公文寫作_商務(wù)公文寫作培訓(xùn)教材

商務(wù)寫作2導(dǎo)入2課程目標(biāo)2站點地圖320 分鐘掌握精華5導(dǎo)師簡介5學(xué)習(xí)6了解基本信息6開始10組織材料14撰寫初稿18確定段落結(jié)構(gòu)20風(fēng)格編輯25起草電子郵件29練習(xí)32情景模擬32知識檢測35問題 135問題 235問題 336問題 436問題 537問題 637問題 738問題 838問題 939問題 1039應(yīng)用40應(yīng)用步驟40應(yīng)用工具44拓展44哈佛商業(yè)評論文章44推薦書目45哈佛商學(xué)在線推薦資源45參考文獻45商務(wù)寫作導(dǎo)入如果是您，您會怎么做？辛迪的同事對她的工作一直鼎力支持，但最近他們好像不太買辛迪的賬了。辛迪不知道到底發(fā)生了什么事。兩周前，她將會議紀(jì)要用電子郵件發(fā)給團隊成員，并在郵件中注明，周五上午召開團隊會議。然而到了周五那天，只有兩個人到會。一周后，辛迪再次向每個人發(fā)了份電子郵件，這次是關(guān)于月度報告的事宜。在郵件里，她注明將有高層管理人員參加他們的員工會議?？墒?，當(dāng)銷售副總裁出現(xiàn)在下一次會議上時，她的團隊卻表現(xiàn)得措手不及。是她的團隊成員不把她當(dāng)回事嗎？還是因為她沒有與他們做好溝通？如果是您，您會怎么做？電子郵件是最近的一種科技創(chuàng)新，但要用好它，辛迪需要倒退一步，運用亙古不變的好信件原則。辛迪可能試圖在電子郵件中傳遞大量信息，以致沒有真正實現(xiàn)與同事之間的溝通。通常情況下，每封郵件只應(yīng)包含一個主題。如果郵件涉及多個主題，內(nèi)容冗長繁瑣，閱讀者往往會抓不住主要內(nèi)容，甚至沒有耐心讀完整封郵件。辛迪的電子郵件應(yīng)該寫得簡短精練，這符合大家的利益。辛迪還應(yīng)該使郵件目的一目了然，在郵件主題行和正文開頭，都應(yīng)該清晰地說明郵件的目的。您的信件能否達到想要的結(jié)果？課程目標(biāo)本課程提供相關(guān)信息，幫助您完成以下各項工作： 根據(jù)閱讀者的需要組織郵件內(nèi)容 運用各種寫作策略完成寫作任務(wù) 利用編輯和設(shè)計原則提高郵件內(nèi)容的影響力站點地圖 導(dǎo)入o 課程目標(biāo)o 站點地圖o 20 分鐘掌握精華o 導(dǎo)師簡介 學(xué)習(xí)o 了解基本信息o 講清楚您的目的o 界定主題范圍o 核心概念:采取“以讀者為中心”的方法o 清楚表達關(guān)鍵信息o 讓信息簡明扼要o 思考傳達信息的策略o 高管視角:就是要不斷重復(fù)你的信息o 開始o(jì) 預(yù)測讀者的問題o 擬一份傳統(tǒng)式提綱o 使用頭腦風(fēng)暴式提綱o 嘗試自由寫作o 互動練習(xí):如何開始寫作？o 組織材料o 核心概念:選擇組織方法o 重要性排序法o 時序法o 過程和程序法o 空間排列法o 比較和對比法o 具體到一般法或一般到具體法o 分析法o 互動練習(xí):組織o 撰寫初稿o 核心概念:粗略寫完o 從讓您感覺最容易下筆的地方開始o(jì) 按“類別”寫作o 技術(shù)文檔的特殊注意事項o 確定段落結(jié)構(gòu)o 聚焦段落o 自然過渡o 互動練習(xí):評估段落o 內(nèi)容編輯o 核心概念:讓您的信息重點明確o 有策略地排列關(guān)鍵信息o 回答讀者的問題：“為什么？”o 高管視角:傳達戰(zhàn)略o 風(fēng)格編輯o 為您的初稿注入視覺沖擊力o 核心概念:讓語氣貼近受眾o 檢查文檔是否簡明扼要o 高管視角:不要過分追求細節(jié)o 使用主動語態(tài)o 檢查精確度o 起草電子郵件o 了解常見問題o 從主題行開始o(jì) 每封郵件只涵蓋一個主題，并迅速說明您的意圖。o 簡明扼要，并使用附件o 謹記受眾的需求o 采用簡單的格式o 回顧公司的電子郵件政策o 知道什么時候不能發(fā)送電子郵件o 互動練習(xí):恰當(dāng)使用電子郵件 練習(xí)o 情景模擬o 知識檢測 應(yīng)用o 應(yīng)用步驟o 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟o 內(nèi)容編輯的步驟o 風(fēng)格編輯的步驟o 應(yīng)用技巧o 重要性排序法的運用技巧o 比較和對比法的運用技巧o 電子郵件的寫作技巧o 商務(wù)備忘錄的寫作技巧o 商業(yè)信件的寫作技巧o 提案的寫作技巧o 應(yīng)用工具o Focus sheet（焦點工作表）o 文檔組織指南o 視覺沖擊力設(shè)計參考指南o “做自己的編輯”檢查表 拓展o 哈佛商業(yè)評論文章o 推薦書目o 哈佛商學(xué)在線推薦資源o 參考文獻20 分鐘掌握精華 核心概念:采取“以讀者為中心”的方法 預(yù)測讀者的問題 核心概念:選擇組織方法 核心概念:粗略寫完 聚焦段落 核心概念:讓您的信息重點明確 核心概念:讓語氣貼近受眾 了解常見問題 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟 電子郵件的寫作技巧 Focus sheet（焦點工作表）導(dǎo)師簡介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications公司的創(chuàng)始人兼總裁。這家公司主要從事商務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)才能、技術(shù)、財務(wù)及銷售方面的寫作培訓(xùn)，其培訓(xùn)課程得到全世界的認可。自1978年以來，已有86,000名學(xué)員參加了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success（寫往頂峰：為公司成功而寫作）一書的作者，該書最近剛由RandomHouse修訂再版發(fā)行。杜梅因女士還著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting（商務(wù)寫作速問速答指南）一書，由iUniverse出版。她還為世界圖書百科全書編寫了有關(guān)商務(wù)寫作的章節(jié)。杜梅因女士在美國史密斯學(xué)院獲文學(xué)學(xué)士及文學(xué)碩士學(xué)位。若想了解更多信息，請訪問她的網(wǎng)站：。