西南大學(xué)印章管理辦法

西南大學(xué)印章管理辦法一、引言親愛的各位同事，印章作為學(xué)校權(quán)力和信譽(yù)的象征，在學(xué)校各項事務(wù)中起著至關(guān)重要的作用。它代表著學(xué)校的意志，是各類文件、合同等具有法律效力的憑證。為了確保學(xué)校印章使用的規(guī)范性、安全性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合我校實際運(yùn)營情況，特制定本《西南大學(xué)印章管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益和正常運(yùn)營秩序。二、適用范圍本辦法適用于西南大學(xué)各類印章，包括但不限于學(xué)校公章、學(xué)校黨委章、校長辦公章、各職能部門章、各學(xué)院（部）章、各類業(yè)務(wù)專用章（如財務(wù)專用章、合同專用章等）以及法定代表人章等。涵蓋學(xué)校所有涉及印章使用的部門、單位和個人。三、印章的種類與規(guī)格1.學(xué)校公章：學(xué)校公章是學(xué)校對外行使權(quán)力的象征，代表學(xué)校的整體意志。其形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊學(xué)校名稱，自左而右環(huán)行。2.學(xué)校黨委章：用于學(xué)校黨委相關(guān)事務(wù)，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央刊鐮刀錘子圖案，圖案外刊學(xué)校黨委名稱，自左而右環(huán)行。3.校長辦公章：主要用于校長辦公相關(guān)事務(wù)，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊“校長辦公章”字樣，自左而右環(huán)行。4.各職能部門章：各職能部門章用于處理本部門職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊部門名稱，自左而右環(huán)行。5.各學(xué)院（部）章：各學(xué)院（部）章用于學(xué)院（部）內(nèi)部管理及對外聯(lián)系等事務(wù)，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊學(xué)院（部）名稱，自左而右環(huán)行。6.業(yè)務(wù)專用章：如財務(wù)專用章，用于財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，形狀為圓形或方形，尺寸根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求確定；合同專用章，用于簽訂各類合同，形狀為圓形，直徑[X]厘米，中央無圖案，刊“合同專用章”字樣，自左而右環(huán)行。7.法定代表人章：用于特定場合代表法定代表人行使職權(quán)，形狀為方形，尺寸[X]厘米×[X]厘米。四、印章的刻制與啟用1.刻制申請因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《西南大學(xué)印章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。如新增部門需提供學(xué)校批準(zhǔn)成立該部門的文件；因業(yè)務(wù)變更需刻制業(yè)務(wù)專用章的，需提供相關(guān)業(yè)務(wù)調(diào)整的說明等。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋部門公章后，報學(xué)校辦公室審核。2.審核批準(zhǔn)學(xué)校辦公室收到刻制申請后，將依據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定和實際工作需求進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、印章名稱是否規(guī)范、用途是否明確等。對于符合要求的申請，學(xué)校辦公室將報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將綜合考慮學(xué)校整體運(yùn)營情況、部門職責(zé)等因素，做出是否批準(zhǔn)的決定。3.刻制流程經(jīng)批準(zhǔn)后，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。嚴(yán)禁任何部門或個人私自刻制印章。在刻制過程中，學(xué)校辦公室將與刻章單位保持密切溝通，確保印章的規(guī)格、樣式等符合本辦法的規(guī)定以及國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.印章啟用新印章刻制完成后，需在學(xué)校辦公室進(jìn)行備案登記。登記內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、刻制時間、啟用時間、保管人等信息。學(xué)校辦公室將發(fā)布印章啟用通知，明確新印章的名稱、用途、啟用時間等，并同時聲明原相關(guān)印章作廢（如有）。通知將發(fā)送至學(xué)校各部門、單位，并在學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)站等顯著位置進(jìn)行公示。五、印章的保管1.保管原則印章保管遵循“專人負(fù)責(zé)、專柜保存”的原則。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管工作，保管人員應(yīng)政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟悉。印章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，確保存放地點安全可靠，具備防火、防盜、防潮等條件。2.保管人員職責(zé)保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或委托他人代管。負(fù)責(zé)印章的日常使用登記，詳細(xì)記錄每次印章使用的時間、用途、申請人、批準(zhǔn)人等信息。定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校辦公室報告，并采取相應(yīng)措施。3.保管人員變更當(dāng)保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，部門應(yīng)提前做好交接準(zhǔn)備工作。原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)使用登記記錄等一并移交給新保管人員。交接過程需有部門負(fù)責(zé)人在場監(jiān)督，并填寫《西南大學(xué)印章保管人員交接登記表》，詳細(xì)記錄交接時間、交接內(nèi)容、雙方簽字等信息。交接登記表應(yīng)存檔備查。六、印章的使用1.使用審批一般性文件、材料使用印章，由部門負(fù)責(zé)人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件的真實性、合法性和必要性。重要文件、合同、協(xié)議等使用印章，需經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大經(jīng)濟(jì)事項的合同，需經(jīng)財務(wù)部門、法務(wù)部門審核后，報分管校領(lǐng)導(dǎo)或校長審批。對于涉及多個部門的文件或事項，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再按上述審批流程辦理。2.使用登記每次使用印章前，申請人應(yīng)填寫《西南大學(xué)印章使用登記表》，注明文件名稱、文號、用途、份數(shù)、申請部門、申請人、申請時間等信息。保管人員應(yīng)認(rèn)真核對登記表內(nèi)容與審批意見是否一致，確認(rèn)無誤后方可蓋章。蓋章后，保管人員應(yīng)在登記表上簽字，并注明蓋章時間。3.使用規(guī)范印章應(yīng)加蓋在文件的落款處，做到端正、清晰，確保印章的名稱與落款單位一致。對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以防止文件內(nèi)容被篡改。嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等上加蓋印章。如因特殊情況確需使用，應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并在使用后及時將相關(guān)材料收回，注明使用情況。七、印章的停用與銷毀1.停用情形因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因，原印章不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。印章?lián)p壞無法正常使用，且經(jīng)鑒定無修復(fù)價值的，應(yīng)予以停用。發(fā)現(xiàn)印章被偽造或存在安全隱患的，應(yīng)立即停用。2.停用手續(xù)部門或單位應(yīng)填寫《西南大學(xué)印章停用申請表》，說明停用原因，報學(xué)校辦公室審核。學(xué)校辦公室審核通過后，發(fā)布印章停用通知，告知學(xué)校各部門、單位原印章停止使用。同時，收回停用印章。3.印章銷毀對于停用的印章，學(xué)校辦公室將定期進(jìn)行清理和銷毀。銷毀工作由學(xué)校辦公室會同監(jiān)察、審計等相關(guān)部門共同實施。銷毀印章時，應(yīng)做好記錄，包括印章名稱、規(guī)格、銷毀時間、銷毀方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)存檔保存。八、監(jiān)督與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查學(xué)校辦公室將定期或不定期對各部門印章管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括印章保管是否符合要求、使用審批是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。各部門應(yīng)積極配合學(xué)校辦公室的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)材料和信息。2.責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，學(xué)校將視情節(jié)輕重，給予批評教育、紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，將依法追究法律責(zé)任。因印章保