省級單位貨物管理辦法

省級單位貨物管理辦法一、前言在省級單位的日常運營中，貨物管理是至關(guān)重要的一環(huán)。從辦公用品的采購與分發(fā)，到大型設(shè)備的維護與處置，貨物管理的質(zhì)量直接影響著單位的工作效率、成本控制以及整體運行的順暢性。為了確保省級單位貨物管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本單位多年的實踐經(jīng)驗，特制定本管理辦法。希望大家認真學(xué)習(xí)并嚴格遵守本辦法，共同提升貨物管理水平，為單位的高效運轉(zhuǎn)提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于省級單位各部門涉及的所有貨物，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公用品、專業(yè)設(shè)備、物資材料等。無論是通過財政撥款采購，還是接受捐贈、調(diào)配等方式獲得的貨物，均按照本辦法進行管理。三、管理原則1.合法性原則：貨物管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保所有操作依法依規(guī)進行。2.科學(xué)性原則：運用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，對貨物的采購、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)進行合理規(guī)劃與控制，提高管理效率和效益。3.效益性原則：在滿足單位工作需求的前提下，注重成本效益分析，合理配置資源，降低貨物管理成本，實現(xiàn)資源的最大化利用。4.安全性原則：確保貨物的安全存儲、使用和運輸，防止貨物損壞、丟失、被盜以及發(fā)生安全事故，保障單位和人員的生命財產(chǎn)安全。四、職責分工1.資產(chǎn)管理部門負責制定和完善貨物管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。統(tǒng)籌規(guī)劃貨物的采購計劃，審核各部門提交的采購申請，組織采購活動。建立貨物臺賬，對貨物進行分類、編號、登記，定期進行清查盤點，確保賬實相符。負責貨物的驗收、入庫、存儲、調(diào)配、報廢等管理工作。協(xié)調(diào)處理貨物管理過程中的爭議和問題，對違規(guī)行為提出處理建議。2.使用部門根據(jù)工作實際需求，提出貨物采購申請，詳細說明采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。負責本部門貨物的日常使用、維護和保管，確保貨物的正常使用和安全。配合資產(chǎn)管理部門做好貨物的清查盤點工作，及時反饋貨物的使用情況和存在問題。按照規(guī)定辦理貨物的領(lǐng)用、歸還、報廢等手續(xù)。3.財務(wù)部門負責審核貨物采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和使用。對貨物采購、處置等經(jīng)濟活動進行財務(wù)核算和監(jiān)督，審核相關(guān)報銷憑證。協(xié)助資產(chǎn)管理部門進行貨物清查盤點，對盤盈、盤虧等情況進行財務(wù)處理。4.審計部門對貨物管理活動進行審計監(jiān)督，包括采購流程、驗收環(huán)節(jié)、資產(chǎn)處置等，檢查是否存在違規(guī)行為和經(jīng)濟風險。定期對貨物管理制度的執(zhí)行情況進行審計評價，提出改進建議，促進貨物管理工作的規(guī)范和完善。五、貨物采購管理1.采購計劃編制每年末，各使用部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和實際需求，結(jié)合現(xiàn)有貨物的使用狀況，編制本部門的貨物采購計劃，并提交至資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門對各部門提交的采購計劃進行匯總、審核和綜合平衡，結(jié)合單位的預(yù)算安排，編制年度貨物采購總計劃，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。對于臨時性、緊急性的采購需求，使用部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，說明采購原因、需求時間等，經(jīng)部門負責人和單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交資產(chǎn)管理部門組織采購。2.采購方式選擇貨物采購應(yīng)根據(jù)采購金額、貨物性質(zhì)等因素，按照國家法律法規(guī)和政府采購相關(guān)規(guī)定，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。對于達到公開招標限額標準的貨物采購項目，必須采用公開招標方式進行采購；對于未達到公開招標限額標準的項目，可以根據(jù)實際情況選擇其他合適的采購方式。在選擇采購方式時，應(yīng)充分考慮采購效率、采購成本、供應(yīng)商競爭等因素，確保采購活動的公平、公正、公開。3.采購流程實施公開招標采購流程資產(chǎn)管理部門委托具有相應(yīng)資質(zhì)的招標代理機構(gòu)，編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。招標代理機構(gòu)在指定的媒體上發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標。開標、評標工作由招標代理機構(gòu)組織，資產(chǎn)管理部門、使用部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員參與，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法進行評標，確定中標供應(yīng)商。中標結(jié)果公示無異議后，資產(chǎn)管理部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。其他采購方式流程邀請招標：資產(chǎn)管理部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標，后續(xù)流程與公開招標類似。競爭性談判：資產(chǎn)管理部門成立談判小組，與供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的貨物，資產(chǎn)管理部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。詢價采購：資產(chǎn)管理部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.