WPS—Office辦公軟件應用技巧培訓.ppt

1 培訓內(nèi)容 培訓目標WPSOffice簡介與MSOffice的版本對比文件的格式及建立方式WPS實用功能與技巧WPS文字 表格 演示插入圖片的方式對比WPS表格生成圖表功能WPS表格函數(shù) 統(tǒng)計及數(shù)據(jù)對比 WPS文字 郵件合并工具 功能WPS演示模板套用WPS應用小技巧問題 討論 2 一 培訓目標 熟悉WPSOffice的高級功能提高日常辦公效率解決日常工作中的WPS應用問題 3 二 WPSOffice簡介1 與MSOffice的版本對比 4 2 文件的格式及建立方式 5 三種建立方式 模板建立建立空白右鍵菜單建立建立方式一 點選 開始 菜單 WPSOffice個人版 中相應WPS軟件 開啟軟件 6 如圖 可選擇在線模板或本地模板建立方式二 同上 也可以選擇新建空白文件 7 建立方式三 不推薦點擊右鍵彈出右鍵菜單中 新建 菜單中選中需要新建WPS文件類型 如 WPS表格工作簿 8 修改文件名稱雙擊文件即可進入編輯注意 方法三生成的檔案是WPS專用格式 會造成其他公司電腦無法打開 9 三 WPS實用功能與技巧1 WPS文字 表格 演示插入圖片的方式對比 標準正確操方式打開表格文件點擊 插入 菜單下 圖片 子菜單中的 來自文件 10 彈出 插入圖片 對話框選擇需要插入的圖片點擊 打開 完成插入圖片 11 非標準操作方式敲擊鍵盤PrScrn建或使用截圖軟件Ctrl Alt A進行獲取圖片打開演示文件按Ctrl C粘貼圖片 完成圖片插入 12 標準操作與非標準操作的顯示效果完全一致 13 14 2 WPS表格生成圖表功能 開啟表格文件選中需要制表的內(nèi)容 15 點擊 插入 菜單下 圖標 16 彈出 圖表類型 向?qū)υ捒蜻x擇你所需要圖表類型 能看到簡單的圖表預覽預覽雙擊其圖標 17 將出現(xiàn) 配色方案 可根據(jù)需要選擇方案 達到美化圖表的作用選完圖表類型點擊 下一步 18 出現(xiàn) 數(shù)據(jù)源 對話框 數(shù)據(jù)區(qū)域 選項卡中選定表中數(shù)據(jù)的來源指定數(shù)據(jù)源的行列格式 系統(tǒng)會自動判斷 也可手動指定 點擊 系列 選項卡 19 添加或刪除 系列 選擇 分類 X 軸標志 點擊 下一步 20 出現(xiàn)的 圖表選項 對話框可以在 標題 選項卡中輸入 圖表標題 分類軸 數(shù)值軸 可以馬上看到預覽效果如圖 21 點選 坐標軸 選項卡對 主坐標軸 進行調(diào)整 22 點選 網(wǎng)格線 選項卡對 分類 X 軸 數(shù)值 Y 軸 選擇是否增加主 次要網(wǎng)格線 23 點選 圖表 選項卡設(shè)定是否 顯示圖例 設(shè)定圖例在圖表中的 位置 24 點選 數(shù)據(jù)標志 選項卡設(shè)定 數(shù)據(jù)標簽包括 的內(nèi)容 25 點選 數(shù)據(jù)表 選項卡勾選 顯示數(shù)據(jù)表 點擊 完成 按鈕 26 生成圖表如圖所示出現(xiàn) 圖表 工具條選中圖表調(diào)整其到合適大小 27 在 圖表 工具條中選擇 系列完成率 28 再選擇圖表類型為 折線圖 這樣在同一圖表中便可包含兩種不同的圖表類型 29 選擇 完成率 的折線單擊鼠標右鍵右鍵菜單中選擇 數(shù)據(jù)系列格式 30 彈出 系列完成率格式 對話框 31 選擇 坐標軸 選項卡在 系列繪制在 中選 次坐標軸 點選 確定 按鈕 32 如圖產(chǎn)生一條次坐標軸在次坐標軸上點右鍵選擇 坐標軸格式 33 彈出 次數(shù)值軸格式 對話框 34 選中 數(shù)字 選項卡選擇 分類 中的 百分比 格式 因為 完成率 是以百分比來顯示的 所以要選擇百分比格式 35 完成圖表結(jié)果如圖所示 36 3 WPS表格函數(shù) 統(tǒng)計及數(shù)據(jù)對比 統(tǒng)計函數(shù) COUNTIF 區(qū)域 條件 作用 用于統(tǒng)計區(qū)域內(nèi)滿足條件的記錄個數(shù) 如圖所示 37 先點選單元格再點擊 插入 菜單中 函數(shù) 功能 38 彈出 插入函數(shù) 對話框 39 選中 全部函數(shù) 選項卡點選 或選擇類別 中得 統(tǒng)計 將所有統(tǒng)計函數(shù)列出來 40 選擇 COUNTIF 函數(shù)點 確定 按鈕 41 彈出 函數(shù)參數(shù) 對話框點選 區(qū)域選擇按鈕 42 鼠標框選非空數(shù)據(jù)區(qū)域再點 區(qū)域選擇按鈕 返回函數(shù)參數(shù)設(shè)定畫面 43 輸入 條件 點擊 確定 