工程投標(biāo)及工程承包合同管理制度.doc

工程項目投標(biāo)及工程承包合同管理制度1. 目的為建立、完善適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)代化企業(yè)合同管理機制，規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營活動，加強合同管理，提高合同管理質(zhì)量，防范經(jīng)營風(fēng)險，維護(hù)公司的正常經(jīng)營秩序和合法權(quán)益，結(jié)合我公司實際，特制定本制度。2. 適用范圍本制度所稱合同是指公司與法人、其他組織或自然人在生產(chǎn)經(jīng)營活動中以平等主體資格設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利業(yè)務(wù)關(guān)系的協(xié)議。3. 職責(zé)3.1市場部a負(fù)責(zé)制定本制度并組織實施；b宣傳、貫徹國家、建設(shè)廳、上級公司有關(guān)合同的法律、法規(guī)、規(guī)章及合同管理制度；c建立健全企業(yè)合同管理制度和檔案基礎(chǔ)資料。負(fù)責(zé)合同的日常管理，建立健全合同檔案、管理臺帳，定期上報合同統(tǒng)計報表，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報合同管理工作的情況；d參與公司重大合同的論證、洽談、起草和簽訂工作；e定期對合同的管理及履行情況進(jìn)行檢查、考核；定期召集工程管理、財務(wù)等部門分析已簽訂合同的履行情況及合同履行中存在的問題，制止并糾正違反合同管理制度的行為，根據(jù)檢查結(jié)果或合同管理情況，提出獎懲意見和建議；f接受公司法定代表人的委托，辦理授權(quán)委托手續(xù)，并參與有關(guān)因合同糾紛而產(chǎn)生的訴訟和非訴訟活動；g建立合同專用章管理制度，制定合同專用章領(lǐng)用、管理、使用辦法；h協(xié)助企業(yè)開展工商行政管理機關(guān)和上級公司組織的“重合同，守信用”活動。3.2 工程部部負(fù)責(zé)編制投標(biāo)文件、封標(biāo)、開標(biāo)，填寫投標(biāo)評審表,收集保存評審記錄，對評審過程中提出的問題及時與顧客溝通。3.3工程部負(fù)責(zé)評審工期的合理性、可行性；技術(shù)要點的合理性、可行性，施工技術(shù)措施實施的可行性；3.4工程部負(fù)責(zé)評審顧客對質(zhì)量要求的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量保證能力；3.5工程部負(fù)責(zé)評審材料、施工機具供應(yīng)方式和保證能力；3.6財務(wù)部負(fù)責(zé)評審工程項目需用資金的保證能力；3.7工程部負(fù)責(zé)評審工程設(shè)計變更條款和竣工結(jié)算方式。4. 工作制度4.1工程項目的投標(biāo)按照編制的任務(wù)承接及合同評審控制程序執(zhí)行。4.2合同管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)依法經(jīng)營，維護(hù)自身合法權(quán)益的重要工作，須遵循下列原則：4.2.1依法簽訂合同，保證合同的合法性；4.2.2嚴(yán)格審批程序，確保合同條款完備；4.2.3切實履行合同，提高合同的履約率；4.2.4及時處理合同糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.3合同的簽訂和審查4.3.1簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國家法律、法規(guī)、規(guī)章和政策的規(guī)定，堅持平等、自愿、公平、誠實信用的原則。4.3.2對外簽訂合同必須以獨立法人資格企業(yè)的名義進(jìn)行，嚴(yán)禁以分支機構(gòu)名義對外簽訂合同，嚴(yán)禁簽訂各種對外擔(dān)保和借款合同。對違反規(guī)定的追究承辦部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。4.3.3公司對外簽訂合同應(yīng)由法定代表人或由其授權(quán)委托的代理人簽署，并加蓋合同專用章。委托代理人簽訂合同的必須持有由法定代表人簽發(fā)的法人授權(quán)委托書，在委托權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行，堅持一事一委托。