OA辦公系統(tǒng)培訓(xùn)課程.ppt

實施顧問：譚艷清 電話qq:154753125,oa辦公系統(tǒng)培訓(xùn)課程,要點:,1、登陸系統(tǒng) 2、更改登錄密碼 3、在線信息交流 4、協(xié)同-自由協(xié)同 5、協(xié)同-換人處理 6、協(xié)同-處理協(xié)同 7、協(xié)同-協(xié)同模板 8、文檔管理 9、公文管理,oa地址,:8080 也可打開珠江醫(yī)院網(wǎng)站首頁， 點擊菜單欄中的“醫(yī)院oa”進(jìn)入,系統(tǒng)在正常運行前，要進(jìn)行輔助程序的安裝，輔助程序主要指輔助系統(tǒng)運行 的插件程序 ，包括ie7.0/xp/vista控件、a6精靈安裝程序、office插件。,2,3,登錄系統(tǒng),更改登錄密碼,2,3,在線信息交流,1 在線人數(shù),2 選人,3 內(nèi)容,協(xié)同自由協(xié)同,1、新建事項,3、內(nèi)容,4、流程,5、點人名,6、添加,7、部門,8、人員,并發(fā)：各節(jié)點同時收到信息 串發(fā)：流程中個每個節(jié)點依次處理,9、提交,10、人名,11、修改,12、審批,13、提交,14、確認(rèn),15、發(fā)送,協(xié)同換人處理,1、已發(fā)事項,4、點人名,5、換人處理,協(xié)同處理協(xié)同,轉(zhuǎn)發(fā)：用戶可以將當(dāng)前正在處理的協(xié)同事項轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員,加簽：用戶可以在流程中自己和下一個節(jié)點之間加入一個或多個節(jié)點人員,撤銷：用戶可以將流程直接打回到發(fā)起人,回退：用戶可以將流程回退至前一節(jié)點，回退前可以加注意見、態(tài)度等?；赝酥螅搮f(xié)同事項將出現(xiàn)在上一節(jié)點用戶的“待辦事項”中,蓋章：當(dāng)協(xié)同事項屬于office格式時，可對事件進(jìn)行蓋章簽字,修改正文：事項接收者可以修改事項正文，系統(tǒng)將記錄每個修改者的姓名和修改時間，并在事項正文后面顯示,終止：流程將在該用戶處停止流轉(zhuǎn),知會：用戶可以將當(dāng)前正在處理的協(xié)同事項知會給其他人員,當(dāng)前會簽：在當(dāng)前節(jié)點添加人員形成臨時會簽組，該協(xié)同只有當(dāng)會簽組的人員全部都處理完了，才會流轉(zhuǎn)到下一節(jié)點,隱藏：用戶的處理情況將對流程中其他節(jié)點人員不可見,3、處理意見,4、提交,協(xié)同模板協(xié)同,1 打開模板,2 填寫模板,3 發(fā)送,文檔管理,1 、我的文檔,2、新建,3、文件夾,4、輸入名稱,5、確定,新建：新建word、excel等文件類型以及新建文件夾,上傳文件：上傳文件,轉(zhuǎn)發(fā)：可以協(xié)同或郵件形式轉(zhuǎn)發(fā),操作：可對文件進(jìn)行更名、文件替換、移動、刪除,發(fā)布：將所選文件發(fā)布到個人首頁“常用文檔”欄目中,他人文檔：他人共享給自己的文件夾,借閱文檔：我借出的文檔和借給我的文檔,6 、打開文檔，上傳文件,7、瀏覽,8、確定,9、屬性,10、借閱,11、添加,12、確認(rèn),13、屬性,14、共享,瀏覽：可查看文件夾內(nèi)文件名，但不能打開瀏覽文件,讀?。嚎刹榭匆约按蜷_瀏覽文件,15、添加,16、確認(rèn),a6-發(fā)文管理,功能鍵說明 【擬文】具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示【擬文】按鈕，進(jìn)行公文文稿的起草 【待發(fā)】編輯的公文暫不發(fā)送，保存在待發(fā)列表 【已發(fā)】列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文 【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、 批示等操作 