信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案的思考論文.doc

信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案的思考論文 【摘要】在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，電子檔案的出現(xiàn)給紙質(zhì)檔案的存在帶來巨大沖擊，但短期內(nèi)電子檔案又不可能徹底取代紙質(zhì)檔案，為此，本文就信息化時(shí)代背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存問題展開了思考。 【關(guān)鍵詞】電子檔案論文 一、長期內(nèi)電子檔案與紙質(zhì)檔案必將處于并存狀態(tài)的必然性分析 （一）從兩種類型檔案的優(yōu)缺點(diǎn)來看。特點(diǎn)區(qū)別如下：1.電子檔案。硬盤、光盤、磁盤等都可以成為信息的存儲(chǔ)介質(zhì)和載體，且可以儲(chǔ)存文字、影音和圖像等多種類型和形式的信息。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在信息存儲(chǔ)上具有密度性高的優(yōu)勢(shì)，極大地節(jié)省了存儲(chǔ)空間。同時(shí)，與多媒體信息技術(shù)結(jié)合在一起的電子檔案可以把本來單一形態(tài)的信息轉(zhuǎn)換成音頻、視頻等多種生動(dòng)形象的信息類型，且具有極高的信息處理速度、能夠隨時(shí)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更新，突破時(shí)間和空間限制，實(shí)現(xiàn)資源的共享。另一方面，電子檔案也存在很多弊端，一是不同于紙質(zhì)檔案信息與紙質(zhì)載體的不可分離性，電子檔案中的信息和載體可以被分離開來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)在不同介質(zhì)之間的重復(fù)拷貝，這種完全與載體和記錄方式脫離的檔案信息存儲(chǔ)形式一方面讓檔案信息的形成和調(diào)用不再受空間限制，一方面又使得電子檔案內(nèi)的信息很容易被不留痕跡地篡改或復(fù)制傳輸。2.紙質(zhì)檔案。以紙張為信息記錄載體的紙質(zhì)檔案中信息與載體是一個(gè)共同體，一方面，彰顯了紙質(zhì)檔案信息的原始性與真實(shí)性；一方面，又暴露了信息與載體之間存在依附性這個(gè)弊端。一旦紙質(zhì)檔案完成，就很難將信息與載體這二者分離開來，同時(shí)，紙張等載體上所記錄和承載的文字、圖形等信息是人們獲取檔案信息的唯一方式和途徑。另外，當(dāng)時(shí)使用的文件可以直接留存，轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案，對(duì)以往歷史情況進(jìn)行了客觀的記錄，屬于容易讓人信服的一種原始憑證。從保存角度出發(fā)，紙張和膠片形式的檔案是最適宜長期保存的，只要在保存過程中注意避免給水解反應(yīng)和氧化反應(yīng)提供必要的產(chǎn)生條件，就可以將紙質(zhì)檔案的保存壽命延長，最長時(shí)間可達(dá)上百年，甚至是更長的時(shí)間。另一方面，相對(duì)于電子檔案，紙質(zhì)檔案又存在工作量大、耗費(fèi)大量人力、物力資源和存儲(chǔ)空間以及效率低、受時(shí)間和空間限制，無法實(shí)現(xiàn)信息資源共享、管理困難等缺點(diǎn)。 （二）從檔案管理方面來看。電子檔案作為新時(shí)期發(fā)展起來的一種新事物，大多數(shù)人并不是很了解和熟悉它所具有的功能與作用，尤其是已經(jīng)習(xí)慣于以往紙質(zhì)檔案管理的工作人員。在工作中他們很容易因?yàn)槲茨芗皶r(shí)轉(zhuǎn)變觀念而忽視電子文件的收集和，導(dǎo)致電子文件的收集缺乏規(guī)范性，無法保證電子檔案的完整性。另外，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案存在時(shí)間比較久遠(yuǎn)，所以已經(jīng)形成了較為系統(tǒng)和完善的管理體系，但并不適用于電子檔案的管理，故在電子檔案的收集、歸檔等方面仍缺少相應(yīng)的管理制度。同時(shí)，鑒于電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性，負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員必須掌握相關(guān)方面的知識(shí)和技能，比如，電子檔案管理軟件的管理、數(shù)據(jù)庫信息錄入、調(diào)用等。紙質(zhì)檔案管理涉及收集、和鑒定、保管以及統(tǒng)計(jì)、檢索、開發(fā)利用等多個(gè)程序和環(huán)節(jié)，且各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系緊密，再加上紙質(zhì)檔案所具有的唯一性、易損性、客觀性等特點(diǎn)，使得紙質(zhì)檔案管理很容易出現(xiàn)各種問題，造成紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。比如，歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)個(gè)別工作人員將檔案私自留用現(xiàn)象，引發(fā)檔案流失或泄密問題。 二、信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存科學(xué)性、合理性的有效措施 （一）逐步完善各項(xiàng)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)檔案的數(shù)字化、電子化發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)針對(duì)電子檔案同紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化問題、對(duì)接問題以及管理問題制定相應(yīng)保障制度。比如，電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則的制定等。 （二）保證二者歸檔的同步性。鑒于種種原因，短期內(nèi)電子檔案與信息檔案并存的狀態(tài)是不會(huì)被打破的，所以，為保證檔案信息的安全性，方便檔案的管理和利用，要記錄下各種類型有價(jià)值的檔案信息，然后對(duì)它們進(jìn)行集中處理，這樣可以實(shí)現(xiàn)兩種類型檔案之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。在同步歸檔的過程中要逐步、有序地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)兩者之間的關(guān)聯(lián)性，以免原始數(shù)據(jù)丟失后延誤使用。 （三）注重檔案管理設(shè)施建設(shè)。在檔案的保管問題上，不管是電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設(shè)施，這樣才能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對(duì)于把“件”當(dāng)作最小保管單位的紙質(zhì)檔案來說，單個(gè)的紙質(zhì)檔案并沒有很大的信息存儲(chǔ)量，但會(huì)形成很多的案卷，并且案卷數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間的推移越積越多，會(huì)需要大面積的存儲(chǔ)空間；對(duì)于以光盤等為存儲(chǔ)載體的電子檔案來說，并不需要很多的存放空間，但卻對(duì)電子系統(tǒng)、保管設(shè)施等有更高的要求。這樣來看，就應(yīng)該對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存狀態(tài)下的保管設(shè)施建設(shè)加強(qiáng)重視。比如，統(tǒng)一安排滿足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫房；配備符合國標(biāo)的檔案密集架等保險(xiǎn)設(shè)施，以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、去濕機(jī)以及刻錄盤等現(xiàn)代化設(shè)備。 【參考文獻(xiàn)】 1鄧輝.淺析信息