做秘書的自我認(rèn)識充電要求.doc

你在公司是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人，看起來似乎冠冕堂皇，您是否也對以下問題感到困惑：1、 不明確自己未來職業(yè)發(fā)展方向是什么？2、 想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，卻不知道如何才能做得優(yōu)秀？3、 看著領(lǐng)導(dǎo)每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？4、 面對領(lǐng)導(dǎo)，不知道自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中的價值是多少？5、 領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，工作標(biāo)準(zhǔn)不明確？6、 工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？7、 輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，很多時候不知道如何去行使權(quán)利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領(lǐng)導(dǎo)”地位？領(lǐng)導(dǎo)催辦的工作，對方總是拖延，自己卻無力解決？8、 與領(lǐng)導(dǎo)工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領(lǐng)導(dǎo)的距離，心中沒底？9、 對公司的“潛”規(guī)則，不知該如何應(yīng)對？10、 對領(lǐng)導(dǎo)交辦的文書工作，卻不知如何把握其權(quán)重？諸如以上的問題，都是每個行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了行政管理者亟待解決的問題。課 程 收 益 明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向 學(xué)會編寫自己的崗位說明 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識， 學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用 提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力 學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧 了解商務(wù)接待活動中各項禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象課程大綱curriculum introduction第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇一、秘書/行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求1、秘書/助理人員的自我角色定位 初級秘書/助理：事務(wù)性文員 中級秘書/助理：事務(wù)性文員協(xié)助管理 高級秘書/助理：獨立管理事務(wù)處理視頻：為什么不提拔我？現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”2、優(yōu)秀秘書/助理人員的勝任素質(zhì) 如何提升秘書/助理人員的素質(zhì) 優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？第一種人認(rèn)為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認(rèn)為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃 1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？2、為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？ 分析自我，確立人生的方向 準(zhǔn)確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢 看到秘書/助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟 掌握SWOT分析工具進行自我分析 運用“5W提問”法進行自我分析What I am? 我是什么樣的人？What I want? 我想要什么？What I can do? 我能做什么？What fit I most? 什么是最適合我？What I can choose？我能夠選擇什么？走進實戰(zhàn)： “我的命運我把握，我的前途我做主。”運用SWOT分析工具認(rèn)識自我三、秘書/助理商務(wù)禮儀規(guī)范 1、塑造良好的個人職場形象 著裝的TOP原則 “拒絕”著裝敗筆著裝誤區(qū) 恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？2、基本商務(wù)禮儀 辦公室禮儀 接待禮儀 電話禮儀與應(yīng)對技巧 現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信四、辦公室5S管理 5S的概念 推行5S的重要性 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧第二部分 工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧 時間管理的誤區(qū) 時間管理的原則 目標(biāo)管理與80/20法則 緩急輕重的優(yōu)先管理 個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排 時間管理小竅門 辦公室接待與電話處理 上級的時間管理與安排 自我情緒控制與壓力管理 上司出差日程管理與工作計劃小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人倒計時，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？二、會務(wù)組織與管理 成功組織會議的技巧 組織階段的工作：會前準(zhǔn)備會中協(xié)助會后整理 會議座次安排的學(xué)問 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會 案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？ 三、信息、文檔管理與運用 1、信息收集 信息工作的六個基本要求和三個訣竅 收集信息工作的三個訣竅 信息的查實及傳遞 信息的儲存與保密2、文檔管理 文檔分類及儲存的工作規(guī)范 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范案例：李秘書的返工引起的深思四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)1、行政公文寫作的基本要求2、行政公文的格式3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例 通用公文： 報告 請示 批復(fù) 函 決定 公告 通告 事務(wù)公文： 工作計劃 工作總結(jié) 會議紀(jì)要 禮儀文書： 請柬 介紹信 推薦信案例分享：請示/報告混為一體撰寫初稿練習(xí)：通知/報告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話要用禮貌用語，如您好等？上班時間不得占用電話聊天（4）保密：不能對好朋友泄密不能為了炫耀，泄密不能因為老板炒你，賭氣泄密。 （一）關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式 注意：迎客：秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色；實現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。 （二）宴請 注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序；關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉。考試大提供 （三）有關(guān)商務(wù)旅行 注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。準(zhǔn)備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。 （四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事 秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。秘書的職業(yè)道德 秘書工作實踐中，人們可以體會到：最能體現(xiàn)秘書職業(yè)的行為是： 1、上傳下達(dá)的說話。 2、撰寫公文、領(lǐng)導(dǎo)講話等文章。 3、為領(lǐng)導(dǎo)或單位辦事。因此，秘書的職業(yè)道德也可以從他的言德、書德和行德中得到充分的體現(xiàn)。秘書的言德、書德、行德應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢。 根據(jù)秘書工作的實踐，可以進行這樣的概括和總結(jié)： 1、言德。能直陳己見，實話實說，而且言之有物，言之有據(jù)，言之有理，言而有信；不搞言之無物，言過其實和阿諛奉承。 2、書德。能秉筆直書，實事求是，有喜報喜，有憂報憂。不做表面文章，不搞文字游戲，不矯揉造作，不粉飾太平。 3、行德。能令行禁止，有行必果，辦事扎實，待人誠實，為人樸實，謙虛恭謹(jǐn)，禮讓客氣，自尊、自愛、自重，甘當(dāng)配角，甘作綠葉，勇于奉獻，淡泊名利。 簡言之就是：勇于奉獻，淡泊名利，直陳己見，實事求是。一、忠于職守，自覺履行各項職責(zé) 各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范。 作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責(zé)， 認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。二、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 跟從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。 個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮(更多地限于建議、獻策等方面)。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。 當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。三、兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯(lián)系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。四、謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù) 謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。 辦事要公道正派。秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。 熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識自己所從事的工作所具有的重要作用。五、遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風(fēng)。六、恪守信用，嚴(yán)守機密 秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。 遵守時間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準(zhǔn)備工作。 秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。 嚴(yán)守機密。秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機密的職業(yè)道德， 自覺加強保密觀念。七、實事求是，勇于創(chuàng)新 實事求是。秘書人員要堅持實事求是的工作作風(fēng)，一切從實際出發(fā)，理論聯(lián)系實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。秘書工作的各個環(huán)節(jié)都要求準(zhǔn)確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發(fā)。秘書人員無論是搜集信息、匯報情況、提供意見、擬寫文件，都必須端正思想，堅持實事求是的原則。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風(fēng)捉影，分析問題必須從客觀實際出發(fā)，既不惟領(lǐng) 該文章轉(zhuǎn)載自無憂考網(wǎng)：/show.asp?id=209449領(lǐng)導(dǎo)是聽，也不惟“本本”是從。 勇于創(chuàng)新。現(xiàn)在各行各業(yè)的勞動者，都在破除舊的觀念，勇于開創(chuàng)新的工作局面。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手秘書人員更應(yīng)具有強烈的創(chuàng)新意識和精神。勇于創(chuàng)新，要求不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。八、刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì) 各種不同的工作崗位對其工作人員都有相應(yīng)的素質(zhì)要求。作為新時期的秘