【已辦】列表顯示當(dāng)前節(jié)點已經(jīng)辦理完畢的公文 【查詢】在工具欄的右側(cè)，可根據(jù)不同的條件進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢 【發(fā)送】勾選保存待發(fā)的公文，將其發(fā)送出去 【刪除】將列表中勾選的公文刪除 【撤銷】將已發(fā)的公文撤銷到待發(fā)列表中，流程已結(jié)束和處理時做了歸檔的公文不允許撤銷流程 【歸檔】將列表中的公文歸檔到公文檔案的預(yù)歸檔目錄 【回收】公文已辦后，若后續(xù)節(jié)點沒有處理，則當(dāng)前節(jié)點可將公文取回為待辦狀態(tài) 【已封發(fā)】顯示已封發(fā)的公文，如果公文已封發(fā)并歸檔，則只顯示在已歸檔處。 【已歸檔】顯示已歸檔的公文。 【搜索】在工具欄的右側(cè)，可根據(jù)不同的條件進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢。 【高級】系統(tǒng)提供公文屬性的組合式查詢，輸入多項條件，系統(tǒng)根據(jù)條件進(jìn)行查詢。,a6-發(fā)文管理,【配置列表】單擊即可在提供的配置列頭中自定義顯示列表顯示字段；如圖：,操作步驟 第一步：點擊一級菜單【公文管理】，選擇【發(fā)文管理】，進(jìn)入發(fā)文管理界面，如圖,a6-發(fā)文管理,第二步：擬文：填寫文單、正文、添加附件、設(shè)置流程等。其中流程可以調(diào)用流程也可以自建流 程。擬文完畢后，根據(jù)所用流程進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。詳細(xì)操作請見【擬文】 第三步：公文流轉(zhuǎn)：公文流程中各節(jié)點根據(jù)節(jié)點權(quán)限處理公文，詳細(xì)操作請見：【處理公文】 第四步：公文封發(fā)后，進(jìn)入公文交換步驟。至此，公文發(fā)文管理完畢。,a6-發(fā)文管理,擬文 操作說明：新建公文的發(fā)文流程、起草公文內(nèi)容、以及填寫公文文頭信息。公文起草的權(quán)利 需要單 獨由單位管理員授權(quán)，具備公文發(fā)起權(quán)后才能進(jìn)行公文的新建/發(fā)送等操作。 功能鍵： 【發(fā)送】將公文發(fā)送出去。 【暫存】將編輯的公文進(jìn)行保存，不進(jìn)行發(fā)送，公文事項進(jìn)入【待發(fā)】列表中，用戶通過 待發(fā)事項中對公文進(jìn)行修改，發(fā)送。 【模板】直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)模板。 【流程】圖形的方式查看流程，可以允許直接進(jìn)行流程的建立。 【插入】上傳公文中要處理的附加文件，支持本地文件的插入。 【格式】選擇正文的格式，包括標(biāo)準(zhǔn)正文、word 正文、excel 正文、wps 文字、wps 表格， 其中word 正文和 excel 正文需要客戶端安裝 office 軟件，wps 文字和 wps 表格需要客戶端安 裝 wps 軟件。 【正文】點擊正文按鈕，彈出正文的編輯界面。 【補(bǔ)充】發(fā)起者添加正文補(bǔ)充，流程中節(jié)點處理人可以看到所增加的補(bǔ)充說明；,a6-發(fā)文管理,操作步驟： 點擊一級菜單【公文管理】，選擇【發(fā)文管理】，進(jìn)入發(fā)文管理界面，再點擊【擬文】如圖,注意： 擬文時調(diào)用的公文單需要系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)后臺的“公文基礎(chǔ)設(shè)置公文單定義”中預(yù) 先設(shè)置好需要的公文單格式,a6-發(fā)文管理,第一步：點擊一級菜單【公文管理】，選擇【發(fā)文管理】，點擊【擬 文】，自動調(diào)用系統(tǒng)設(shè)置的缺省 公文單，此處還可以選擇系統(tǒng)中已經(jīng)設(shè)置好的其他公文單。 