不招標項目管理制度

不招標項目管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司不招標項目的管理，確保項目實施的合規(guī)性、高效性和質(zhì)量可控性，合理控制成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有不招標的項目，包括但不限于小型工程建設、設備采購、服務外包、軟件開發(fā)等各類項目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部相關規(guī)定，確保項目操作合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證項目質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化資源配置，提高項目實施效率。3.公正性原則：項目實施過程中應秉持公正、公平的態(tài)度，確保所有參與方的合法權益得到保障。4.透明性原則：項目信息應保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的審查。二、項目立項與審批（一）立項申請1.項目需求部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，填寫《不招標項目立項申請表》，詳細說明項目背景、目標、內(nèi)容、預算、時間要求等信息。2.立項申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字，確保項目需求真實、合理，并與公司戰(zhàn)略目標相符。（二）審批流程1.預算金額在[X]萬元以下的項目：立項申請表提交至公司分管領導，由分管領導進行審批。分管領導應從項目必要性、可行性、預算合理性等方面進行綜合評估，并簽署審批意見。若分管領導審批通過，項目需求部門將申請表交至財務部門備案，財務部門對項目預算進行初步審核，確保預算編制符合公司財務規(guī)定。2.預算金額在[X]萬元以上（含[X]萬元）的項目：立項申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，先提交至財務部門。財務部門對項目預算進行詳細審核，評估項目資金來源及合理性，并簽署意見。財務審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至公司分管領導，分管領導進行審批。審批通過后，申請表再提交至公司總經(jīng)理，由總經(jīng)理進行最終審批。總經(jīng)理審批通過后，項目需求部門將申請表交至財務部門備案。（三）立項變更1.項目在實施過程中，若因特殊原因需要變更立項內(nèi)容，包括項目目標、預算、時間要求等，項目需求部門應填寫《不招標項目立項變更申請表》，詳細說明變更原因及變更內(nèi)容。2.立項變更申請表的審批流程與立項申請流程一致，需經(jīng)相關部門和領導審核簽字，確保變更后的項目符合公司利益和整體規(guī)劃。三、項目實施（一）項目執(zhí)行部門確定1.根據(jù)項目性質(zhì)和公司內(nèi)部職責分工，由公司領導指定具體的項目執(zhí)行部門。項目執(zhí)行部門應負責項目的具體實施，包括但不限于項目計劃制定、任務分配、資源協(xié)調(diào)、進度跟蹤等工作。2.項目執(zhí)行部門應組建項目團隊，明確團隊成員的職責和分工，確保項目實施過程中有專人負責各項工作。（二）項目計劃制定1.項目執(zhí)行部門應根據(jù)項目立項要求和實際情況，制定詳細的項目實施計劃。項目計劃應包括項目進度安排、里程碑節(jié)點、任務分解、責任人、資源需求等內(nèi)容。2.項目計劃需經(jīng)項目團隊成員討論確認，并報項目執(zhí)行部門負責人審核簽字。審核通過后的項目計劃作為項目實施的指導文件，項目團隊應嚴格按照計劃執(zhí)行。（三）項目實施過程管理1.項目執(zhí)行部門應定期召開項目進度會議，及時匯報項目進展情況，協(xié)調(diào)解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。會議紀要應記錄會議討論內(nèi)容和決議事項，并分發(fā)給相關部門和人員。2.項目團隊成員應按照項目計劃和各自職責，認真開展工作，確保項目任務按時完成。項目執(zhí)行部門負責人應加強對項目實施過程的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正項目執(zhí)行過程中的偏差。3.項目實施過程中如需調(diào)整項目計劃，項目執(zhí)行部門應填寫《不招標項目計劃變更申請表》，詳細說明變更原因及變更內(nèi)容。