學(xué)習(xí)了解基本信息講清楚您的目的在著手撰寫商務(wù)文檔時，您首先應(yīng)該做的就是問自己：“我為什么要寫這份文檔？”商務(wù)寫作的目的有很多，例如： 對行為進行解釋或辯護：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給我們的出價都太高，因此我們決定拒絕他們并尋找其他供應(yīng)商。” 傳達信息：“管理層想讓所有員工都知道新產(chǎn)品的季度銷售額超出了預(yù)期。” 影響讀者：“工程團隊一定能夠如期完工?！?發(fā)布好消息或壞消息：“不幸的是，你們報告的引擎起火事件發(fā)生在保修期過后的第二天?！?要求采取行動：“設(shè)計團隊?wèi)?yīng)該在5月1日之前完成并提交產(chǎn)品規(guī)格?！?在開始寫作的時候應(yīng)牢記自己寫作的目的。在從事文檔撰寫這樣的普通任務(wù)時，許多撰文者都會偏離自己的目的。為了幫助您始終牢記自己的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提醒，并在寫作過程中回顧和參考。起草完畢之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保初衷得以實現(xiàn)。界定主題范圍界定主題范圍意味著確定主題的廣度與深度，這個范圍可寬可窄。例如，假設(shè)您需要匯報公司在營銷職能方面的不足，全面鋪開的闡述可以包括下列內(nèi)容： 營銷對實現(xiàn)公司目標(biāo)有什么作用 公司營銷部門的發(fā)展歷程 營銷方面的人力資源 出現(xiàn)具體績效問題的領(lǐng)域 潛在的解決方案 若只在淺窄范圍內(nèi)討論此主題，只需強調(diào)一到兩個方面，可能包括的內(nèi)容有： 績效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷商支持與促銷 建議的補救措施 如何界定書面文檔的合適范圍？靠目的引導(dǎo)。就上述營銷報告的例子而言，如果您的目的是向負責(zé)研究營銷部門和潛在解決方案的工作組提供信息，則可能需要全面鋪開。因為受眾將希望盡可能多地了解該部門的情況。另一方面，如果是向高層管理人員匯報該工作組的實際調(diào)查結(jié)果，則應(yīng)收窄范圍。因為在這種情況下，受眾最感興趣的可能只是了解您所確定的問題細節(jié)以及建議的解決方案。核心概念:采取“以讀者為中心”的方法核心概念一個公司如果沒有考慮到客戶的需求和態(tài)度，就無法與客戶溝通，同樣，如果您不理解讀者，不了解他們的所思所想和偏好的信息接收方式，也就無法與他們溝通。從讀者的角度對文檔進行構(gòu)思、起草、組織和編輯，能夠提高文檔的明確性并促使讀者付諸行動。如果讀者能夠理解您想要傳達的信息以及他們下一步應(yīng)該做些什么，他們的工作就更容易開展。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面是一個真實的故事，有家公司想通過明信片宣布地址變更一事，這看似簡單，但公司在寫明信片的時候卻沒有對受眾進行分析。由于沒有站在讀者的角度考慮，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期?？蛻魝冎懒斯緦岬绞裁吹胤?，但卻不知道應(yīng)該從什么時候開始使用這個新地址。想要讀者明白你的意思？那就先要了解他們。清楚表達關(guān)鍵信息難的不是如何影響讀者，而是如何完全按照你的意愿去影響他們。 羅伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)確定了文檔的寫作目的并從受眾的角度進行了考慮之后，下一個任務(wù)就是提煉出您想讓讀者記住的關(guān)鍵信息。該信息應(yīng)該簡明清晰，通常只有一兩句話。例如：“為了遵守客戶的交付期限，我們必須在5月1日之前完成產(chǎn)品設(shè)計?！痹诤芏嗲闆r下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文檔開頭或接近開頭的地方闡明，文檔的其他地方則用于描述細節(jié)，回答“為什么”或“我的提議有哪些含義”。每份文檔集中講述一個主題，以使文檔盡量清楚明確。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個彼此無關(guān)的關(guān)鍵信息要寫，則應(yīng)分別撰寫兩份不同的文檔。讓信息簡明扼要忙碌的讀者喜歡簡練的文檔。事實上，在能傳達必要信息的前提下，文檔越短越好。簡短的文檔可以確保突出關(guān)鍵信息。簡練的文字還可以節(jié)省讀者寶貴的時間。請看下面的示例：應(yīng)老板的建議，在公司法律顧問的幫助下，瓊向五位心存不滿、威脅要提起訴訟的客戶寫了封道歉信。作為撰文者，您面臨的挑戰(zhàn)在于如何讓語句表達出最佳效果。就上述例句而言，對受眾的了解能提供有效指導(dǎo)。是否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老板建議寫的，而且公司的法律顧問參與了這封信的撰寫？是有五位客戶感到不滿還是他們威脅要提起訴訟的事實與此披露內(nèi)容相關(guān)？如果沒有必要透露這些信息，則可以考慮將其刪除。這樣一來，句子就變成：瓊向心存不滿的客戶寫了封道歉信。思考傳達信息的策略懂得有效寫作的人知道，即便文檔寫的不錯，如果未能以合適人選的名義在合適的時間以合適的形式傳遞，其效果也會受到影響。在開始寫作之前，考慮應(yīng)該以誰的名義傳達信息。您自己？您的上司？整個團隊？不同的選擇必定會對讀者有不同的影響。同時還要考慮文檔的撰寫時間是否太早或太晚。如果寫得太早，時機尚未成熟，讀者就不會關(guān)注您提出的問題。如果寫得太晚，您就丟失了提出建議或防范問題的機會。最后，傳遞形式也會影響文檔的效果。在選擇傳遞形式時，應(yīng)考慮寫作目的、受眾以及您想要傳達的信息。例如，如果要分發(fā)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完整報告的詳細信息。您也可以邀請管理層和其他關(guān)鍵人員觀看一次調(diào)查結(jié)果演示。理想的溝通形式需要深思熟慮才能決定。就算您決定使用書面形式，您也會發(fā)現(xiàn)用口頭交流的方式作為補充有助于將影響力擴大。高管視角:就是要不斷重復(fù)你的信息高管視角當(dāng)今世界，溝通是領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)必要做好的一件事。