第二步：建立流程。點擊【流程】的文本框，在彈出的選擇人員窗口中進(jìn)行人員的選擇；用戶也 可以點擊【調(diào)用模板】直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板 第三步：修改流程設(shè)置選擇“流程查看”可查看流程圖，并且可以修改節(jié)點的權(quán)限，替換、添加、 刪除節(jié)點，設(shè)置流程處理期限，以及啟用節(jié)點處理時長要求。 第四步：填寫發(fā)文單根據(jù)設(shè)置的文單信息進(jìn)行填寫，如文件標(biāo)題、選擇公文種類、公文文號、文 件密級、行文類型、填寫抄送單位，主送單位，抄報單位等等文頭信息。 第五步：書寫公文內(nèi)容，點擊“正文”，進(jìn)行公文正文內(nèi)容的編寫。系統(tǒng)支持 word，excel，wps 等格式。 第六步：增加正文補(bǔ)充和插入附件，點擊【發(fā)送】即可發(fā)送到下一個節(jié)點的人員。 第七步：督辦和跟蹤公文，對已經(jīng)發(fā)起的公文,發(fā)起者可以在已發(fā)公文中進(jìn)行跟蹤和催辦操作，并 可查看督辦員和催辦信息。公文督辦員可以在公文督辦中進(jìn)行督辦。,a6-發(fā)文管理,a6-發(fā)文管理,發(fā)文處理 操作說明：進(jìn)行公文發(fā)文過程中文件的核稿，復(fù)核，文件簽發(fā)，套紅蓋章封發(fā)等等一系列的處理， 完成公文發(fā)文的一系列動作，并形成正式的紅頭公文文件進(jìn)入公文交換環(huán)節(jié)。,功能鍵： 【擴(kuò)大區(qū)域】點擊擴(kuò)大處理區(qū)域，如圖：,a6-發(fā)文管理,【回退】退回到上一節(jié)點，處理信息一起回退。 【終止】在當(dāng)前節(jié)點終止公文流程，后續(xù)節(jié)點人員不會收到相關(guān)信息。 【正文轉(zhuǎn) pdf】封發(fā)節(jié)點可以把 word 格式正文轉(zhuǎn)換為 pdf 格式正文，轉(zhuǎn)換為 pdf 格式公文必 須安裝 adobe acrobat 7.0 pdf 軟件。 【高級】包括當(dāng)前會簽、修改文單、文單簽批、蓋章等功能. 【知會】讓他人看到此公文，但只具有閱讀權(quán)限。 【加簽】增加一個節(jié)點，并且這個節(jié)點的動作，直接影響后面所有節(jié)點的操作 【當(dāng)前會簽】將公文流程會簽給單人或者多人，在當(dāng)前節(jié)點處形成一個會簽組，只有這個會簽組 里所有成員均處理完公文，該流程才流轉(zhuǎn)到后續(xù)節(jié)點。 【多級會簽】將當(dāng)前公文會簽給一系列子節(jié)點，提交處理結(jié)果后，當(dāng)前節(jié)點處于待處理狀態(tài) ，當(dāng) 所有的多級會簽下的子流程都處理完畢后，流程節(jié)點自動回到當(dāng)前節(jié)點，然后進(jìn)行下一步的處理。,a6-發(fā)文管理,【蓋章】對公文正文內(nèi)容進(jìn)行電子蓋章,手寫簽名,文字簽批操作.操作的內(nèi)容會顯示在公文正文 中。 【修改文單】修改公文單上的信息。 【文單簽批】對公文單進(jìn)行電子蓋章,手寫簽名,文字簽批等操作.操作的內(nèi)容會顯示在公文單上。 【修改正文】可對正文內(nèi)容進(jìn)行修改。 【常用語】回復(fù)時引用常用語。 【意見隱藏】如果用戶選擇意見隱藏，則用戶的處理情況將對流程中其他節(jié)點人員不可見，但對 公文發(fā)起者和處理者本人可見。 【插入】用戶接收處理事項的過程中，可以上傳多個附件。上傳后，系統(tǒng)將顯示上傳成功， 并注明已上傳附件的數(shù)量，并可直接打開查看附件。 【暫存】保存用戶本次輸入的意見和態(tài)度，暫不發(fā)出，流程將在當(dāng)前用戶處暫停，用戶可以 隨時在自己的“待辦”中繼續(xù)處理該事項。 【提交】此節(jié)點的操作結(jié)束，提交處理意見，公文流程轉(zhuǎn)入下一節(jié)點。 