計劃變更申請表的審批流程與立項變更申請表的審批流程一致，需經(jīng)相關部門和領導審核簽字。（四）項目質(zhì)量控制1.項目執(zhí)行部門應建立項目質(zhì)量控制體系，明確項目質(zhì)量標準和驗收流程。在項目實施過程中，應加強對項目質(zhì)量的監(jiān)控，確保項目成果符合質(zhì)量要求。2.項目完成后，項目執(zhí)行部門應組織內(nèi)部驗收。驗收人員應根據(jù)項目質(zhì)量標準和驗收流程，對項目成果進行全面檢查和評估。驗收合格后，出具《不招標項目內(nèi)部驗收報告》。四、項目采購管理（一）采購需求確定1.項目執(zhí)行部門根據(jù)項目實施計劃和任務分解，確定項目所需的物資、設備、服務等采購需求。采購需求應明確規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.采購需求需經(jīng)項目執(zhí)行部門負責人審核簽字，確保采購需求準確、合理。（二）供應商選擇1.項目執(zhí)行部門應根據(jù)采購需求，通過市場調(diào)研、供應商推薦、招標平臺等渠道，選擇合適的供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等因素。2.對于長期合作的供應商，項目執(zhí)行部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評價等內(nèi)容。定期對供應商進行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。（三）采購合同簽訂1.項目執(zhí)行部門與選定的供應商協(xié)商確定采購合同條款，包括采購內(nèi)容、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等。采購合同條款應符合法律法規(guī)和公司利益要求。2.采購合同需經(jīng)項目執(zhí)行部門負責人審核簽字，并提交至公司法務部門進行法律審查。法務部門應從法律角度對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)。審核通過后的采購合同，由項目執(zhí)行部門與供應商簽訂。（四）采購驗收1.采購物資、設備到貨后，項目執(zhí)行部門應組織相關人員進行驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和質(zhì)量標準，對物資、設備的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行檢查。2.對于服務類采購項目，項目執(zhí)行部門應在服務提供過程中進行監(jiān)督檢查，并在服務完成后進行驗收。驗收合格后，出具《不招標項目采購驗收報告》。五、項目預算管理（一）預算編制1.項目需求部門在立項申請時，應根據(jù)項目內(nèi)容和要求，編制詳細的項目預算。項目預算應包括直接費用和間接費用，直接費用如物資采購、設備購置、勞務費用等，間接費用如差旅費、辦公費、管理費等。2.預算編制應遵循合理、準確、完整的原則，充分考慮項目實施過程中可能發(fā)生的各項費用。預算編制完成后，需經(jīng)部門負責人審核簽字。（二）預算執(zhí)行1.項目執(zhí)行部門應嚴格按照項目預算執(zhí)行，控制項目費用支出。在項目實施過程中，如因特殊原因需要調(diào)整預算，應按照立項變更流程進行審批。2.財務部門應加強對項目預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對項目費用進行核算和分析。對于超預算支出的項目，應及時查明原因，并采取措施進行控制。（三）預算調(diào)整1.項目實施過程中，若出現(xiàn)以下情況之一，可申請預算調(diào)整：項目立項內(nèi)容發(fā)生重大變更，導致原預算不再適用；市場價格波動較大，導致原預算的物資、設備采購成本大幅增加；其他不可抗力因素導致項目費用增加。2.預算調(diào)整申請由項目執(zhí)行部門填寫《不招標項目預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因及調(diào)整金額。預算調(diào)整申請表的審批流程與立項變更申請表的審批流程一致，需經(jīng)相關部門和領導審核簽字。六、項目風險管理（一）風險識別與評估1.項目執(zhí)行部門在項目實施前，應組織相關人員對項目可能面臨的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋項目的各個環(huán)節(jié)，包括技術風險、質(zhì)量風險、進度風險、安全風險、財務風險等。2.根據(jù)風險識別結(jié)果，對風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。