外包物業(yè)如何管理辦法

外包物業(yè)如何管理辦法總則目的為了規(guī)范本公司外包物業(yè)的管理工作，提高物業(yè)管理服務質(zhì)量，確保物業(yè)的正常運行和使用安全，維護公司的合法權(quán)益和良好形象，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司所有外包物業(yè)管理活動，包括但不限于辦公區(qū)域、生產(chǎn)廠區(qū)、員工宿舍等各類物業(yè)的外包管理。管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)物業(yè)管理的法律法規(guī)和政策要求，確保外包物業(yè)管理活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：以提高物業(yè)管理服務質(zhì)量為核心，通過科學管理和有效監(jiān)督，確保物業(yè)各項服務達到規(guī)定標準。3.成本效益原則：在保證物業(yè)管理服務質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高資金使用效率，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。4.合作共贏原則：與外包物業(yè)公司建立良好的合作關(guān)系，明確雙方權(quán)利義務，加強溝通協(xié)作，實現(xiàn)互利共贏。外包物業(yè)公司的選擇與評估選擇標準1.資質(zhì)要求：外包物業(yè)公司應具有獨立法人資格，持有有效的物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書，具備相應的物業(yè)管理經(jīng)驗和能力。2.信譽狀況：具有良好的商業(yè)信譽和社會形象，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄和不良服務投訴。3.服務能力：擁有專業(yè)的管理團隊和服務人員，具備完善的服務體系和質(zhì)量控制機制，能夠提供全方位、高質(zhì)量的物業(yè)管理服務。4.價格合理：報價應符合市場行情，在保證服務質(zhì)量的前提下，具有一定的價格優(yōu)勢。選擇流程1.需求分析：公司相關(guān)部門根據(jù)物業(yè)的實際情況和管理需求，制定詳細的物業(yè)管理服務需求方案。2.信息收集：通過多種渠道收集外包物業(yè)公司的相關(guān)信息，包括企業(yè)簡介、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、服務報價等。3.初步篩選：對收集到的外包物業(yè)公司進行初步篩選，剔除不符合基本要求的企業(yè)。4.實地考察：組織相關(guān)人員對初步篩選出的外包物業(yè)公司進行實地考察，了解其管理模式、服務質(zhì)量、人員素質(zhì)等情況。5.綜合評估：根據(jù)實地考察情況和相關(guān)資料，對各外包物業(yè)公司進行綜合評估，確定候選企業(yè)。6.招標或談判：通過招標或談判的方式，與候選企業(yè)進一步溝通協(xié)商，確定最終合作的外包物業(yè)公司。定期評估1.評估周期：每半年對外包物業(yè)公司的服務質(zhì)量進行一次全面評估，每年進行一次綜合考核。2.評估內(nèi)容：包括物業(yè)管理服務的各個方面，如環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設施設備維護、綠化養(yǎng)護、客戶服務等。3.評估方式：采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，通過現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、客戶反饋等方式收集評估數(shù)據(jù)。4.評估結(jié)果處理：根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包物業(yè)公司給予獎勵和表彰；對存在問題的外包物業(yè)公司，下達整改通知書，要求其限期整改；對整改不力或嚴重違反合同約定的外包物業(yè)公司，依法解除合作關(guān)系。外包物業(yè)服務合同的簽訂與管理合同簽訂1.合同起草：公司法務部門會同相關(guān)部門根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，起草物業(yè)管理服務合同。合同內(nèi)容應包括服務范圍、服務標準、服務期限、服務費用、雙方權(quán)利義務、違約責任等條款。2.合同審核：合同起草完成后，提交公司領(lǐng)導和相關(guān)部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、明確具體。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與外包物業(yè)公司簽訂物業(yè)管理服務合同。合同履行1.雙方義務履行：公司應按照合同約定及時支付服務費用，向外包物業(yè)公司提供必要的工作條件和支持；外包物業(yè)公司應按照合同約定的服務內(nèi)容、服務標準和服務期限，為公司提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)管理服務。2.合同變更與解除：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同檔案管理1.檔案建立：公司相關(guān)部門應建立完善的合同檔案管理制度，對物業(yè)管理服務合同及相關(guān)文件資料進行妥善保管。2.檔案查閱：需要查閱合同檔案的，應按照公司檔案管理規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外包物業(yè)管理的日常監(jiān)督與管理監(jiān)督機制1.成立監(jiān)督小組：公司成立由相關(guān)部門人員組成的外包物業(yè)管理監(jiān)督小組，負責對外包物業(yè)公司的服務質(zhì)量進行日常監(jiān)督檢查。2.明確監(jiān)督職責：監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃和標準，明確各成員的職責分工，確保監(jiān)督工作的有效開展。日常檢查1.檢查內(nèi)容：包括環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設施設備運行、綠化養(yǎng)護等方面的情況。2.檢查方式：采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對物業(yè)進行全面檢查。3.問題處理：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向外包物業(yè)公司下達整改通知書，要求其限期整改，并跟蹤整改情況，直至問題解決。溝通協(xié)調(diào)1.建立溝通機制：公司與外包物業(yè)公司應建立定期溝通協(xié)調(diào)機制，每周召開一次工作例會，每月召開一次服務質(zhì)量分析會，及時解決物業(yè)管理過程中出現(xiàn)的問題。2.信息共享：雙方應及時、準確地共享物業(yè)管理相關(guān)信息，包括服務需求變化、設施設備故障、安全事故等情況。外包物業(yè)的費用管理費用構(gòu)成1.服務費用：包括物業(yè)管理服務費、設施設備維護費、綠化養(yǎng)護費、環(huán)境衛(wèi)生清潔費等。2.其他費用：如水電費、垃圾處理費、稅費等。費用核算1.核算原則：按照合同約定的計費方式和標準，準確核算外包物業(yè)的各項費用。2.核算周期：每月對費用進行一次核算，每季度進行一次費用結(jié)算。費用支付1.支付方式：公司應按照合同約定的支付方式和時間，及時向外包物業(yè)公司支付服務費用。2.支付審批：費用支付前，應經(jīng)過公司相關(guān)部門審核和領(lǐng)導審批。外包物業(yè)的應急管理應急預案制定1.制定原則：結(jié)合物業(yè)的實際情況和可能發(fā)生的突發(fā)事件，制定科學合理、切實可行的應急預案。2.預案內(nèi)容：包括應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急處置措施、應急物資儲備等方面的內(nèi)容。應急演練1.演練計劃：每年至少組織一次應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高應急處置能力。2.演練評估：對應急演練進行總結(jié)評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行改進。突發(fā)事件處理1.快速響應：發(fā)生突發(fā)事件時，外包物業(yè)公司應立即啟動應急預案，迅速組