財政采購管理暫行辦法

財政采購管理暫行辦法一、引言在當今企業(yè)的運營中，財政采購是一項至關(guān)重要的工作，它涉及到企業(yè)資金的合理使用和資源的有效配置。為了規(guī)范公司的財政采購行為，提高采購資金的使用效益，保證采購質(zhì)量，我們依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司的實際情況，制定了本暫行辦法。希望大家能夠認真遵守本辦法的各項規(guī)定，共同做好公司的財政采購工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門的所有財政采購活動。這里所說的財政采購，是指公司使用財政資金以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等。無論是日常辦公用品的采購，還是大型設(shè)備的購置，都需要按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。三、采購原則（一）公開透明原則我們鼓勵采購活動在公開、透明的環(huán)境下進行。所有的采購信息，包括采購需求、采購方式、采購結(jié)果等，都要及時、準確地向公司內(nèi)部相關(guān)人員公布。這樣可以保證采購過程的公正性和透明度，防止暗箱操作和不正當競爭。例如，在采購大型設(shè)備時，我們會在公司內(nèi)部公告欄和辦公系統(tǒng)上發(fā)布采購信息，讓大家都能了解采購的相關(guān)情況。（二）公平競爭原則希望大家在采購過程中，為所有符合條件的供應(yīng)商提供公平競爭的機會。不得對供應(yīng)商進行歧視性待遇，要根據(jù)采購項目的實際需求，選擇最具競爭力的供應(yīng)商。比如，在選擇辦公用品供應(yīng)商時，我們會邀請多家供應(yīng)商參與投標，通過比較他們的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面的優(yōu)勢，選擇最合適的供應(yīng)商。（三）公正原則采購人員要以公正的態(tài)度對待每一個采購項目和供應(yīng)商。在評審過程中，要嚴格按照既定的評審標準進行，不得偏袒任何一方。同時，要對采購過程中的各種行為進行監(jiān)督，確保采購活動的公正性。例如，在評標過程中，評標委員會成員要獨立、客觀地進行評審，不受任何外界因素的干擾。（四）誠實信用原則無論是公司內(nèi)部的采購人員，還是參與采購的供應(yīng)商，都要遵守誠實信用原則。采購人員要如實向供應(yīng)商介紹采購項目的情況，不得隱瞞或虛假陳述。供應(yīng)商要按照合同的約定提供符合質(zhì)量要求的貨物、工程和服務(wù)，不得偷工減料或提供假冒偽劣產(chǎn)品。四、采購管理機構(gòu)及職責（一）采購管理委員會公司設(shè)立采購管理委員會，作為公司財政采購的決策機構(gòu)。采購管理委員會由公司高層管理人員、各部門負責人等組成，其主要職責包括：1.制定和修訂公司的采購政策和管理制度。我們希望采購管理委員會能夠根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，及時調(diào)整采購政策和管理制度，以適應(yīng)公司的發(fā)展需求。2.審批重大采購項目的采購方案。對于一些金額較大、影響范圍較廣的采購項目，采購管理委員會要進行嚴格的審批，確保采購方案的合理性和可行性。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。當采購過程中遇到一些難以解決的問題時，采購管理委員會要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，組織相關(guān)部門和人員共同解決問題。（二）采購部門采購部門是公司財政采購的執(zhí)行機構(gòu)，負責具體的采購工作。其主要職責包括：1.負責編制采購計劃。采購部門要根據(jù)各部門的采購需求，結(jié)合公司的預(yù)算和庫存情況，編制詳細的采購計劃。在編制采購計劃時，要充分考慮采購的時間、數(shù)量、質(zhì)量等因素，確保采購計劃的科學性和合理性。2.選擇供應(yīng)商。采購部門要通過各種渠道，尋找符合采購項目要求的供應(yīng)商，并對供應(yīng)商進行資格審查和評估。在選擇供應(yīng)商時，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽、實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等因素，選擇最合適的供應(yīng)商。3.組織采購活動。采購部門要按照采購計劃和相關(guān)規(guī)定，組織實施采購活動。包括發(fā)布采購信息、接收供應(yīng)商的投標文件、組織開標、評標、定標等工作。在組織采購活動過程中，要嚴格遵守采購程序和相關(guān)法律法規(guī)，確保采購活動的合法性和公正性。4.簽訂采購合同。采購部門要與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在簽訂采購合同前，要仔細審核合同條款，確保合同條款的完整性和準確性。5.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。采購部門要對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時了解供應(yīng)商的供貨進度和質(zhì)量情況。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，要及時采取措施，維護公司的合法權(quán)益。（三）需求部門需求部門是采購項目的提出者和使用者，其主要職責包括：1.提出采購需求。需求部門要根據(jù)本部門的工作需要，提出準確、詳細的采購需求。在提出采購需求時，要明確采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、使用時間等信息，以便采購部門能夠準確地進行采購。2.參與采購項目的評審。需求部門要參與采購項目的評審工作，對供應(yīng)商的投標文件進行評估和比較。需求部門要根據(jù)本部門的實際需求和專業(yè)知識，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)方案、服務(wù)承諾等方面進行評價，為采購決策提供參考。3.驗收采購貨物、工程和服務(wù)。需求部門要對采購回來的貨物、工程和服務(wù)進行驗收。在驗收過程中，要嚴格按照采購合同的要求和相關(guān)標準進行驗收，確保采購貨物、工程和服務(wù)符合質(zhì)量要求。