字廳有常設(shè)專用的 也有臨時以會議廳 會客室來代替的 布置它的總原則是要莊重 整潔 清靜 一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳 應(yīng)當(dāng)室內(nèi)鋪滿地毯 除了必要的簽字用桌椅外 其他一切的陳設(shè)都不需要 正確的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長桌 桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺布 2 簽字桌椅 雙邊簽字 一般設(shè)長方桌 上鋪深綠色或暗紅色的臺呢 桌后放兩把椅子 為雙方簽字人員的座位 多方簽字也可將桌排成圓形或方形 或僅放一張椅子 由各方代表依次簽字 涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放 即客方的座位安排在主方的右邊 多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次 一般按英文國名當(dāng)頭字母的順序排列 也可按事先商定的順序排列 簽字桌上可放置各方簽字人的席卡 涉外簽字儀式應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示 3 準(zhǔn)備簽字用具 包括待簽的合同文本以及簽字筆 吸墨器等文具 4 國旗的擺放 與外商簽署涉外商務(wù)合同時還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗 5 參加人員位置 按有關(guān)禮遇高低的確定好各方代表的座次 6 講臺 在簽字桌的右側(cè)放置講臺或落地話筒 7 會標(biāo) 由簽字雙方名稱 簽字文本標(biāo)題和 簽字儀式 織成 8 香檳酒 事先準(zhǔn)備好香檳酒 酒杯等 舉行小型酒會 舉杯共慶會談成功 簽字場圖 大門 13 1 2簽字儀式的程序 13 2慶典活動 開業(yè)慶典1 準(zhǔn)備工作1 做好宣傳工作2 擬定邀請賓客的名單3 擬定議程表4 擬好致辭和答辭5 布置場地6 安排接待工作7 準(zhǔn)備貴賓留言冊8 準(zhǔn)備饋贈禮品 2 儀式過程 1 簽到2 接待3 剪彩4 致辭5 節(jié)目6 參觀 座談或聚會7 贈送紀(jì)念品 3 開業(yè)慶典活動程序 慶典場景 13 3開放參觀活動 13 3 1準(zhǔn)備與接待工作1 確定開放參觀的項目 1 組織的展覽室 2 生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程 3 廠區(qū)環(huán)境 4 員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施 5 組織的服務(wù) 娛樂 福利 衛(wèi)生等設(shè)施 2 開放參觀活動的操作流程 3 秘書的職責(zé) 1 準(zhǔn)備內(nèi)容 準(zhǔn)備與寄發(fā)請柬 為來賓準(zhǔn)備休息服務(wù)處 準(zhǔn)備介紹材料 準(zhǔn)備特殊的參觀用品 如衛(wèi)生服 安全帽等 準(zhǔn)備茶水飲料 準(zhǔn)備贈送的禮品和紀(jì)念品 2 接待服務(wù)與要求 來賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待 放映視聽資料時認(rèn)真解說 參觀過程中為來賓做向?qū)?做好招待來賓的餐飲服務(wù) 耐心解答來賓提出的各種問題 做好歡送工作 13 3開放參觀活動 13 3 2擬訂活動方案1 確定主題常見的主題有 1 擴大組織的知名度 提高美譽度 2 促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)拓展 3 和諧組織與社區(qū)的關(guān)系 4 增強員工或家屬的自豪感 2 安排開放參觀的內(nèi)容參觀的內(nèi)容一般包括 1 情況介紹 事先準(zhǔn)備好簡明生動 印刷精良的宣傳小冊子 2 現(xiàn)場觀摩 讓參觀者參觀現(xiàn)場 3 實物展覽 參觀組織的成果展覽室 可以陳列資料 模型 樣品等實物 此外 參觀活動內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣 3 選擇開放參觀的時機最好安排在一些特殊的日子里 如周年紀(jì)念日 重大的節(jié)假日 開業(yè)慶典 社區(qū)節(jié)日等 4 確定邀請對象一般性參觀常邀請員工家屬或一般市民等 特殊性參觀常邀請與本組織有特殊利害關(guān)系的團(tuán)體和公眾 如政府官員 行政主管部門 同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專家 媒體記者等 5 選擇參觀路線參觀路線的選擇要求做到 1 能引起參觀者的興趣 2 能保證參觀者的安全 3 對組織正常工作干擾小 以上三點要綜合考慮 6 策劃宣傳工作參觀前 可準(zhǔn)備一份簡明的說明書 發(fā)給參觀者 或放映電影 錄像片進(jìn)行介紹 7 做好解說及接待準(zhǔn)備 1 挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員 2 制作并寄發(fā)請柬 3 設(shè)立接待服務(wù)處 4 準(zhǔn)備特殊的參觀用品 5 準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品 13 4新聞發(fā)布會 13 4 1新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備工作新聞發(fā)布會又稱記者招待會 它是政府 企業(yè) 社會團(tuán)體或個人把各新聞機構(gòu)的記者召集在一起 宣布某一消息 并就這一消息讓記者提問 由專人回答問題的一種活動 新聞發(fā)布會是組織與公眾溝通的例行方式 也是一種傳播信息 以求新聞界客觀報道的行之有效的手段 其準(zhǔn)備工作包括如下 1 確定被邀請記者的范周該邀請哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍 影響來決定 2 確定時間和場所確定日期 一是要及時 二是應(yīng)當(dāng)避開重大會議 社會活動 記者招待會在何處舉行 要根據(jù)會議的主題來確定 3 確定主持人和發(fā)言人記者招待會一般由公關(guān)部門負(fù)責(zé)人或辦公室主任 秘書長等主持 4 準(zhǔn)備發(fā)言材料和布置會場資料包括會議程序 領(lǐng)導(dǎo)人的發(fā)言材料 送給記者的有關(guān)資料 單位對問題的理解 認(rèn)識和感受等方面的文字資料 會議要選擇交通便利 安靜而無噪音 有電話等電訊設(shè)備的地方 會議桌可以圓形或長方形的桌子 并分別標(biāo)明 記者席 主持人席 工作人員席 主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫明姓名的胸牌 主持人 發(fā)言人還應(yīng)設(shè)置標(biāo)明職務(wù)的姓名牌 以便記者識別 準(zhǔn)備好錄音 錄像設(shè)備 文具用品 飲料茶水等 5 制作經(jīng)費預(yù)算費用應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費預(yù)算 一般有租場費 印刷費 會場布置費 茶點費 禮品費 文具費 郵費 電話費 交通費等 6 組織會議主持人 其職責(zé)是把握會議的主題 保證不要離題太遠(yuǎn) 并要引導(dǎo)記者踴躍提問 遇到冷場時 可用輕松 幽默的語言活躍氣氛 提高記者們提問的興趣和勇氣 記者招待會的時間一般控制在二小時之內(nèi) 7 參觀活動安排可以配合招待會主題組織記者進(jìn)行參觀活動 如觀看設(shè)施 實物 成果展覽 模型 圖片等給記者創(chuàng)造實地采訪 攝影 錄像的機會 增加記者對會議主題的感性認(rèn)識 8 小型宴請安排在招待會或參觀活動后 邀請記者參加午餐或晚餐 以進(jìn)一