財務報銷憑證審核流程

財務報銷憑證審核流程

高端賓館財務報銷憑證審核流程制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范本高端賓館財務報銷憑證的審核流程，確保每一筆報銷支出真實、合法、合理，保障賓館財務資金的安全使用，提高財務管理效率，為賓館的健康穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。通過嚴格的審核流程，有效控制成本，防范財務風險，保證賓館財務信息的準確性和可靠性。2.適用范圍本制度適用于本高端賓館全體員工，包括但不限于管理人員、一線服務人員、后勤保障人員等。所有涉及賓館費用報銷的行為均需遵循本制度規(guī)定的財務報銷憑證審核流程。3.審核原則-真實性原則：報銷憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須是真實發(fā)生的，相關事項、金額、時間等信息應與實際情況相符，不得虛構或篡改。-合法性原則：報銷憑證應符合國家法律法規(guī)、稅收政策以及賓館內(nèi)部管理制度的要求。憑證的取得、填寫、使用等環(huán)節(jié)必須合法合規(guī)，不得使用非法票據(jù)或不合規(guī)憑證進行報銷。-合理性原則：報銷的費用應符合賓館的經(jīng)營實際和業(yè)務需求，具有必要性和合理性。費用支出應與所取得的成果或效益相匹配，避免不必要的浪費和不合理開支。-完整性原則：報銷憑證應具備完整的要素，包括但不限于憑證的種類、日期、摘要、金額、開票單位、印章等。同時，應附上與報銷事項相關的必要附件，如合同、發(fā)票、清單、審批文件等，確保憑證信息完整、準確。二、報銷憑證的種類及要求發(fā)票1.基本要求-發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應印有稅務機關監(jiān)制章、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息（包括單位名稱、納稅人識別號等）、銷售方信息、服務內(nèi)容或商品明細、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。-發(fā)票應字跡清晰、內(nèi)容完整、無涂改痕跡。發(fā)票上的所有信息必須與實際經(jīng)濟業(yè)務相符，不得虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。-發(fā)票必須加蓋開票單位的發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應清晰可辨，且與開票單位名稱一致。2.特殊發(fā)票要求-增值稅專用發(fā)票：除滿足上述基本要求外，增值稅專用發(fā)票的開具應符合國家增值稅相關規(guī)定。購買方取得增值稅專用發(fā)票后，應及時進行認證抵扣，認證期限按照國家稅務部門規(guī)定執(zhí)行。如因員工個人原因?qū)е掳l(fā)票逾期未認證，造成賓館損失的，由相關責任人承擔相應責任。-電子發(fā)票：電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力。員工報銷電子發(fā)票時，應確保發(fā)票來源合法，可通過稅務部門官方網(wǎng)站或其他正規(guī)渠道進行查驗。同時，應提供電子發(fā)票的打印件，并在打印件上注明報銷用途、報銷人等信息，防止重復報銷。為避免重復報銷風險，財務部門應建立電子發(fā)票報銷臺賬，對每一張報銷的電子發(fā)票進行登記管理。行政事業(yè)性收費收據(jù)1.行政事業(yè)性收費收據(jù)必須是由財政部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)收據(jù)，收據(jù)上應印有財政部門監(jiān)制章、收據(jù)號碼、開票日期、付款單位、收款項目、金額、收款單位等內(nèi)容。2.行政事業(yè)性收費收據(jù)應加蓋收款單位的財務專用章或收費專用章，確保收據(jù)的真實性和有效性。自制憑證1.自制憑證主要包括差旅費報銷單、費用報銷單、借款單等。