it外包方管理制度

it外包方管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對(duì)IT外包方的管理，規(guī)范外包服務(wù)行為，確保外包服務(wù)質(zhì)量，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂IT外包服務(wù)合同的所有外包方，包括但不限于軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)支持、數(shù)據(jù)處理等方面的外包商。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包方的服務(wù)行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量保障原則：確保外包服務(wù)能夠滿足公司業(yè)務(wù)需求，達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)公司的商業(yè)秘密、敏感信息和數(shù)據(jù)安全。4.監(jiān)督評(píng)估原則：建立有效的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，對(duì)外包方的服務(wù)進(jìn)行定期檢查和評(píng)估。二、外包方選擇與準(zhǔn)入（一）需求分析與規(guī)劃1.公司各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出IT外包服務(wù)需求，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和IT部門(mén)共同對(duì)需求進(jìn)行分析和評(píng)估，制定外包服務(wù)規(guī)劃。（二）供應(yīng)商篩選1.通過(guò)多種渠道收集潛在外包方信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.建立外包方候選名單，對(duì)候選外包方的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、技術(shù)能力、服務(wù)水平等進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估。（三）招標(biāo)與談判1.根據(jù)外包服務(wù)的規(guī)模和復(fù)雜程度，決定是否采用招標(biāo)方式選擇外包方。如需招標(biāo)，應(yīng)制定詳細(xì)的招標(biāo)文件，明確招標(biāo)要求和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。3.與中標(biāo)候選人進(jìn)行談判，進(jìn)一步明確服務(wù)合同條款，包括服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、付款方式、服務(wù)期限、質(zhì)量保證、違約責(zé)任等。（四）合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，起草并簽訂IT外包服務(wù)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、清晰、完整。2.合同簽訂前，由法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求。（五）準(zhǔn)入管理1.外包方簽訂合同后，需提交相關(guān)資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等，進(jìn)行備案。2.公司建立外包方檔案，記錄外包方的基本信息、服務(wù)合同、服務(wù)記錄、評(píng)估結(jié)果等。3.對(duì)外包方進(jìn)行定期復(fù)查，如發(fā)現(xiàn)外包方存在不符合準(zhǔn)入條件的情況，及時(shí)終止合作。三、服務(wù)過(guò)程管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.外包方應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)制定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施方案，報(bào)公司相關(guān)部門(mén)審核。2.公司組織召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間進(jìn)度、溝通機(jī)制等，確保外包方和公司相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目要求達(dá)成共識(shí)。（二）人員管理1.外包方應(yīng)指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并向公司報(bào)備項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員名單。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)具備豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，能夠有效協(xié)調(diào)項(xiàng)目各方資源。2.外包方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員如有變動(dòng)，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知公司，并說(shuō)明變動(dòng)原因及替代人員情況。替代人員應(yīng)具備與原人員相當(dāng)?shù)馁Y質(zhì)和能力。3.公司有權(quán)對(duì)外包方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行考核，如發(fā)現(xiàn)成員不稱職或違反公司規(guī)定，有權(quán)要求外包方更換人員。（三）溝通協(xié)調(diào)1.建立定期溝通機(jī)制，外包方每周向公司提交項(xiàng)目周報(bào)，每月提交項(xiàng)目月報(bào)，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在問(wèn)題及解決方案。2.公司定期組織召開(kāi)項(xiàng)目溝通會(huì)議，與外包方共同討論項(xiàng)目進(jìn)展、協(xié)調(diào)解決問(wèn)題、部署下一階段工作。3.對(duì)于項(xiàng)目中出現(xiàn)的緊急問(wèn)題或重大事項(xiàng)，外包方應(yīng)及時(shí)向公司匯報(bào)，公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)給予指導(dǎo)和支持。（四）質(zhì)量控制1.公司制定外包服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求、驗(yàn)收流程等。2.外包方應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范開(kāi)展服務(wù)工作，建立質(zhì)量控制體系，對(duì)服務(wù)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控和檢驗(yàn)。3.公司定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、文檔審查、測(cè)試驗(yàn)證等方式，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求外包方整改。4.外包服務(wù)完成后，外包方應(yīng)提交驗(yàn)收申請(qǐng)，公司按照驗(yàn)收規(guī)范組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，雙方簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，外包方應(yīng)限期整改，直至驗(yàn)收合格。（五）變更管理1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新等原因需要變更外包服務(wù)內(nèi)容或要求，公司應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知外包方，并與外包方協(xié)商變更事宜。2.外包方應(yīng)根據(jù)變更要求，制定詳細(xì)的變更方案，報(bào)公司審核。