如果發(fā)現(xiàn)采購貨物、工程和服務(wù)存在質(zhì)量問題，要及時向采購部門反饋，要求供應(yīng)商進行整改。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門在財政采購中主要負責資金的管理和核算工作，其主要職責包括：1.審核采購預(yù)算。財務(wù)部門要對各部門提出的采購預(yù)算進行審核，確保采購預(yù)算的合理性和可行性。在審核采購預(yù)算時，要結(jié)合公司的財務(wù)狀況和資金安排，對采購項目的必要性和資金需求進行評估。2.支付采購款項。財務(wù)部門要按照采購合同的約定，及時支付采購款項。在支付采購款項前，要審核采購發(fā)票和相關(guān)憑證的真實性、合法性和完整性，確保資金的安全和合理使用。3.進行采購成本核算。財務(wù)部門要對采購成本進行核算和分析，及時掌握采購成本的變化情況。通過對采購成本的核算和分析，為公司的成本控制和決策提供依據(jù)。（五）審計部門審計部門負責對公司的財政采購活動進行審計監(jiān)督，其主要職責包括：1.對采購活動的合法性、合規(guī)性進行審計。審計部門要定期對公司的采購活動進行審計，檢查采購活動是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的采購管理制度。如果發(fā)現(xiàn)采購活動存在違法違規(guī)行為，要及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責任。2.對采購資金的使用效益進行審計。審計部門要對采購資金的使用情況進行審計，評估采購資金的使用效益。通過對采購資金的使用效益進行審計，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和不足，提出改進建議，提高采購資金的使用效益。3.對采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行審計。審計部門要對公司的采購內(nèi)部控制制度進行審計，檢查采購內(nèi)部控制制度是否健全、有效，是否得到了嚴格執(zhí)行。如果發(fā)現(xiàn)采購內(nèi)部控制制度存在缺陷，要及時提出改進建議，完善采購內(nèi)部控制制度。五、采購方式（一）公開招標公開招標是指采購部門以招標公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標的采購方式。公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的采購項目。我們鼓勵在符合條件的情況下，優(yōu)先采用公開招標的方式進行采購。公開招標的程序包括：1.發(fā)布招標公告。采購部門要在公司內(nèi)部公告欄、辦公系統(tǒng)等指定媒體上發(fā)布招標公告，公布采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、投標截止時間等信息。2.接收投標文件。采購部門要在規(guī)定的時間內(nèi)接收供應(yīng)商的投標文件，并對投標文件進行登記和保管。3.組織開標。采購部門要在規(guī)定的時間和地點組織開標，當眾宣讀供應(yīng)商的投標報價、交貨期等主要內(nèi)容。4.組織評標。采購部門要組建評標委員會，對供應(yīng)商的投標文件進行評審。評標委員會由采購部門代表、需求部門代表、技術(shù)專家等組成。評標委員會要按照既定的評標標準和方法，對供應(yīng)商的投標文件進行評審，推薦中標候選人。5.定標。采購部門要根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標供應(yīng)商，并向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書。6.簽訂采購合同。采購部門要與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）邀請招標邀請招標是指采購部門以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標的采購方式。邀請招標適用于采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的情況。邀請招標的程序與公開招標基本相同，但邀請招標不需要發(fā)布招標公告，而是直接向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書。（三）競爭性談判競爭性談判是指采購部門通過與多家供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商的采購方式。競爭性談判適用于采購項目技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的情況。競爭性談判的程序包括：1.成立談判小組。采購部門要組建談判小組，負責與供應(yīng)商進行談判。談判小組由采購部門代表、需求部門代表、技術(shù)專家等組成。2.制定談判文件。談判小組要制定談判文件，明確談判的程序、規(guī)則、評審標準等內(nèi)容。3.邀請供應(yīng)商參加談判。采購部門要通過發(fā)布談判公告或者直接邀請的方式，邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。4.進行談判。談判小組要與供應(yīng)商進行談判，就采購項目的價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面進行協(xié)商。5.確定成交供應(yīng)商。談判小組要根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。6.簽訂采購合同。采購部門要與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）單一來源采購單一來源采購是指采購部門向唯一供應(yīng)商進行采購的采購方式。單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的情況，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。單一來源采購的程序相對簡單，采購部門要對單一來源采購的理由進行說明，并報采購管理委員會審批。經(jīng)采購管理委員會批準后，采購部門可以與唯一供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。