不但要有效進行內(nèi)部溝通，在很多情況下，更要做好外部溝通。這是領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)之一，要做好這件事，領(lǐng)導(dǎo)者要做到以下幾點：簡化信息、保證信息清楚統(tǒng)一，還有最難做到的一點，那就是認識到自己必須無休止地重復(fù)這些信息。不能因為說過一兩次、寫在手冊中、發(fā)過電子郵件，或者就在戰(zhàn)略文檔中，就想當(dāng)然地認為人們已經(jīng)理解或牢牢記住了這些信息，即使他們曾聽到或看到過。你就是要不斷地重復(fù)戰(zhàn)略是什么、問題是什么，而且要使用簡單的語言，別擔(dān)心人們會說：“天哪，我聽了太多次了?！比藗冏铍y理解的是戰(zhàn)略和方向總是不停變更，卻又毫無必要。他們可以理解，他們必須以非常簡單的方式知道自己前進的大致方向，這樣他們才能朝著這個方向前進。他們也可以理解，事物總會發(fā)生一些變化，風(fēng)向變了，總是該調(diào)整航線，但是必須有一個目標(biāo)。你必須有一個清晰的目標(biāo)，指明你要去哪，然后你要不斷重復(fù)這個目標(biāo)是什么。我能明白這一點，跟我的一次工作經(jīng)歷有關(guān)。當(dāng)時，我們公司打算從比較復(fù)雜的合伙制出發(fā)，讓公司成員間的合作更加緊密，并讓泛歐以及泛英戰(zhàn)略更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。針對這些問題，你做了個演示，清楚而簡短，似乎大家都明白了?？墒?，三周或一個月后，當(dāng)你造訪另一間辦公室或者另一個國家的時候，每個人又開始問你那些你早已回答過的問題，因為你說的話并沒有入他們的耳。由此可見，你必須得一遍一遍地重復(fù)。作為領(lǐng)導(dǎo)者，你必須永無休止地簡化你要傳達的信息，使之清楚統(tǒng)一，更要無休止地進行傳達，確保每個人都能正確地理解吸收。邁克爾雷克爵士(Michael Rake)畢馬威國際主席邁克爾雷克爵士1972年加入畢馬威（前稱PeatMarwick）并在歐洲分部工作。1984年到1986年，他主要在比利時和盧森堡負責(zé)審計業(yè)務(wù)，隨后前往中東負責(zé)了三年的審計業(yè)務(wù)。1989年，他調(diào)往倫敦，兩年后成為英國董事會成員，歷任多個領(lǐng)導(dǎo)職位后，于1998年成為英國高級合伙人，2002年成為畢馬威國際主席。在成為畢馬威國際主席和畢馬威英國的高級合伙人之前，他還擔(dān)任過畢馬威歐洲主席。在他的任期內(nèi)，他監(jiān)督指導(dǎo)了一項活動，確保對“后安然時代”有一個漸進式、實用性的立法回應(yīng)。他在威爾士親王的國際商業(yè)領(lǐng)袖論壇委員會任職，并擔(dān)任社區(qū)商業(yè)主席。開始預(yù)測讀者的問題寫出讀者對您的主題可能會產(chǎn)生的疑問。這種方法有助于確保您的文檔能告訴讀者他們需要了解的內(nèi)容。這種方法還能幫助您預(yù)見讀者對文檔的反應(yīng)。例如，吉莉安必須寫一份備忘錄，介紹合作推出某新產(chǎn)品的員工召開的每周部門間會議。預(yù)測到讀者關(guān)注的事項后，她提出了下列問題： 我們?yōu)槭裁匆匍_這些新會議？ 議程將包括哪些內(nèi)容？ 我應(yīng)該怎樣準(zhǔn)備這些會議？ 將這些問題轉(zhuǎn)化為肯定性陳述之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點。例如：“召開第一次會議時，請事先準(zhǔn)備好您所在部門的工作計劃?！笔褂眠@種方法時，應(yīng)考慮您對受眾的興趣和關(guān)注事項的了解。如果您對受眾不太熟悉，則應(yīng)找一位熟悉他們的人對您預(yù)測的問題進行補充。擬一份傳統(tǒng)式提綱傳統(tǒng)式提綱最適合那些能在動筆之前構(gòu)思出文檔邏輯結(jié)構(gòu)的人。如果您缺乏寫作經(jīng)驗，或者涉及的主題很復(fù)雜，這種方法就格外有用。傳統(tǒng)式提綱通常使用字母、羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字表明信息的層次。對大多數(shù)商務(wù)文檔來說，三級標(biāo)題（羅馬數(shù)字、大寫字母和阿拉伯?dāng)?shù)字）就足夠了。一旦擬好提綱，就應(yīng)考慮以下問題： 提綱中是否已經(jīng)列出了我要寫的所有主題和副主題？ 他們的排列是否符合邏輯順序？ 開頭、中間和結(jié)尾是否清楚明白？如果提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開始對每一條加以充實，從而創(chuàng)建文檔。使用頭腦風(fēng)暴式提綱頭腦風(fēng)暴式提綱是一種形式自由的構(gòu)思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。頭腦風(fēng)暴式提綱鼓勵自由聯(lián)想，這有助于激發(fā)您的創(chuàng)造力。在進行團隊集體寫作的時候，這種方法格外有效，因為使用這種方法在寫作之初就能獲得每個人的想法。創(chuàng)建頭腦風(fēng)暴式提綱的方法： 在一張紙的中間畫一個圓圈。 將您的目的寫在圓圈里。記住，您的目的就是您撰寫這份文檔的原因。目的的表述應(yīng)該簡潔：以“為了”開頭，并包括一個動詞，例如“說服”。 在想到與您的主題相關(guān)的想法時，從圓圈向外畫線，就像車輪的輪輻，然后在每一條線上寫一個想法。 如果某個想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫在上面。 如果您突然想到了與之前所寫的想法完全無關(guān)的想法，就從中間的圓圈上再引出一條新線。 一邊繼續(xù)構(gòu)思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上畫新線。 對于從中間的圓圈發(fā)散出來的主要想法，應(yīng)認真進行分類。一經(jīng)組織整理，這些想法就成為您在寫作中將要提及的主題。嘗試自由寫作當(dāng)您出現(xiàn)寫作障礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥”時，自由寫作通常是最好的解決方法。