按鈕完成函數(shù)參數(shù)設(shè)定 44 結(jié)果如圖 45 數(shù)據(jù)對比函數(shù) VLOOKUP 查找值 數(shù)據(jù)表 列序數(shù) 匹配條件 作用 在匹配條件為假時 返回查找值在數(shù)據(jù)表中對應的列序數(shù)中的數(shù)據(jù) 實例為 表2中人員工資數(shù)據(jù)取來自表1中的對應數(shù)據(jù) 46 點擊 插入函數(shù) 按鈕彈出 插入函數(shù) 對話框選擇 查找與引用 類別 47 選擇VLOOKUP函數(shù)點擊 確定 48 輸入查找值數(shù)據(jù)表序列數(shù)匹配條件按 確定 按鈕完成 49 將表格G19一拖拽 公式便應用到下面的表格中 50 結(jié)果如圖 51 郵件合并工具 功能應用 批量打印 打印邀請函 打印工資條批量生成文件 制作人事文檔批量發(fā)郵件 發(fā)邀請郵件 郵件合并工具 功能應用條件 WPS文字文件 相當是模板文件 數(shù)據(jù)文件 數(shù)據(jù)源 4 WPS文字 郵件合并工具 功能 52 開啟WPS文字文件點選 工具 菜單下 郵件合并工具欄 53 出現(xiàn) 郵件合并工具欄 點選 打開數(shù)據(jù)源 54 彈出 選取數(shù)據(jù)源 對話框選擇數(shù)據(jù)文件 點 打開 55 彈出 選擇表格 選擇相應數(shù)據(jù)表單如 Sheet1 點 確定 56 點 收件人 按鈕 57 在彈出 郵件合并收件人 中選擇相應數(shù)據(jù)記錄點 確定 58 將光標設(shè)定到需要插入數(shù)據(jù)的位置點選 插入合并域 按鈕 59 彈出 插入域 對話框選擇 域 中 姓名 點擊 插入 插入完成后 點選 取消 60 插入數(shù)據(jù)后如圖 61 合并到新文檔將數(shù)據(jù)與文件合并后生成一個文件 適合打印工資條等應用 62 合并到不同新文檔將數(shù)據(jù)按記錄條數(shù)合成成記錄數(shù)個文件 適合應用生成人事資料等 63 合并到打印機將合并后的數(shù)據(jù)進行輸出作業(yè) 適合打印工資條等應用 64 合并到電子郵件合并后作為電子郵件按指定郵件地址進行發(fā)送 適合發(fā)送邀請函應用 65 點擊 合并到電子郵件 彈出 合并到電子郵件 對話框在 郵件選項 收件人 中選數(shù)據(jù)的郵件 地址 項輸入 主題行 點 確定 66 出現(xiàn) 文件轉(zhuǎn)換 對話框能看到 預覽 信件內(nèi)容確認無誤后點擊 確定 67 彈出 OutlookExpress 發(fā)送確定框點 發(fā)送 就將合并好的郵件發(fā)送出去 68 如圖 完成批量發(fā)送郵件 69 5 WPS演示模板套用 開啟 WPS演示 可以選擇 在線模板 可以選擇 我的模板 也可以 切換到本地模板資源 選擇模板類型如 選擇 報告總結(jié) 再雙擊 年終總結(jié) 70 經(jīng)過短時間Download 年終總結(jié) 模板被開啟 71 點擊各頁面進行相應修改 輸入數(shù)據(jù)便可完成一個漂亮的年終總結(jié)報告模板就是要簡化我們制作演示文檔的繁瑣 72 6 WPS應用小技巧 WPS設(shè)定用戶信息修改文件編輯者信息WPS方便的人民幣格式表格文件中得數(shù)字格式能快速轉(zhuǎn)換成人民幣格式WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案如果有需要 文件檔案能通過WPS直接轉(zhuǎn)成PDF檔案 73 開啟WPS軟件點選 工具 菜單中的 選項 功能WPS表格 文件 演示的 選項 都在 工具 菜單下 WPS設(shè)定用戶信息 74 選擇WPS表格 選項 的 常規(guī)與保存 選項卡輸入 用戶名 點擊 確定 完成 75 選擇WPS文字 選項 的 用戶信息 選項卡輸入 用戶信息 點擊 確定 完成 76 選擇WPS演示 選項 的 常規(guī)與保存 選項卡輸入 用戶信息 點擊 確定 完成 77 WPS方便的人民幣格式 開啟表格文件框選要轉(zhuǎn)換格式的數(shù)字區(qū)域 78 框選區(qū)域上點鼠標右鍵彈出右鍵菜單中選擇 設(shè)置單元格格式 79 在 數(shù)字 選項卡中 選中 特殊 分類再選中 人民幣大寫 點 確定 完成 80 轉(zhuǎn)換出結(jié)果如圖所示 81 WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案 用WPS開啟要轉(zhuǎn)換文件點選 文件 菜單中得 輸出為PDF格式 82 彈出 輸出Adob