變更方案應(yīng)包括變更內(nèi)容、實(shí)施計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)措施等。3.變更方案經(jīng)公司批準(zhǔn)后，外包方應(yīng)按照變更方案組織實(shí)施，并及時(shí)向公司匯報(bào)變更進(jìn)展情況。4.變更實(shí)施完成后，公司應(yīng)組織對(duì)變更結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和驗(yàn)收，確保變更后的服務(wù)符合要求。（六）風(fēng)險(xiǎn)管理1.外包方應(yīng)識(shí)別服務(wù)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.公司定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，并與外包方共同商討應(yīng)對(duì)策略。3.對(duì)于可能影響公司業(yè)務(wù)正常運(yùn)行的重大風(fēng)險(xiǎn)，外包方應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行控制和化解，并向公司報(bào)告。四、安全與保密管理（一）安全管理1.外包方應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)服務(wù)過(guò)程中涉及的信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等的安全管理。2.外包方應(yīng)采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，保障公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.外包方應(yīng)對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，規(guī)范操作行為，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故。4.如發(fā)生安全事故，外包方應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，及時(shí)報(bào)告公司，并配合公司進(jìn)行事故調(diào)查和處理。（二）保密管理1.外包方應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、保密期限、保密責(zé)任等。保密協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求。2.外包方應(yīng)對(duì)公司的商業(yè)秘密、敏感信息和數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。3.外包方在服務(wù)過(guò)程中涉及公司機(jī)密信息的，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，確保信息安全。4.外包方服務(wù)結(jié)束后，應(yīng)將涉及公司機(jī)密的資料和信息全部歸還公司，并銷(xiāo)毀相關(guān)備份。五、監(jiān)督與評(píng)估（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立外包服務(wù)監(jiān)督小組，定期對(duì)外包方的服務(wù)進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由公司相關(guān)部門(mén)人員組成，包括業(yè)務(wù)部門(mén)、IT部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等。2.監(jiān)督小組可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、文檔審查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、用戶反饋等方式，對(duì)外包方的服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、安全保密等方面進(jìn)行全面監(jiān)督。3.對(duì)于監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向外包方發(fā)出整改通知，要求外包方限期整改，并跟蹤整改情況。（二）評(píng)估指標(biāo)與方法1.制定外包服務(wù)評(píng)估指標(biāo)體系，包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率、安全保密、客戶滿意度等方面的指標(biāo)。2.采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)估方法，定期對(duì)外包方的服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式可包括問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估、數(shù)據(jù)分析、專家評(píng)審等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)外包方進(jìn)行排名，作為后續(xù)合作決策的重要依據(jù)。（三）評(píng)估周期與結(jié)果應(yīng)用1.每季度對(duì)外包方的服務(wù)進(jìn)行一次全面評(píng)估，每年進(jìn)行一次綜合評(píng)估。2.評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的外包方，公司可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如續(xù)簽合同優(yōu)先考慮、增加服務(wù)項(xiàng)目等；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的外包方，公司可采取警告、罰款、暫停合作、終止合同等措施。3.公司將評(píng)估結(jié)果反饋給外包方，與外包方共同分析存在的問(wèn)題，制定改進(jìn)措施，幫助外包方提高服務(wù)水平。六、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.公司根據(jù)外包服務(wù)需求和合同約定，制定外包服務(wù)費(fèi)用預(yù)算。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括服務(wù)費(fèi)用、項(xiàng)目管理費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、差旅費(fèi)等各項(xiàng)支出。2.費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）費(fèi)用支付1.外包方按照合同約定提交服務(wù)費(fèi)用申請(qǐng)，公司相關(guān)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用支付手續(xù)。2.費(fèi)用支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，不得提前或逾期支付。3.如外包方提供的服務(wù)不符合合同要求，公司有權(quán)扣除相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用，并要求外包方承擔(dān)違約責(zé)任。（三）費(fèi)用結(jié)算1.外包服務(wù)結(jié)束后，外包方應(yīng)提交費(fèi)用結(jié)算報(bào)告，公司相關(guān)部門(mén)對(duì)結(jié)算報(bào)告進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，雙方按照合同約定進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。費(fèi)用結(jié)算完成后，公司應(yīng)向外包方出具費(fèi)用結(jié)算清單。七、合同管理（一）合同簽訂1.按照本制度第二章“外包方選擇與準(zhǔn)入”的規(guī)定，組織簽訂IT外包服務(wù)合同。2.合同簽訂前，應(yīng)確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）合同變更1.如因業(yè)務(wù)需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照本制度第三章“服務(wù)過(guò)程管理”中“變更管理”的規(guī)定辦理。2.