學(xué)?；A(chǔ)資料管理辦法

學(xué)?；A(chǔ)資料管理辦法總則目的為了加強(qiáng)學(xué)?；A(chǔ)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保學(xué)校基礎(chǔ)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮基礎(chǔ)資料在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校內(nèi)部所有涉及基礎(chǔ)資料管理的部門、單位和個(gè)人，包括但不限于教學(xué)部門、行政部門、科研機(jī)構(gòu)、圖書館等。學(xué)?；A(chǔ)資料是指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的原始記錄，如學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)計(jì)劃、科研成果、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要等。管理原則學(xué)?；A(chǔ)資料管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存、方便利用的原則。學(xué)校設(shè)立專門的資料管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)基礎(chǔ)資料的統(tǒng)籌管理工作，各部門、單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門基礎(chǔ)資料的收集、整理和初步保管工作，并定期向?qū)W校資料管理機(jī)構(gòu)移交。資料的收集收集范圍1.教學(xué)資料：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、考試試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)資料等。2.科研資料：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定證書、專利資料等。3.人事資料：教職工個(gè)人檔案（包括履歷表、學(xué)歷證書、職稱證書、獎(jiǎng)懲記錄等）、教師業(yè)務(wù)檔案（教學(xué)工作量、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估結(jié)果等）、學(xué)生學(xué)籍檔案（入學(xué)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)登記表等）。4.行政管理資料：學(xué)校規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議等。5.后勤保障資料：校園建設(shè)規(guī)劃、校舍圖紙、設(shè)備采購(gòu)合同、維修記錄、物資庫(kù)存清單等。6.其他資料：學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、社會(huì)捐贈(zèng)資料、校友信息等。收集要求1.各部門、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)基礎(chǔ)資料的收集工作，確保資料收集的全面性和及時(shí)性。對(duì)于在工作過程中形成的各類資料，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行收集整理，不得拖延或遺漏。2.資料收集人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)注明資料的名稱、來源、形成時(shí)間、格式等信息，以便于管理和查詢。收集流程1.各部門、單位根據(jù)本部門的工作實(shí)際，制定基礎(chǔ)資料收集清單，并明確資料收集的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量要求。2.資料收集人員按照收集清單的要求，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類基礎(chǔ)資料，并進(jìn)行初步整理和分類。3.每月末，各部門、單位將收集到的基礎(chǔ)資料進(jìn)行匯總，并填寫《基礎(chǔ)資料移交清單》，一式兩份，一份由本部門留存，一份隨資料一并移交學(xué)校資料管理機(jī)構(gòu)。4.學(xué)校資料管理機(jī)構(gòu)在收到各部門、單位移交的資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和登記。對(duì)于符合要求的資料，予以接收；對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門、單位進(jìn)行整改。資料的整理整理原則1.系統(tǒng)性原則：按照資料的類別、時(shí)間、重要程度等因素，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類和排序，使資料形成一個(gè)有機(jī)的整體，便于管理和查詢。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)資料進(jìn)行整理和編目，確保資料的格式統(tǒng)一、標(biāo)識(shí)清晰、內(nèi)容完整。3.安全性原則：在資料整理過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止資料的損壞、丟失或泄露。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。整理方法1.紙質(zhì)資料分類：按照資料的類別，將紙質(zhì)資料分為教學(xué)、科研、人事、行政、后勤等不同類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如教學(xué)資料可分為教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、考試試卷等。裝訂：對(duì)于需要裝訂的資料，應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料和方法，確保資料的牢固性和耐久性。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的整齊和美觀，不得損壞資料的內(nèi)容。編目：對(duì)裝訂好的資料進(jìn)行編目，包括編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每份資料的名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等信息；案卷目錄應(yīng)記錄每個(gè)案卷的名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息。裝盒：將編目好的資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注案卷名稱、編號(hào)、保管期限等信息，以便于查找和存放。2.電子資料分類：按照資料的類別和性質(zhì)，對(duì)電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)。可以采用文件夾的方式進(jìn)行分類，每個(gè)文件夾下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。命名：為電子資料制定統(tǒng)一的命名規(guī)則，確保資料名稱的規(guī)范性和唯一性。命名時(shí)應(yīng)包含資料的主要內(nèi)容、形成時(shí)間、版本號(hào)等信息，以便于識(shí)別和管理。編目：建立電子資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄電子資料的名稱、編號(hào)、來源、形成時(shí)間、格式、存儲(chǔ)位置等信息。通過數(shù)據(jù)庫(kù)可以方便地對(duì)電子資料進(jìn)行查詢和檢索。備份：定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可以選擇磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等。備份資料應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。資料的保管保管機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立專門的資料檔案室，負(fù)責(zé)學(xué)校基礎(chǔ)資料的集中保管工作。資料檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、密集架、除濕機(jī)、空調(diào)、防火防盜報(bào)警裝置等，確保資料的安全存放。保管要求1.資料檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)于不同保管期限的資料，應(yīng)分開存放，并按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行銷毀。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）和短期（15年以下）三種。對(duì)于永久保存的資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保其長(zhǎng)期保存。3.資料檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫(kù)管理制度，對(duì)資料的借閱、歸還、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入資料檔案室或查閱、復(fù)制資料。保管期限1.永久保存：學(xué)校章程、重要規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、重大會(huì)議紀(jì)要、教職工和學(xué)生的永久人事檔案、科研成果鑒定證書、專利資料、學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書等。2.長(zhǎng)期保存：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、考試試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教師業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議、校園建設(shè)規(guī)劃、校舍圖紙等。3.短期保存：一般性的會(huì)議紀(jì)要、臨時(shí)性的工作計(jì)劃和總結(jié)、物資采購(gòu)清單、維修記錄等。資料的利用利用原則學(xué)校基礎(chǔ)資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、便捷的原則，在確保資料安全的前提下，充分發(fā)揮資料的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供支持和服務(wù)。利用方式1.查閱：校內(nèi)人員因工作需要查閱基礎(chǔ)資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)遵守資料檔案室的管理制度，不得在資料上涂畫、批注、損壞或帶走。2.復(fù)制：因工作需要復(fù)制基礎(chǔ)資料的，應(yīng)填寫《資料復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制資料應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保資料的安全和完整。3.借閱：對(duì)于確因工作需要借閱基礎(chǔ)資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露資料內(nèi)容。利用權(quán)限1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人可以查閱和使用本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的基礎(chǔ)資料。2.教職工可以查閱和使用與本人工作相關(guān)的基礎(chǔ)資料。3.學(xué)生可以查閱和使用本人的學(xué)籍檔案等相關(guān)資料。4.校外單位或個(gè)人因工作需要查閱學(xué)?；A(chǔ)資料的，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)學(xué)校辦公室審核同意后，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。資料的保密保密范圍學(xué)校基礎(chǔ)資料中涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的部分，屬于保密資料。保密資料的范圍包括但不限于科研項(xiàng)目的核心技術(shù)資料、學(xué)校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、教職工和學(xué)生的個(gè)人敏感信息等。保密措施1.學(xué)校應(yīng)建立健全保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)保密資料的管理和保護(hù)。對(duì)于保密資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保其不被泄露。2.接觸保密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露保密資料的內(nèi)容。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.資料檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對(duì)保密資料進(jìn)行單獨(dú)存放。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密區(qū)域的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制學(xué)校應(yīng)建立健全基礎(chǔ)資料管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門、單位的資料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、保管、利用等方面的工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。考核辦法