自制憑證應按照賓館統(tǒng)一設計的格式填寫，內(nèi)容應完整、準確，包括報銷日期、報銷人姓名、部門、報銷事由、金額明細、附件張數(shù)等信息。2.自制憑證應由報銷人本人填寫，并簽字確認。涉及多人報銷的，應分別填寫報銷信息，并由所有報銷人簽字。自制憑證還應經(jīng)相關負責人審批簽字后方可有效。其他憑證1.除發(fā)票、行政事業(yè)性收費收據(jù)、自制憑證外，與報銷事項相關的其他憑證，如合同、協(xié)議、清單、審批文件、報告等，也應作為報銷憑證的附件一并提供。這些憑證應能夠清晰地反映報銷事項的背景、依據(jù)和具體內(nèi)容，為審核提供充分的依據(jù)。2.對于涉及固定資產(chǎn)購置、工程建設等重大事項的報銷，還應提供相應的驗收報告、審計報告等文件，確保報銷金額與實際資產(chǎn)或工程情況相符。三、報銷憑證的填寫規(guī)范發(fā)票填寫規(guī)范1.購買方信息填寫：購買方信息應準確無誤，包括單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。單位名稱應填寫本高端賓館的全稱，與營業(yè)執(zhí)照上的名稱一致；納稅人識別號應填寫正確的18位統(tǒng)一社會信用代碼。地址、電話、開戶行及賬號等信息應與賓館在稅務部門登記的信息一致。2.服務內(nèi)容或商品明細填寫：發(fā)票上的服務內(nèi)容或商品明細應詳細、準確，不得模糊籠統(tǒng)。對于購買多種商品或服務的，應分別列出每種商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。如商品或服務種類較多，發(fā)票票面無法全部填寫的，應附上稅控系統(tǒng)開具的《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》，并加蓋發(fā)票專用章。3.金額填寫規(guī)范：發(fā)票金額應填寫正確，大小寫金額必須一致。金額的數(shù)字書寫應規(guī)范，不得連筆、涂改。小數(shù)點位置應準確無誤，大寫金額應使用規(guī)范的漢字，如“零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億”等，不得使用錯別字或不規(guī)范的寫法。行政事業(yè)性收費收據(jù)填寫規(guī)范1.付款單位填寫：付款單位應填寫本高端賓館的全稱，與營業(yè)執(zhí)照上的名稱一致。2.收款項目填寫：收款項目應明確、具體，如實反映收費的性質(zhì)和內(nèi)容。不得填寫模糊不清或與實際收費不符的項目名稱。3.金額填寫：金額填寫要求與發(fā)票相同，大小寫金額必須一致，數(shù)字書寫規(guī)范，不得涂改。自制憑證填寫規(guī)范1.差旅費報銷單填寫-基本信息填寫：差旅費報銷單應填寫報銷日期、報銷人姓名、部門、出差日期、出差地點、出差事由等基本信息。出差日期應填寫準確的起止日期，出差地點應具體到城市或地區(qū)，出差事由應簡要說明出差的目的和主要工作內(nèi)容。-費用明細填寫：差旅費報銷單應詳細列出各項費用明細，包括交通費（如機票、火車票、汽車票等）、住宿費、餐飲費、市內(nèi)交通費、出差補貼等。每項費用應分別填寫金額，并注明費用的發(fā)生日期、票據(jù)張數(shù)等信息。對于乘坐飛機、火車等交通工具的，還應注明航班號、車次等信息。-附件粘貼：差旅費報銷單后應粘貼與報銷費用相關的所有票據(jù)，票據(jù)應按照類別（如交通費、住宿費等）分類粘貼，且粘貼整齊、有序，便于審核。票據(jù)粘貼應使用專用的粘貼單，不得使用訂書釘或膠水隨意粘貼。2.費用報銷單填寫-基本信息填寫：費用報銷單應填寫報銷日期、報銷人姓名、部門、報銷事由等基本信息。報銷事由應詳細說明費用發(fā)生的原因和用途，確保費用支出的合理性。-費用明細填寫：費用報銷單應列出各項費用的明細，包括費用名稱、金額、發(fā)票號碼、開票日期等信息。對于同一類費用，可合并填寫，但應分別注明每張發(fā)票的相關信息。-附件粘貼：費用報銷單后應粘貼與報銷費用相關的發(fā)票、收據(jù)等憑證，粘貼要求與差旅費報銷單相同。3.