物資比價采購管理制度.doc

物資比價采購管理制度1.總則1.1為了規(guī)范采購行為，加強物資采購的監(jiān)督管理，降低采購成本，防止資產流失，特制定比價采購管理制度。1.2建立對采購物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質量檢驗等行為的基本規(guī)范程序。目的是規(guī)范管理科學有效、公開公正的比質比價，監(jiān)督制約不正當行為的發(fā)生。1.3本制度適用于公司的物資采購過程。2.管理機構及職責公司成立物資采購比價監(jiān)控領導小組，負責物資采購的審查、監(jiān)督：組 長：主管經理副組長：總會計師成 員：審計監(jiān)察部部長、有關虛擬經營體經理。3.比質比價采購3.1物資使用單位必須參加物流公司組織的各類物資比價采購、公開招標工作。3.2根據采購物資類別和金額的大小，明確劃分各級管理者、各有關部門及人員的職責、權限，物資采購的決策實行分類、分級管理。3.3具備招標條件的大宗物資，由各使用部門列出，報交公司招標領導小組和采購部門，由采購部門負責組織，價格監(jiān)控領導小組成員及使用單位人員參加，公開招標，比質、比價、擇優(yōu)采購。3.4不具備招標條件的金屬材料、爐料、化工產品、外協(xié)件、標準件、配套、儀器儀表、砂輪等物資，采購前先由物流公司經辦人負責填寫公司統(tǒng)一制定的物資比價采購評審表，表中不但要寫明采購物資的名稱、材質、型號、規(guī)格、計劃數量和質量要求，而且必須填寫至少二家（只有一家的要積極尋找第二、第三家）合格分供方（經銷單位）的名稱、單價、聯(lián)系電話以及聯(lián)系人。3.5除僅有唯一供貨單位或公司生產經營有特殊要求外，公司主要物資的采購應當選擇兩個以上受控合格分供方，從質量、價格、信譽等方面擇優(yōu)采購。3.6單一品種規(guī)格，年度采購金額在2萬元以上的，經采購部門責任人和財務委派的財務主管審批后，進行比價采購，填制物資比價采購評審表報交使用部門，使用部門負責人根據審批表中提供的質量和價格進行審批，比質、比價選定一家合格分供方在備注欄標明，由物流公司負責采購，如果采購價格不合理，使用部門可建議物流公司整頓價格或財務管理部予以調價。3.7單一品種規(guī)格年度采購金額在2-5萬元的，由使用部門負責人審批；5-20萬元的，由使用部門負責人和主管副總經理審批，然后報交財務管理部審批后進行采購；單一品種規(guī)格，年度采購金額在20萬元以上的、除由使用部門負責人和公司主管副總經理審批外，還須由財務管理部部長審核、價格監(jiān)控領導小組長審批后，方可采購。3.8外協(xié)單位的選擇確定由價格監(jiān)控領導小組成員、采購業(yè)務歸口管理部門及使用單位共同參與確定，經所有參與成員簽字后，方可有效。3.9按招標、競標方式確定的供貨單位有效期一般為一年，若僅有唯一定點外協(xié)單位，經價格監(jiān)控領導小組批準后，可單獨管理。氣體、廢鋼等市場供應充足的物資，根據生產需求，原則上按月度比價招標采購，超過有效期的供貨單位，應按程序規(guī)定，重新進行競標。在有效期范圍內，若市場價格行情發(fā)生重大變化，應隨時重新進行競標確定。3.10在物資采購中，所有定點單位的選擇確定均按公司質量保證體系確定的合格分供方選定方法確定，儀表、電器、鋼材等首先選定生產廠家，然后在代銷商中就近選擇幾家進行比價確定定點采購單位；備品備件首先確定在線設備的定點采購單位，對數量較少的備品備件可在本地就近確定幾家定點采購單位；其他零星物資確定幾家具有一定信譽的定點采購單位。