宣傳展覽活動管理辦法

宣傳展覽活動管理辦法總則目的為了規(guī)范本公司宣傳展覽活動的組織與管理，提高活動質(zhì)量和效果，充分發(fā)揮宣傳展覽活動在公司形象塑造、業(yè)務(wù)推廣、信息傳播等方面的積極作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、下屬分支機構(gòu)及關(guān)聯(lián)單位舉辦或參與的各類宣傳展覽活動，包括但不限于產(chǎn)品展示會、品牌推介會、行業(yè)研討會、主題展覽等。管理原則1.合法性原則：活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和公司的各項規(guī)章制度，確?；顒觾?nèi)容、形式和流程合法合規(guī)。2.計劃性原則：宣傳展覽活動應(yīng)納入公司年度工作計劃，按照既定的目標、預(yù)算和時間安排有序開展，避免盲目性和隨意性。3.實效性原則：注重活動的實際效果，以提高公司知名度、美譽度和市場競爭力為目標，合理配置資源，確?；顒幽軌蜻_到預(yù)期的宣傳和推廣效果。4.安全性原則：高度重視活動的安全管理，制定完善的安全預(yù)案，確?；顒蝇F(xiàn)場人員、物資和設(shè)施的安全?；顒硬邉澟c審批活動策劃1.需求調(diào)研：活動主辦部門應(yīng)在活動策劃前進行充分的市場調(diào)研和需求分析，了解目標受眾的需求和期望，明確活動的主題、目的和定位。2.方案制定：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，制定詳細的活動策劃方案，包括活動時間、地點、內(nèi)容、形式、預(yù)算、宣傳推廣方案、人員安排等。策劃方案應(yīng)具有可行性和創(chuàng)新性，能夠充分展示公司的優(yōu)勢和特色。3.風險評估：對活動可能面臨的風險進行全面評估，如市場風險、安全風險、法律風險等，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施?；顒訉徟?.提交申請：活動主辦部門應(yīng)在活動舉辦前[X]個工作日，將活動策劃方案及相關(guān)申請材料提交至公司宣傳管理部門進行初審。2.初審：宣傳管理部門對活動策劃方案進行初審，重點審核活動的合法性、可行性、預(yù)算合理性等。初審?fù)ㄟ^后，將方案提交至公司分管領(lǐng)導進行審核。3.審核：公司分管領(lǐng)導對活動策劃方案進行審核，提出審核意見。對于重大活動，需提交公司總經(jīng)理辦公會進行審議。4.審批：經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過后，由公司總經(jīng)理簽署審批意見?；顒又鬓k部門根據(jù)審批意見對活動策劃方案進行修改和完善?；顒咏M織與實施組織架構(gòu)1.成立活動籌備組：活動主辦部門應(yīng)成立活動籌備組，明確各成員的職責和分工，確?；顒踊I備工作順利進行。2.設(shè)立專項工作小組：根據(jù)活動的需要，設(shè)立宣傳推廣、場地布置、物資采購、安全保障、后勤服務(wù)等專項工作小組，負責具體的活動組織和實施工作。宣傳推廣1.制定宣傳方案：宣傳管理部門會同活動主辦部門制定活動宣傳推廣方案，明確宣傳目標、宣傳渠道、宣傳內(nèi)容和宣傳時間節(jié)點。2.發(fā)布活動信息：通過公司官網(wǎng)、微信公眾號、微博、新聞媒體等渠道發(fā)布活動信息，擴大活動的影響力和覆蓋面。3.邀請嘉賓和媒體：根據(jù)活動的性質(zhì)和規(guī)模，邀請相關(guān)的嘉賓、客戶、合作伙伴和媒體記者參加活動?；顒又鬓k部門應(yīng)提前與嘉賓和媒體進行溝通和確認，確保他們能夠按時參加活動。場地布置1.場地選擇：活動主辦部門應(yīng)根據(jù)活動的規(guī)模和需求，選擇合適的活動場地。場地應(yīng)具備良好的交通條件、設(shè)施設(shè)備和安全保障措施。2.布置設(shè)計：根據(jù)活動的主題和風格，對活動場地進行精心布置和設(shè)計，營造良好的活動氛圍。場地布置應(yīng)突出公司的品牌形象和活動主題，展示公司的產(chǎn)品和服務(wù)。3.設(shè)施設(shè)備安裝調(diào)試：在活動舉辦前，對活動場地的設(shè)施設(shè)備進行安裝調(diào)試，確保其正常運行?；顒又鬓k部門應(yīng)安排專人負責設(shè)施設(shè)備的維護和管理，及時處理設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)的問題。物資采購1.制定采購計劃：活動主辦部門應(yīng)根據(jù)活動的需要，制定物資采購計劃，明確采購的物資種類、數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量要求。2.選擇供應(yīng)商：活動主辦部門應(yīng)通過招標、詢價等方式選擇合適的供應(yīng)商，確保物資的質(zhì)量和價格合理。3.物資驗收：物資采購回來后，活動主辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收，確保物資的數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量符合采購要求。安全保障1.