借款單填寫-基本信息填寫：借款單應填寫借款日期、借款人姓名、部門、借款事由、借款金額等基本信息。借款事由應明確、合理，說明借款的用途和必要性。-借款金額填寫：借款金額應填寫大寫和小寫金額，且大小寫金額必須一致。借款金額的數(shù)字書寫應規(guī)范，不得涂改。-審批簽字：借款單應經(jīng)借款人本人簽字確認，并按照賓館規(guī)定的審批流程，依次由部門負責人、財務負責人、分管領導等審批簽字后方可生效。四、報銷憑證的提交與初審提交要求1.員工在完成經(jīng)濟業(yè)務并取得相關報銷憑證后，應及時進行整理和填寫。一般情況下，應在業(yè)務發(fā)生后的[具體天數(shù)]內(nèi)將報銷憑證提交至本部門負責人進行初審。如因特殊原因未能及時提交的，應向部門負責人說明情況，并在合理期限內(nèi)完成提交。2.報銷憑證應按照規(guī)定的格式和要求填寫完整、準確，并粘貼整齊。同時，應確保所提交的報銷憑證真實、合法、合理，符合本制度的相關要求。員工應對所提交報銷憑證的真實性和完整性負責，如發(fā)現(xiàn)提供虛假憑證或故意隱瞞事實的，將按照賓館相關規(guī)定嚴肅處理。部門負責人初審1.部門負責人收到員工提交的報銷憑證后，應認真對報銷事項進行初審。初審內(nèi)容主要包括報銷事項的真實性、合理性、必要性以及報銷憑證的完整性等方面。-真實性審核：部門負責人應確認報銷事項是否真實發(fā)生，是否與員工的工作業(yè)務相關?？梢酝ㄟ^與員工溝通、查閱相關記錄等方式進行核實。如發(fā)現(xiàn)報銷事項存在疑問或與實際情況不符的，應要求員工提供進一步的證明材料或說明情況。-合理性審核：部門負責人應根據(jù)賓館的經(jīng)營實際和業(yè)務需求，審核報銷費用是否合理。判斷費用支出是否符合賓館的相關標準和規(guī)定，是否存在不必要的浪費或不合理開支。對于明顯超出正常范圍的費用，應要求員工作出合理的解釋。-必要性審核：部門負責人應審核報銷事項是否為完成工作任務所必需。對于一些可做可不做的事項或并非緊急需要的支出，應嚴格把關，確保資源的合理利用。-完整性審核：部門負責人應檢查報銷憑證的填寫是否完整，附件是否齊全。審核報銷憑證上的各項信息是否填寫準確，相關人員簽字是否齊全，發(fā)票、收據(jù)等憑證是否符合要求，以及所附的合同、協(xié)議、清單等附件是否完整。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在不完整或不符合要求的情況，應及時通知員工補充或更正。2.部門負責人在完成初審后，應在報銷憑證上簽署初審意見。初審意見應明確表示是否同意報銷，并簡要說明理由。如同意報銷，部門負責人應簽字確認；如不同意報銷或需要員工補充材料的，應詳細說明原因，并要求員工在規(guī)定時間內(nèi)完成處理。五、財務部門審核形式審核1.財務部門收到經(jīng)部門負責人初審通過的報銷憑證后，首先進行形式審核。形式審核主要是對報銷憑證的格式、填寫規(guī)范、票據(jù)真?zhèn)蔚确矫孢M行審核。-格式審核：財務人員應檢查報銷憑證是否按照賓館規(guī)定的格式填寫，自制憑證的各項內(nèi)容是否完整、準確，發(fā)票、收據(jù)等外來憑證的格式是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)憑證格式不符合規(guī)定的，應要求員工重新填寫或提供符合要求的憑證。-填寫規(guī)范審核：財務人員應審核報銷憑證上的各項信息填寫是否規(guī)范，包括文字書寫、數(shù)字填寫、簽字蓋章等方面。檢查發(fā)票上的購買方信息、服務內(nèi)容、金額等是否填寫正確，自制憑證上的報銷日期、報銷人姓名、部門、報銷事由等信息是否完整、清晰。對于填寫不規(guī)范的憑證，應要求員工進行更正。-票據(jù)真?zhèn)螌徍耍贺攧杖藛T應通過稅務部門官方網(wǎng)站、發(fā)票查驗平臺等渠道，對報銷的發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)進行真?zhèn)尾轵灐τ跓o法通過正規(guī)渠道查驗真?zhèn)蔚钠睋?jù)，應要求員工提供其他證明材料或重新取得合法有效的票據(jù)。