從科研項目管理現(xiàn)狀談高校項目管理系統(tǒng)設(shè)計.doc

從科研項目管理現(xiàn)狀談高校項目管理系統(tǒng)設(shè)計摘要隨著國家社會經(jīng)濟發(fā)展，高校科研項目管理面臨五大問題：科研管理與財務(wù)管理脫節(jié)、項目立項后實施過程缺乏監(jiān)管、項目經(jīng)費入賬手續(xù)繁雜、預(yù)算編制與實際經(jīng)費使用不符、統(tǒng)計決策無數(shù)據(jù)支持。針對這些問題,本文從合同管理、經(jīng)費管理、預(yù)算管理、統(tǒng)計報表、系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計方面提出高校項目管理系統(tǒng)設(shè)計方案。該方案在清華大學(xué)實施并取得一定效果。關(guān)鍵詞高校；科研；項目管理；系統(tǒng)隨著國家經(jīng)濟體制改革和高?？蒲泄芾淼纳罨?，政府、社會、企業(yè)對科技的投入逐年增加，高校科研事業(yè)蓬勃發(fā)展，科研經(jīng)費絕對數(shù)量迅速增加，高?？蒲许椖砍尸F(xiàn)出項目類型越來越多、合同金額越來越大、執(zhí)行周期越來越長、財務(wù)要求越來越高的現(xiàn)象。高校作為項目依托單位，一定要肩負起指導(dǎo)、監(jiān)督、管理的責任，要建立科學(xué)有效的項目和經(jīng)費的管理機制，管好項目用好經(jīng)費，這對保障高校多出人才多出成果，大力提升科技創(chuàng)新能力具有十分重要的意義論文代寫。高校科研項目管理面臨的問題科研管理與財務(wù)管理脫節(jié)高?？蒲薪?jīng)費使用采取的是項目負責人審批、科研院和財務(wù)處共同負責管理監(jiān)督的機制。目前由于高?？蒲性号c財務(wù)處管理制度不順暢、分工不明確，兩個部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺，數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，散落在科研管理部門或財務(wù)部門，難以加以有效的管理和利用，造成科研項目管理和財務(wù)經(jīng)費管理脫節(jié)?？蒲性贺撠熃M織項目申報、跟蹤項目進展、組織結(jié)題驗收等，工作側(cè)重于爭取項目的數(shù)量、經(jīng)費和級別，忽視經(jīng)費使用的合理性和效益性。財務(wù)處負責科研經(jīng)費的財務(wù)管理和會計核算，工作側(cè)重于經(jīng)費的收入與支出核算，忽視科研資金的籌集、撥入、耗費等過程。如何妥善處理高校改革發(fā)展中科研與財務(wù)的關(guān)系，保證科研項目管理與財務(wù)管理有機結(jié)合，促進高?？蒲泄ぷ鞲咝в行蜻M行，是值得深思的重大問題。項目立項后實施過程缺乏監(jiān)管科研項目管理是高校科研管理工作的中心環(huán)節(jié)，它包括項目前期立項管理、中期在研管理和后期成果管理。目前許多高校只重視初期立項，科研管理部門的工作重心普遍放在對項目合同審查和申報等方面，缺少中期檢查，尤其是對項目完成情況和效果沒有后期跟蹤，對項目立項后的實施過程缺少行之有效的監(jiān)管。如果對項目的實施和經(jīng)費使用缺少監(jiān)管措施，將不能實時發(fā)現(xiàn)項目經(jīng)費使用與合同規(guī)定的偏差，無法及時幫助項目負責人進行調(diào)整；將可能出現(xiàn)項目拖拉無法按進度完成的現(xiàn)象；將可能出現(xiàn)某些不負責任的老師拿到科研經(jīng)費后應(yīng)付了事，對合作方利益造成損失，影響學(xué)校社會形象的現(xiàn)象。項目經(jīng)費入賬手續(xù)繁雜科研經(jīng)費管理是科研項目管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是高校財務(wù)管理工作的重要方面，它貫穿于項目研究的前期、中期和后期。科研經(jīng)費來源渠道多樣，科研項目合作多元，經(jīng)費管理辦法種類各異，這給高?？