與頭腦風(fēng)暴式提綱一樣，自由寫作允許您放飛想象，以催生靈感，這樣優(yōu)秀的創(chuàng)意會躍然紙上，或者出現(xiàn)在電腦上。請記住，自由寫作最重要的規(guī)則就是沒有規(guī)則。采用自由寫作法的要點包括： 準(zhǔn)備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤上，然后讓思維自由馳騁。 寫下腦海中出現(xiàn)的任何想法，哪怕這些想法與您的寫作主題毫無關(guān)系。 至少應(yīng)自由寫上10分鐘，這樣才能思如泉涌。 當(dāng)您思維受阻時，也要將這種情況記錄下來。不要停止。 不要對記下的東西進行編輯。如果您用的是計算機，關(guān)閉屏幕可能有助于防止您過早編輯。 自由寫作完成后，讀一讀您之前記下的內(nèi)容，突出標(biāo)示重要的觀點和想法。然后將這些要點按照邏輯分類，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風(fēng)暴式提綱相同?；泳毩?xí):如何開始寫作？不同的寫作挑戰(zhàn)決定了您開始寫作時要采取不同的策略。請為不同的挑戰(zhàn)選擇合適的策略。1.您需要撰寫一份備忘錄，提議更改您部門的一個關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。您意識到員工們可能會抑制變革，管理者則可能沒有時間培訓(xùn)員工應(yīng)用新流程，通過什么樣的策略開始寫作能夠幫助您最好地構(gòu)思這個備忘錄?（）預(yù)測讀者的問題解釋：正確選項。在您已經(jīng)預(yù)料到讀者對您的提議會有所顧慮的情況下，關(guān)注讀者會提出的問題是一個不錯的起點。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非正確選項。如果您缺乏寫作經(jīng)驗，或者涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時，擬一個傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是一個可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來應(yīng)對。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非正確選項。如果您與一個團隊合作，或者需要激發(fā)創(chuàng)意，那么開始撰寫時，使用頭腦風(fēng)暴式提綱是很好的策略，在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是提出一個可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來應(yīng)對。（）嘗試自由寫作解釋：非正確選項。如果您遇到了寫作障礙，那么開始撰寫時，自由寫作是很好的策略。在本例中，您面對的寫作挑戰(zhàn)是提出一個可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來應(yīng)對。2.公司正在開展績效評估，努爾應(yīng)主管的要求撰寫自我評估，描述自己的優(yōu)點和缺點?？墒?，她每次在鍵盤前想開始寫，都不知道怎么寫，什么樣的開始策略最適合她？（）預(yù)測讀者的問題解釋：非最佳選項。如果努爾打算提出一個可能會讓讀者產(chǎn)生嚴重顧慮的想法，那么開始寫作時，預(yù)測讀者問題是一個不錯的策略。在本例中，努爾面對的寫作挑戰(zhàn)是不知道應(yīng)該寫什么，這需要其他策略來應(yīng)對。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非最佳選項。如果努爾需要涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時，擬一個傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，而現(xiàn)在，努爾需要一個能讓她文思泉涌的策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最佳選項。如果努爾與一個團隊合作，或者需要激發(fā)創(chuàng)意，那么開始撰寫時，使用頭腦風(fēng)暴式提綱更有效，而現(xiàn)在，她需要一個能讓她文思泉涌的策略。（）嘗試自由寫作解釋：最佳選項。自由寫作打破寫作障礙的絕佳方式。3.納賽爾受命擬定一個計劃，對公司內(nèi)潛在的危機進行預(yù)測和應(yīng)對。她對撰寫這樣的計劃缺乏經(jīng)驗，盡管他知道這個計劃中需要包含哪些信息，但卻不確定應(yīng)該從哪入手。納賽爾最好通過什么樣的策略開始寫作？（）預(yù)測者的問題解釋：非最佳選項。如果納賽爾打算提出一個可能會讓讀者產(chǎn)生嚴重顧慮的想法，那么開始寫作時，預(yù)測讀者產(chǎn)生嚴重顧慮的想法，那么開始寫作時，預(yù)測讀者問題更合適，但現(xiàn)在是要擬定危機管理計劃，所以需要采用其他策略。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：最佳選項。由于納賽爾要涉及的主題很復(fù)雜，而且他缺乏撰寫此類計劃的經(jīng)驗，所以擬定傳統(tǒng)式提綱是很好的策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最佳選項。如果納賽爾與一個團隊合作，則使用頭腦風(fēng)暴式提綱更合適。但現(xiàn)在是要擬定危機管理計劃，所以需要采用其他策略。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項。如果納賽爾不知道應(yīng)該在計劃中包含哪些信息，自由寫作會是更好的策略。而在本例中，他需要采用其他策略。4.莎倫加入了一個小委員會，他們要起草一份關(guān)于培訓(xùn)新員工的建議書，委員會已經(jīng)收集了信息，準(zhǔn)備開始撰寫，莎倫應(yīng)該建議通過什么樣的策略開始寫作？（）預(yù)測讀者的問題解釋：非最佳選項。根據(jù)莎倫的預(yù)測，人們對培訓(xùn)建議書不會有什么強烈的反對，所以預(yù)測讀者問題不是最有效的策略，在此示例中，她需要采用其他策略。（）擬一份傳統(tǒng)式提問解釋：非最佳選項。