采購合同管理采購合同應(yīng)明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準確、合法。合同簽訂前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進行審核，重點審核合同的商務(wù)條款、技術(shù)條款和法律條款，確保合同符合單位的利益和要求。合同簽訂后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)將合同副本分送財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門，各部門按照合同約定履行各自的職責。合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保合同變更、解除的合法性和有效性。六、貨物驗收管理1.驗收準備貨物到達前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準備工作，包括確定驗收人員、準備驗收工具和場地等。驗收人員應(yīng)熟悉采購合同、貨物技術(shù)規(guī)格等相關(guān)文件，了解貨物的驗收標準和要求。2.驗收內(nèi)容數(shù)量驗收：對照采購合同和送貨清單，檢查貨物的數(shù)量是否與合同約定一致，如有短缺或多余，應(yīng)及時記錄并與供應(yīng)商溝通。質(zhì)量驗收：按照貨物的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量標準，對貨物的外觀、性能、功能等進行檢驗，確保貨物質(zhì)量符合要求。對于需要進行專業(yè)檢測的貨物，應(yīng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的檢測機構(gòu)進行檢測。資料驗收：檢查貨物的相關(guān)資料是否齊全，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、使用說明書、保修卡等。3.驗收流程貨物到達后，送貨人員應(yīng)向驗收人員提交送貨清單和相關(guān)資料，驗收人員按照驗收內(nèi)容進行驗收。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄貨物的驗收情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、驗收日期等，并由驗收人員、送貨人員簽字確認。驗收不合格的貨物，驗收人員應(yīng)及時通知資產(chǎn)管理部門和供應(yīng)商，說明不合格原因，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換貨物。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時間內(nèi)解決問題，應(yīng)按照合同約定追究其違約責任。4.驗收結(jié)果處理驗收合格的貨物，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將貨物登記入賬，并通知使用部門領(lǐng)用。驗收不合格的貨物，如經(jīng)協(xié)商可以降價接收的，資產(chǎn)管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂補充協(xié)議，明確降價后的價格和相關(guān)處理措施；如無法協(xié)商解決，應(yīng)按照合同約定退貨或換貨。七、貨物存儲管理1.倉庫規(guī)劃資產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)貨物的種類、性質(zhì)、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如普通貨物區(qū)、貴重貨物區(qū)、危險貨物區(qū)等，確保貨物分類存放，便于管理和查找。倉庫應(yīng)配備必要的貨架、托盤、搬運設(shè)備等倉儲設(shè)施，滿足貨物存儲和搬運的需求。同時，應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保貨物的安全存儲。2.入庫管理貨物驗收合格后，資產(chǎn)管理部門倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗收報告，及時辦理入庫手續(xù)，將貨物存放至指定的存儲區(qū)域，并在貨物臺賬上進行登記，記錄貨物的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫貨物應(yīng)按照規(guī)定的標識方法進行標識，標明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，以便于識別和管理。3.庫存盤點資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對倉庫貨物進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點，確保賬實相符。盤點工作由資產(chǎn)管理部門組織，使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參與。盤點時，應(yīng)按照貨物臺賬逐一核對貨物的實際數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息，記錄盤點結(jié)果。盤點結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定的程序進行處理。對于盤盈的貨物，應(yīng)及時登記入賬；對于盤虧的貨物，應(yīng)查明責任，如屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。4.出庫管理使用部門需要領(lǐng)用貨物時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，提交至資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，將貨物發(fā)放給使用部門，并在貨物臺賬上進行登記，記錄貨物的出庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。對于貴重貨物、危險貨物等特殊貨物的領(lǐng)用，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并做好領(lǐng)用記錄和跟蹤管理。八、貨物使用與維護管理1.使用管理使用部門應(yīng)指定專人負責貨物的日常使用管理，建立貨物使用臺賬，記錄貨物的使用情況，包括使用時間、使用人員、使用地點等信息。貨物使用人員應(yīng)嚴格按照貨物的使用說明書和操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改或違規(guī)使用，確保貨物的正常使用和安全。