（五）詢價采購詢價采購是指采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商報價，然后根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，確定成交供應(yīng)商的采購方式。詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格型號統(tǒng)一、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目。詢價采購的程序包括：1.成立詢價小組。采購部門要組建詢價小組，負責詢價采購工作。詢價小組由采購部門代表、需求部門代表等組成。2.確定被詢價的供應(yīng)商名單。詢價小組要根據(jù)采購項目的要求，選擇符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價單。3.接收報價。詢價小組要在規(guī)定的時間內(nèi)接收供應(yīng)商的報價，并對報價進行整理和比較。4.確定成交供應(yīng)商。詢價小組要根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇報價最低且符合采購項目要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。5.簽訂采購合同。采購部門要與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。六、采購程序（一）采購申請需求部門要根據(jù)本部門的工作需要，填寫采購申請表，提出采購需求。采購申請表要包括采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交給采購部門。采購部門要對采購申請表進行審核，對于不符合要求的采購申請，要及時與需求部門溝通，要求需求部門進行修改和完善。（二）采購計劃的編制與審批采購部門要根據(jù)需求部門的采購申請，結(jié)合公司的預(yù)算和庫存情況，編制采購計劃。采購計劃要包括采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購方式、采購時間等信息。采購計劃編制完成后，要報采購管理委員會審批。采購管理委員會要對采購計劃進行審核，對于不符合公司采購政策和管理制度的采購計劃，要提出修改意見，要求采購部門進行修改和完善。經(jīng)采購管理委員會批準后，采購部門要按照采購計劃組織實施采購活動。（三）供應(yīng)商的選擇與管理采購部門要通過各種渠道，尋找符合采購項目要求的供應(yīng)商，并對供應(yīng)商進行資格審查和評估。供應(yīng)商的資格審查和評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等方面。采購部門要建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、供貨情況、質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等內(nèi)容。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，要給予一定的獎勵和優(yōu)惠；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，要進行警告和處罰，情節(jié)嚴重的，要取消其供應(yīng)商資格。（四）采購合同的簽訂與履行采購部門要與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同要包括采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等內(nèi)容。在簽訂采購合同前，要仔細審核合同條款，確保合同條款的完整性和準確性。采購合同簽訂后，采購部門要跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的供貨進度和質(zhì)量情況。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，要及時采取措施，維護公司的合法權(quán)益。需求部門要按照采購合同的要求，做好貨物、工程和服務(wù)的接收和驗收工作。（五）采購驗收需求部門要對采購回來的貨物、工程和服務(wù)進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、性能等方面，工程的質(zhì)量、進度、安全等方面，服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等方面。驗收過程中，要嚴格按照采購合同的要求和相關(guān)標準進行驗收，確保采購貨物、工程和服務(wù)符合質(zhì)量要求。如果發(fā)現(xiàn)采購貨物、工程和服務(wù)存在質(zhì)量問題，要及時向采購部門反饋，要求供應(yīng)商進行整改。采購部門要督促供應(yīng)商及時整改，并對整改情況進行跟蹤和檢查。驗收合格后，需求部門要填寫驗收報告，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交給采購部門和財務(wù)部門。（六）采購付款財務(wù)部門要根據(jù)采購合同的約定和驗收報告，對采購款項進行審核和支付。在支付采購款項前，要審核采購發(fā)票和相關(guān)憑證的真實性、合法性和完整性，確保資金的安全和合理使用。對于符合支付條件的采購款項，財務(wù)部門要及時支付給供應(yīng)商；對于不符合支付條件的采購款項，財務(wù)部門要及時與采購部門溝通，要求采購部門進行處理。七、采購監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部各部門要相互監(jiān)督，形成有效的內(nèi)部監(jiān)督機制。采購部門要定期向采購管理委員會匯報采購工作的進展情況和存在的問題；審計部門要定期對采購活動進行審計，檢查采購活動是否符合相關(guān)法律法規(guī)和公司的采購管理制度；需求部門要對采購貨物、工程和服務(wù)的質(zhì)量和使用情況進行反饋，為采購管理提供參考。我們希望大家能夠積極參與內(nèi)部監(jiān)督工作，共同維護公司的利益。（二）外部監(jiān)督公司要接受外部相關(guān)部門的監(jiān)督和檢查。如稅務(wù)部門、審計機關(guān)等可能會對公司的采購活動進行檢查。我們要積極配合外部相