廣告物料交付管理辦法

廣告物料交付管理辦法總則目的為了規(guī)范公司廣告物料交付管理工作，確保廣告物料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，提高廣告物料的使用效率和效果，降低交付成本，保障公司廣告宣傳活動(dòng)的順利開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及廣告物料交付的項(xiàng)目，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁(yè)、展架、橫幅、促銷道具、禮品等各類廣告宣傳物料的制作與交付管理。相關(guān)定義1.廣告物料：指用于公司產(chǎn)品推廣、品牌宣傳、促銷活動(dòng)等各類廣告宣傳目的的實(shí)物物品。2.供應(yīng)商：指與公司簽訂合同，負(fù)責(zé)廣告物料制作和交付的外部單位或個(gè)人。3.交付期限：指供應(yīng)商按照合同約定將廣告物料交付至指定地點(diǎn)的時(shí)間。4.驗(yàn)收：指公司相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商交付的廣告物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查和確認(rèn)的過程。管理原則1.合規(guī)性原則：廣告物料的交付管理必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.計(jì)劃性原則：廣告物料的交付應(yīng)根據(jù)公司的廣告宣傳計(jì)劃和活動(dòng)安排，制定合理的交付計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在保證交付時(shí)間的前提下，應(yīng)優(yōu)先確保廣告物料的質(zhì)量，滿足公司的宣傳需求。4.成本控制原則：在保證廣告物料質(zhì)量和交付時(shí)間的基礎(chǔ)上，合理控制交付成本，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。組織與職責(zé)管理部門公司市場(chǎng)營(yíng)銷部門為廣告物料交付管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)廣告物料交付的各項(xiàng)工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善廣告物料交付管理辦法和相關(guān)流程。2.審核廣告物料的制作需求和預(yù)算。3.選擇和評(píng)估供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。4.跟蹤廣告物料的制作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決交付過程中出現(xiàn)的問題。5.組織對(duì)交付的廣告物料進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門公司各業(yè)務(wù)部門為廣告物料的使用部門，負(fù)責(zé)提出廣告物料的制作需求。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求和廣告宣傳計(jì)劃，準(zhǔn)確、詳細(xì)地提出廣告物料的制作需求，包括物料的種類、數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)要求、使用時(shí)間和地點(diǎn)等。2.參與廣告物料的設(shè)計(jì)審核，確保物料內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司品牌形象。3.協(xié)助市場(chǎng)營(yíng)銷部門進(jìn)行廣告物料的驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)廣告物料交付的資金管理和成本核算。其主要職責(zé)包括：1.審核廣告物料采購(gòu)預(yù)算，確保資金使用合理。2.按照合同約定及時(shí)支付供應(yīng)商貨款。3.對(duì)廣告物料的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供依據(jù)。法務(wù)部門公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)廣告物料采購(gòu)合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，保護(hù)公司的合法權(quán)益。廣告物料需求管理需求提出使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和廣告宣傳計(jì)劃，提前向市場(chǎng)營(yíng)銷部門提出廣告物料的制作需求。需求提出時(shí)，應(yīng)填寫《廣告物料制作需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物料的種類、數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)要求、使用時(shí)間和地點(diǎn)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。需求審核市場(chǎng)營(yíng)銷部門收到使用部門提交的《廣告物料制作需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、預(yù)算的可行性、設(shè)計(jì)要求的合規(guī)性等。對(duì)于不符合要求的需求，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，提出修改意見，直至需求審核通過。需求變更在廣告物料制作過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要變更需求的，使用部門應(yīng)及時(shí)向市場(chǎng)營(yíng)銷部門提出變更申請(qǐng)，填寫《廣告物料制作需求變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更的內(nèi)容和原因。市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知供應(yīng)商進(jìn)行變更制作。因需求變更導(dǎo)致的費(fèi)用增加或交付時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)根據(jù)廣告物料的制作需求，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。具體選擇流程如下：1.發(fā)布招標(biāo)或詢價(jià)信息，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。2.對(duì)供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。3.對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系等情況。4.與候選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定合同條款和價(jià)格。5.簽訂采購(gòu)合同。供應(yīng)商評(píng)估市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交付時(shí)間、服務(wù)態(tài)度、價(jià)格水平等。評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商合作的依據(jù)，對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作。具體評(píng)估流程如下：1.