蒲薪?jīng)費管理帶來很大的難度。部分科研經(jīng)費通過財務(wù)處直接入賬，部分經(jīng)費通過科研院進行劃撥，流程復(fù)雜手續(xù)繁多，不僅造成老師在科研部門與財務(wù)部門之間來回跑路和蓋章，科研經(jīng)費在從學(xué)校賬戶到實際下?lián)艿浇處燀椖抠~號的時間間隔長等問題，而且還會因為科研數(shù)據(jù)與財務(wù)處數(shù)據(jù)無法共享和交換，在項目接受相關(guān)部門審計時造成更多的麻煩。預(yù)算編制與實際經(jīng)費使用不符目前有很多項目負責人沒有認識到經(jīng)費預(yù)算的嚴肅性，沒有認識到嚴格經(jīng)費管理、合理使用經(jīng)費的重要性。他們往往把項目預(yù)算編制看作是得到科研經(jīng)費的必要手段，許多預(yù)算都是在拍腦袋的過程中形成的，不能全面真實地反映獲得預(yù)期成果所必需的項目直接成本和間接成本，這就造成經(jīng)費申請到了，但一些必要的正常開支卻因事先未編入預(yù)算而無法在該項目報銷核算的狀況。預(yù)算編制與實際經(jīng)費使用情況嚴重脫節(jié)非常不利于課題的開展。高校的科研管理部門和財務(wù)部門對預(yù)算大多是在項目進行審計或結(jié)題時才對其所有的經(jīng)費和對應(yīng)預(yù)算進行核算，這種滯后性的管理也是造成預(yù)算編制與實際經(jīng)費使用不符的直接原因。統(tǒng)計決策無數(shù)據(jù)支持科研活動的發(fā)展和豐富給高校統(tǒng)計提出了新的要求，目前許多高校對科研統(tǒng)計工作的認識仍停留在手工匯總的紙質(zhì)化階段，統(tǒng)計工作往往是由學(xué)校科研管理部門通過各院系二級管理人員手工整理完成。這種傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計效率低且極易出現(xiàn)錯誤，統(tǒng)計人員對統(tǒng)計對象的認識不同、量化標準不一，會影響統(tǒng)計結(jié)果的客觀性、真實性和準確性。這種滯后的統(tǒng)計時效性很差，統(tǒng)計內(nèi)容缺乏前瞻性，很難提供有價值的反饋信息和數(shù)據(jù)，無法為各級領(lǐng)導(dǎo)的有效決策和學(xué)?？蒲邪l(fā)展的提前布局提供必要的支持。另外，紙質(zhì)化的科研統(tǒng)計材料不僅會增加檔案管理的強度和難度，也不利于單位、個人的查閱和應(yīng)用。項目管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)隨著國家社會經(jīng)濟的發(fā)展，科研經(jīng)費在高校資金總量中所占的比重越來越大，高校以往的科研項目管理模式已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)新形勢下科研管理發(fā)展的需要，隨著信息化技術(shù)和水平的普遍提高，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段建立高校科研管理信息系統(tǒng)，提高管理效率和服務(wù)水平成為必然趨勢。清華大學(xué)項目管理系統(tǒng)是我?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)的一部分，系統(tǒng)的建設(shè)目標是要建立符合實際、簡潔高效、服務(wù)周全的科研項目管理體制和工作機制，提高科研項目管理工作水平，促進科研管理決策科學(xué)化，實現(xiàn)科研管理創(chuàng)新。項目管理系統(tǒng)具有合同管理、經(jīng)費管理、預(yù)算管理、統(tǒng)計報表、系統(tǒng)管理五大基本功能，系統(tǒng)功能模型如圖所示。合同管理模塊合同管理是指項目的申請、審批、結(jié)題等一系列過程的管理。教師把合同信息填入系統(tǒng)，經(jīng)過院系和科研院兩級審核后自動生成科研項目編號，科研項目審批流程如圖所示。