評估結(jié)果應作為制定風險應對措施的依據(jù)。（二）風險應對措施制定1.針對識別出的風險，項目執(zhí)行部門應制定相應的風險應對措施。風險應對措施應根據(jù)風險的性質(zhì)和特點，采取規(guī)避、減輕、轉(zhuǎn)移、接受等不同策略。2.對于重大風險，應制定專項風險應對方案，并明確責任人和時間節(jié)點。風險應對方案需經(jīng)項目執(zhí)行部門負責人審核簽字，并報公司領導審批。（三）風險監(jiān)控與預警1.項目執(zhí)行部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對項目風險進行監(jiān)控和評估。及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，并采取相應的措施進行調(diào)整。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號。項目執(zhí)行部門應根據(jù)預警信號，迅速采取應對措施，降低風險影響。七、項目文檔管理（一）文檔分類與歸檔1.項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文檔，應按照項目立項、實施、采購、驗收等不同階段進行分類整理。文檔類別包括但不限于項目立項申請表、項目計劃、采購合同、驗收報告、會議紀要、往來文件等。2.項目文檔應由專人負責收集、整理和歸檔，確保文檔的完整性和準確性。歸檔后的文檔應妥善保管，便于查閱和追溯。（二）文檔保管期限1.項目文檔的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項目文檔的保管期限為[X]年。2.對于涉及公司重要機密和知識產(chǎn)權的項目文檔，應按照公司保密制度的要求，延長保管期限或進行特殊保管。（三）文檔查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目文檔，應填寫《不招標項目文檔查閱申請表》，注明查閱原因和查閱內(nèi)容。申請表經(jīng)項目執(zhí)行部門負責人審核簽字后，方可查閱。2.如需借閱項目文檔，借閱人應填寫《不招標項目文檔借閱申請表》，詳細說明借閱期限和歸還時間。借閱申請表經(jīng)項目執(zhí)行部門負責人和公司分管領導審核簽字后，方可借閱。借閱人應按時歸還文檔，如有損壞或丟失，應承擔相應責任。八、項目驗收與結(jié)算（一）驗收申請1.項目完成后，項目執(zhí)行部門應在規(guī)定時間內(nèi)填寫《不招標項目驗收申請表》，向公司相關部門提出驗收申請。驗收申請表應包括項目實施情況、驗收依據(jù)、驗收標準等內(nèi)容。2.驗收申請需經(jīng)項目執(zhí)行部門負責人審核簽字，并提交至公司指定的驗收部門。（二）驗收組織1.公司指定的驗收部門收到驗收申請后，應組織相關人員成立驗收小組。驗收小組應由技術專家、質(zhì)量管理人員、財務人員等組成，確保驗收工作的全面性和專業(yè)性。2.驗收小組應按照驗收標準和流程，對項目進行實地檢查、測試、評估等工作。驗收過程中，項目執(zhí)行部門應積極配合驗收小組，提供相關資料和數(shù)據(jù)。（三）驗收報告出具1.驗收小組完成驗收工作后，應出具《不招標項目驗收報告》。驗收報告應包括驗收結(jié)論、存在問題及整改建議等內(nèi)容。驗收報告需經(jīng)驗收小組成員簽字確認。2.若項目驗收合格，項目執(zhí)行部門應按照合同約定，及時辦理項目結(jié)算手續(xù)。結(jié)算資料應包括項目驗收報告、采購合同、發(fā)票、付款憑證等。（四）項目結(jié)算1.財務部門根據(jù)項目結(jié)算資料，對項目費用進行審核結(jié)算。結(jié)算金額應與合同約定一致，如有差異，應查明原因并進行調(diào)整。2.項目結(jié)算完成后，財務部門應將項目費用支付給供應商或相關人員。同時，對項目成本進行核算和分析，為公司后續(xù)項目管理提供參考依據(jù)。九、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對不招標項目進行監(jiān)督檢查，重點檢查項目立項審批、實施過程、采購管理、預算執(zhí)行、質(zhì)量控制等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應向公司領導匯報。（二）外部審計1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司要求，對于部分重大不招標項目，公司可委托外部審計機構(gòu)進行審計。外部審計機構(gòu)應按照審計準則和相關規(guī)定