委托書必須填明委托代理的權(quán)限和時限，禁止超越權(quán)限、時限簽訂合同。凡超越權(quán)限、時限對外簽訂的合同均為無效合同，其后果由承辦人自負(fù)。4.3.4對法定代表人授權(quán)委托書和空白合同文本，制定制度，嚴(yán)格管理，防止意外事件發(fā)生。授權(quán)委托書由合同專管員保管。4.3.5加強合同專用章管理，合同專用章由合同專管員保管，建立合同專用章登記臺帳，按照合同簽訂、履行審查程序、總經(jīng)理和法定代表人簽署同意意見后，根據(jù)使用合同專用章登記臺帳內(nèi)容填寫記錄，方可使用合同專用章。4.3.5簽訂合同，除即時清結(jié)者外，應(yīng)采用書面形式。合同要做到主體合格、內(nèi)容合法、條款齊全、權(quán)利義務(wù)平等、文字表達(dá)準(zhǔn)確、違約責(zé)任清楚。4.3.6合同內(nèi)容與對方當(dāng)事人協(xié)商確定，一般包括以下條款：(一)當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；(二)標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項目等）；(三)質(zhì)量；(四)數(shù)量；(五)價款或者報酬；(六)履行期限、地點和方式；(七)違約責(zé)任；(八)解決爭議的方法。4.3.7簽訂合同必須使用國家、建設(shè)廳和省級工商行政管理部門頒發(fā)的示范文本。無示范文本的，依據(jù)國家示范文本格式及內(nèi)容要求自行制定。4.3.8簽訂合同，應(yīng)認(rèn)真審查對方企業(yè)名稱、資金、信用、經(jīng)營狀況、經(jīng)營場地和履約能力，并驗證、復(fù)印對方法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機構(gòu)代碼證、授權(quán)委托書、經(jīng)營許可證、資質(zhì)等級、技術(shù)資質(zhì)認(rèn)證、開戶銀行出具的證明等(復(fù)印件要加蓋公章，法定代表人身份證書、授權(quán)委托書、投標(biāo)書、開戶銀行出具的證明等要收取原件)，不得盲目簽約，必要時要求對方提供經(jīng)濟擔(dān)保。對方指定受托人的，要審查收取授權(quán)委托書和復(fù)印受托人身份證件。4.3.9對簽約對方主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等情況不了解的，應(yīng)及時到工商行政管理機關(guān)申請資信調(diào)查和辦理合同鑒證，并及時了解對方在銀行的資金情況。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須經(jīng)過公證的合同以及上級公司企業(yè)管理和法律事務(wù)處認(rèn)為需要進(jìn)行公證的合同，應(yīng)到有關(guān)機關(guān)辦理公證手續(xù)。4.3.10重點審查內(nèi)容：1、資格審查：主要審查對方是否具有簽訂合同主體資格能力，包括對方法定代表人身份證書、授權(quán)委托書、法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機構(gòu)代碼證、委托人身份證件等。2、資信審查：審查對方的資金和信譽能力。3、履約能力審查：審查對方經(jīng)濟狀況、經(jīng)營規(guī)模、生產(chǎn)技術(shù)、工藝、供貨能力及產(chǎn)品質(zhì)量等。4.3.11解決爭議的方法條款中盡量選擇由我方所在地具有管轄權(quán)的鐵路法院管轄。如合同實際簽訂地或履行地在本單位所在地的，合同條款中必須約定簽訂或履行地。4.3.12公司對外簽訂合同必須嚴(yán)格按照下列規(guī)定執(zhí)行：1、對外簽訂的合同，必須經(jīng)法定代表人、總經(jīng)理、各主管副總經(jīng)理、合同專管員、財務(wù)科負(fù)責(zé)人、項目主管部門負(fù)責(zé)人等聯(lián)簽通過。2、簽訂10萬元以上的投資合同、設(shè)備設(shè)施租賃合同、聯(lián)營合同、擔(dān)保、借款合同、以及設(shè)備大修更新改造等，單筆500萬元以上的其他合同，在按公司合同聯(lián)簽程序辦理聯(lián)簽后，必須由合同承辦人送上級公司審查把關(guān)。4.3.13對外簽訂合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。