旅行社合同歸檔管理細(xì)則

旅行社合同歸檔管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)本旅行社合同檔案管理，確保合同資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效利用合同檔案資源，支持旅行社的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、風(fēng)險(xiǎn)防控及決策制定，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于旅行社全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同及相關(guān)文件的歸檔管理，包括但不限于旅游服務(wù)合同、采購(gòu)合同、合作協(xié)議等。3.遵循原則-完整性原則：確保合同從洽談、簽訂到履行完畢全過(guò)程的相關(guān)資料均完整歸檔。-準(zhǔn)確性原則：保證歸檔合同及文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，與實(shí)際業(yè)務(wù)操作相符。-及時(shí)性原則：合同簽訂或事項(xiàng)完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，不得拖延。-保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的合同檔案嚴(yán)格保密。4.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)本旅行社秉持“誠(chéng)信、專業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在合同歸檔管理中，注重以誠(chéng)信為基礎(chǔ)，確保合同記錄真實(shí)可靠；以專業(yè)的態(tài)度進(jìn)行檔案分類整理；鼓勵(lì)創(chuàng)新管理方式，提高歸檔效率；追求與合作伙伴、客戶的共贏，通過(guò)妥善管理合同檔案維護(hù)各方合法權(quán)益，促進(jìn)業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.檔案管理部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善合同歸檔管理制度與流程；統(tǒng)籌全社合同檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用；對(duì)各部門合同歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；定期對(duì)合同檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查。-扁平化管理體現(xiàn)：檔案管理部門直接與各業(yè)務(wù)部門對(duì)接，簡(jiǎn)化溝通層級(jí)，提高信息傳遞效率，確保管理指令能快速準(zhǔn)確傳達(dá)至各部門。2.業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門合同及相關(guān)文件的收集、初步整理和移交；確保移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性；配合檔案管理部門進(jìn)行檔案查詢、調(diào)閱等工作；在合同履行過(guò)程中及時(shí)反饋相關(guān)信息至檔案管理部門。-績(jī)效考核關(guān)聯(lián)：業(yè)務(wù)部門合同檔案移交的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性將納入部門績(jī)效考核指標(biāo)體系，激勵(lì)各部門積極配合檔案管理工作，保障檔案管理質(zhì)量。3.法務(wù)部門-職責(zé)：從法律專業(yè)角度對(duì)合同檔案管理提供支持，審核合同條款合規(guī)性；協(xié)助處理涉及合同糾紛的檔案查詢和提供相關(guān)資料；對(duì)合同檔案管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)警。三、管理流程1.合同簽訂階段資料收集-業(yè)務(wù)人員：在合同洽談過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集包括但不限于對(duì)方主體資格證明、授權(quán)委托書、報(bào)價(jià)單、往來(lái)郵件等相關(guān)資料。合同簽訂后，將合同正本、副本及所有相關(guān)資料及時(shí)移交至本部門檔案管理人員。-部門檔案管理人員：對(duì)收到的合同及資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、簽字蓋章是否完備等，確保資料符合歸檔要求。2.檔案移交-定期移交：業(yè)務(wù)部門檔案管理人員應(yīng)在每月末將當(dāng)月整理好的合同檔案移交至檔案管理部門。對(duì)于重大項(xiàng)目合同或緊急需要?dú)w檔的合同，應(yīng)及時(shí)移交。-移交清單：移交時(shí)需填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)列出合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、對(duì)方單位、移交資料明細(xì)等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.整理與分類-檔案管理部門：收到移交的合同檔案后，按照合同類型（如旅游團(tuán)隊(duì)合同、地接合同、供應(yīng)商采購(gòu)合同等）、簽訂時(shí)間、客戶類別等進(jìn)行分類整理。為每份合同編制唯一的檔案編號(hào)，并建立電子臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、存放位置等。-數(shù)字化管理：利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)合同檔案進(jìn)行掃描存儲(chǔ)，建立電子檔案庫(kù)，方便檢索查詢和遠(yuǎn)程利用。同時(shí)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。4.存儲(chǔ)與保管-檔案庫(kù)房：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等，并做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施。對(duì)不同類型和保管期限的合同檔案進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。-備份管理：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)介質(zhì)中，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀取性。5.檔案利用-內(nèi)部查閱：旅行社內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案，需填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。-外部提供：如因法律訴訟、政府部門檢查等特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供合同檔案，需經(jīng)旅行社總經(jīng)理審批同意，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。提供的檔案應(yīng)進(jìn)行登記備案，注明提供的對(duì)象、內(nèi)容、用途等。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-查閱權(quán)：?jiǎn)T工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的合同檔案，以獲取必要的信息支持工作開展。-建議權(quán)：?jiǎn)T工對(duì)合同歸檔管理制度和流程有提出改進(jìn)建議的權(quán)利，檔案管理部門應(yīng)積極聽取員工意見，不斷完善檔案管理工作。2.員工義務(wù)-及時(shí)移交義務(wù)：業(yè)務(wù)人員有義務(wù)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同及相關(guān)資料移交給本部門檔案管理人員，部門檔案管理人員有義務(wù)按時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。-保密義務(wù)：全體員工對(duì)在工作中接觸到的合同檔案信息負(fù)有保密義務(wù)，不得擅自泄露合同中的商業(yè)機(jī)密、客戶信息等敏感內(nèi)容。3.游客權(quán)利-知情權(quán)：游客有權(quán)了解旅行社在合同管理方面的相關(guān)規(guī)定，以及自身簽訂的旅游合同的歸檔情況。-監(jiān)督權(quán)：游客對(duì)旅行社合同歸檔管理工作存在疑問(wèn)或認(rèn)為侵犯其合法權(quán)益時(shí)，有監(jiān)督和投訴的權(quán)利。4.旅行社義務(wù)-告知義務(wù)：旅行社有義務(wù)向游客說(shuō)明合同歸檔管理的流程和方式，保障游客的知情權(quán)。-合法合規(guī)義務(wù)：旅行社在合同歸檔管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，保護(hù)游客的個(gè)人信息安全，不得利用合同檔案損害游客利益。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)各部門合同歸檔情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案移交的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，檔案整理的規(guī)范性等。-內(nèi)部審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)合同歸檔管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)的安全性、檔案利用的合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-表彰獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于在合同歸檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如檔案移交及時(shí)準(zhǔn)確、創(chuàng)新檔案管理方法提高工作效率等，給予全社通報(bào)表?yè)P(yáng)，并在績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先等方面予以優(yōu)先考慮。-物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)實(shí)際貢獻(xiàn)情況，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等，激勵(lì)員工積極參與和支持合同歸檔管理工作。3.懲罰機(jī)制-警告與整改：對(duì)于違反合同歸檔管理制度的部門或個(gè)人，如未按時(shí)移交檔案、檔案資料不完整等，首次給予警告，并責(zé)令限期整改。-績(jī)效扣分與處罰：若整改后仍未達(dá)到要求或多次違反規(guī)定，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，對(duì)相關(guān)部門或個(gè)人進(jìn)行績(jī)效扣分、扣發(fā)獎(jiǎng)金等處罰。對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞或泄露，給旅行社造成重大損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則1.制度修訂本細(xì)則將根據(jù)旅行社業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)