管理溝通-寫作22.ppt

Part8WRITING 寫作 內(nèi)容結(jié)構(gòu) 寫作要則 寫作過程 商務(wù)信函 其它文稿的寫作 寫作是一種重要的溝通方式 寫作是一種特殊的溝通方式 寫作是一個不斷發(fā)展的概念 一 寫作要則4C 正確 Correct 清晰 Clear 完整 Complete 簡潔 Concise 二 寫作過程1 Gatherinformation收集資料files articles books financialstatements interviewingbytelephone worldwideweb CD ROMs intranetdatabases brainstorming freewriting etc 2 Organizeyourthoughts組織觀點 1 Batching分組 2 Concluding篩選 3 Headlining歸納標(biāo)題 4 Strategicordering有策略地編排3 Focusthemessage提煉材料 Imaginethereaderskimming設(shè)想讀者只是瀏覽 Nutshell yourideas概括你的觀點 Teach yourideas灌輸你的觀點 Usethe elevator technique使用 電梯間談話 技巧 Usethe priceperword technique使用 惜字如金 技巧 4 Draftthedocument起草文章 Composeinanyorder不要在乎寫作順序 Avoidediting不要邊寫邊改 Gettypedcopy使用打印件 Scheduleatimegap安排時間間隔5 Editthedocument修改文稿 Editforstrategy從策略上進行修改 Editformacroissues從宏觀上進行修改 Editformicroissues從微觀上進行修改 Editforcorrectness就正確性進行修改 寫作過程 三 商務(wù)信函 一 商務(wù)文書 二 信函是商務(wù)溝通的重要工具1 信函是商務(wù)文書的最主要形式2 商務(wù)信函關(guān)系到形象問題3 信函是商務(wù)溝通的重要工具 三 商業(yè)信件1 書信的風(fēng)格2 信件的布局3 寫信的一些技巧 1 寫信當(dāng)如面讀 2 開頭的技巧 3 如何結(jié)尾 4 書寫字體 5 信函禮貌 6 信封書寫 四 商業(yè)函件 商務(wù)信函 公司 部經(jīng)理先生 這次請您了解 商品市場情況 承蒙您在百忙之中作深入的調(diào)查了解 實在不勝感激 關(guān)于 商品價格 待我公司調(diào)整修訂以后再函告您 希今后加強往來 并請給予大力支持 特此書面表達感謝之意 此致致禮 敬上 年 月 日 圖8 1致謝函實例 公司 經(jīng)理先生 敬啟者 最近我公司接到貴埠 公司來函訂購大量貨物 該公司地址隨函附上 因為該公司第一次交易 敝公司不知其資信及經(jīng)濟狀況如何 后請貴公司代為查明見告 貴公司所提供之情報 敝公司嚴守秘密 今后若有同類情況 敝公司愿作同樣之效勞 公司經(jīng)理 年 月 日 圖8 2查詢函實例 公司 經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿 現(xiàn)寄上貴公司之季結(jié)算清單一份 共計 1 200 000元 諒屬無誤 此前供應(yīng)貴公司之物品 想必滿意 期待今后更密切的合作 公司 蓋單 年 月 日 圖8 3結(jié)帳清單實例 總公司 敬啟者 由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料價格上漲 不得不宣布自今年六月一日起 原有的價目表予以作廢 并代之以另訂新價目表 現(xiàn)隨函附上 五月三十一日前收到之訂貨單 仍按舊價計算 六月一日以后 則以新價目表為準(zhǔn) 因本公司產(chǎn)品需求量日增 而原料市價一直上漲 故預(yù)料在短期內(nèi)貨價勢將再漲 閣下如需購買 務(wù)請盡早 以免誤失時機 公司 年 月 日 圖8 4通知提價函實例 先生 您所申請的秘書職位已補滿 我們剛雇用了一位從大學(xué)畢業(yè)的 小姐 將先予以試用幾個星期 以決定其能力是否勝任 我們很樂意把您的名字列入秘書人選檔案之中 倘若將來有缺額 一定首先與您聯(lián)系 公司經(jīng)理 年 月 日 圖8 5求職答復(fù)函實例 表8 1書信撰寫者清單A 寫信前1 信的主題是什么 2 你為什么寫這封信 3 信的讀者是誰 主要讀者 其他讀者4 讀者對信的主題已了解多少 還需知道什么 現(xiàn)有知識 需要知道的知識B 信寫完后你撰寫的信 回答 是 否 清楚 按邏輯順序編排 語法正確 沒有行話和俚語 語言簡潔明了 惹入喜愛 有禮貌 有益 準(zhǔn)確 完整 迅捷 四 其他文稿的寫作 一 報告表8 2報告的部分類型特別報告初始報告例行報告調(diào)研報告中期報告操作報告計劃報告評估報告設(shè)計報告可行性報告檢驗報告審查報告建設(shè)報告工作報告進展報告正式報告目擊報告非正式報告 報告的基本結(jié)構(gòu) 標(biāo)題 概要 目錄 主體部分 正文 結(jié)論和建議 如何起草公司年度工作報告 常見年度報告的一般性框架 第一部分 過去一年的工作回顧 第二部分 提出下年度工作總體思路 第三部分 確定本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù) 第四部分 明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施 第五部分 簡要總結(jié) 發(fā)出號召 表8 3報告撰寫者清單1 報告的主題 標(biāo)題是什么 2 看報告的讀者是什么人 主要讀者 其他讀者3 撰寫這份報告的原因是什么 回答 是 否 獲取讀者的支持 報告調(diào)查的結(jié)果 影響或說服讀者 對讀者提出的問題進行答復(fù) 對讀者以外的人提出的問題進行答復(fù) 解釋說明問題 報告進展情況 記錄事實 信息或觀點 在某一點上樹立權(quán)威或聲望 推銷 宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果 通知一大群體 為正在進行的工作提供證據(jù) 引入或推動關(guān)于主題的討論 指示命令 二 營銷決策方案的寫作結(jié)構(gòu)格式 1 標(biāo)題2 正文 引言 主體文 結(jié)尾注意 1 在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上 把握全面 準(zhǔn)確的信息 充分占有資料 2 目標(biāo)要明確 具體 可行 3 占有大量資料 4 論證分析 得出利弊得失 避免急功近利的短期行為 5 充分發(fā)揮集體的智慧 發(fā)揚民主 鼓勵發(fā)表不同意見 提倡大膽的探索精神 三 企業(yè)管理制度的寫作結(jié)構(gòu) 1 標(biāo)題2 正文 宗旨 主體范圍 管理機構(gòu) 主體的權(quán)利和義務(wù) 主體行為后果 制度實施時間3 時間 例一份公務(wù)便函便函 致 人力資源部自 總裁主題 飲水機時間 25 5 現(xiàn)在公司內(nèi)有諸多抱怨 抱怨上班時間內(nèi)喝水困難 我不希望員工認為公司不關(guān)心他們的生活 實際上公司一直在致力于員工福利的提高 應(yīng)該配備既節(jié)省時間又清潔衛(wèi)生的飲水機 但我不清楚員工對安裝飲水機的反應(yīng)如何 有些其他什么不同意見 請向我呈交一份報告 人力資源部給總裁的一份報告 12 6 關(guān)于飲水機的報告十分有意思 辦公室內(nèi)的飲水問題引起了這么大的關(guān)注 給大家配備飲水機 似乎是一個很好的方案 既能節(jié)省員工時間 又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水 但實際上配備飲水機的效果卻是很不清楚的 在好幾