嚴(yán)禁在空白文本上蓋章。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。簽訂合同應(yīng)以法人名義進(jìn)行。除雙方法定代表人或法定代表人委托的代理人簽字外，應(yīng)當(dāng)加蓋雙方單位合同專用章，并明確合同的生效條件。合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同專管員按程序?qū)贤M(jìn)行編號并登記。4.3.14合同的內(nèi)容要合法可行，并做到格式規(guī)范，主要條款完備，權(quán)利義務(wù)明確，文字表達(dá)準(zhǔn)確，填寫清楚，印鑒齊全。4.3.15簽訂合同必須嚴(yán)格遵守下列規(guī)定：(一)、不準(zhǔn)簽訂合同法第五十二條所列情形的合同；(二)、不準(zhǔn)與無營業(yè)執(zhí)照或不具備獨立承擔(dān)責(zé)任的經(jīng)濟組織或個人簽訂合同；(三)、不準(zhǔn)與無履約能力、資信能力和信譽度差的企業(yè)或個人簽訂合同；(四)、不準(zhǔn)以行賄、受賄等不正當(dāng)手段簽訂合同；(五)、不準(zhǔn)超越代理權(quán)限簽訂合同；(六)、不準(zhǔn)簽訂未經(jīng)集體研究通過的大額經(jīng)營合同。4.4合同的履行、變更與解除4.4.1簽訂合同后應(yīng)全面履行合同。建設(shè)工程合同由項目承辦部門或單位指定專人在每月25日前填寫合同履行信息表，報合同專管員整理存檔。如發(fā)現(xiàn)與合同規(guī)定不符的，不能付款，應(yīng)立即以書面形式向?qū)Ψ教岢?。對方在?guī)定或約定期限內(nèi)提出異議的，應(yīng)立即報公司項目主管部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)科負(fù)責(zé)人、合同專管員、項目主管領(lǐng)導(dǎo)、合同主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、法定代表人研究答復(fù)意見，及時以書面形式答復(fù)對方。4.4.2合同訂立后，合同管理機構(gòu)和合同專管員應(yīng)按照簽訂、履行、完成三個環(huán)節(jié)，及時登入“合同履行情況統(tǒng)計臺帳”，隨時與財務(wù)、合同承辦人員檢查合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出處理意見。4.4.3財務(wù)部門依據(jù)合同內(nèi)容履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：1、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同；2、收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的；3、開戶銀行、帳號與對方合同章上的開戶銀行、帳號不一致的；4、未經(jīng)法定代表人授權(quán)或超越權(quán)限、時限而簽訂的合同。4.4.4合同不能履行，應(yīng)當(dāng)采取補救措施，減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，并注意保存有關(guān)資料。4.4.5發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同的，合同經(jīng)辦部門除催促對方繼續(xù)履行外，應(yīng)將有關(guān)情況及時報主管領(lǐng)導(dǎo)和本公司合同管理機構(gòu)，并在48小時內(nèi)告知上級公司企業(yè)管理和法律事務(wù)和經(jīng)營管理處。合同履行中發(fā)生的所有糾紛必須向法定代表人報告。4.4.6合同管理機構(gòu)或人員應(yīng)隨時檢查合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出處理意見。合同承辦人員發(fā)現(xiàn)合同不能履行或者不能完全履行時，應(yīng)及時報告本公司負(fù)責(zé)人和合同管理人員，負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員及時研究補救措施，以盡可能減少由此而造成的損失。4.4.7合同履行完畢，履行實施單位、部門、合同承辦人員要在十五日內(nèi)寫出此份合同的履行完結(jié)報告，交合同專管員存檔。