【撤銷流程】撤銷發(fā)起的公文流程，到發(fā)起者的公文待發(fā)送列表中。,a6-發(fā)文管理,操作步驟： 第一步：公文處理人員，會接收到公文處理提示信息，可以直接點擊提示信息進(jìn)行公文處理，也可以通過首頁“待辦事項”或是“發(fā)文管理”中待辦頁面中選擇公文進(jìn)行處理。 第二步：點擊公文標(biāo)題即可查看公文的相關(guān)信息，如公文標(biāo)題、公文種類、公文文號等。 第三步：點擊【正文】按鈕即可顯示公文正文內(nèi)容，進(jìn)行公文正文的審核，批閱。如圖：,a6-發(fā)文管理,發(fā)文處理文單簽批 操作說明：在公文處理過程中，用戶可以在公文單上進(jìn)行手寫簽字和蓋章，文單簽批功能可 以通過單位管理員配置公文節(jié)點權(quán)限的操作來實現(xiàn)。在系統(tǒng)初始安裝時，審核和審批、會簽 等節(jié)點已默認(rèn)授權(quán)了文單簽批的權(quán)限。 功能鍵： 【手寫簽名】對文單進(jìn)行核查，可以對文單進(jìn)行手寫簽字，添加自己的意見和批注。 【文字簽批】對文單進(jìn)行核查，對文單進(jìn)行文字批注。 【電子簽章】對文單進(jìn)行蓋章操作。用戶可在首頁的個人設(shè)置中對印章密碼進(jìn)行管理，也可修 改印章。,a6-發(fā)文管理,發(fā)文處理-修改正文 操作說明：對起草的公文正文進(jìn)行核查，通過修改正文進(jìn)行文件的修改完善。修改正文包括以下 操作：正文編輯、手寫批注、文字批注、文檔清稿、顯示痕跡、隱藏痕跡等操作。 【文字批注】輸入文字進(jìn)行文件修改，系統(tǒng)保留修改文字的痕跡。用戶可以按 【顯示痕跡】按鈕， 把文字批注的痕跡以其他顏色顯示，并記錄相應(yīng)的修改人員。 【手寫批注】是模擬手寫文字進(jìn)行文件修改，點擊【手寫批注】，此時鼠標(biāo)變成鉛筆形狀，用戶可 以直接在正文內(nèi)容區(qū)書寫。用戶可以更換不同顏色進(jìn)行書寫。 【文檔清稿】文檔清稿是進(jìn)行修改文字的整理，點擊【文檔清稿】，頁面會分成上下兩個部分，上 面是帶有文字修改痕跡的稿件，下面是未修改的文字原稿。用戶需要對照上面修改的文字，在原 稿上重新整理文件。文檔清稿后，修改痕跡會被清掉，形成最終文稿。,a6-發(fā)文管理,a6-發(fā)文管理,操作步驟： 第一步：打開需要處理的公文，點擊【處理】按鈕，出現(xiàn)公文處理頁面，在處理頁面點擊【高級】 按鈕，在該頁面中選擇【修改正文】按鈕。,第二步：選擇所需要修改正文的方式，以下為方式中的 4 種： 1. 文字批注：即點擊“文字批注”，可以用鍵盤輸入文字，進(jìn)行文件修改，系統(tǒng)提供修改文字的 痕跡。用戶可以按“顯示痕跡”按鈕，把文字批注的痕跡以其他顏色顯示，并記錄相應(yīng)的修改人 員。點擊【手寫批注】后，再點擊【文字批注】進(jìn)行文字修改。 2 手寫批注：模擬手寫文字進(jìn)行文件修改，點擊“手寫批注”，此時鼠標(biāo)變成鉛筆形狀，用戶可 以直接在正文內(nèi)容區(qū)書寫。用戶可以更換不同顏色進(jìn)行書寫。如下圖所示：,a6-發(fā)文管理,a6-發(fā)文管理,注：用戶使用了手寫批注，就不能進(jìn)行文字的修改，要進(jìn)行文字的修改需要先清稿。,3. 顯示痕跡：顯示修改痕跡； 4. 文檔清稿：文檔清稿是進(jìn)行修改文字的整理，點擊“文檔清稿”，頁面會分成上下兩個部分，上 面是帶有文字修改痕跡的稿件，下面是未修改的文字原稿。如圖：,a6-發(fā)文管理,第三步：完成正文的修改，填寫處理意見，點擊【提交】完成發(fā)文處理。如圖,a6-發(fā)文管理,發(fā)文處理修改文單 操作說明：對公文文單進(jìn)行修改，操作前提是具備公文文單修改的權(quán)限，文單中可以修改的項包 括：公文標(biāo)題、密級、主送、抄送、主題詞、文號等多項。 操作步驟：打開需要處理的公文，點擊【處理】按鈕，出現(xiàn)公文處理頁面，在處理頁面點擊【高 級】按鈕，在該頁面中選擇【修改文單】按鈕。