如發(fā)現(xiàn)使用虛假票據(jù)進行報銷的，將按照國家法律法規(guī)和賓館相關規(guī)定嚴肅處理。內(nèi)容審核1.在完成形式審核后，財務人員對報銷憑證進行內(nèi)容審核。內(nèi)容審核主要是對報銷事項的真實性、合法性、合理性以及費用標準等方面進行審核。-真實性審核：財務人員應結合部門負責人的初審意見，進一步核實報銷事項的真實性。通過查閱相關文件、記錄，與相關人員溝通等方式，確認報銷事項是否真實發(fā)生，所提供的憑證是否與實際業(yè)務相符。如發(fā)現(xiàn)報銷事項存在疑問或與實際情況不符的，應要求員工提供進一步的證明材料或說明情況。-合法性審核：財務人員應審核報銷憑證是否符合國家法律法規(guī)、稅收政策以及賓館內(nèi)部管理制度的要求。檢查發(fā)票的開具是否符合規(guī)定，是否存在虛開發(fā)票、代開發(fā)票等違法行為；行政事業(yè)性收費收據(jù)是否為正規(guī)收據(jù)，收費項目是否合法合規(guī)；自制憑證的填寫和使用是否符合賓館規(guī)定。對于不符合法律法規(guī)或賓館制度要求的報銷憑證，財務人員應不予受理，并向員工說明原因。-合理性審核：財務人員應根據(jù)賓館的經(jīng)營實際和業(yè)務需求，審核報銷費用的合理性。判斷費用支出是否與所取得的成果或效益相匹配，是否存在不必要的浪費或不合理開支。對于一些明顯超出正常范圍的費用，如過高的差旅費、業(yè)務招待費等，財務人員應要求員工作出合理的解釋，并按照賓館的相關標準進行審核。-費用標準審核：財務人員應按照賓館制定的各項費用標準，對報銷費用進行審核。檢查交通費、住宿費、餐飲費、出差補貼等各項費用是否超過規(guī)定的標準。對于超過標準的部分，如無特殊情況，應予以核減。如員工因工作需要確需超出標準開支的，應提供相關的審批文件或說明原因，經(jīng)財務負責人和分管領導批準后方可報銷。預算審核1.財務人員還應根據(jù)賓館的預算管理要求，對報銷憑證進行預算審核。審核報銷事項是否在年度預算范圍內(nèi)，是否符合預算安排。-對于已列入預算的項目，財務人員應核實報銷金額是否在預算額度內(nèi)。如報銷金額接近或超過預算額度，應及時提醒相關部門注意控制費用，并檢查是否有預算調(diào)整的必要。-對于未列入預算的項目，財務人員應要求員工提供相關的預算外審批文件。如未經(jīng)預算外審批程序，原則上不予報銷。特殊情況下，經(jīng)財務負責人、分管領導和總經(jīng)理審批同意后，可按照相關規(guī)定進行報銷。財務審核意見1.財務人員在完成上述各項審核后，應在報銷憑證上簽署財務審核意見。財務審核意見應明確表示是否同意報銷，并詳細說明審核情況和理由。-如審核通過，財務人員應簽字確認，并注明審核日期。-如審核不通過，財務人員應詳細列出不通過的原因，如憑證填寫不規(guī)范、票據(jù)不合法、費用不合理、超預算等，并要求員工在規(guī)定時間內(nèi)進行整改或補充材料。員工完成整改或補充材料后，應重新提交財務部門進行審核。六、審批流程分管領導審批1.經(jīng)財務部門審核通過的報銷憑證，將提交至分管領導進行審批。分管領導應從業(yè)務整體和管理角度，對報銷事項進行綜合審批。-分管領導應審核報銷事項是否符合賓館的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，是否與本部門的工作計劃和目標相一致。對于一些涉及重大業(yè)務決策或影響較大的報銷事項，分管領導應進行重點關注和審慎審批。-分管領導應在審核報銷憑證的基礎上，結合財務部門的審核意見，對報銷費用的合理性和必要性進行再次確認。如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，分管領導應及時與財務部門或相關人員進行溝通，確保審批決策的準確性。2.分管領導在完成審批后，應在報銷憑證上簽署審批意見。審批意見應明確表示是否同意報銷，并簽字確認。如不同意報銷或需要進一步說明情況的，分管領導應詳細闡述理由?？偨?jīng)理審批1.對于金額較大或涉及重要事項的報銷憑證，在經(jīng)過分管領導審批后，還需提交至總經(jīng)理進行最終審批。總經(jīng)理應從賓館整體運營和財務管理的高度，對報銷