4.4.8合同生效后，任何一方當(dāng)事人不得以法定代表人或代理人人事變動為由，單方變更或者解除合同。4.4.9合同訂立后,經(jīng)雙方協(xié)商同意可以變更或解除合同。變更或解除合同應(yīng)采用書面形式。對方因企業(yè)變更或改制,必須由對方單位提供書面的工商局認(rèn)定的改制通知書和債權(quán)債務(wù)繼承書。在新的書面協(xié)議簽訂以前，原合同依然有效。當(dāng)事人協(xié)商一致變更或解除合同的文書、電報、傳真等書面文件應(yīng)當(dāng)與合同一并裝訂入卷，不得分散存放。4.4.10因?qū)Ψ阶兏蚪獬贤斐杀酒髽I(yè)經(jīng)濟損失的，除法定免除責(zé)任外,應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r請求。4.4.11依法向人民法院或者仲裁機構(gòu)請求變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)在法定期限內(nèi)提出。4.4.12合同簽訂時按照法律、法規(guī)規(guī)定或約定辦理了批準(zhǔn)、登記、公證等手續(xù)的，在變更、解除或轉(zhuǎn)讓時，仍需辦理相應(yīng)的批準(zhǔn)、登記、公證等手續(xù)。4.5合同糾紛的處理4.5.1發(fā)生合同糾紛后，經(jīng)辦人要及時報告法定代表人、總經(jīng)理及合同管理領(lǐng)導(dǎo)組，合同管理領(lǐng)導(dǎo)組處理糾紛時，有關(guān)部門要積極配合協(xié)助，同時在四十八小時內(nèi)向上級公司企業(yè)管理和法律事務(wù)報告，在企業(yè)管理和法律事務(wù)的指導(dǎo)下處理糾紛。4.5.2系統(tǒng)內(nèi)部糾紛，先由上級主管部門或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解不成的，按法律規(guī)定的程序辦理。4.5.3與系統(tǒng)外單位發(fā)生合同糾紛時，需要通過仲裁或訴訟解決的，應(yīng)在法定時效期內(nèi)，以書面形式向法院或仲裁機構(gòu)提出，并由合同管理領(lǐng)導(dǎo)組成員攜帶有關(guān)資料到上級公司企業(yè)管理和法律事務(wù)處辦理登記，審定代理人手續(xù)。4.5.4為保證所聘請律師的服務(wù)質(zhì)量，對外發(fā)生合同糾紛，需要聘請律師參與解決時，應(yīng)到上級公司企業(yè)管理和法律事務(wù)處咨詢后方可辦理。凡未經(jīng)批準(zhǔn)造成不良后果的，聘請律師費用由直接責(zé)任人自負(fù)，公司財務(wù)不予報銷。4.5.5追索違約金、賠償金必須在法定或約定的時效期限內(nèi)書面提出，并注意收集有關(guān)證據(jù)。4.5.6合同糾紛解決后，經(jīng)辦人員要迅速將糾紛處理結(jié)果連同仲裁機關(guān)的協(xié)調(diào)裁決書或是人民法院的調(diào)解書、判決書送交給合同專管員，合同專管員及時將處理結(jié)果上報上級公司企業(yè)管理和法律事務(wù)處。4.6合同專用章及臺帳管理4.6.1凡以公司名義簽訂合同，一律加蓋公司合同專用章，不得以其它印章代替。合同專用章由公司綜合部指定專人保管。公司所屬分公司的合同專用章由公司合同專管員保管，報公司合同管理組備案。4.6.2合同專用章管理員按照合同簽訂、履行審查程序、總經(jīng)理簽署同意意見后，根據(jù)使用合同專用章登記臺帳內(nèi)容填寫記錄，方可使用合同專用章。合同專用章不得用于非合同事項。嚴(yán)禁為空白合同加蓋合同專用章。4.6.3公司要建立健全合同檔案制度，合同檔案由本單位專（兼）職合同管理員負(fù)責(zé)管理。4.6.4合同存檔的范圍： 以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議和所有對外合同及總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)該存檔的其他合同，由公司合同管理部門存檔。1、合同文本和合同草稿。2、合同原始資料、數(shù)據(jù)、函件、電文、電付、談判協(xié)商記錄、圖表等一切有關(guān)的書面材料。3、對方的工商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼證、法定代表人身份證、法定代表人的授權(quán)委托書（個體客戶的身份證）復(fù)印件。