科研項目編號是該項目在系統(tǒng)中的唯一身份，將作為唯一識別碼與財務(wù)系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，參與后續(xù)的撥款程序。項目生效前標記為“”，生效后按照“是否結(jié)題”分為“在研項目”和“結(jié)題項目”。經(jīng)費管理模塊經(jīng)費管理是指項目的認款、審批、入賬、分撥等過程的管理。為了加快科研經(jīng)費下?lián)芩俣?、簡化撥款流程，完成科研?jīng)費的閉合管理。系統(tǒng)實現(xiàn)了所有科研經(jīng)費的網(wǎng)上劃撥和管理功能，提供3種基于科研信息系統(tǒng)的經(jīng)費入賬和劃撥方式，即：教師網(wǎng)上認領(lǐng)，科研院審核后財務(wù)處入賬；科研院網(wǎng)上認領(lǐng)并審核后財務(wù)處入賬；老師網(wǎng)上填寫科研經(jīng)費入賬單，院系審核后財務(wù)處入賬。這3種流程不僅方便教師認款入賬，也便于管理部門監(jiān)督科研項目執(zhí)行情況?？蒲薪?jīng)費認領(lǐng)及撥款流程如圖所示。預(yù)算管理模塊預(yù)算管理是指項目預(yù)算的提交、審批、同步到財務(wù)系統(tǒng)等過程的管理。教師把預(yù)算信息填入系統(tǒng)，經(jīng)過院系和科研院兩級審核后預(yù)算正式生效，預(yù)算審批流程如圖所示。系統(tǒng)根據(jù)項目類別提供不同的預(yù)算模板，可以添加一個主預(yù)算和若干子預(yù)算，并提供相應(yīng)的校驗功能。此預(yù)算將作為共享數(shù)據(jù)同步到財務(wù)系統(tǒng)，作為該項目經(jīng)費支出的依據(jù)，教師可隨時查看該項目預(yù)算額度的開銷及剩余情況，財務(wù)處也可憑借此預(yù)算數(shù)據(jù)指導(dǎo)教師合理有效地使用項目經(jīng)費。統(tǒng)計報表模塊系統(tǒng)提供表格的在線下載和打印功能，教師和管理人員無需手填便能夠生成并打印項目申請表、項目審批表及責任保證書、合同登記表、入賬單等各種表格。系統(tǒng)還能實時提供和導(dǎo)出各種工作文件、統(tǒng)計報表、評估數(shù)據(jù)等，例如：系統(tǒng)能夠按照教育部年度統(tǒng)計要求生成所有相關(guān)報表，包括在研項目清單、在研項目匯總表、在研項目經(jīng)費匯總表、新增項目清單、新增項目匯總表、新增項目經(jīng)費匯總表、項目人員分類統(tǒng)計表等。系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計是項目管理系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵，由于高?？蒲许椖款愋蛷?fù)雜、影響因子繁多，各種類型項目管理方法和側(cè)重又不盡相同，復(fù)雜的應(yīng)用環(huán)境給系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計帶來很大的困難。經(jīng)過需求分析，我們提出如下數(shù)據(jù)模式：（）合同信息表（項目名稱、歸口管理部門、所屬單位、項目來源、項目類別、課題編號、合同類別、合同簽署時間、項目起始日期、項目結(jié)束日期、機構(gòu)編碼、總經(jīng)費、付款方式、項目負責人信息、課題組成員、協(xié)作單位信息、委托方信息、統(tǒng)計信息、附件密級、產(chǎn)權(quán)歸屬、備注等）。（）經(jīng)費信息表（單位編號、到賬日期、到賬金額、財務(wù)賬號、累計到款、當年到款、匯款號、匯款銀行、匯款日期、匯出地點、匯出公司、到款金額、到款日期、款項用途、幣種、到系經(jīng)費、外撥經(jīng)費、撥款去向、經(jīng)費類型等）。（）預(yù)算信息表（主預(yù)算、子預(yù)算、計劃經(jīng)費、自籌經(jīng)費、設(shè)備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、出版文獻信息傳播知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費、勞務(wù)費、專家咨詢費、基本建設(shè)費、管理費、績效獎勵等）。