公章管理及使用管理辦法

公章管理及使用管理辦法一、引言大家好！我在公章管理及使用相關(guān)領(lǐng)域已經(jīng)工作二十年了，深知公章對(duì)于我們公司運(yùn)營(yíng)的重要性。公章就像是公司的“身份標(biāo)識(shí)”和“信用憑證”，它的每一次使用都代表著公司的意志和承諾。所以，為了規(guī)范公章的管理和使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序，我們制定了這份管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并遵守，讓我們一起把公章管理工作做好。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有公章的管理與使用，這里所說(shuō)的公章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。無(wú)論你在哪個(gè)部門(mén)，只要涉及到這些公章的使用，都要按照本辦法的規(guī)定來(lái)執(zhí)行。三、管理原則我們遵循“嚴(yán)格管理、規(guī)范使用、責(zé)任明確”的原則來(lái)管理公章。嚴(yán)格管理就是要對(duì)公章的刻制、保管、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格把控；規(guī)范使用要求大家在使用公章時(shí)必須按照規(guī)定的流程和要求來(lái)操作；責(zé)任明確則是要讓每一個(gè)使用和管理公章的人都清楚自己的職責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。四、公章的刻制（一）刻制申請(qǐng)如果公司因?yàn)闃I(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要刻制新的公章，相關(guān)部門(mén)要填寫(xiě)《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制公章的原因、名稱、規(guī)格等信息。然后提交給公司的行政管理部門(mén)進(jìn)行審核。我們鼓勵(lì)大家在申請(qǐng)時(shí)盡量提供詳細(xì)準(zhǔn)確的信息，這樣可以加快審核的進(jìn)度。（二）審核與批準(zhǔn)行政管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，會(huì)對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，還要報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。只有經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的刻制申請(qǐng)，才能進(jìn)行下一步的刻制工作。希望大家理解，這一系列的審核和批準(zhǔn)流程是為了確保公章刻制的合法性和規(guī)范性。（三）刻制與備案獲得批準(zhǔn)后，由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，要及時(shí)到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案。備案是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它可以保證我們公司公章的合法性和唯一性，大家一定要重視。五、公章的保管（一）保管人員公司的每一枚公章都要確定專門(mén)的保管人員。保管人員要具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，能夠嚴(yán)格遵守公章管理的各項(xiàng)規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，公司公章由行政管理部門(mén)指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人保管，合同專用章由業(yè)務(wù)部門(mén)指定專人保管等。保管人員要確保公章的安全，不得隨意將公章交給他人保管。（二）保管要求公章要存放在專門(mén)的保險(xiǎn)柜或其他安全的地方，并且要做到“人走章鎖”。保管人員要定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，查看公章是否有損壞、丟失等情況。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告。我們希望保管人員能夠認(rèn)真履行自己的職責(zé)，像守護(hù)自己的寶貝一樣守護(hù)好公章。（三）交接手續(xù)如果保管人員發(fā)生變動(dòng)，要辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接時(shí)，要填寫(xiě)《公章交接登記表》，詳細(xì)記錄公章的名稱、交接時(shí)間、交接雙方等信息。雙方要在登記表上簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。這樣可以避免在交接過(guò)程中出現(xiàn)公章管理的漏洞。六、公章的使用（一）使用申請(qǐng)當(dāng)需要使用公章時(shí)，使用人要填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明用章的事由、文件名稱、份數(shù)等信息。如果是重要的文件或合同，還需要附上相關(guān)的文件資料。使用人要如實(shí)填寫(xiě)申請(qǐng)表，不得隱瞞或虛報(bào)用章情況。（二）審核與批準(zhǔn)申請(qǐng)表填寫(xiě)好后，要先提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)根據(jù)用章的情況進(jìn)行判斷，看是否符合公司的規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。審核通過(guò)后，再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于一些涉及重大利益的用章申請(qǐng)，可能還需要經(jīng)過(guò)公司的相關(guān)會(huì)議討論決定。希望大家在申請(qǐng)用章時(shí)能夠提前做好準(zhǔn)備，確保申請(qǐng)能夠順利通過(guò)審核和批準(zhǔn)。（三）用章登記獲得批準(zhǔn)后，使用人要到公章保管人員處進(jìn)行用章登記。保管人員會(huì)在《公章使用登記簿》上記錄用章的時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。使用人要在登記簿上簽字確認(rèn)。這樣做可以方便我們對(duì)公章的使用情況進(jìn)行追溯和查詢。（四）用章操作保管人員在使用公章時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)用章的文件和申請(qǐng)表的內(nèi)容是否一致。如果發(fā)現(xiàn)不一致，要及時(shí)與使用人溝通，核實(shí)情況。用章時(shí)要保證蓋章清晰、位置正確，不得在空白的文件或紙張上蓋章。如果因?yàn)樘厥馇闆r需要在空白文件上蓋章，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)的特別批準(zhǔn)，并且要做好記錄。我們希望保管人員能夠嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行用章，確保公章使用的準(zhǔn)確性和安全性。七、特殊情況處理（一）緊急用章如果遇到緊急情況需要使用公章，而又無(wú)法及時(shí)辦理審批手續(xù)時(shí)，使用人可以先通過(guò)電話等方式向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。獲得同意后，保管人員可以先予用章，但事后使用人要及時(shí)補(bǔ)辦審批和登記手續(xù)。我們理解在緊急情況下可能會(huì)出現(xiàn)一些特殊情況，但事后一定要按照規(guī)定補(bǔ)齊手續(xù)，這樣才能保證公章管理的規(guī)范性。（二）外借公章原則上，公章不得外借。如果因?yàn)樘厥庠蛐枰饨韫?，必須?jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。外借時(shí)，要填寫(xiě)《公章外借申請(qǐng)表》，明確外借的時(shí)間、用途、借用人等信息。借用人要對(duì)公章的安全負(fù)責(zé)，不得將公章轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。外借的公章歸還時(shí)，保管人員要進(jìn)行檢查，看公章是否有損壞或異常情況。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政管理部門(mén)要定期對(duì)公章的管理和使用情況進(jìn)行檢查。檢查的內(nèi)容包括公章的保管情況、使用審批情況、登記記錄等。一般來(lái)說(shuō)，每季度要進(jìn)行一次全面的檢查，每月要進(jìn)行一次抽查。通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)公章管理中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。（二）違規(guī)處理如果發(fā)現(xiàn)有違反公章管理辦法的行為，我們會(huì)根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行處理。對(duì)于情節(jié)較輕的，會(huì)給予批評(píng)教育；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的，會(huì)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰；如果涉及違法犯罪的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。希望大家能夠嚴(yán)格遵守公章管理辦法，不要觸碰紅線。九、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。如果大家在執(zhí)行過(guò)程中對(duì)辦法的內(nèi)容有疑問(wèn)，可以向行政管理部門(mén)咨詢。（二）生效時(shí)間本辦法自發(fā)布之日