征管檔案資料管理辦法

征管檔案資料管理辦法總則目的為了加強征管檔案資料的科學管理，規(guī)范征管檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，確保征管檔案資料的完整、準確和安全，充分發(fā)揮征管檔案資料在稅收征管工作中的作用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和稅收征管行業(yè)標準，結合本單位實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位在稅收征管過程中形成的各種紙質、電子檔案資料的管理。包括但不限于稅務登記、納稅申報、稅款征收、稅務檢查、發(fā)票管理等業(yè)務環(huán)節(jié)產生的各類檔案資料。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：征管檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導，確保檔案資料管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則：確保征管檔案資料的齊全完整，涵蓋稅收征管業(yè)務的各個環(huán)節(jié)和方面，不得遺漏重要信息。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障征管檔案資料的物理安全和信息安全，防止檔案資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。4.有效利用原則：在保證檔案資料安全的前提下，充分發(fā)揮征管檔案資料的作用，為稅收征管工作提供有效的支持和服務。檔案資料的分類與收集檔案資料分類1.稅務登記類：包括納稅人設立、變更、注銷稅務登記的相關資料，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、法定代表人身份證明等。2.納稅申報類：納稅人提交的各類納稅申報表、財務報表以及相關的附列資料。3.稅款征收類：包括稅收繳款書、完稅證明、減免稅審批文件等與稅款征收相關的資料。4.稅務檢查類：稅務檢查通知書、檢查報告、處理決定書、處罰決定書等稅務檢查過程中形成的資料。5.發(fā)票管理類：發(fā)票領購、開具、繳銷等環(huán)節(jié)的相關資料，如發(fā)票領購簿、發(fā)票開具清單等。6.其他類：除上述類別外，與稅收征管工作相關的其他檔案資料，如稅收政策文件、征管制度等。檔案資料收集1.收集責任主體：各業(yè)務部門是征管檔案資料收集的責任主體，負責本部門業(yè)務范圍內檔案資料的收集工作。檔案管理部門負責對檔案資料收集工作進行指導和監(jiān)督。2.收集要求各業(yè)務部門應按照檔案資料分類標準，及時、準確地收集本部門在稅收征管業(yè)務中形成的各類檔案資料。收集的檔案資料應真實、完整、清晰，符合相關法律法規(guī)和業(yè)務規(guī)范的要求。對于紙質檔案資料，應確保字跡清晰、簽字蓋章齊全；對于電子檔案資料，應確保數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范。對于外部單位或個人提供的檔案資料，應進行嚴格審核，確保其真實性和合法性。3.收集流程各業(yè)務部門在業(yè)務辦理過程中，應及時對形成的檔案資料進行初步整理和分類。每月末，各業(yè)務部門將本月收集的檔案資料整理成冊，填寫檔案資料移交清單，移交至檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)資料不完整、不符合要求等情況，應及時退回業(yè)務部門補充或更正。檔案資料的整理與歸檔整理要求1.紙質檔案資料按照檔案資料分類標準，對紙質檔案資料進行分類整理。同一類別的檔案資料應按照時間順序或業(yè)務流程進行排列。去除檔案資料中的金屬物，對破損的檔案資料進行修復和裱糊。對整理好的檔案資料進行編號，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限等信息。2.電子檔案資料按照檔案資料分類標準，對電子檔案資料進行分類存儲。同一類別的電子檔案資料應存儲在同一文件夾中，并按照時間順序或業(yè)務流程進行命名。對電子檔案資料進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的存儲介質上，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案資料管理系統(tǒng)，對電子檔案資料進行信息化管理，實現(xiàn)檔案資料的快速檢索和查詢。歸檔要求1.歸檔時間：各業(yè)務部門應在每年的第一季度內，將上一年度形成的檔案資料整理歸檔后移交至檔案管理部門。2.歸檔手續(xù)：檔案管理部門在接收檔案資料時，應與業(yè)務部門辦理交接手續(xù)，雙方在檔案資料移交清單上簽字確認。3.歸檔存儲：檔案管理部門應按照檔案資料的保管期限和存儲要求，將歸檔的檔案資料存放在專門的檔案庫房或存儲設備中。對于紙質檔案資料，應存放在檔案柜中，并做好防潮、防火、防蟲等措施；對于電子檔案資料，應存放在服務器或磁盤陣列中，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查。檔案資料的保管保管期限1.永久保管：涉及國家機密、重要稅收政策文件、重大稅務違法案件等具有永久保存價值的檔案資料，應永久保管。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案資料，包括稅務登記類、納稅申報類、稅款征收類等重要業(yè)務檔案資料。3.短期保管：保管期限為1年至15年的檔案資料，如一般性的稅務檢查資料、發(fā)票管理資料等。保管措施1.檔案庫房管理：檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。檔案庫房應配備必要的消防設備、溫濕度調節(jié)設備和監(jiān)控設備，確保檔案資料的安全。2.