（）統(tǒng)計報表信息表（編號、名稱、活動類型、項目總數(shù)、延續(xù)項目、新上項目、計劃總數(shù)、今年計劃、今年實到、下年計劃、后年計劃、負責項目、參與項目、組織形式、學(xué)科分類名稱、學(xué)科分類、人員總數(shù)、人數(shù)、人年、博士生、碩士生、國民經(jīng)濟行業(yè)、國民經(jīng)濟行業(yè)代碼、合作形式等）。（）系統(tǒng)后臺信息表（角色名、角色代碼、角色類型、工作證號、所屬單位、管理部門、狀態(tài)、對應(yīng)關(guān)系、字典表維護等）。以上5張表既相互獨立又互相關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)處理和存儲有極大的相似性和相關(guān)性。在科研項目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計時，盡量考慮到將有可能用到的字段，并且每個信息模塊都具備強大的信息檢索功能，便于今后進行各種角度和層面的科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計。結(jié)論加強過程監(jiān)督，實現(xiàn)科研項目全程管理系統(tǒng)中項目信息以標準化形式存儲，實現(xiàn)了科研主管部門與財務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享，使管理的動態(tài)性和經(jīng)常性成為可能。系統(tǒng)實現(xiàn)科研項目編號與財務(wù)項目編號的一一對應(yīng)，建立了科研系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，解決了長期以來項目信息與經(jīng)費信息無法對應(yīng)的問題。項目與經(jīng)費的關(guān)聯(lián)使得科研院實時掌握項目到款情況，實現(xiàn)對項目的全過程管理，使得財務(wù)處獲得更多的項目信息，為經(jīng)費的使用和管理提供更多的依據(jù)。理順管理流程，推動科研項目規(guī)范管理項目管理系統(tǒng)的閉合式流程設(shè)計可以查找出平時工作遺漏的地方、不留死角，減少因職責分工不明確造成的管理混亂、相互推諉和各種重復(fù)性的勞動，進一步推動高?？蒲许椖康囊?guī)范化管理。簡化入賬手續(xù)，提高項目管理工作效率項目管理系統(tǒng)加速了管理信息的傳遞和反饋，簡化工作程序、節(jié)省不必要的中間環(huán)節(jié)，減少人力和資源的浪費，大大縮短項目組織申報、經(jīng)費入賬的周期，提高了項目管理工作的效率和水平。加強監(jiān)督預(yù)警，促進經(jīng)費合理使用項目管理系統(tǒng)的預(yù)算網(wǎng)上填報、拆分、審批、動態(tài)調(diào)整等功能，實現(xiàn)了科研預(yù)算的“事前管理”，不僅方便教師隨時了解項目的經(jīng)費開支情況，促進經(jīng)費的合理使用，還減少了管理部門調(diào)賬的工作量，為后續(xù)經(jīng)費管理提供有效支持。加強數(shù)據(jù)整合，實現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)計決策項目管理系統(tǒng)加強了數(shù)據(jù)的整合，可以提供動態(tài)的、準確的、全面的項目信息，使得統(tǒng)計決策工作突破傳統(tǒng)管理模式時間和空間的制約，科研管理部門能夠隨時獲取最新數(shù)據(jù)，了解最新動態(tài)，大大提高了統(tǒng)計信息的時效性、準確性和共享性，縮短決策周期，減少決策的盲目性和遲滯性。清華大學(xué)項目管理系統(tǒng)從年開始設(shè)計實施，各模塊功能逐步建立完善，系統(tǒng)使用取得一定效果，現(xiàn)在已成為我校科研項目管理的重要工作平臺和數(shù)據(jù)資源，為我校的科研管