如果莎倫需要涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時，擬一個傳統(tǒng)式提綱更有效，在此示例中，她需要采用其他策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：最佳選項。如果您與一個團隊合作，那么開始撰寫時，使用頭腦風(fēng)暴式提綱是最好的策略。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項。如果莎倫遇到了寫作障礙，那么開始撰寫時，自由寫作更有效，要開始撰寫培訓(xùn)建議書，莎倫和委員會需要采用其他策略。組織材料核心概念:選擇組織方法通過選擇最適當(dāng)?shù)慕M織方式，您可以更清楚地向讀者傳達信息。下面列出了各種類型的寫作及其適用的組織方式。重要性排序法對于許多內(nèi)部文檔，撰文者通常會采用“結(jié)論先行”(BLOT)法。將最關(guān)鍵的信息放在文檔開頭，您可以幫助忙碌的讀者快速看到最重要的信息。時序法按照時序法，您可以按發(fā)生的先后順序列出事件，進而說明主題。當(dāng)文檔的內(nèi)容包含產(chǎn)品發(fā)展史這樣的信息時，這種方法非常有用。使用此方法時： 抓住重要、有巨大影響的事實。 利用視覺設(shè)計突出重要信息，例如您的關(guān)鍵信息，因為使用這種發(fā)展時序法時可能會遺漏這些信息。 如果有五個以上的日期，應(yīng)避免每個句子都以日期開頭。 過程和程序法過程和程序法對指導(dǎo)說明和用戶手冊都適用?？偟膩碚f，過程就是要描述在各個階段由誰做什么、發(fā)生了什么或?qū)⒁l(fā)生什么。由于這些階段的發(fā)生與讀者無關(guān)，因此請使用第三人稱進行敘述。例如：“發(fā)票應(yīng)首先交給費用發(fā)生部門批準(zhǔn)，然后再交給會計付賬。”程序則按照完成目標(biāo)所需的順序提供讀者可以實際采取的行動步驟。由于程序是一系列設(shè)定好的步驟，所以陳述的方式與軟件安裝說明或者菜譜是一樣。描述步驟時請使用第二人稱，每一步都以表示該行動的動詞開頭。例如：“請給發(fā)票加蓋日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部門記錄”。無論使用哪一種方法，都應(yīng)注意下列事項： 以表格形式陳述正式程序，并給每一步編號。 按照發(fā)生的準(zhǔn)確順序陳述過程或程序中的階段或步驟。 空間排列法空間排列法適用于出差報告、機械說明以及銷售研究報告。將其想像成一幅二維或三維地圖，帶領(lǐng)讀者在您的主題中徜徉，以幫助他們理解您的信息。例如，要解釋公司的銷售區(qū)域規(guī)劃，您首先應(yīng)該講述洛杉磯的發(fā)展機遇，然后介紹紐瓦克的新客戶，最后再講一講華盛頓特區(qū)的政府潛在客戶。使用此方法時： 設(shè)定具體、連貫而便于理解的順序，例如從左至右、從上到下或由內(nèi)而外。 用細節(jié)描述充實每一個空間，為讀者創(chuàng)造生動的影像。 有意識地使用富于變化的語句和新的措辭來替代陳詞濫調(diào)，以吸引讀者的注意力。 比較和對比法比較和對比法用于展示各種概念的相似或不同之處。這種方法很適合可行性研究、調(diào)查結(jié)果和計劃報告。當(dāng)您想評估兩種可能性各自的優(yōu)缺點時，這種方法格外有效。例如，在研究了兩種可能性之后，您建議在市區(qū)的某個地點設(shè)立新辦公室，為此，您可以按下列順序陳述研究結(jié)果： 優(yōu)點：地點A和地點B 缺點：地點A和地點B 具體到一般法或一般到具體法具體到一般法或一般到具體法適用于工作指令、培訓(xùn)資料和客戶服務(wù)信件。在使用這兩種方法時，需要考慮的關(guān)鍵問題是：“我的讀者已經(jīng)了解了多少？”回答了此問題后，即可從讀者熟悉的信息開始寫文檔。例如，在宣布所有部門領(lǐng)導(dǎo)都必須修改每月預(yù)算時，可以使用具體到一般法創(chuàng)建送給會計部的備忘錄。由于是會計團隊發(fā)起的要求，因此在給他們的備忘錄中應(yīng)首先重申他們提出的修改細節(jié)，然后從更廣的角度講述此次修改會對全公司產(chǎn)生的影響。對于其他所有部門，則分別單獨起草備忘錄，首先從最高層面對該要求進行描述，然后闡述每個團隊為了修訂預(yù)算必須實施的具體調(diào)整。務(wù)必隨時對讀者可能不熟悉的關(guān)鍵術(shù)語給出解釋。使用此方法時： 確定您的讀者對該主題已經(jīng)了解了多少。 以讀者熟悉的信息開始寫文檔。 對熟悉該主題的讀者采用具體到一般法。 對不熟悉該主題的讀者采用一般到具體法。 盡可能將關(guān)鍵信息置于開頭。 分析法要使用分析法，應(yīng)首先提出一個假設(shè)，然后通過設(shè)問嚴格檢驗其真實性。這種方法適用于技術(shù)報告、年報和財務(wù)分析。使用此方法時： 務(wù)必將假設(shè)的每個方面都包括進來，以避免說服力不強甚至更糟的情況，即做出錯誤的業(yè)務(wù)決策。 從以下幾個方面分析您的資料：相似之處、不同之處、邏輯聯(lián)系、內(nèi)在含意以及建議采取的行動。 為非技術(shù)型讀者簡化技術(shù)方面的語言，這樣做在撰寫面向大眾的公司報告時尤有必要。 互動練習(xí):組織對于您負責(zé)的每個寫作主題，必須選擇最合適的組織方法。1.伊麗莎白需要撰寫一份正式的投訴，追溯一系列談話和行動。她需要采用什么方法來組織該文檔的內(nèi)容？（）分析法解釋：非最佳選項。如果伊麗莎白撰寫的是技術(shù)報告、年報或財務(wù)分析，那么分析法更為合適。（）時序法解釋：最佳選項。伊麗莎白的正式投訴需要追溯一系列事件，這些事件的發(fā)生有特定的順序，所以應(yīng)該采用時序法組織。（）過程和程序法解釋：非最佳選項。如果伊麗莎白撰寫的是指導(dǎo)說明或用戶手冊，那么過程和程序法更為合適。2.邁爾斯必須寫一封信，解釋如何使用新服務(wù)。這封信將發(fā)給公司所有的活躍客戶。他應(yīng)該采用什么方法來組織信件的內(nèi)容？（）空間排列法解釋：非最佳選項。如果邁爾斯要撰寫的是出差報告、某設(shè)備的說明或是研究報告，那么空間排列法是不錯的選擇。（）比較和對比法解釋：非最佳選項。如果邁爾斯撰寫的是可行性分析、調(diào)查結(jié)果或規(guī)劃報告，那么比較和對比法更合理。（）具體到一般法或一般到具體法解釋：非最佳選項。