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文檔簡介

外包物業(yè)如何管理辦法總則目的為了規(guī)范本公司外包物業(yè)的管理工作,提高物業(yè)管理服務質(zhì)量,確保物業(yè)的正常運行和使用安全,維護公司的合法權(quán)益和良好形象,根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的實際情況,特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司所有外包物業(yè)管理活動,包括但不限于辦公區(qū)域、生產(chǎn)廠區(qū)、員工宿舍等各類物業(yè)的外包管理。管理原則1.依法合規(guī)原則:嚴格遵守國家有關(guān)物業(yè)管理的法律法規(guī)和政策要求,確保外包物業(yè)管理活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則:以提高物業(yè)管理服務質(zhì)量為核心,通過科學管理和有效監(jiān)督,確保物業(yè)各項服務達到規(guī)定標準。3.成本效益原則:在保證物業(yè)管理服務質(zhì)量的前提下,合理控制外包成本,提高資金使用效率,實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。4.合作共贏原則:與外包物業(yè)公司建立良好的合作關(guān)系,明確雙方權(quán)利義務,加強溝通協(xié)作,實現(xiàn)互利共贏。外包物業(yè)公司的選擇與評估選擇標準1.資質(zhì)要求:外包物業(yè)公司應具有獨立法人資格,持有有效的物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書,具備相應的物業(yè)管理經(jīng)驗和能力。2.信譽狀況:具有良好的商業(yè)信譽和社會形象,近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄和不良服務投訴。3.服務能力:擁有專業(yè)的管理團隊和服務人員,具備完善的服務體系和質(zhì)量控制機制,能夠提供全方位、高質(zhì)量的物業(yè)管理服務。4.價格合理:報價應符合市場行情,在保證服務質(zhì)量的前提下,具有一定的價格優(yōu)勢。選擇流程1.需求分析:公司相關(guān)部門根據(jù)物業(yè)的實際情況和管理需求,制定詳細的物業(yè)管理服務需求方案。2.信息收集:通過多種渠道收集外包物業(yè)公司的相關(guān)信息,包括企業(yè)簡介、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、服務報價等。3.初步篩選:對收集到的外包物業(yè)公司進行初步篩選,剔除不符合基本要求的企業(yè)。4.實地考察:組織相關(guān)人員對初步篩選出的外包物業(yè)公司進行實地考察,了解其管理模式、服務質(zhì)量、人員素質(zhì)等情況。5.綜合評估:根據(jù)實地考察情況和相關(guān)資料,對各外包物業(yè)公司進行綜合評估,確定候選企業(yè)。6.招標或談判:通過招標或談判的方式,與候選企業(yè)進一步溝通協(xié)商,確定最終合作的外包物業(yè)公司。定期評估1.評估周期:每半年對外包物業(yè)公司的服務質(zhì)量進行一次全面評估,每年進行一次綜合考核。2.評估內(nèi)容:包括物業(yè)管理服務的各個方面,如環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設施設備維護、綠化養(yǎng)護、客戶服務等。3.評估方式:采用定量與定性相結(jié)合的評估方法,通過現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、客戶反饋等方式收集評估數(shù)據(jù)。4.評估結(jié)果處理:根據(jù)評估結(jié)果,對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包物業(yè)公司給予獎勵和表彰;對存在問題的外包物業(yè)公司,下達整改通知書,要求其限期整改;對整改不力或嚴重違反合同約定的外包物業(yè)公司,依法解除合作關(guān)系。外包物業(yè)服務合同的簽訂與管理合同簽訂1.合同起草:公司法務部門會同相關(guān)部門根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況,起草物業(yè)管理服務合同。合同內(nèi)容應包括服務范圍、服務標準、服務期限、服務費用、雙方權(quán)利義務、違約責任等條款。2.合同審核:合同起草完成后,提交公司領(lǐng)導和相關(guān)部門進行審核,確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、明確具體。3.合同簽訂:經(jīng)審核通過后,由公司法定代表人或其授權(quán)代表與外包物業(yè)公司簽訂物業(yè)管理服務合同。合同履行1.雙方義務履行:公司應按照合同約定及時支付服務費用,向外包物業(yè)公司提供必要的工作條件和支持;外包物業(yè)公司應按照合同約定的服務內(nèi)容、服務標準和服務期限,為公司提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)管理服務。2.合同變更與解除:在合同履行過程中,如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的,雙方應協(xié)商一致,并簽訂書面協(xié)議。合同檔案管理1.檔案建立:公司相關(guān)部門應建立完善的合同檔案管理制度,對物業(yè)管理服務合同及相關(guān)文件資料進行妥善保管。2.檔案查閱:需要查閱合同檔案的,應按照公司檔案管理規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外包物業(yè)管理的日常監(jiān)督與管理監(jiān)督機制1.成立監(jiān)督小組:公司成立由相關(guān)部門人員組成的外包物業(yè)管理監(jiān)督小組,負責對外包物業(yè)公司的服務質(zhì)量進行日常監(jiān)督檢查。2.明確監(jiān)督職責:監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃和標準,明確各成員的職責分工,確保監(jiān)督工作的有效開展。日常檢查1.檢查內(nèi)容:包括環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設施設備運行、綠化養(yǎng)護等方面的情況。2.檢查方式:采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式,對物業(yè)進行全面檢查。3.問題處理:對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,及時向外包物業(yè)公司下達整改通知書,要求其限期整改,并跟蹤整改情況,直至問題解決。溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通機制:公司與外包物業(yè)公司應建立定期溝通協(xié)調(diào)機制,每周召開一次工作例會,每月召開一次服務質(zhì)量分析會,及時解決物業(yè)管理過程中出現(xiàn)的問題。2.信息共享:雙方應及時、準確地共享物業(yè)管理相關(guān)信息,包括服務需求變化、設施設備故障、安全事故等情況。外包物業(yè)的費用管理費用構(gòu)成1.服務費用:包括物業(yè)管理服務費、設施設備維護費、綠化養(yǎng)護費、環(huán)境衛(wèi)生清潔費等。2.其他費用:如水電費、垃圾處理費、稅費等。費用核算1.核算原則:按照合同約定的計費方式和標準,準確核算外包物業(yè)的各項費用。2.核算周期:每月對費用進行一次核算,每季度進行一次費用結(jié)算。費用支付1.支付方式:公司應按照合同約定的支付方式和時間,及時向外包物業(yè)公司支付服務費用。2.支付審批:費用支付前,應經(jīng)過公司相關(guān)部門審核和領(lǐng)導審批。外包物業(yè)的應急管理應急預案制定1.制定原則:結(jié)合物業(yè)的實際情況和可能發(fā)生的突發(fā)事件,制定科學合理、切實可行的應急預案。2.預案內(nèi)容:包括應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急處置措施、應急物資儲備等方面的內(nèi)容。應急演練1.演練計劃:每年至少組織一次應急演練,檢驗應急預案的可行性和有效性,提高應急處置能力。2.演練評估:對應急演練進行總結(jié)評估,及時發(fā)現(xiàn)問題并進行改進。突發(fā)事件處理1.快速響應:發(fā)生突發(fā)事件時,外包物業(yè)公司應立即啟動應急預案,迅速組

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