3.11主要生產經營用物資，原則上一律從通過競標確定的定點供貨單位采購，因特殊情況需到非定點單位采購的，必須經價格監(jiān)控領導小組批準后方可執(zhí)行，嚴禁直接與“皮包”公司簽訂物資采購合同或發(fā)生貿易關系。4.采購價格監(jiān)督4.1公司財務管理部負責日常采購業(yè)務的價格監(jiān)控；價格信息檔案的管理，建立市場價格信息網絡平臺。4.2財務管理部負責價格監(jiān)督的人員應當及時了解、掌握主要采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔相應責任。4.3作為公司比價監(jiān)控領導小組常設機構的審計監(jiān)察部，通過訂閱大量信息報刊，建立價格信息網絡和臺帳，將大宗物資的采購價格輸入微機進行追蹤管理，以便隨時掌握市場價格信息變化，為領導決策和價格審核提供可靠依據。4.4為便于對采購價格的事后審計監(jiān)督，經評審確定的供貨單位的投標資料及公司價格監(jiān)控領導小組對供貨單位評審過程的有關資料、文件，由物流公司建立檔案，同時建立采購臺帳制度，對每筆采購業(yè)務都要進行記錄，以備公司審計監(jiān)察部抽查。經過競標確定的供貨單位的中標價格，利用計算機網絡建立價格信息臺帳在網上公布，并將所有物資價格打印成冊，接受使用單位及公司全體員工的監(jiān)督。5.質量檢驗監(jiān)督5.1公司質量保證部必須對采購物資進行質量檢驗或驗證，未經報價審核的物資，質量保證部不予辦理檢驗手續(xù)，未經質量保證部出據檢驗意見的，財務管理部不予辦理財務結算手續(xù)，未經比價采購的，不能辦理質量檢驗手續(xù)，經檢驗不符合質量標準的，不能辦理正式入庫和結算手續(xù)。5.2公司應積極創(chuàng)造條件完善必要的生產經營所需質量、計量檢測條件，對暫時不具備條件檢驗的物資，可以委托檢驗或要求供貨單位出具國家認定的檢測機構的質量檢驗報告。5.3質量檢驗或驗證人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗或驗證，并對檢驗、驗證結果承擔責任。5.4對主要采購物資，質量保證部可以根據需要留樣存檔，并進行復檢。6.責任與獎懲6.1物資采購部門嚴格遵守物資比價采購制度，按照公司制定的管理制度，將物資采購計劃按月度及時上報，公開批露，接受監(jiān)督。6.2公司員工有權對違反本規(guī)定、損害公司利益的行為，向公司或政府有關部門舉報。公司對舉報人員應當保護，任何人不得打擊報復。6.3具有下列情況之一的，公司物價監(jiān)管部門應當向總經理建議予以獎勵：（1）市場價格信息了解及時，向公司建議后帶來明顯經濟效益的。（2）采購的物資質優(yōu)價廉，節(jié)約資金額較大的。（3）檢舉、揭露有關違反公司規(guī)定的采購行為，經查證屬實的。（4）嚴格履行職責，成績顯著的質量、價格監(jiān)督人員。（5）為降低采購成本做出突出貢獻的其他人員。6.4下列行為屬于違規(guī)行為：（1）不執(zhí)行公司有關采購管理制度，弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員。（2）采取以次充好、短斤少兩、降低質量、抬高物資采購價格。（3）未辦理入庫手續(xù)對外付款的。（4）不執(zhí)行公司采購控制價格的有關規(guī)定，泄露公司采購物資價格機密。6.5對有上述違規(guī)行為之一的，公司物價監(jiān)管部門可根據情節(jié)輕重報總經理按下列規(guī)定處理：（1）直接除名的行政處分。（2）責令其將非法所得繳公司財務公司入賬。（3）按一定比例扣罰獎金和承包所得。（4）對直接責任人員和部門主要負責人處以罰款或行政處分。情節(jié)嚴重者，可移