煙臺(tái)市會(huì)計(jì)檔案管理辦法

煙臺(tái)市會(huì)計(jì)檔案管理辦法?一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)煙臺(tái)市各單位會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合煙臺(tái)市實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于煙臺(tái)市行政區(qū)域內(nèi)國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。煙臺(tái)市財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)全市會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證類1.原始憑證，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證。2.記賬憑證，是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。3.匯總憑證，是將一定時(shí)期內(nèi)反映同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類1.總賬，是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細(xì)賬，是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對(duì)會(huì)計(jì)要素具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬簿。3.日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，是指登記固定資產(chǎn)各種資料的卡片，是固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)分類核算的一種賬簿形式。5.其他輔助性賬簿，是對(duì)某些在序時(shí)賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充登記時(shí)使用的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類1.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，是指月度、季度、半年度終了提供的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，通常僅指會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，是指年度終了對(duì)外提供的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及相關(guān)附表。（四）其他會(huì)計(jì)資料類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法。2.銀行對(duì)賬單，是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的紀(jì)錄，也可以作為企業(yè)資金流動(dòng)的依據(jù)。3.納稅申報(bào)表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，是單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)所編制的詳細(xì)記錄。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，是記錄和反映單位會(huì)計(jì)檔案保管情況的書面文件。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，是記錄和反映單位會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的書面文件。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月、按編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè)，標(biāo)明月份、季度、年起止、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù)，由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章（包括制單、審核、記賬、主管），裝訂后要在封面上編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱。3.會(huì)計(jì)賬簿按年編號(hào)，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬等。年度終了后，應(yīng)將各種賬簿裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、編號(hào)等，并由記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或者蓋章。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、報(bào)告所屬年度、種類等，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。2.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。（三）歸檔手續(xù)1.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管要求1.單位應(yīng)當(dāng)建立符合要求的會(huì)計(jì)檔案室（柜），配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按年度、類別、保管期限等進(jìn)行科學(xué)排列，便于查找和利用。3.對(duì)磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。4.單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，嚴(yán)格辦理查閱、復(fù)制手續(xù)。（二）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》附表執(zhí)行。（三）保管責(zé)任1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管負(fù)有主要責(zé)任，應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。2.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案期間，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的保管責(zé)任，按照規(guī)定的保管要求進(jìn)行管理。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）利用權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）復(fù)制規(guī)定1.如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制件。2.向外單位提供會(huì)計(jì)檔案復(fù)制件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。（二）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定其是否可以銷毀。2.經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（1）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（2）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。（3）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。2.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。（四）不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。2.單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。七、特殊情況的處理（一）單位分立1.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。2.單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。3.單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。（二）單位合并1.單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。2.單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。（三）建設(shè)單位項(xiàng)目建設(shè)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。（四）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體煙臺(tái)市財(cái)政部門和檔案行政管理部門應(yīng)定期對(duì)各單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