通過一般到具體法，邁爾斯可以先向讀者大體介紹新服務(wù)，然后提供使用服務(wù)說明。3.亞斯明受命撰寫一份報告，向高管團隊介紹她小組最近的研究結(jié)果，她需要采用什么方法來組織該文檔的內(nèi)容？（）重要性排序法解釋：非最佳選項。亞斯明的讀者是忙碌的高管。重要性排序法能夠讓他們在報告開關(guān)就讀到最重要的信息。（）時序法解釋：非最佳選項。如果亞斯明撰寫的是追溯一系列事件的文檔，那么時序法更為合適。（）過程和程序法解釋：非最佳選項。如果亞斯明撰寫的是指導(dǎo)說明或用戶手冊，那么過程和程序法更為合適。撰寫初稿核心概念:粗略寫完核心概念當(dāng)您坐下來開始撰寫初稿時，請記住：完成寫作是第一要務(wù)，遠比恰當(dāng)?shù)靥幚砻總€細節(jié)要重要得多！初稿的句子結(jié)構(gòu)、拼寫、語法和標(biāo)點符號都可以粗略一點。只有您一個人看而已。粗略完成初稿有兩大好處。第一，能讓您的思路集中在自己想要寫入文檔的關(guān)鍵想法上。第二，由于您在完成初稿時只投入了少量的時間和精力，所以若要改變材料的順序或?qū)⑵渫耆珌G棄，感覺可能會舒服點。正在撰寫初稿？暫時抑制您改錯的沖動。從讓您感覺最容易下筆的地方開始在寫作時，寫得簡約跟寫好一樣難以做到。 W薩姆賽特毛姆(W. Somerset Maugham)沒有任何規(guī)定要求您必須從頭開始。將寫作大綱或?qū)懽饔媱潝[在面前，并參照它來確定從哪兒動筆會讓您覺得最方便。大多數(shù)寫作經(jīng)驗豐富的人都會到最后才寫引言部分，因為在知道了結(jié)論之后更容易寫出精彩的開篇之語。例如，選擇一個大標(biāo)題，然后就這個標(biāo)題寫上一段。寫完之后，再選擇下一項讓您感覺容易下筆的內(nèi)容來寫，依此類推。不時停筆，將草稿與您的計劃進行對比。按“類別”寫作寫重要信件時，如果您沒辦法將其分割為若干易于駕馭的部分，則會感到難以下筆。如果您將其視為一系列更小的任務(wù)，寫作質(zhì)量必定能提升。下表列出了在幾類文檔中常常會出現(xiàn)的類別。技術(shù)文檔的特殊注意事項在起草面向非技術(shù)型受眾的技術(shù)文檔時，要多花一點時間分析您的受眾。確保您準(zhǔn)確掌握了以下問題的答案：受眾對該主題有多少了解？有一種經(jīng)驗證對許多撰文者都很有用的方法是分兩欄寫。一欄中寫下針對技術(shù)型讀者的信息。另一欄則針對非技術(shù)型讀者，對前一欄中的信息進行精簡。確定段落結(jié)構(gòu)聚焦段落對于任何文檔來說，段落都是最基本的組成部分。它們能揭示您文檔中的思路，幫助讀者理解您要傳達的信息。有效的段落具備以下特征： 集中在一個想法或一個主題上。也就是說，一個段落只針對一個主題，通常第一句就會開篇明義，余下的句子則會繼續(xù)論述這個主題。 六行左右。 句子的結(jié)構(gòu)和長度并不相同。 符合您撰寫文檔的目的。 例如，下面的段落取自關(guān)于在組織中推行高管輔導(dǎo)計劃的報告。注意這個段落是如何展現(xiàn)上面列出的各個特征的。許多公司通過教練式輔導(dǎo)概述高管的業(yè)績。最近的一項調(diào)查表明，財富500強企業(yè)中有40%到50%通過內(nèi)部項目或外部輔導(dǎo)員對高管進行輔導(dǎo)。教練式輔導(dǎo)正快速得到公司的認可。在一份針對美國和歐洲200家公司的人力資源專家的調(diào)查中，57%的受訪者稱，過去一年中，教練式輔導(dǎo)在他們的公司中應(yīng)用得更加頻繁。自然過渡我文中的每個字都經(jīng)過了反復(fù)推敲，經(jīng)常要擦掉重寫，而且往往這樣反復(fù)好幾次。所以，我鉛筆上的橡皮總是比鉛筆早逝。伏拉地米爾納波科夫(Vladimir Nabokov)在構(gòu)建段落時，應(yīng)思考一下每個段落應(yīng)怎樣融入整個文檔。如果段落之間及段落中的句子之間能自然過渡，就可以幫助讀者看清各種觀點之間的聯(lián)系以及論證是如何展開的。考慮下面的段落。過渡句以黑體表示：提議增加餐館座位的人沒有提供任何有關(guān)工程建設(shè)、運作成本以及稅金的估算。沒有這些估算，評估他們的建議書只會浪費時間。就算工程建設(shè)成本合理且可控，我們?nèi)詴媾R很高的收益不確定性風(fēng)險。誰都不知道座位增加一倍會對年收入產(chǎn)生什么影響。假設(shè)收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加75%？上述示例段落都有各自關(guān)注的主題：第一段討論擴展現(xiàn)有餐館的成本，第二段討論如果擴展，收入可能增加多少。過渡性陳述自然地實現(xiàn)了兩個主題的過渡。在段落的句子之間，過渡詞或詞組也能讓您自然地過渡。看看下面的過渡詞示例（黑體顯示），它自然地完成了段落中兩個句子的過渡：我們的庫存管理人員嚴格控制著原料或成品。因此，營運資本需求已經(jīng)下降了8個百分點。在這個例子中，因此一詞建立了兩個句子間的因果關(guān)系。其他有用的過渡表達還有：結(jié)果、此外、同樣、同時、例如、最后、另一方面、而且以及然而?；泳毩?xí):評估段落這些段落是否緊扣主題、易于理解？（1）進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。（2）他們富有遠見。（3）這樣的公司有足夠的信息來決定將產(chǎn)品瞄準(zhǔn)哪個市場。（4）他們可以相應(yīng)地推出系列產(chǎn)品、進行創(chuàng)新并進行營銷活動。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。（6）成功的其他關(guān)鍵因素還包括戰(zhàn)略是否合理、公司處理未預(yù)見的障礙時是否敏捷靈活。上面的段落有什么缺陷？（）所有句子的結(jié)構(gòu)大致相同。解釋：正確選項。段落中的句子都是主語開頭，謂語動詞緊隨其后。如果某些句子能換個開關(guān)，整個段落會更加有趣易讀：例如，加入一些介詞短語，如“在激烈的競爭中，進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。”（）某些句子與段落主題無關(guān)。解釋：正確選項。這是段落最大的缺陷，第一句表明段落主要是市場調(diào)查的優(yōu)勢。但第二、五、六句與這個主題無關(guān)。這導(dǎo)致整個段落傳達出的信息不一致。（）段落太長。解釋：非最佳選項。對于讀者來說，這個段落并不算長。