貨物在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)故障或損壞，使用人員應(yīng)及時報告部門負責人和資產(chǎn)管理部門，不得自行拆卸或維修。2.維護管理資產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)和使用情況，制定貨物維護計劃，明確維護內(nèi)容、維護周期和維護責任人等。使用部門應(yīng)按照維護計劃，定期對貨物進行維護保養(yǎng)，確保貨物的性能和使用壽命。對于需要專業(yè)維護的貨物，應(yīng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的維修機構(gòu)進行維護。貨物維護費用應(yīng)納入單位預(yù)算管理，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定審核和報銷維護費用。3.借用與調(diào)撥管理單位內(nèi)部各部門之間如需借用貨物，借用部門應(yīng)填寫借用申請表，注明借用貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時間、用途等信息，經(jīng)借出部門和借用部門負責人審批后，提交至資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門審核同意后，辦理借用手續(xù)，并在貨物臺賬上進行記錄。借用期限屆滿后，借用部門應(yīng)及時歸還貨物，如因特殊情況需要延長借用期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。因工作需要，單位內(nèi)部各部門之間進行貨物調(diào)撥的，由調(diào)出部門填寫調(diào)撥申請表，注明調(diào)撥貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)入部門等信息，經(jīng)調(diào)出部門、調(diào)入部門和資產(chǎn)管理部門負責人審批后，辦理調(diào)撥手續(xù)。資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時調(diào)整貨物臺賬，確保賬實相符。九、貨物處置管理1.處置范圍貨物處置包括貨物的報廢、報損、出售、捐贈等。符合下列條件之一的貨物，可以申請?zhí)幹茫阂堰_到規(guī)定使用年限且無法繼續(xù)使用的貨物。因技術(shù)進步等原因，已淘汰或不再使用的貨物。因不可抗力或意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的貨物。其他需要處置的貨物。2.處置審批使用部門提出貨物處置申請，填寫貨物處置申請表，詳細說明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、處置原因等信息，并提交相關(guān)證明材料，如貨物損壞照片、技術(shù)鑒定報告等。資產(chǎn)管理部門對使用部門提交的處置申請進行審核，核實貨物的實際情況，提出審核意見。對于價值較高或批量較大的貨物處置，應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進行評估。財務(wù)部門對處置申請進行財務(wù)審核，確認處置行為是否符合財務(wù)規(guī)定，涉及資產(chǎn)損失的，應(yīng)按照規(guī)定進行核銷處理。審計部門對處置申請進行審計監(jiān)督，檢查處置程序是否合規(guī)，處置行為是否存在經(jīng)濟風險。經(jīng)資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、審計部門審核通過后，貨物處置申請報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.處置方式報廢：對于已批準報廢的貨物，資產(chǎn)管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行處理，如拆解、回收利用等。對于涉及國家秘密的貨物，應(yīng)按照保密規(guī)定進行銷毀處理，確保信息安全。報損：因不可抗力或意外事故等原因造成貨物損壞無法修復(fù)的，經(jīng)批準后進行報損處理。報損貨物應(yīng)按照規(guī)定進行清理，并做好記錄。出售：對于尚有一定使用價值的貨物，可以通過公開拍賣、協(xié)議轉(zhuǎn)讓等方式進行出售。出售價格應(yīng)根據(jù)市場行情和貨物實際情況合理確定，出售收入應(yīng)及時足額上繳財政。捐贈：單位可以將閑置或不再使用的貨物捐贈給符合條件的單位或個人，但應(yīng)按照規(guī)定辦理捐贈手續(xù)，確保捐贈行為的合法性和合規(guī)性。捐贈貨物應(yīng)進行價值評估，并做好相關(guān)記錄。4.處置結(jié)果公示貨物處置完成后，資產(chǎn)管理部門應(yīng)將處置結(jié)果進行公示，公示內(nèi)容包括處置貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置價格等信息，接受單位內(nèi)部和社會的監(jiān)督。公示期不少于[X]個工作日。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對貨物管理工作進行自查，檢查貨物管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、貨物驗收的準確性、庫存管理的安全性等，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。財務(wù)部門應(yīng)加強對貨物采購、處置等經(jīng)濟活動的財務(wù)監(jiān)督，審核相關(guān)報銷憑證，檢查資金使用的合理性和合法性。審計部門應(yīng)定期對貨物管理工作進行專項審計，對貨物管理活動的全過程進行監(jiān)督檢查，包括采購、驗收、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時提出整改意見，并按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。2.外部監(jiān)督省級單位應(yīng)接受財政、審計、監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，如實提供貨物管理相關(guān)資料和信息，積極配合監(jiān)督檢查工作。對于財政、審計、監(jiān)察等部門提出的整改意見，省級單位應(yīng)認真落實，及時整改到位，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。十一、責任追究1.在貨物管理工作中，因個人原因?qū)е仑?/p>