檔案資料保護：對于紙質檔案資料，應定期進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、霉變等情況，應及時進行修復和處理。對于電子檔案資料，應定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.檔案資料借閱管理：嚴格控制檔案資料的借閱，確因工作需要借閱檔案資料的，應填寫檔案資料借閱申請表，經相關領導批準后，方可借閱。借閱檔案資料時，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉借、涂改、損壞檔案資料。歸還檔案資料時，檔案管理部門應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失等情況，應追究借閱人的責任。檔案資料的利用利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案資料的利用應符合國家相關法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，不得違反規(guī)定擅自提供或泄露檔案資料。2.服務稅收征管原則：檔案資料的利用應圍繞稅收征管工作的需要，為稅收征管決策、稅務檢查、納稅評估等工作提供支持和服務。3.安全保密原則：在檔案資料利用過程中，應嚴格遵守安全保密規(guī)定，確保檔案資料的安全和保密。利用方式1.查閱：本單位工作人員因工作需要查閱檔案資料的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案資料時，應在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案資料帶出檔案庫房。2.復制：確因工作需要復制檔案資料的，應填寫檔案資料復制申請表，經相關領導批準后，方可復制。復制檔案資料時，應按照檔案管理部門的要求進行操作，確保復制件的質量和準確性。3.提供數(shù)據(jù)查詢：對于電子檔案資料，檔案管理部門可根據(jù)工作需要，為相關部門提供數(shù)據(jù)查詢服務。數(shù)據(jù)查詢應嚴格按照規(guī)定的權限和程序進行，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。利用審批1.內部利用審批：本單位工作人員因工作需要利用檔案資料的，應填寫檔案資料利用申請表，經所在部門負責人審核、檔案管理部門負責人批準后，方可辦理利用手續(xù)。涉及重要檔案資料或機密檔案資料的利用，還應經單位分管領導批準。2.外部利用審批：外部單位或個人因工作需要利用本單位檔案資料的，應持單位介紹信或相關證明文件，向本單位提出申請。經單位領導批準后，按照規(guī)定的程序和要求辦理利用手續(xù)。外部單位或個人利用檔案資料時，應遵守本單位的檔案管理制度，不得泄露檔案資料中的機密信息。檔案資料的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案資料鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門和相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案資料進行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見。鑒定標準根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案資料進行鑒定。對于已失去保存價值的檔案資料，應予以銷毀；對于仍有保存價值的檔案資料，應繼續(xù)保管。銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，編制檔案資料銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：檔案資料銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核、單位分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀執(zhí)行：檔案資料銷毀工作應由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同組織實施。銷毀檔案資料時，應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中，應有專人監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和徹底。4.銷毀記錄：銷毀檔案資料后，應填寫檔案資料銷毀記錄，記錄銷毀的時間、地點、方式、數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認。銷毀記錄應存檔保存，以備查考。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：檔案管理部門應定期對各業(yè)務部門的檔案資料管理工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。各業(yè)務部門應積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，對存在的問題及時進行整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關檔案資料和工作情況。對于上級主管部門和檔案行政管理部門提出的意見和建議，應認真落實整改?？己藘热?.檔案資料收集情況：考核各業(yè)務部門檔案資料收集的及時性、完整性和準確性。2.檔案資料整理與歸檔情況：考核各業(yè)務部門檔案資料整理的規(guī)范性和歸檔的及時性。3.檔案資料保管情況：考核檔案管理部門檔案資料保管的安全性和保密性，以及檔案資料借閱管理的規(guī)范性。4.檔案資料利用情況：考核各部門檔案資料利用的效率和效果，以及檔案資料利用審批的合規(guī)性。考核方式1.定期考核：每年對各業(yè)務部門和檔案管理部門