（）沒有過渡語解釋：正確選項。這個段落沒有用來承接上下文的過渡語。例如“進行市場調(diào)查的公司具備一個固有的優(yōu)勢。利用這些調(diào)查結(jié)果，他們可以推出系列產(chǎn)品，進行創(chuàng)新”沒有過渡語，段落顯得有些脫節(jié)。2.（1）在經(jīng)模擬用戶企業(yè)培訓(xùn)時有巨大的潛力。（2）在傳統(tǒng)培訓(xùn)環(huán)境中，學(xué)員只能嘗試從讀寫資料中吸收知識，而參與在線模擬培訓(xùn)的學(xué)員卻可以在毫無風(fēng)險的環(huán)境中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技能，從而真正掌握知識。（3）另外，在線模擬會讓學(xué)員覺得有趣、吸引人甚至是一種變革。這種體驗?zāi)軌蜣D(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。（4）因此，投資在線模擬培訓(xùn)定能獲得極高的回報。上面的段落有什么優(yōu)點，是什么讓這個段落有效傳達信息？（）每一句都介紹了一個新的主題。解釋：非正確選項。這個段落中所有的句子都與第一名闡述的主題有關(guān)，所有才能有效傳達信息。（）段落中包含過渡語。解釋：正確選項。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點之間的聯(lián)系，并自然地從一句過渡到下一句。（）整個段落只有一個中心思想。解釋：正確選項。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓(xùn)的潛力。其他的句子都與這個主題相關(guān)，因此整個段落傳達的思想是一致的。（）句子的長度和結(jié)構(gòu)是一致的。解釋：非正確選項。所有句子的結(jié)構(gòu)和長度并不千篇一律，這讓段落更有趣易讀。內(nèi)容編輯核心概念:讓您的信息重點明確核心概念寫完初稿后，應(yīng)該仔細檢查，看看所有主要觀點的闡述是否符合邏輯、緊扣中心意思且清楚明確。詢問自己是否清楚傳達了關(guān)鍵信息。是否納入了讀者需要的所有信息來幫助他們了解需要做些什么？這些信息是否準(zhǔn)確？如果您是通知最后期限或者是要求讀者采取行動，則應(yīng)使用清楚標(biāo)記，以便讀者一眼就能明白需要怎么做。最后，檢查您在論述各部分之間是否順利地實現(xiàn)了過渡。如果您發(fā)現(xiàn)文檔在這些方面存在不足，應(yīng)進行編輯，彌補這些缺陷。您的初稿中是否傳達了讀者需要采取行動的信息？有策略地排列關(guān)鍵信息初稿中另一個需要關(guān)注的要素就是關(guān)鍵信息的位置。您最想讓讀者記住的一點是什么？在大多數(shù)情況下，您應(yīng)將該信息放在文檔開頭。如果關(guān)鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會略過不看。如果您確定讀者可能不愿接受您的觀點，則需要巧妙地安排關(guān)鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關(guān)注的地方。您會發(fā)現(xiàn)，在介紹關(guān)鍵信息之前為其做些鋪墊會更有幫助?；卮鹱x者的問題：“為什么？”您的文檔不僅要闡述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息為什么重要。例如，如果您的關(guān)鍵信息是您需要更多的時間來完成某項目的工作，您就不能一說完需要便結(jié)束，還應(yīng)從以下方面對原因做出解釋： 如果您不能獲得更多的時間，會發(fā)生什么情況 延長時間會對哪些人造成影響 延長時間會對您正在從事的其他項目造成什么影響 您的讀者會受到什么影響 在撰寫文檔時，務(wù)必要清楚說明您的關(guān)鍵信息會造成哪些與受眾有關(guān)的影響。例如，與其僅僅是寫：“選項A比選項B好?！辈蝗鐚懀骸斑x項A比選項B好，因為前者能夠為我們節(jié)約30%的年度開支成本?！备吖芤暯?傳達戰(zhàn)略高管視角如果你的戰(zhàn)略能在乘坐電梯的一分鐘空檔內(nèi)說清楚，或者能寫在一小片紙上，當(dāng)然，語言要流暢，不能有太多的逗號或分號，那么這個戰(zhàn)略就可以執(zhí)行并能發(fā)揮作用。切記，在戰(zhàn)略中不要使用任何花哨的口號，特別是在我們這一行，也不要使用任何很專業(yè)的詞語，雖然我們總是非常熱衷于此。戰(zhàn)略必須非常簡單易懂，盡可能扼要，這樣才便于團隊實施。以O(shè)range集團戰(zhàn)略為例。這個文檔非常大，我們?yōu)榇俗隽撕芏嗉氈碌墓ぷ?。這個文檔以客戶為中心，當(dāng)然也應(yīng)該如此，但Orange集團的33,000名員工不太能理解這個文檔。而我需要他們每個人的幫助、參與、執(zhí)行和努力，需要他們在該戰(zhàn)略上投入全部的精力，所以一直以來，我們首先要做的，就是讓戰(zhàn)略通俗易懂，并提出：“在Orange集團，這是決定因素，是我們戰(zhàn)略的全部，我們需要員工每天都奉行?！痹诮桓对搼?zhàn)略的過程中，他們每個人都扮演著不同的角色。我們有必要把文檔的實質(zhì)提取出來，把它濃縮精煉成簡簡單單的一張紙，使之淺顯易懂，每位員工都能理解，都知道在執(zhí)行和交付戰(zhàn)略的過程中，自己能夠起到或應(yīng)該起到什么作用。如果你的目標(biāo)不夠清楚明白，就不用指望一流的執(zhí)行效果了。獲得成果的最佳方法是讓戰(zhàn)略變得簡單易懂、可以執(zhí)行并讓每個人都能理解。桑吉阿華加(Sanjiv Ahuja)Orange集團首席執(zhí)行官桑吉阿華加在印度德里大學(xué)拿到電子工程學(xué)士學(xué)位，之后在紐約哥倫比亞大學(xué)拿到計算機科學(xué)碩士學(xué)位。1979年，他加入IBM擔(dān)任軟件工程師。在這家公司，他度過了15個年頭，期間任過各種管理職位，最高的職位包括帶領(lǐng)公司進入電信軟件行業(yè)。離開IBM后，他成為Telcordia科技公司（前身為貝爾通信實驗室）的總裁，這家公司是世界上電信行業(yè)最大的運營支持系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)軟件及咨詢與工程服務(wù)提供商。之后，他加入位于加州的Comstellar科技公司，擔(dān)任首席執(zhí)行官。