如圖,a6-發(fā)文管理,公文封發(fā) 操作說明：封發(fā)是發(fā)文流程中的最后一個環(huán)節(jié)，是指文件的封裝，經(jīng)過封發(fā)的文件不可以進(jìn)行修改。 在系統(tǒng)中封發(fā)節(jié)點實現(xiàn)公文文號的最終調(diào)整，歸檔，傳閱、套紅、形成稿紙。封發(fā)之后的公文進(jìn)入到 公文交換中，通過公文交換實現(xiàn)公文的最終發(fā)送。 【套 紅】內(nèi)容確定后，將公文進(jìn)行套紅排版，形成正規(guī)公文。在處理界面，點擊“套紅”，然后選 擇相應(yīng)的公文紅頭版式。 【蓋章】公文套紅排版后，進(jìn)行加蓋公章。 【稿紙】可以調(diào)用稿紙模板形成公文稿紙，作為原始公文處理單據(jù)。 【歸檔】封發(fā)時歸檔不是必選項,封發(fā)人可以在已辦中歸檔公文，歸檔后系統(tǒng)消息通知流程已辦人,待辦人處理時提示已經(jīng)歸檔。歸檔后的公文不再顯示在已辦列表中，而是顯示在已歸檔列表中。 【調(diào)整文號】公文在擬文和流轉(zhuǎn)中，文號往往不能最終確認(rèn)，所以最后封發(fā)時，用戶可以根據(jù)實際的 公文文號調(diào)整要封發(fā)的公文文號。點擊“調(diào)整文號”，系統(tǒng)列出可供選擇的文號，用戶可以自行選擇 或者手工輸入。,a6-發(fā)文管理,a6-收文管理,操作說明：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記，以及擬辦、批示、承辦、辦理、 閱讀、歸檔的處理過程。所有這些處理節(jié)點的名稱和操作權(quán)限，用戶均可自定義。,公文元素和公文單的設(shè)置請參看系統(tǒng)管理員界面中的“公文設(shè)置” 功能鍵： 【登 記】具有收文登記權(quán)的用戶才顯示【登記】按鈕，登記公文 【待 發(fā)】暫時不想發(fā)送的公文被保存在這個列表中 【已 發(fā)】已經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個列表中 【待 辦】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、 批示等操作 【已 辦】已經(jīng)辦理了公文操作的文件保留在這個列表中 【已歸檔】顯示已歸檔的公文。 【待登記】對公文交換中已簽收的公文進(jìn)行登記 【搜 索】在工具欄的右側(cè)，可根據(jù)不同的條件進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢 【高級】系統(tǒng)提供公文屬性的組合式查詢，輸入多項條件，系統(tǒng)根據(jù)條件進(jìn)行查詢。 【配置列表】單擊即可在提供的配置列頭中自定義顯示列表顯示字段；如圖,a6-收文管理,登記公文 操作說明：將來文轉(zhuǎn)化為本單位文件，并做記錄，主要功能：新建收文流程、登記公文信息，收文轉(zhuǎn) 發(fā)文。公文收發(fā)員具有公文登記的權(quán)限。 登記交換公文具體操作： 操作步驟： 點擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，進(jìn)入收文管理界面，如圖,a6-收文管理,第一步：登記。點擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，通過待登記公文列表,選擇公文，點擊【登記】，進(jìn)行公文登記。 第二步：收文處理：文件登記發(fā)送后，下一個進(jìn)行公文辦理的人員會收到公文的提示信息，在系統(tǒng)的 首頁的【待辦事項】中顯示該公文。辦理人員可以直接點擊打開進(jìn)行辦理，同時在公文管理中【收文 管理】的待辦事項中也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對文件內(nèi)容以手寫批注，手寫批注等方 式進(jìn)行文件的批閱，批示等操作。,a6-收文管理,新建收文流程具體操作 操作說明：除了選擇“待登記列表”中的公文進(jìn)行收文登記以外，也可以在收文管理中直接選擇 “登記”