4、設(shè)計、建設(shè)工程、承攬等專業(yè)性較強的合同應(yīng)包括對方的資質(zhì)證書、等級證書、許可證書等。5、根據(jù)履行合同的需要，重要的合同應(yīng)包括對方資信及履約能力調(diào)查報告。6、簽訂合同涉及的其他資料。要求：要裝訂成冊，整理歸檔，送交合同專管員。公司合同管理人員應(yīng)按年度將公司簽訂的合同分類登記，按時間順序編號裝訂立卷。建立合同管理臺帳，及時將公司的合同簽訂、履行情況登入臺帳。4.6.5每份合同履行完畢，合同承辦人員要寫出此份合同的履行報告，交合同專管員存檔。4.7合同管理監(jiān)督檢查考核評比4.7.1公司對合同監(jiān)督檢查的考核評比實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、預(yù)防為主、責(zé)任追究、獎懲分明的原則。4.7.2合同監(jiān)督檢查是合同管理的重要內(nèi)容。公司組成合同監(jiān)督檢查小組對所屬的合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。合同監(jiān)督檢查采取不定期抽查、定期檢查的方式進(jìn)行。對于公司所屬的合同管理工作每半年至少要進(jìn)行一次全面檢查、總結(jié)。4.7.3公司合同監(jiān)督檢查小組在履行監(jiān)督檢查職責(zé)時，被檢查單位應(yīng)如實提供與檢查事項有關(guān)的文件、資料，并對檢查涉及的有關(guān)問題做出解釋和說明。4.7.4合同監(jiān)督檢查的內(nèi)容：(一)合同法及相關(guān)法律、法規(guī)貫徹執(zhí)行情況；(二) 合同管理機構(gòu)建立、合同管理人員配備情況；(三) 合同管理制度的制定和落實情況；(四) 合同檔案建立的情況； (五) 合同有無違反規(guī)定自行簽訂的情況、合同履行和跟蹤管理的情況；(六) 辦理了授權(quán)委托的合同事宜，有無超越權(quán)限和限期范圍的；(七) 對于在簽訂、履行和管理合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟損失的人員責(zé)任追究情況。4.8合同管理責(zé)任追究4.8.1公司及所屬負(fù)責(zé)合同訂立、履行、管理的直接責(zé)任人、合同主管領(lǐng)導(dǎo)以及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)其職責(zé)及在本公司合同訂立、履行、管理中所負(fù)的責(zé)任，分別承擔(dān)直接責(zé)任、主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和重要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。4.8.2對下列違反合同訂立、審查制度的行為給予責(zé)任單位、直接責(zé)任人和主要負(fù)責(zé)人通報批評，并予以不同程度的經(jīng)濟處罰和責(zé)任追究，造成嚴(yán)重后果的將追究其法律責(zé)任。（一）訂立合同未詳細(xì)了解對方的資信情況、經(jīng)營范圍、履約能力、商業(yè)信譽等情況，盲目簽約的；（二）未經(jīng)法定代表人委托授權(quán)或超越授權(quán)權(quán)限和期限范圍，擅自對外訂立合同的；（三）擅自對外以公司或所屬分公司名義簽訂合同的；（四）所訂合同主要條款不完備，表述含糊，不準(zhǔn)確的；（五）應(yīng)送呈公司合同管理人員審查的合同而未經(jīng)送審的；（六）未按照公司合同管理辦法規(guī)定的程序送審，擅自在合同書上用印或者用行政公章代替合同專用章的；（七）合同報表弄虛作假、隱瞞不報的；（八）未按規(guī)定程序辦理法人授權(quán)委托書的；（九）不履行或不按規(guī)定程序履行合同的；（十）變更或解除合同不按規(guī)定程序辦理的；（十一）不能履行或不能完全履行合同未及時采取補救措施的；（十二）其他違反合同訂立、履行、管理制度的行為。5 相關(guān)文件5.1中華人民共和國合同法5.2建設(shè)廳合同管理辦法6 記錄6.1 授權(quán)委托書6.2 合同履行信息表6.3 合同履行完結(jié)報告工程開發(fā)投標(biāo)工作流程圖開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)組信息溝通信息反饋決策操作信息網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)絡(luò)信息