制定安全預(yù)案：活動主辦部門應(yīng)制定詳細的活動安全預(yù)案，明確安全保障措施和應(yīng)急處置流程。安全預(yù)案應(yīng)包括消防安全、食品安全、交通安全、人員安全等方面的內(nèi)容。2.加強安全管理：活動舉辦期間，活動主辦部門應(yīng)加強對活動現(xiàn)場的安全管理，安排專人負責安全巡查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.應(yīng)急處置：如活動現(xiàn)場發(fā)生突發(fā)事件，活動主辦部門應(yīng)立即啟動安全預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，確保人員生命財產(chǎn)安全。后勤服務(wù)1.餐飲服務(wù)：活動主辦部門應(yīng)根據(jù)活動的時間和規(guī)模，安排合適的餐飲服務(wù)。餐飲服務(wù)應(yīng)符合食品安全標準，提供多樣化的餐飲選擇。2.住宿服務(wù)：對于需要安排住宿的嘉賓和工作人員，活動主辦部門應(yīng)提前與酒店進行溝通和協(xié)調(diào)，確保他們能夠得到良好的住宿服務(wù)。3.交通服務(wù)：活動主辦部門應(yīng)根據(jù)活動的需要，安排合適的交通服務(wù)。交通服務(wù)應(yīng)確保安全、便捷、舒適?；顒涌偨Y(jié)與評估活動總結(jié)1.撰寫總結(jié)報告：活動結(jié)束后，活動主辦部門應(yīng)及時撰寫活動總結(jié)報告，對活動的組織實施情況進行全面總結(jié)和分析?？偨Y(jié)報告應(yīng)包括活動的基本情況、活動效果、存在的問題和改進措施等內(nèi)容。2.召開總結(jié)會議：活動主辦部門應(yīng)組織召開活動總結(jié)會議，邀請活動籌備組和專項工作小組的成員參加會議，對活動進行總結(jié)和交流。會議應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進建議，為今后的活動組織提供參考?；顒釉u估1.制定評估指標體系：宣傳管理部門應(yīng)會同活動主辦部門制定活動評估指標體系，明確評估的內(nèi)容、方法和標準。評估指標應(yīng)包括活動的參與度、滿意度、宣傳效果、經(jīng)濟效益等方面的內(nèi)容。2.開展評估工作：活動結(jié)束后，宣傳管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對活動進行評估。評估工作可以采用問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)分析等方法進行。3.反饋評估結(jié)果：宣傳管理部門應(yīng)及時將活動評估結(jié)果反饋給活動主辦部門和公司領(lǐng)導?；顒又鬓k部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對活動策劃和組織實施過程中存在的問題進行整改和完善?；顒宇A(yù)算與財務(wù)管理預(yù)算編制1.編制預(yù)算方案：活動主辦部門應(yīng)根據(jù)活動策劃方案，編制詳細的活動預(yù)算方案，明確各項費用的支出標準和金額。預(yù)算方案應(yīng)包括場地租賃費用、宣傳推廣費用、物資采購費用、人員費用、餐飲住宿費用等方面的內(nèi)容。2.審核預(yù)算方案：宣傳管理部門會同財務(wù)部門對活動預(yù)算方案進行審核，重點審核預(yù)算的合理性、準確性和合規(guī)性。審核通過后，將預(yù)算方案提交至公司分管領(lǐng)導進行審批。3.審批預(yù)算方案：公司分管領(lǐng)導對活動預(yù)算方案進行審批，提出審批意見。活動主辦部門根據(jù)審批意見對預(yù)算方案進行修改和完善。財務(wù)管理1.建立活動經(jīng)費臺賬：財務(wù)部門應(yīng)建立活動經(jīng)費臺賬，對活動經(jīng)費的收支情況進行詳細記錄和管理。2.嚴格費用報銷制度：活動主辦部門應(yīng)嚴格按照公司的費用報銷制度進行費用報銷，報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效。財務(wù)部門應(yīng)對報銷憑證進行審核，對于不符合規(guī)定的報銷憑證，不予報銷。3.進行財務(wù)審計：活動結(jié)束后，財務(wù)部門應(yīng)對活動經(jīng)費的使用情況進行審計。審計結(jié)果應(yīng)及時反饋給活動主辦部門和公司領(lǐng)導。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.宣傳管理部門監(jiān)督：宣傳管理部門應(yīng)加強對宣傳展覽活動的監(jiān)督和檢查，定期對活動的組織和實施情況進行檢查和評估。2.財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門應(yīng)加強對活動經(jīng)費的監(jiān)督和管理，定期對活動經(jīng)費的使用情況進行檢查和審計。3.紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對活動組織和實施過程中的廉政情況進行監(jiān)督和檢查，防止出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。外部監(jiān)督