制定供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。2.定期收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、交付記錄、客戶反饋等。3.根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分和評(píng)價(jià)。4.向供應(yīng)商反饋評(píng)估結(jié)果，提出改進(jìn)建議。合同管理市場(chǎng)營(yíng)銷部門與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。廣告物料制作與交付管理制作安排市場(chǎng)營(yíng)銷部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)及時(shí)將合同副本和廣告物料的設(shè)計(jì)文件、制作要求等資料提供給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作。同時(shí)，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)建立廣告物料制作進(jìn)度跟蹤臺(tái)賬，定期與供應(yīng)商溝通，了解制作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決制作過程中出現(xiàn)的問題。進(jìn)度跟蹤在廣告物料制作過程中，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)安排專人對(duì)制作進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，每周至少與供應(yīng)商溝通一次，了解制作進(jìn)展情況。如發(fā)現(xiàn)制作進(jìn)度滯后或可能影響交付時(shí)間的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，采取有效措施確保廣告物料能夠按時(shí)交付。交付管理供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)將廣告物料交付至公司指定地點(diǎn)。交付時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)提供送貨清單，詳細(xì)列出物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)組織使用部門和相關(guān)人員對(duì)交付的廣告物料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、外觀等是否符合合同約定和設(shè)計(jì)要求。驗(yàn)收管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)廣告物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)合同約定和設(shè)計(jì)要求制定，包括物料的材質(zhì)、尺寸、顏色、印刷質(zhì)量、工藝要求等方面的具體標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購(gòu)合同中明確規(guī)定，并作為驗(yàn)收的依據(jù)。驗(yàn)收流程1.供應(yīng)商交付廣告物料后，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)及時(shí)組織使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)廣告物料進(jìn)行逐一檢查，填寫《廣告物料驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的廣告物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在《廣告物料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的廣告物料，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或換貨，直至驗(yàn)收合格為止。4.驗(yàn)收合格的廣告物料應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行妥善保管。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收工作完成后，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果編制《廣告物料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括驗(yàn)收的基本情況、驗(yàn)收結(jié)果、存在的問題及處理意見等?！稄V告物料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后存檔。存儲(chǔ)與使用管理存儲(chǔ)管理公司應(yīng)設(shè)立專門的廣告物料倉(cāng)庫(kù)，對(duì)驗(yàn)收合格的廣告物料進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好物料的入庫(kù)、出庫(kù)登記工作，定期對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物料的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，應(yīng)做好倉(cāng)庫(kù)的防潮、防火、防盜等安全防護(hù)工作，保證廣告物料的安全存儲(chǔ)。使用管理使用部門需要使用廣告物料時(shí)，應(yīng)填寫《廣告物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容發(fā)放物料，并做好記錄。使用部門應(yīng)合理使用廣告物料，避免浪費(fèi)和損壞。對(duì)于不再使用的廣告物料，應(yīng)及時(shí)交回倉(cāng)庫(kù)。成本管理預(yù)算控制市場(chǎng)營(yíng)銷部門在制定廣告物料采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司的廣告宣傳預(yù)算和業(yè)務(wù)需求，合理確定廣告物料的采購(gòu)成本。在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制采購(gòu)成本，避免超預(yù)算支出。費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。在結(jié)算過程中，應(yīng)認(rèn)真審核供應(yīng)商提供的發(fā)票和結(jié)算憑證，確保費(fèi)用的真實(shí)性和合理性。對(duì)于不符合合同約定或存在質(zhì)量問題的廣告物料，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)的費(fèi)用。成本分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)廣告物料的采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，為公司的成本管理提供決策依據(jù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)廣告物料交付管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括廣告物料的需求管理、供應(yīng)商選擇、制作與交付管理、驗(yàn)收管理、成本管理等方面的工作是否符合本辦法和相關(guān)流程的要求。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期