2003年4月，桑吉阿華加進入Orange集團，擔(dān)任首席運營官，2004年3月升任首席執(zhí)行官。他是法國電信集團管理委員會的成員。2006年5月，桑吉阿華加還被任命為吉百利史威士股份有限公司的非執(zhí)行董事。風(fēng)格編輯為您的初稿注入視覺沖擊力寫作光是清楚、準(zhǔn)確而連貫是不夠的。讀者需要在粗覽文檔之后就能找到關(guān)鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。如果一份文檔易于閱讀且關(guān)鍵信息能躍然紙上，該文檔就具有視覺沖擊力?；〞r間打造能夠吸引受眾的視覺結(jié)構(gòu)。利用視覺效果增強手段，可以使要傳達的要點從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定擁有所需的格式功能或程序，以至于不能以您創(chuàng)建時使用的格式打開文檔，甚至根本無法打開。下面列出了一些視覺效果增強手段： 用大字標(biāo)題突出最關(guān)鍵的要點 句子長度不超過20個字 使用簡短的段落和句群，最多5到6行 適當(dāng)留出空白區(qū)域 用粗體和斜體突出重要信息 對列舉的條目使用圓點或序號，哪怕是在句子當(dāng)中 利用表格分類組織信息 核心概念:讓語氣貼近受眾核心概念您所撰寫內(nèi)容的語氣應(yīng)該適合目標(biāo)讀者。例如，隨意、幽默而不那么正式的語氣可能適合您熟悉的同事，但不適合客戶或上級。尖銳、前瞻性的語氣可能適合為公司內(nèi)部通訊撰寫的觀點類文章，而不適合公司的年報。語氣自您的遣詞造句中來。行文要使用正式、專業(yè)的語氣時，應(yīng)使用第三人稱，所有的觀點都要用完整的句子來表達。例如：許多公司通過教練式輔導(dǎo)來改善高管的業(yè)績。若使用得當(dāng)，非正式、幽默的語氣能夠拉近與讀者的距離。要達到這種效果，可以使用縮寫、第二人稱和不那么完整的句子。例如：您是不是把改善高層領(lǐng)導(dǎo)者業(yè)績的希望寄托在教練式輔導(dǎo)上？如果是這樣，那您并不孤獨。您所撰寫文檔的語氣是會取悅讀者，還是會冒犯他們？檢查文檔是否簡明扼要最有價值的才能是在能用一個詞表達的時候從不用兩個詞。 托馬斯杰斐遜(Thomas Jefferson)許多作者喜歡使用復(fù)雜冗長的詞、詞組或句子，錯誤地認為這樣顯得自己很聰明或知識淵博。實際上，要實現(xiàn)您的目標(biāo)，簡單明了的語言遠比華而不實要好。例如，與其寫：“我們將召開一次為期很短的預(yù)規(guī)劃會議，目的在于趕在南希的委員會繼續(xù)前進之前將分配給他們的任務(wù)整合一下?！辈蝗鐚懀骸拔覀儗㈤_個短會，趕在南希的委員會繼續(xù)前行之前，將他們的工作整合一下?！痹跈z查初稿是否精煉時，應(yīng)自問下列問題： 每一段是否都已限制在6行以內(nèi)？ 每一段是否只集中講述一個想法？ 句子長度是否不超過15到20個字？ 是否盡量刪去了不必要的文字？ 如果所有問題的答案均為“否”，則需要修改，讓文稿更簡潔。高管視角:不要過分追求細節(jié)高管視角當(dāng)我還是財務(wù)這行的“新兵”時，在一家電子公司當(dāng)會計主管。我們要接收到很多報告，也有太多報告要給別人，這讓我們很驕傲。那個時候，這樣的工作似乎是很有價值的。我還記得那時候我拼命工作、超時加班，就為了準(zhǔn)備這些報告?，F(xiàn)在回頭看看，我實在想不出要這么做的理由。從中我學(xué)到了一點，那就是如果公司因為錯誤的產(chǎn)品戰(zhàn)略或市場組合而陷入困境，那再關(guān)注細節(jié)也救不了你。我們?yōu)楣咀隽私y(tǒng)計數(shù)據(jù)、數(shù)字和分析，但說實話，人們不可能會看。沒人會讀完這些東西并消化吸收它。我們當(dāng)時太沉溺于這些細節(jié)，以致于公司業(yè)務(wù)和市場完全脫節(jié)。事后回顧，我才悟出：“這不是前進的道路。公司不是這樣管理的?！蔽业玫搅私逃?xùn)，這個教訓(xùn)很重要，我在以后供職的公司中一直嘗試讓人們吸取我的教訓(xùn)，那就是不要過分追求細節(jié)。讓業(yè)務(wù)盡可能簡單，通過關(guān)鍵績效指標(biāo)，也就是KPI來管理業(yè)務(wù)。最近剛好有這樣一個例子：我們的下屬公司要給我們做個演示。他們大概做了200多張幻燈片，就為了證明一個相對簡單的業(yè)務(wù)重組是合理的。他們準(zhǔn)備用將近一個小時的時間來向我們解釋，但后來的情況演變成：“你們要干嘛？”“我們要做XYZ?！薄昂?。有沒有三四張關(guān)鍵的幻燈片？”“有。”“好，就讓我們看看這些關(guān)鍵的?！庇谑蔷统闪?。“同意。下一個?！边@些人呆呆地站在講臺上，完全不需要演示剩下的196張幻燈片。他們不知道我們是不是認真的，不知道我們是太惱火了要解雇他們，還是沒把他們當(dāng)回事。事實是，你根本用不著200張幻燈片來說明一個觀點。有太多人因為缺乏自信或為了證明自己的正確而躲在一大堆細節(jié)后面?？屏执?Colin Day)利潔時公司的首席財務(wù)官科林戴從1973年在柯達公司做見習(xí)會計起開始了他的職業(yè)生涯。一年后他加入了英國燃氣公司，在那里呆了5年，先后擔(dān)任過內(nèi)部審計、管理會計和項目會計。1980年，進入DeLaRue集團，8年時間里，他在該集團及其子公司Crosfield電子公司先后擔(dān)任過各種財務(wù)和會計職位。在離開公司前，他已晉升至集團財務(wù)總監(jiān)。1988年，他加入了ABB集團，擔(dān)任上市公司ABBKentPlc.的集團財務(wù)總監(jiān)，并晉升至ABB儀表有限公司的集團財務(wù)總監(jiān)。1995年至2000年，他擔(dān)任Aegis集團的集團財務(wù)總監(jiān)。離開Aegis后，科林戴又在利潔時擔(dān)任了5年的集團首席財務(wù)官。此外，他還在易捷航空公司和Bell集團分別擔(dān)任了4年和5年的非執(zhí)行董事。使用主動語態(tài)思考以下例句：電話是客戶打來的。這個句子有什么問題？這個句子使用的是被動語態(tài)，這種語法結(jié)構(gòu)缺乏影響力。要想讓句子更有影響力，應(yīng)該改成：客戶打來了電話。請注意第二句，它包含了主動做某事的主語。一般情況下，通過主語與動詞的關(guān)系即可判斷一個句子是否為被動句，被動句的主語通常是動詞所示動作的受動者。例如：會議在大會議室舉行。檢查